Proses Bisnis: Pengertian, Jenis, Contoh & Manfaat untuk Perusahaan Proses bisnis adalah tiap rangkaian aktivitas yang memiliki keterkaitan, serta saling kerja sama di dalam sebuah perusahaan. Tentunya, proses bisnis tersebut memiliki fungsi untuk membantu dalam mencapai beragam tujuan dari perusahaan itu sendiri yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam menjalankan sebuah proses bisnis yang baik hendaknya memiliki tujuan, input, output, penggunaan sumber daya yang jelas, punya sejumlah aktivitas dalam beberapa tahapan, bisa pengaruhi lebih dari satu unit dalam perusahaan, serta dapat menciptakan nilai bagi pelanggan. Bahkan, proses bisnis yang baik juga perlu memiliki tujuan untuk mengefisienkan dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Untuk membahas lebih jauh mengenai proses bisnis, berikut ini Mekari Jurnal telah merangkum dari berbagai sumber tentang proses bisnis tersebut. Apa Itu Proses Bisnis? Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas atau pekerjaan yang saling terkait dan terstruktur, yang dilakukan oleh individu atau tim dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu, biasanya menghasilkan produk atau layanan untuk pelanggan (internal maupun eksternal). Dalam definisi lain, proses bisnis adalah alur kerja (workflow) yang mengubah input (bahan baku, data, informasi, tenaga kerja) menjadi output (barang atau jasa) yang memiliki nilai tambah. Pengertian Proses Bisnis Menurut Para Ahli Berikut beberapa pengertiannya menurut para ahli. Monk (2009) Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang menerima satu atau lebih masukkan (input) dan menghasilkan keluaran (output) yang bernilai bagi pelanggan. Menurut Rummler dan Brache dalam Siegel (2008) Kemudian, proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan dalam bisnis untuk menghasilkan produk dan jasa. Menurut Weske (2007) Proses bisnis adalah kegiatan yang dapat dilakukan baik secara manual maupun dengan bantuan sistem informasi. Davenport (1993) Proses bisnis adalah aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu perusahaan, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output. Ciri-Ciri Proses Bisnis Sebuah proses bisnis tidak hanya sekadar serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam suatu perusahaan. Ia memiliki karakteristik tertentu yang membuatnya dapat dibedakan dari aktivitas biasa. Berikut adalah beberapa ciri utama dari proses bisnis yang patut dipahami oleh setiap pengelola usaha atau profesional manajemen. 1. Terstruktur dan Berurutan Ciri pertama dari proses bisnis adalah memiliki struktur yang jelas dan dijalankan dalam urutan tertentu. Artinya, proses bisnis terdiri dari langkah-langkah yang telah disusun sedemikian rupa agar saling berkaitan satu sama lain. Setiap tahap tidak dapat dilakukan sembarangan, melainkan harus mengikuti alur yang sudah ditentukan agar output yang dihasilkan sesuai harapan. Sebagai contoh, dalam proses produksi di pabrik tekstil, sebelum tahap pengepakan, kain harus melewati proses pemintalan, penenunan, pewarnaan, dan finishing. Jika salah satu langkah ini dilewati atau dilakukan tidak sesuai urutan, maka kualitas produk akhir bisa menurun drastis. Oleh karena itu, keteraturan alur proses menjadi elemen penting dalam proses bisnis. 2. Ada Input dan Output yang Jelas Proses bisnis selalu memerlukan input tertentu, baik berupa data, informasi, bahan baku, tenaga kerja, maupun instruksi kerja. Input ini kemudian diolah melalui serangkaian aktivitas untuk menghasilkan output yang memiliki nilai tambah. Output ini bisa berupa produk fisik, layanan, atau informasi yang siap digunakan. Misalnya, dalam layanan perbankan, inputnya adalah permohonan pembukaan rekening beserta dokumen identitas. Setelah diproses melalui serangkaian pemeriksaan dan verifikasi, outputnya adalah rekening aktif yang dapat digunakan nasabah. Hubungan sebab-akibat yang jelas ini menjadi ciri khas proses bisnis. 3. Memiliki Tujuan yang Terdefinisi Setiap proses bisnis dijalankan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini bisa bermacam-macam, mulai dari menghasilkan produk jadi, menyelesaikan layanan kepada pelanggan, sampai menyiapkan laporan keuangan. Karena memiliki sasaran yang terukur, maka proses bisnis tidak dijalankan secara asal-asalan. Semua aktivitas diarahkan pada pencapaian target yang telah ditentukan sejak awal. Sebagai ilustrasi, proses bisnis dalam departemen akuntansi dirancang agar laporan keuangan bulanan dapat tersaji dengan akurat dan tepat waktu. Tujuan yang spesifik ini memandu seluruh rangkaian proses dalam divisi tersebut. 4. Dapat Diukur dan Dievaluasi Ciri berikutnya adalah dapat diukur dan dievaluasi. Umumnya, perusahaan menggunakan indikator kinerja utama atau Key Performance Indicators (KPI) untuk menilai apakah proses bisnis berjalan efektif atau tidak. Dengan adanya ukuran yang objektif, manajemen dapat melakukan evaluasi secara berkala dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Misalnya, dalam proses layanan pelanggan, salah satu KPI adalah rata-rata waktu penyelesaian keluhan (average handling time). Jika nilai KPI ini di atas standar yang ditetapkan, perusahaan bisa meninjau ulang prosesnya untuk menemukan titik hambatan. Jenis atau Tipe Proses Bisnis Selain memiliki ciri khas tertentu, proses bisnis juga dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe utama berdasarkan perannya dalam organisasi. Pembagian tipe ini penting agar manajemen dapat mengelola dan memprioritaskan sumber daya secara tepat. 1. Proses Manajemen Proses manajemen adalah jenis proses bisnis yang mengendalikan jalannya keseluruhan operasional perusahaan. Proses ini mencakup aktivitas perencanaan strategis, penyusunan kebijakan, pengawasan kinerja, serta pengambilan keputusan penting yang mempengaruhi arah perusahaan dalam jangka panjang. Contoh paling nyata dari proses manajemen adalah penyusunan strategi bisnis lima tahunan oleh tim direksi. Dalam proses ini, pimpinan perusahaan akan menganalisis tren industri, peluang pasar, risiko ekonomi, serta kekuatan internal perusahaan untuk merumuskan arah kebijakan strategis. Dengan demikian, proses manajemen berperan sebagai pengarah bagi proses operasional dan pendukung. 2. Proses Operasional Selanjutnya adalah proses operasional, yakni proses yang menjadi inti dari bisnis itu sendiri. Di sinilah perusahaan menciptakan nilai tambah utama yang ditawarkan kepada pelanggan. Proses operasional bisa meliputi produksi barang, pengemasan, distribusi, pemasaran, hingga penjualan. Contoh lain proses operasional adalah pada bisnis e-commerce. Mulai dari pelanggan memesan produk di website, sistem mengonfirmasi stok, gudang memproses pesanan, tim logistik mengirim barang, hingga pelanggan menerima paket. Seluruh rangkaian ini adalah proses operasional yang menggerakkan roda pendapatan perusahaan. 3. Proses Pendukung Jenis terakhir adalah proses pendukung yang tidak menghasilkan nilai langsung untuk pelanggan, namun sangat penting untuk memastikan proses operasional dapat berjalan lancar. Proses ini mencakup rekrutmen karyawan, pelatihan, akuntansi, legal, layanan IT, hingga pusat bantuan (helpdesk). Misalnya, proses akuntansi yang mencatat setiap transaksi bukanlah nilai yang langsung diterima pelanggan. Namun, proses ini penting agar keuangan perusahaan tercatat dengan benar, laporan pajak tersusun sesuai aturan, dan pada akhirnya menjaga keberlanjutan bisnis. Aspek-Aspek Utama dalam Proses Bisnis Agar dapat dipahami lebih dalam, proses bisnis juga dapat dilihat melalui beberapa aspek utama. Aspek-aspek ini saling terkait dan menunjukkan betapa kompleks namun pentingnya proses bisnis dalam menggerakkan organisasi. Interlocking Activities: Proses yang Terhubung dan Saling Bergantung Dalam implementasi nyata, proses bisnis tidak berdiri sendiri. Sebaliknya, mereka saling terhubung dalam sebuah ekosistem kerja yang komprehensif. Istilah interlocking activities merujuk pada bagaimana proses-proses berbeda dalam perusahaan berinteraksi satu sama lain untuk menciptakan barang atau layanan akhir yang diterima oleh pelanggan. Sebagai contoh, proses pengadaan bahan baku sangat terkait dengan proses produksi. Jika pengadaan terlambat, produksi juga akan terhambat, yang pada akhirnya memengaruhi distribusi ke pelanggan. Oleh sebab itu, manajemen proses bisnis selalu memastikan adanya koordinasi lintas fungsi agar setiap bagian bekerja sinkron. Across the Organization: Mengalir Melintasi Departemen Dalam banyak organisasi, struktur formal bersifat vertikal, artinya setiap divisi atau departemen memiliki hirarki sendiri. Namun dalam realitas, proses bisnis justru mengalir secara horizontal melintasi batas-batas departemen. Fenomena ini disebut sebagai proses bisnis lintas departemen. Misalnya dalam pengembangan produk baru, departemen riset dan pengembangan (R&D) harus bekerja sama dengan tim pemasaran untuk memastikan produk sesuai dengan kebutuhan pasar, lalu berkolaborasi dengan produksi untuk memastikan kesiapan manufaktur, dan akhirnya bersama tim logistik mengatur distribusi. Alur kerja ini tidak hanya bergantung pada satu departemen saja. Predetermined Organizational Goal: Berorientasi pada Tujuan yang Jelas Proses bisnis dirancang bukan tanpa arah. Setiap rangkaian aktivitas tersebut memiliki tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan ini dapat bersifat jangka pendek maupun jangka panjang, tergantung pada strategi perusahaan. Misalnya, tujuan dari proses layanan pelanggan adalah meningkatkan tingkat kepuasan konsumen (customer satisfaction score) di atas 90%. Semua proses di dalam unit customer service dirancang untuk mencapai target ini. Dengan demikian, proses bisnis selalu menjadi instrumen untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan. Customer Needs: Fokus pada Pemenuhan Kebutuhan Pelanggan Pada akhirnya, orientasi paling penting dari proses bisnis adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Semua langkah dalam proses, dari input hingga output, diarahkan agar dapat memberikan nilai yang sesuai atau bahkan melebihi ekspektasi pelanggan. Sebagai contoh, restoran cepat saji merancang proses layanan agar pelanggan tidak menunggu lebih dari lima menit untuk menerima pesanan. Ini bukan semata-mata soal kecepatan, tetapi tentang bagaimana perusahaan membaca keinginan pelanggan yang ingin mendapatkan makanan cepat, enak, dan harga terjangkau. Fungsi Penting Proses Bisnis dalam Organisasi Tidak dapat dipungkiri, proses bisnis memiliki kontribusi besar dalam mendukung stabilitas maupun pertumbuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama proses bisnis yang menjadi alasan mengapa setiap organisasi wajib menyusunnya dengan cermat. 1. Membantu Manajer dalam Mengambil Keputusan Fungsi pertama dari proses bisnis adalah mendukung para manajer dalam proses pengambilan keputusan, khususnya ketika menghadapi masalah yang muncul selama operasional berlangsung. Dengan adanya proses bisnis yang terdokumentasi secara jelas dan terstruktur, manajer dapat: Melihat alur kerja setiap unit secara transparan. Menelusuri titik permasalahan atau bottleneck yang menghambat pencapaian target. Mengevaluasi apakah prosedur yang dijalankan sudah sesuai standar operasional atau justru memerlukan penyempurnaan. Sebagai contoh, jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman produk ke pelanggan, manajer dapat segera mengecek proses bisnis pada departemen terkait—mulai dari penerimaan pesanan, penyediaan stok, hingga logistik—untuk menemukan letak hambatan. Dengan demikian, keputusan korektif bisa diambil lebih cepat dan berbasis data. 2. Membantu Pelanggan dalam Memahami Kapan Proses Dimulai dan Berakhir Proses bisnis yang baik juga mempermudah pelanggan untuk memprediksi kapan suatu layanan dimulai, berakhir, atau akan terus berlanjut. Kejelasan ini sangat penting, karena pelanggan saat ini cenderung mengharapkan transparansi dan kejelasan layanan. Misalnya pada perusahaan penyedia layanan internet, pelanggan dapat melihat tahapan layanan yang tertera mulai dari registrasi, proses instalasi, aktivasi layanan, hingga masa aktif berlangganan. Dengan informasi tersebut, pelanggan dapat menyesuaikan ekspektasi dan merasa lebih nyaman menggunakan jasa perusahaan. Keterbukaan semacam ini bukan hanya menumbuhkan kepercayaan pelanggan, tetapi juga mengurangi potensi keluhan akibat miskomunikasi. 3. Membantu Karyawan Memahami Peran dan Tugasnya Tak kalah penting, fungsi proses bisnis adalah membantu setiap karyawan memahami peran serta tanggung jawab mereka dalam keseluruhan alur operasional perusahaan. Dalam organisasi besar dengan banyak departemen, tanpa adanya dokumentasi proses bisnis yang jelas, seorang pegawai akan kebingungan apa saja batas tanggung jawabnya dan kapan pekerjaannya bersinggungan dengan tim lain. Sebagai contoh, dalam proses bisnis penjualan, staf penjualan memiliki tanggung jawab menerima dan memproses order pelanggan, lalu staf gudang akan mengambil barang untuk dikirim, dan staf penagihan akan mengurus faktur. Dengan pemetaan proses yang rinci, setiap pegawai dapat bekerja lebih fokus sesuai domainnya tanpa terjadi overlap yang berpotensi menimbulkan inefisiensi. Contoh Proses Bisnis dalam Perusahaan Setelah memahami fungsi-fungsinya, kini saatnya melihat bagaimana proses bisnis ini diterapkan secara nyata dalam sebuah organisasi. Berikut adalah beberapa contoh proses bisnis yang lazim ditemukan di berbagai perusahaan. 1. Proses Bisnis dalam Manufaktur Tujuan Utama Dalam konteks perusahaan manufaktur, tujuan utamanya adalah mengubah bahan mentah menjadi produk akhir yang siap dipasarkan. Kegiatan ini menjadi proses bisnis inti karena langsung berkaitan dengan value creation yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggan. Peserta Proses Peserta dalam proses ini umumnya melibatkan: Staf pabrik, yang bertugas mengoperasikan mesin dan memastikan produksi berjalan sesuai standar mutu. Staf penjualan, yang berperan menyampaikan spesifikasi produk yang diinginkan pasar agar produksi dapat disesuaikan. Input dan Output Input: berupa permintaan produksi (reorder), pemberitahuan jadwal pembuatan, serta bahan baku (raw material) seperti kain untuk industri tekstil atau besi untuk industri otomotif. Output: produk jadi yang telah melewati quality control, siap untuk didistribusikan ke gudang atau langsung ke pelanggan. Catatan Tambahan Dalam industri manufaktur modern, proses bisnis ini biasanya didukung sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang mengintegrasikan data mulai dari bahan baku masuk hingga produk selesai. 2. Proses Bisnis pada Penjualan Tujuan Utama Proses bisnis pada divisi penjualan dirancang untuk menjual produk ke konsumen sekaligus memastikan perusahaan menerima pembayaran dengan tertib. Peserta Proses Staf penjualan, yang mengelola transaksi dan interaksi langsung dengan pelanggan. Pelanggan, sebagai pihak yang mengajukan pesanan. Staf penagihan, yang memproses faktur dan menerima pembayaran. Gudang, yang memastikan stok tersedia sesuai order. Input dan Output Input: pesanan penjualan (sales order) yang masuk dari pelanggan. Output: dokumen pendukung transaksi seperti faktur, kwitansi pembayaran, serta dokumen pengiriman (surat jalan). Catatan Tambahan Keberhasilan proses ini sangat bergantung pada koordinasi antardepartemen. Jika stok di gudang tidak diperbarui secara real-time, staf penjualan bisa saja menjanjikan produk yang ternyata kosong, yang pada akhirnya mengecewakan pelanggan. 3. Proses Bisnis dalam Pembelian Tujuan Utama Proses bisnis pembelian fokus pada mendapatkan barang dari pemasok (supplier) guna mengisi stok, sehingga perusahaan dapat terus memenuhi permintaan pelanggan serta menghindari kondisi kehabisan barang (stock out). Peserta Proses Staf gudang, yang memantau level stok dan menginformasikan jika persediaan menipis. Staf pembelian, yang berkomunikasi dengan vendor dan menegosiasikan harga serta jadwal pengiriman. Staf penjualan, yang memberikan proyeksi penjualan sehingga pembelian bisa direncanakan sesuai forecast. Vendor, pihak eksternal yang menyediakan bahan atau produk. Input dan Output Input: permintaan pembelian (purchase requisition) yang biasanya dikeluarkan setelah melihat stok menipis, serta data reorder point. Output: purchase order (PO) atau dokumen resmi pemesanan kepada pemasok. Catatan Tambahan Dalam praktiknya, proses bisnis pembelian sering kali memanfaatkan sistem otomatis berbasis software inventory yang dapat memberi alert saat stok mencapai titik minimum. Manfaat Proses Bisnis Bagi Organisasi dan Konsekuensi Jika Diabaikan “If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing.” – W. Edwards Deming Pernyataan dari W. Edwards Deming ini seakan menjadi peringatan keras bagi setiap pemimpin perusahaan dan pelaku usaha bahwa proses bisnis adalah fondasi terpenting dalam menjalankan organisasi. Tanpa proses yang jelas dan terdokumentasi, perusahaan ibarat kapal yang berlayar tanpa kompas. Pada bagian ini, kita akan mengulas secara rinci berbagai manfaat strategis proses bisnis, lalu membahas pula konsekuensi yang bisa terjadi apabila proses bisnis tidak dijalankan dengan baik. 1. Mengurangi Pengeluaran dan Risiko Bisnis Pentingnya Proses Bisnis untuk Efisiensi Biaya dan Mitigasi Risiko Salah satu manfaat paling nyata dari penerapan proses bisnis yang terstruktur adalah kemampuannya dalam mengendalikan biaya dan meminimalkan risiko. Proses bisnis yang dirancang dengan matang akan mengidentifikasi langkah-langkah paling efisien dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, sehingga organisasi tidak perlu menghamburkan sumber daya untuk aktivitas yang sebenarnya tidak produktif. Sebagai contoh dalam perusahaan manufaktur, proses bisnis yang cermat mampu menentukan kapan waktu optimal untuk melakukan pembelian bahan baku. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari overstock yang akan menambah biaya penyimpanan, sekaligus mencegah understock yang berpotensi menghentikan jalannya produksi. Lebih dari itu, proses bisnis juga mempertimbangkan potensi risiko di masa depan. Misalnya risiko naiknya harga bahan baku, gangguan distribusi, atau perubahan regulasi pemerintah. Dengan proses bisnis yang terstandarisasi, perusahaan akan memiliki mekanisme evaluasi rutin yang memungkinkan mereka mendeteksi gejala masalah lebih awal. Hasilnya, tindakan preventif bisa diambil sebelum risiko tersebut berkembang menjadi kerugian yang signifikan. 2. Mengurangi Kesalahan Manusia (Human Error) Distribusi Tugas Berdasarkan Kompetensi untuk Minimalkan Error Dalam dunia kerja, kesalahan manusia adalah sesuatu yang wajar terjadi. Namun tanpa adanya proses bisnis yang baik, potensi kesalahan ini bisa membesar dan menjadi kerugian serius. Proses bisnis membantu mengurangi human error dengan cara mendistribusikan tugas kepada pihak-pihak yang memang memiliki kompetensi sesuai bidangnya. Sebagai ilustrasi, dalam perusahaan e-commerce, jika tidak ada SOP yang jelas mengenai siapa yang memvalidasi pembayaran dan siapa yang memproses pengiriman barang, maka satu kesalahan kecil saja seperti salah input nomor resi atau salah kirim produk bisa menimbulkan reputasi buruk. Berbeda jika alur kerja sudah dibagi detail: staf pembayaran hanya memeriksa pembayaran, staf gudang hanya bertanggung jawab memastikan barang yang dikirim sesuai order, sementara tim layanan pelanggan hanya fokus menangani komplain. Proses yang terstruktur juga biasanya dilengkapi form checklist, approval berjenjang, serta sistem audit, yang semuanya dirancang untuk meminimalkan peluang terjadinya kesalahan yang merugikan. 3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Proses Bisnis Memetakan Langkah Terbaik untuk Setiap Aktivitas Proses bisnis pada hakikatnya adalah peta langkah-langkah yang harus diikuti perusahaan untuk menghasilkan produk atau layanan secara konsisten dengan kualitas yang baik. Karena itu, proses bisnis berkontribusi langsung pada peningkatan produktivitas. Sebagai contoh, dalam industri perhotelan, proses bisnis mulai dari reservasi kamar, check-in, pelayanan kamar, hingga check-out sudah dirancang sedemikian rupa agar tamu dapat dilayani secepat dan sebaik mungkin. Tanpa alur kerja yang jelas, layanan bisa berantakan, misalnya tamu harus menunggu lama hanya untuk check-in karena staf front office tidak siap dengan data pemesanan. Di sisi lain, proses bisnis juga membantu perusahaan melakukan benchmarking atau pembandingan dengan standar industri. Jika ditemukan bahwa satu proses membutuhkan waktu lebih lama dibanding kompetitor, manajemen dapat melakukan continuous improvement agar proses tersebut lebih ramping dan cepat. 4. Lebih Berorientasi pada Kepuasan Pelanggan Proses yang Baik Selalu Mempertimbangkan Customer Experience Perusahaan-perusahaan besar biasanya memiliki proses bisnis yang dirancang dengan filosofi customer-centric. Ini berarti setiap proses tidak hanya dibuat agar efisien bagi perusahaan, tetapi juga untuk memastikan pelanggan merasa puas. Sebagai contoh, pada perusahaan jasa pengiriman, proses bisnis memastikan bahwa pelanggan selalu dapat melacak posisi paketnya melalui sistem tracking online. Transparansi ini adalah hasil dari proses yang mengintegrasikan input dari titik penjemputan barang, pusat sortir, hingga ke kurir terakhir. Dengan demikian, pelanggan tidak merasa was-was terhadap paketnya. Tidak hanya itu, proses bisnis juga mendorong perusahaan untuk terus memantau ulasan, feedback, serta permintaan baru dari pelanggan, sehingga perusahaan selalu relevan dan kompetitif di pasar. 5. Menjembatani Kesenjangan Komunikasi Internal dan Eksternal Proses Bisnis Menghubungkan Departemen dan Pelanggan Manfaat lainnya adalah membantu menjembatani gap komunikasi, baik antar departemen di dalam perusahaan maupun antara perusahaan dengan pelanggan. Dalam proses bisnis modern, komunikasi lintas divisi tidak lagi dilakukan dengan cara manual, melainkan difasilitasi sistem ERP, CRM atau software project management. Contohnya pada proses pengiriman barang. Tim penjualan akan menerima order lalu meneruskan data ke tim gudang, yang kemudian mengupdate status di sistem agar tim penagihan mengetahui kapan bisa membuat invoice. Informasi ini juga seringkali diintegrasikan dengan portal pelanggan sehingga pelanggan dapat memeriksa status pesanannya secara mandiri. Tanpa proses bisnis yang terdokumentasi, sering terjadi miskomunikasi yang berujung keterlambatan layanan atau kesalahan pengiriman barang. 6. Memperbaiki Manajemen Waktu dan Lead Time Alur Kerja yang Baik Meminimalkan Waktu Terbuang Setiap aktivitas bisnis pada akhirnya terkait erat dengan waktu. Proses bisnis membantu perusahaan menyusun strategi dan flowchart yang jelas, sehingga meminimalkan waktu yang diperlukan untuk menjalankan setiap aktivitas. Misalnya pada perusahaan software development, alur pengembangan aplikasi (SDLC) sudah dibuat jelas: mulai dari requirement gathering, desain, coding, testing, deployment, hingga maintenance. Dengan tahapan ini, setiap tim tahu kapan harus mulai bekerja, kapan harus menyerahkan hasil kerja ke tim berikutnya, dan kapan proyek harus selesai. Akibatnya, proyek tidak molor dari jadwal. Dalam bisnis distribusi, proses picking-packing-shipping yang diatur dengan standard operation procedure (SOP) dapat memangkas waktu pengiriman hingga beberapa hari dibanding jika dilakukan tanpa prosedur yang jelas. 7. Mendukung Adaptasi terhadap Teknologi Baru Proses Bisnis Bersifat Dinamis dan Siap Diupdate Kelebihan proses bisnis berikutnya adalah kemudahannya untuk diintegrasikan dengan teknologi baru. Di era revolusi industri 4.0, perusahaan mau tidak mau harus mengadopsi teknologi seperti IoT, machine learning, atau cloud ERP. Proses bisnis yang sudah terdokumentasi akan mempermudah analisis tentang di mana saja teknologi dapat diimplementasikan. Sebagai contoh pada perusahaan retail, proses pemesanan hingga pembayaran dapat diintegrasikan dengan sistem kasir otomatis dan dashboard analytics yang memanfaatkan artificial intelligence untuk memprediksi tren permintaan. Hal ini hanya mungkin terjadi jika proses bisnisnya sendiri sudah terdokumentasi rapi. Proses bisnis yang baik memang tidak statis. Seiring perkembangan teknologi, proses tersebut harus terus diupdate agar perusahaan tetap kompetitif dan efisien. Konsekuensi Jika Perusahaan Tidak Memiliki Proses Bisnis yang Baik Setelah membahas panjang lebar tentang manfaat, maka penting juga memahami risiko fatal apabila proses bisnis tidak dijalankan secara optimal. Berikut beberapa dampak negatif yang bisa terjadi. 1. Gagal Mengidentifikasi Masalah Utama Perusahaan tanpa proses yang terdokumentasi biasanya akan sulit mengetahui sumber masalah sebenarnya. Jika terjadi penurunan penjualan atau meningkatnya keluhan pelanggan, manajemen hanya bisa menebak-nebak penyebabnya karena tidak memiliki peta proses yang dapat ditinjau. 2. Menurunnya Motivasi dan Kinerja Karyawan Tanpa kejelasan proses, sering terjadi karyawan ditempatkan pada posisi yang tidak sesuai dengan keahliannya. Akibatnya, pekerja merasa frustrasi dan motivasi menurun. Dalam jangka panjang ini akan berdampak pada tingginya turnover, yang juga merugikan perusahaan. 3. Sulit Menerapkan Perubahan atau Perbaikan Perusahaan yang tidak memiliki proses bisnis baku akan sulit menerapkan continuous improvement. Kalaupun terjadi kesalahan yang sama berulang kali, tidak ada sistem yang memungkinkan manajemen untuk mengaudit dan memperbaiki prosedur. 4. Memboroskan Waktu dan Sumber Daya Tanpa flowchart atau SOP yang tepat, pekerjaan rutin bisa memakan waktu jauh lebih lama dari seharusnya. Ini membuat perusahaan tidak efisien, mudah kalah bersaing dengan kompetitor yang proses bisnisnya sudah ramping. 5. Efisiensi Rendah serta Biaya dan Risiko Tinggi Perusahaan yang tidak memetakan proses bisnis akan sering kecolongan oleh risiko operasional maupun finansial. Mereka juga sulit menemukan cara paling hemat biaya untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu, sehingga pengeluaran tidak terkendali. Mengapa Perusahaan Harus Memastikan Proses Bisnis Terdokumentasi dengan Baik? Mengingat proses bisnis memiliki fungsi vital serta mencakup berbagai aktivitas lintas departemen, setiap perusahaan dianjurkan untuk mendokumentasikan proses bisnis mereka dalam bentuk prosedur standar (SOP), flowchart, atau business process mapping. Ada beberapa alasan mendasar mengapa hal ini tidak boleh diabaikan. Transparansi Proses: Semua pihak dapat melihat bagaimana sebuah aktivitas dijalankan, siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap, serta apa standar waktu penyelesaiannya. Ini membantu meminimalisir potensi konflik atau klaim tanggung jawab yang salah. Konsistensi Kinerja: Dengan adanya prosedur baku, hasil pekerjaan tidak akan terlalu tergantung pada individu tertentu. Jika ada pegawai baru, dia dapat belajar dari dokumen tersebut sehingga kualitas layanan atau produk tetap terjaga. Memudahkan Audit dan Evaluasi: Dokumen proses bisnis menjadi dasar saat auditor memeriksa kepatuhan operasional perusahaan. Selain itu, tim internal dapat lebih mudah melakukan evaluasi untuk menemukan celah yang memerlukan perbaikan. Mengurangi Risiko dan Meningkatkan Kepatuhan: Dalam bisnis yang diawasi regulator, seperti perbankan atau farmasi, proses yang terdokumentasi dengan baik membantu memastikan semua aktivitas mematuhi peraturan. Kelola Proses Bisnis Lebih Mudah Dengan Aplikasi Mekari Jurnal! Untuk membantu proses bisnis makin mudah, Anda membutuhkan software accounting online seperti Mekari Jurnal. Mekari Jurnal merupakan aplikasi bisnis, lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya. Mekari Jurnal bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan aplikasi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam mengurus bisnis. Segera coba gratis aplikasi Mekari Jurnal selama 7 hari.
