Penerimaan Kas: Pengertian, Sumber, Prosedur, dan Fungsinya dalam Akuntansi Di dalam mempelajari ilmu akuntansi terdapat istilah cash receipt atau prosedur penerimaan kas yang berupa transaksi penerimaan uang secara tunai. Adanya penerimaan kas ini menyebabkan bertambahnya aset perusahaan berupa kas. Transaksi penerimaan kas bisa dari penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, penjualan aktiva, penerimaan sewa, dan sebagainya. Transaksi penerimaan kas merupakan salah satu informasi dari akuntansi yang sangat diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak yang terkait lainnya. Contoh Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan lainnya. Oleh karenanya, ketika melakukan penerimaan dan pengeluaran kas harus memiliki sistem dan prosedur yang sesuai dengan peraturan yang ada. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem yang diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasional sehari-hari untuk menghasilkan informasi – informasi akuntansi yang diperlukan oleh manajemen dan pihak – pihak yang terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan – kebijakan lainnya. Seperti halnya dalam melakukan penerimaan dan pengeluaran kas harus memiliki system dan prosedur sesuai dengan peraturan yang ada. Berikut adalah penjelasan dari Mekari Jurnal seputar pengertian Penerimaan Kas, Prosedur Penerimaan Kas, Formulir yang digunakan dalam Penerimaan Kas, serta Fungsi yang Terkait dengan Akuntansi Penerimaan Kas. Apa Itu Penerimaan Kas? Penerimaan kas adalah semua bentuk pemasukan uang tunai yang diterima oleh perusahaan atau organisasi dalam suatu periode tertentu. Uang tunai yang dimaksud tidak hanya terbatas pada uang fisik (kertas dan logam), tetapi juga mencakup uang yang masuk melalui transfer bank, cek, dan alat pembayaran lain yang dapat langsung digunakan. Penerimaan kas merupakan bagian penting dari manajemen keuangan karena mencerminkan arus masuk dana ke perusahaan. Penerimaan ini biasanya dicatat dalam jurnal penerimaan kas dan dimasukkan ke dalam laporan arus kas sebagai bagian dari aktivitas operasional. Pengertian Menurut Para Ahli Pengertian penerimaan kas menurut para ahli seperti Ardiyos, Sudarmo, dan Mulyadi memiliki eksistensi makna yang sama. Yaitu kas yang diterima perusahaan yang bersifat dapat segera digunakan. Baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Namun, penerimaan kas perusahaan secara umum berasal dari dua sumber utama, yakni penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari penjualan kredit. Menurut Ardiyos Pengertian cash receipt (Penerimaan Kas) adalah semua bagian (items) dari mana perusahaan menerima aliran kas masuk selama periode keuangan tertentu. Komponen yang paling umum yang termasuk ke dalam penerimaan kas adalah penjualan tunai, pengumpulan piutang dan penerimaan kas lainnya. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yakni penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari penjualan kredit. Secara Umum penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Sumber-Sumber Penerimaan Kas Sumber penerimaan kas dalam perusahaan sangat bervariasi, tergantung dari jenis dan skala usahanya. Berikut adalah beberapa sumber utama penerimaan kas: 1. Penjualan Tunai Penjualan tunai merupakan bentuk transaksi di mana pelanggan membayar langsung dengan uang tunai atau melalui kartu debit pada saat pembelian produk atau jasa. Ini adalah bentuk penerimaan kas yang paling umum, terutama bagi perusahaan ritel atau dagang. Contohnya, sebuah toko elektronik menjual laptop kepada pelanggan yang langsung membayarnya secara tunai di kasir. Dana tersebut langsung masuk ke kas perusahaan dan dicatat sebagai penerimaan dari penjualan. 2. Pelunasan Piutang Usaha Piutang usaha adalah tagihan kepada pelanggan atas transaksi penjualan kredit yang belum dibayar. Ketika pelanggan melunasi piutangnya, maka dana yang diterima akan menjadi penerimaan kas. Pelunasan piutang menunjukkan efektivitas pengelolaan kredit perusahaan dan memperkuat posisi kas yang tersedia untuk operasional lebih lanjut. 3. Pendapatan Non-Operasional Pendapatan non-operasional adalah penerimaan kas yang tidak berasal dari aktivitas utama perusahaan, melainkan dari sumber pendapatan tambahan seperti bunga bank, dividen saham, atau sewa aset. Misalnya, sebuah perusahaan memiliki properti yang disewakan kepada pihak ketiga. Pendapatan dari sewa tersebut akan dicatat sebagai penerimaan kas non-operasional. 4. Pinjaman dan Pendanaan Dana dari pinjaman bank, penerbitan obligasi, atau penjualan saham juga dianggap sebagai penerimaan kas. Meskipun bukan berasal dari operasional, dana ini sangat penting untuk menambah modal kerja atau membiayai proyek besar. Namun, jenis penerimaan ini perlu dikelola hati-hati karena akan memunculkan kewajiban pembayaran kembali di masa depan. 5. Penjualan Aset Tetap Jika perusahaan menjual aset seperti kendaraan operasional, mesin, atau bangunan, hasil penjualan tersebut akan menjadi penerimaan kas. Biasanya transaksi ini bersifat tidak rutin, namun dapat memperkuat kas perusahaan secara signifikan pada periode tertentu. Formulir yang Digunakan dalam Penerimaan Kas Dalam sistem akuntansi modern, setiap transaksi keuangan memerlukan dokumentasi yang valid dan sistematis agar pencatatan dapat dilakukan secara akurat serta dapat dipertanggungjawabkan. Salah satu bentuk dokumentasi penting dalam akuntansi adalah formulir yang digunakan untuk mencatat penerimaan kas. Formulir-formulir ini memiliki fungsi yang berbeda-beda, tergantung pada jenis transaksi yang terjadi dan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. 1. Faktur Penjualan Tunai Faktur penjualan tunai adalah salah satu dokumen utama dalam sistem penerimaan kas. Dokumen ini dibuat ketika terjadi penjualan barang atau jasa secara langsung dan pembayaran dilakukan secara tunai. Informasi yang tercantum dalam faktur ini biasanya mencakup rincian produk yang dibeli, jumlah, harga satuan, total harga, serta nama pelanggan. Faktur ini tidak hanya berfungsi sebagai tanda bukti transaksi bagi pembeli dan penjual, tetapi juga digunakan oleh manajemen sebagai bahan evaluasi penjualan harian, mingguan, maupun bulanan. 2. Pita Register Kas Pita register kas merupakan dokumen otomatis yang dicetak oleh mesin kasir sebagai bukti penerimaan kas. Biasanya digunakan dalam bisnis ritel atau restoran, pita register ini mencatat secara detail transaksi-transaksi tunai yang dilakukan selama satu hari operasional. Pita ini berfungsi sebagai arsip yang digunakan oleh bagian kas dan bagian akuntansi untuk mencocokkan data penerimaan kas yang dicatat dalam jurnal penjualan. Selain itu, pita register kas juga membantu dalam audit internal dan eksternal sebagai bentuk validasi data keuangan. 3. Credit Card Sales Slip Untuk transaksi menggunakan kartu kredit, bukti pembayaran tidak lagi berupa uang tunai, melainkan melalui sistem perbankan elektronik. Dalam hal ini, credit card sales slip digunakan sebagai dokumen pendukung. Dokumen ini mencatat informasi penting seperti nomor kartu, tanggal transaksi, jumlah pembelanjaan, serta otorisasi dari bank penerbit. Slip ini dicetak oleh alat EDC (Electronic Data Capture) dan diserahkan kepada pelanggan dan pihak penjual. Credit card sales slip memiliki peran penting dalam proses rekonsiliasi pembayaran dengan pihak bank. 4. Bill of Lading Dalam penjualan barang yang melibatkan pengiriman melalui jasa ekspedisi, dokumen yang digunakan adalah bill of lading. Dokumen ini merupakan bukti fisik bahwa barang telah diserahkan oleh penjual kepada pihak jasa pengiriman. Informasi dalam bill of lading meliputi jenis barang, jumlah, alamat pengirim dan penerima, serta kondisi barang. Dokumen ini sangat krusial dalam sistem logistik karena juga digunakan sebagai syarat pencairan pembayaran dalam skema COD (Cash on Delivery) atau penagihan kepada pelanggan. 5. Faktur Penjualan COD Faktur penjualan COD (Cash on Delivery) adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi yang dilakukan dengan metode pembayaran langsung saat barang diterima oleh pembeli. Faktur ini mencerminkan komitmen pembayaran dari pelanggan dan mencatat jumlah tagihan yang harus diserahkan kepada kurir atau bagian pengiriman. Dokumen ini penting untuk memantau penjualan dan memastikan penerimaan kas masuk sesuai dengan barang yang telah dikirim. 6. Bukti Setor Kas Setelah perusahaan menerima uang tunai dari transaksi, maka kas tersebut harus disetorkan ke rekening bank perusahaan. Proses ini harus didokumentasikan menggunakan bukti setor kas. Dokumen ini mencatat informasi tentang jumlah uang yang disetor, tanggal setor, nama petugas yang menyetor, dan bank tujuan. Bukti setor kas biasanya dilengkapi dengan slip setoran dari bank sebagai validasi. Pentingnya dokumen ini tidak hanya sebagai bukti fisik transaksi, tetapi juga sebagai dasar pencatatan dalam buku kas. 7. Rekap Harga Pokok Penjualan Rekap harga pokok penjualan (HPP) merupakan dokumen yang berisi ringkasan dari total biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi atau memperoleh barang yang dijual dalam periode tertentu. Dokumen ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk menghitung laba kotor dan laba bersih perusahaan. Data dari rekap HPP juga dijadikan dasar dalam penyusunan laporan laba rugi dan sebagai indikator efisiensi operasional perusahaan. Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Akuntansi Penerimaan Kas Penerimaan kas bukanlah sekadar aktivitas menerima uang tunai dari pelanggan. Proses ini melibatkan berbagai fungsi dalam struktur organisasi, yang masing-masing memiliki peran penting dalam menjamin akurasi, efisiensi, dan integritas keuangan perusahaan. 1. Fungsi Penjualan Bagian penjualan berperan sebagai ujung tombak dalam menghasilkan penerimaan kas. Tugas utama bagian ini adalah menerima order dari pelanggan, menyusun faktur penjualan, serta memastikan bahwa detail transaksi dicatat dengan benar. Dalam sistem penjualan tunai, bagian ini harus cepat dalam merespons permintaan pelanggan dan memastikan bahwa proses pembayaran dilakukan secara langsung dan tercatat. Bagian penjualan juga memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada bagian kas dan akuntansi terkait transaksi yang telah diselesaikan. 2. Fungsi Kas Bagian kas memiliki tanggung jawab utama dalam menerima uang tunai atau pembayaran non-tunai dari pelanggan. Tugas mereka mencakup mencatat penerimaan kas, mengeluarkan tanda terima resmi, serta menyimpan uang kas sebelum disetorkan ke bank. Keakuratan dan ketelitian dalam fungsi ini sangat penting, karena kesalahan sedikit saja bisa menyebabkan selisih kas yang sulit ditelusuri. Bagian kas juga bertanggung jawab dalam membuat laporan harian penerimaan kas dan memastikan bahwa dana yang diterima dicocokkan dengan jumlah yang tercatat di faktur. 3. Fungsi Gudang Fungsi gudang tidak bisa dipisahkan dari proses penerimaan kas, terutama ketika transaksi melibatkan pengeluaran barang dari persediaan. Bagian gudang bertugas memeriksa, menyiapkan, dan menyerahkan barang kepada bagian pengiriman sesuai dengan bukti faktur. Mereka juga harus mencatat keluar-masuk barang agar stok tetap terkontrol dengan baik. Sinkronisasi antara bagian gudang, penjualan, dan kas menjadi sangat penting untuk menghindari kesalahan pencatatan dan mencegah potensi kerugian akibat kehilangan barang. 4. Fungsi Pengiriman Setelah barang disiapkan oleh gudang, bagian pengiriman mengambil alih proses distribusi kepada pelanggan. Mereka memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan telah dibayar lunas. Dalam sistem COD, pengiriman juga berperan sebagai pihak penerima pembayaran yang kemudian menyerahkan dana tersebut ke bagian kas. Fungsi ini memerlukan koordinasi yang baik dan pencatatan yang akurat untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam proses distribusi. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi terakhir yang sangat penting adalah bagian akuntansi. Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk mencatat seluruh transaksi penjualan dan penerimaan kas ke dalam sistem pembukuan perusahaan. Mereka juga bertugas menyusun laporan keuangan, melakukan rekonsiliasi, dan memastikan seluruh data transaksi dapat diverifikasi. Fungsi akuntansi merupakan pusat informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan manajemen dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan keuangan yang berlaku. Prosedur Penerimaan Kas Agar penerimaan kas berjalan sesuai prinsip transparansi dan akuntabilitas, perusahaan wajib menerapkan prosedur yang sistematis. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam prosedur penerimaan kas: 1. Prosedur Penerimaan dari Langganan Biasanya, penerimaan kas dimulai dari proses pembayaran oleh pelanggan. Setelah pelanggan membayar, kasir akan mencetak faktur (invoice) asli dan lembar ketiga untuk bagian kasir. Kedua lembar ini kemudian dicocokkan. Setelah dicocokkan, faktur tersebut diberi cap “lunas” dan ditandatangani. Faktur asli diserahkan kepada pelanggan, sedangkan salinan untuk kasir disimpan dan diarsipkan bersama dokumen lainnya. 2. Pembuatan Voucher Penerimaan Kas Voucher ini adalah bukti resmi penerimaan dana yang mencantumkan informasi seperti tanggal transaksi, nomor faktur, jenis penerimaan (kas kecil atau besar), nama pelanggan, jumlah dana yang diterima, serta tanda tangan petugas yang bertanggung jawab. Voucher ini kemudian menjadi lampiran dalam laporan keuangan dan menjadi referensi saat dilakukan audit. 3. Penyetoran Kas ke Bank Uang kas yang diterima secara fisik di perusahaan biasanya tidak disimpan terlalu lama. Setiap hari atau sesuai kebijakan perusahaan, kasir akan menyetorkan dana ke rekening perusahaan di bank. Penyetoran ini dibuktikan dengan Slip Setoran Bank yang menjadi bagian dari dokumentasi keuangan. 4. Pencatatan Buku Kas dan Laporan Mutasi Kas Setelah penyetoran, petugas kas mencatat transaksi pada buku kas dan membuat laporan mutasi kas. Laporan ini mencerminkan saldo kas yang bertambah dari transaksi masuk dan berkurang saat dilakukan penyetoran. Laporan mutasi ini sangat penting untuk pengawasan internal dan membantu manajemen dalam menganalisis kondisi keuangan harian perusahaan. 5. Stok Opname Kas Harian Sebagai bentuk pengendalian internal, perusahaan wajib melakukan stok opname kas atau pencocokan antara saldo fisik kas dan catatan pembukuan. Ini biasanya dilakukan setiap akhir hari kerja oleh kasir dan disetujui oleh pihak atasan. Stok opname juga menjadi prosedur standar saat dilakukan audit keuangan oleh pihak internal atau eksternal. Fungsi Penerimaan Kas dalam Sistem Akuntansi Penerimaan kas memiliki peran krusial dalam sistem akuntansi perusahaan. Berikut beberapa fungsinya: 1. Menjaga Kelangsungan Operasional Perusahaan Dengan kas yang tersedia, perusahaan bisa menjalankan operasional harian seperti pembelian bahan baku, pembayaran gaji, hingga pembiayaan aktivitas promosi. Tanpa penerimaan kas yang stabil, operasional bisa terganggu. 2. Menjadi Indikator Kinerja Keuangan Jumlah dan pola penerimaan kas menjadi indikator seberapa sehat keuangan perusahaan. Penurunan penerimaan kas bisa menjadi tanda adanya masalah di penjualan, penagihan piutang, atau efisiensi operasional. 3. Menunjang Penyusunan Laporan Arus Kas Semua penerimaan kas harus tercatat dengan akurat untuk bisa disusun menjadi laporan arus kas (cash flow statement). Laporan ini penting bagi manajemen, investor, dan kreditur untuk mengevaluasi likuiditas perusahaan. 4. Meningkatkan Kredibilitas dan Kepatuhan Dengan prosedur penerimaan kas yang baik, perusahaan akan dianggap profesional dan kredibel oleh pihak eksternal seperti bank, investor, maupun auditor. Ini juga menjadi bagian dari kepatuhan terhadap standar akuntansi dan perpajakan.
