Mengenal KPI (Key Performance Indicator) Perusahaan

Kontrol dan evaluasi merupakan fungsi yang penting dalam manajemen untuk memastikan rencana kerja organisasi bisa berjalan dengan baik sehingga tujuan akhir organisasi bisa tercapai. Untuk bisa melakukan fungsi kontrol dan evaluasi dengan baik dibutuhkan sistem manajemen kinerja yang baik. Sistem manajemen kinerja yang baik harus bisa menggambarkan proses bisnis yang terjadi dalam organisasi secara keseluruhan. Sistem manajemen kinerja dapat diukur menggunakan KPI (Key Performance Indicator)

Baca Juga: Tingkatkan Penjualan dengan Retargeting Ads Strategy

Sistem manajemen kinerja memuat ukuran-ukuran KPI (key performance indicator) yang merepresentasikan kinerja dari seluruhbagian organisasi dan keterkaitan yang ada antar bagian-bagian tersebut. Banyak perusahaan yang telah memiliki sistem manajemen kinerja namun hanya berisi ”list of KPIs” dan mengabaikan keterkaitan antar indikator. Dalam satu dekade terakhir berkembang sistem manajemen kinerja seperti Balanced Scorecard (BSC) yang berusaha mengakomodasi adanya keterkaitan antar indikator. Dalam BSC, keterkaitan antar indikator hanya dinyatakan secara kualitatif. Jika hubungan keterkaitan ini bisa dinyatakan secara kuantitatif, maka model pengukuran kinerja bia digunakan untuk tujuan yang lebih definitif dan spesifik, misalnya upaya perbaikan yang lebih spesifik, ataupun untuk memprediksi perilaku sistem di masa depan.

Pengertian KPI

KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur kesuksesan pencapaian target mereka. Adapun beberapa karakteristik dari KPI yaitu :

  • Ukuran Non-Financial
  • Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
  • Ukuran yang diketahui oleh manajemen
  • Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami KPI
  • Tanggung jawab kepada individu dan tim
  • Memiliki efek yang sangat signifikan
  • Memiliki efek yang positif

Key performance indicator diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI yang baik merupakan suatu hal yang penting dan terus menerus mendapat perhatian dari manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari KPI, pihak manajemen dapat mengambil suatu keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab.

Pengerian Key Performance Indicator Menurut Ahli

  • Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.
  • Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
  • Menurut Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI) sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.
  • Menurut Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Jenis-jenis Key Performance Indicator

Pada dasarnya, Indikator Kinerja Utama atau KPI dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial.

Key Performance Indicator Financial

KPI Financial adalah indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan. Contoh KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai berikut :

  • KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
  • KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
  • KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
  • KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.
  • KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).

Indikator ini memperkirakan seberapa baik suatu bisnis akan bertahan apabila mengalami penurunan secara tiba-tiba.

Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah KPI yang tidak secara langsung mempengaruhi keuangan suatu perusahaan. Beberapa contoh KPI Non-Finansial yang dimaksud tersebut diantaranya seperti :

  • Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
  • Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)
  • Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
  • Pangsa Pasar (Market Share)

Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas KPI

KPI hanya akan berguna jika ada tindak lanjut atas KPI itu sendiri, sering kali perusahaan mengadopsi KPI yang populer digunakan dalam suatu industri. Namun setelah itu bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak merefleksikan kinerja perusahaan. Dalam mengembangkan strategi untuk menyusun KPI, tim Anda harus mulai dari melihat apa tujuan organisasi Anda, bagaimana Anda berencana untuk mencapainya dan siapa yang dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi ini. Hal ini seharusnya merupakan proses berulang yang melibatkan masukan dari analysts, kepala bagian dan para manager. Setelah itu Anda akan mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana KPI mengukur proses bisnis perusahaan Anda dan siapa yang dapat menindaklanjuti proses bisnis tersebut.

Salah satu cara membuat KPI yang relevan adalah dengan kriteria SMART. Kata ini adalah singkatan dari specific, measurable, attainable, relevant, time-bound. Untuk penjelasan mengenai hal-hal tersebut, sebagai berikut.

  • Apakah tujuan perusahaan spesifik.
  • Bisakah Anda mengukur pencapaian tujuan tersebut.
  • Apakah tujuannya dapat dicapai.
  • Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan perusahaan.
  • Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut.

Penerapan Key Performance Indicator

Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat menyatakan bahwa mereka telah mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas operasional. Kriteria tersebut adalah :

  • Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan
  • Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
  • Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan
  • Hubungan KPI dan strategi

Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manajer, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier. Begitu juga laporan yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan. Ketika mengimplementasikan KPI, hal yang penting adalah mendefinisikan hasil/tujuan dari masing-masing KPI. Dalam mengimplementasikan KPI Terdapat suatu metode untuk merencanakan suatu tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).

Berikut penjelasan SMART :

  • Specific – Tujuan atau hasil haruslah jelas dan spesifik, tujuan atau hasil yang melebar sangat tidak diharapkan. Ketika tujuan atau hasil jelas dan spesifik, sangat mudah diketahui kapan tujuan / hasil tersebut telah dicapai.
  • Measurable – Tujuan atau hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau pun kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa standar atau harapan dari suatu performa.
  • Achievable – Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan dan dengan demikian akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil atau tujuan.
  • Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan hasil atau tujuan haruslah tercapai, tetapi harus juga realistis dan berorientasi hasil.
  • Time Sensitive – setiap hasil atau tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan atau hasil tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan atau hasil merupakan sesuatu yang membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam mengukur suatu peningkatan suatu tujuan atau hasil berikutnya.

Baca Juga: Pentingnya Strategi Marketing Omnichannel untuk Bisnis Ritel

Mengembangkan KPI memerlukan waktu dan sumber daya perusahaan. Key Performance Indicator  yang diukur adalah Indikator yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan. Misalnya, apabila penjualan perusahaan kita meningkat dengan memuaskan tetapi profitabilitas perusahaan tidak cukup untuk menyediakan dana untuk pertumbuhan bisnis, maka KPI yang hampir pasti untuk perusahaan kita adalah KPI Marjin Laba Bersih dan Marjin Laba Kotor. Disatu sisi, jika profitabilitas sesuai dengan harapan, namun pertumbuhannya tidak secepat yang diharapkan maka kita dapat mempertimbangkan beberapa KPI non-finansial seperti KPI perputaran tenaga kerja, KPI kepuasan pelanggan ataupun rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru.

[adrotate banner=”15″]


PUBLISHED24 Feb 2020
Cyan
Cyan

SHARE THIS ARTICLE: