Manajemen persediaan adalah sebuah bagian dari perusahaan yang memiliki tugas untuk mengatur persediaan barang serta biaya terkait yang dimiliki oleh perusahaan. Simak penjelasan lengkap berikut di Blog Mekari Jurnal.
Hal-hal seperti cara memperoleh persediaan, penyimpanan hingga persediaan itu dapat dimanfaatkan. Lebih jauh kita akan membahas seberapa penting manajemen persediaan itu penting untuk jalannya sebuah perusahaan.
Mulai dari cara mengaturnya hingga biaya yang dapat muncul bahkan hingga hubungannya dengan manajemen lainnya.
Pengertian Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan adalah pendekatan sistematis untuk memperoleh, menyimpan, dan mengambil keuntungan dari aset non-modal (bahan baku dan barang jadi) dengan jumlah stok yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang tepat.
Sederhananya, perusahaan akan dapat mengontrol bahan baku serta produksi pada level yang sesuai agar tidak menimbulkan kelebihan atau kekurangan stok yang berakibat pada kerugian.
Persediaan merupakan salah satu aset perusahaan yang sangat berhubungan dengan penjualan maupun tingkat produksi.
Sehingga, jika ada masalah menyangkut mengenai persediaan akan langsung berpengaruh terhadap kerugian bisnis.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui mengenai manajemen persediaan.
Kenapa Diperlukan Manajemen Persediaan dalam Sebuah Bisnis atau Usaha?
Persediaan merupakan aset perusahaan yang ‘nganggur’ atau lebih mudahnya yaitu aset yang disimpan dan menunggu untuk digunakan/dijual.
Contoh dari persediaan ini adalah persediaan barang dagang (apabila perusahaan dagang) dan pada perusahaan manufaktur ini akan lebih luas lagi seperti material (bahan baku), barang jadi dan barang setengah jadi.
Untuk mengatur persediaan dagang ini bisa dikatakan susah susah gampang, jika persediaan yang ada jumlahnya berlebihan, maka persediaan tentu menimbulkan pengeluaran yang tinggi.
Karena itu, setiap barang yang disimpan pasti membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Namun, jika persediaan yang tersedia kurang, maka akan menghambat kegiatan produksi dan akhirnya menyebabkan kehilangan konsumen dan penjualan.
Adanya ketidakpastian terhadap waktu pemesanan, pasokan dari supplier hingga ketidakjelasan permintaan ini semua perlu diatur agar tidak timbul dalam sebuah perusahaan.
Karenanya diperlukan manajemen persediaan agar semua dapat dikendalikan.
Faktor yang Memengaruhi Persediaan
Sebelum membahas tentang manajemen persediaan, ada baiknya Anda mengetahui faktor-faktor yang memengaruhi tingkat persediaan seperti:
- Jumlah dana yang tersedia akan memengaruhi pembelian persediaan.
- Lead time, waktu tunggu barang yang dipesan
- Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan maka jumlah persediaan semakin kecil.
- Daya tahan persediaan, persediaan dengan daya tahan pendek seperti buah dan sayur harus segera dijual.
- Bencana, persediaan juga dipengaruhi dengan bencana misalnya bencana alam, wabah, atau bencana yang disebabkan oleh manusia seperti: kebakaran.
- Tingkat Penawaran dan juga tingkat permintaan.
Cara Menentukan Biaya Persediaan
Setelah mengetahui secara jelas mengenai apa itu manajemen persediaan, tentu akan kurang lengkap apabila tidak membahas cara menentukan biaya persediaan itu sendiri.
Inilah beberapa metode yang dapat digunakan untuk menentukan persediaan.
-
Metode FIFO (First In First Out)
Pada Metode First In First Out ini barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. Karena itu metode ini sesuai dengan arus biaya yang aktual.
Metode ini juga adalah metode yang paling sering digunakan dalam penilaian persediaan.
Metode ini juga menyesuaikan persediaan barang yang akan keluar tentunya akan sesuai dengan kegiatan produksi yang nilainya kurang lebih sama dengan harga yang pertama kali masuk.
Karenanya persediaan barang akhir akan sesuai dengan harga baru atau dengan urutan terakhir yang dibeli. Metode ini juga menggunakan metode perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP).
Ketika metode ini digunakan selama periode inflasi, maka biaya unit yang lebih awal masuk akan lebih rendah dibandingkan dengan biaya unit yang paling akhir. Karena itu juga FIFO ini akan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi.
-
Metode LIFO (Last In First Out)
Berbeda dengan metode FIFO, pada metode Last In First Out (LIFO) ini adalah sebuah metode pencatatan persediaan untuk mencatat persediaan yang terakhir dibeli akan dijual terlebih dahulu sedangkan persediaan yang pertama kali dibeli akan dikeluarkan di kemudian hari.
Satu hal yang perlu diingat bahwa perusahaan tidak lagi diperbolehkan untuk menggunakan metode Last In First Out dalam pencatatan persediaan miliknya.
Hal ini karena dengan menggunakan metode ini pajak perusahaan akan lebih kecil saat terjadinya inflasi.
-
Average
Metode average ini adalah metode yang biasa digunakan untuk melakukan perhitungan biaya per unit persediaan dengan cara rata-rata yang tertimbang.
Caranya dengan membagi jumlah biaya barang yang tersedia untuk dijual dengan jumlah unit yang akan dijual sehingga dapat lah biaya rata-rata per unit.
Setelah mengetahui biaya rata-rata per unit, maka langkah terakhir adalah dengan menghitung persediaan akhir dan beban pokok penjualan.
Penjelasan di atas merupakan sedikit tentang manajemen persediaan. Dengan manajemen persediaan kita dapat mengelola persediaan dengan biaya yang rendah.
Manajemen persediaan merupakan bagian penting dari perusahaan. Dengan adanya manajemen persediaan, aset perusahaan lebih terkontrol status dan kondisinya.
Misalnya di dalam perusahaan manufaktur. Persediaan bahan perlu dikontrol agar tidak sampai kehabisan. Karena jika kehabisan maka bisa menhambat proses produksi dan penjualan.
Tujuan dan Fungsi Manajemen Persediaan
Dari kegiatan di atas dapat kita ketahui bahwa tujuan dari manajemen persediaan adalah menyediakan persediaan dengan biaya yang minimum.
Selain itu, Anda juga harus memastikan persediaan untuk kegiatan operasional seperti produksi, penjualan, dan layanan kepada konsumen tidak terganggu meskipun biayanya minimum.
Tidak hanya itu, terdapat banyak tujuan lain yang dapat Anda manfaatkan dengan melakukan manajemen persediaan, diantaranya:
- Memastikan persediaan tersedia (safety stock).
- Mengurangi risiko keterlambatan dalam pengiriman persediaan, serta risiko harga yang fluktuatif.
- Memperoleh diskon dari pesanan dalam jumlah yang banyak.
- Menyesuaikan pembelian dengan jadwal produksi.
- Mengantisipasi perubahan yang terjadi pada penawaran maupun permintaan.
- Mengantisipasi permintaan mendadak.
- Menjaga jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga ketika barang sedang tidak musim perusahaan masih memiliki persediaan.
- Mengawasi persediaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, bisa dikembalikan ke supplier jika tidak cocok.
- Menjaga komitmen terhadap customer agar barang bisa diproduksi dengan waktu dan kualitas yang diminta.
- Menentukan kuantitas persediaan yang harus disimpan untuk berjaga-jaga.
Kelola Bisnis Trading dan Distribusi Secara Efektif. Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Metode Manajemen Persediaan
Terdapat empat metode yang dapat digunakan untuk melakukan manajemen persediaan, yaitu economic order quantity, periodic review, material requirement planning dan just in time. Berikut uraian singkatnya.
Economic Order Quantity (EOQ)
Economic Order Quantity merupakan salah satu metode manajemen persediaan. EOQ adalah jumlah pemesanan paling ekonomis.
Maksudnya jumlah pembelian barang yang dilakukan oleh perusahaan adalah sesuai dengan pesanan yang diterima. Jadi dapat meminimumkan jumlah pemeliharaan barang dan biaya pemesanannya.
Periodic Review
Pada metode ini yang harus Anda lakukan adalah memesan barang persediaan dengan jangka waktu (interval) yang sama.
Pertama yang harus Anda lakukan adalah membuat jadwal pemesanan barang. Pemesanan barang dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat.
Sehingga biaya yang akan dikeluarkan dapat diperkirakan sebelumnya.
Baca juga: Mengenal Sistem Inventory & Cara Mudah Pengelolaannya
Material Requirement Planning (MRP)
Metode MRP atau metode perencanaan kebutuhan material yaitu perencanaan dan pengendalian persediaan untuk menjamin material atau bahan baku selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan.
Metode MRP bertujuan untuk menjaga persediaan dalam jumlah yang sedikit. Karena jumlah persediaan sedikit maka biaya persediaan juga menjadi kecil.
Perencanaan yang dimaksud pada metode ini meliputi rencana penjadwalan pembelian, jadwal produksi dan pengiriman material.
Just In Time (JIT)
Metode ini merupakan metode di mana perusahaan tidak menyetok atau tidak memiliki persediaan. Just in time berasumsi jika perusahaan tidak memiliki persediaan, maka perusahaan tidak memiliki biaya/ beban atas persediaan.
Perusahaan mendatangkan bahan baku hanya pada saat dibutuhkan saja. Caranya adalah dengan bekerja sama dengan supplier/ pemasok bahan baku.
Anda harus menjalin hubungan yang baik dengan pemasok sehingga pada saat Anda membutuhkan persediaan maka pemasok akan segera memenuhi permintaan.
Kegiatan yang Dilakukan Manajemen Persediaan
Ada beberapa kegiatan utama yang dilakukan dalam manajemen persediaan, seperti:
- Memastikan persediaan yang ada cukup untuk periode berjalan.
- Memastikan persediaan dikelola dengan optimal.
- Biaya persediaan seefisien mungkin, efisiensi yang dimaksud di sini adalah perusahaan dapat memperkecil biaya persediaan.
Dari ketiga hal yang disebutkan di atas, tujuan utama dari manajemen persediaan adalah melakukan efisiensi biaya. Ujungnya adalah untuk membantu perusahaan menghasilkan laba yang lebih optimal.
Lalu, efisiensi yang ingin dicapai tersebut dapat memperkecil biaya persediaan. Jadi, apa sih biaya persediaan tersebut?
Biaya persediaan adalah biaya yang muncul akibat adanya pengadaan persediaan, penyimpanan hingga persediaan tersebut keluar (dijual atau digunakan) perusahaan.
Biaya persediaan ini sifatnya tidak boleh dianggap sepele mengingat jumlahnya bisa sangat besar apabila tidak dikelola dengan baik.
Pada umumnya biaya persediaan ini memiliki 4 kategori yang masing-masingnya memiliki tugas yang berbeda diantaranya:
- Biaya Pemesanan (Order Cost)
Biaya pemesanan merupakan biaya yang akan berkaitan dengan kegiatan pemesanan persediaan.
Biaya pemesanan ini biasanya mencakup seluruh biaya yang dikeluarkan mulai dari pertama kali order hingga barang yang dipesan tersebut tersedia di gudang.
-
- Biaya Komunikasi
- Biaya Pengiriman
- Biaya Packing
- Biaya Pemrosesan Pesanan
- Biaya Pemeriksaan Pemesanan
- Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)
Biaya ini adalah yang biaya yang dapat muncul dan dikeluarkan untuk menyimpan barang atau material yang sudah diorder sebelumnya.
Biaya penyimpanan ini dapat berubah sesuai dengan nilai persediaan yang disimpan. Beberapa contoh biaya penyimpanan ini diantaranya seperti:
-
- Biaya Fasilitas Penyimpanan
- Biaya Asuransi
- Biaya Keamanan
- Biaya Keusangan
- Biaya Penyusutan Persediaan
- Biaya Penurunan Harga
- Biaya Perhitungan Fisik dan Konsiliasi Laporan
- Biaya Penanganan Persediaan
- Biaya Pelaksana Gudang
- Biaya Kerusakan Barang
- Biaya Modal
- Biaya Persiapan (Set Up Cost)
Biaya persiapan atau set up cost akan muncul jika perusahaan dapat memproduksi barangnya sendiri atau material persediaan yang telah dibutuhkan. Beberapa contoh set up cost, yaitu:
-
- Biaya mesin yang sudah tidak berfungsi
- Biaya persiapan tenaga kerja
- Biaya surat menyurat
- Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan
- Biaya penjadwalan
- Biaya Kehabisan (Shortage Cost)
Manajemen persediaan kadang kali tentu akan kehabisan atau kekurangan karenanya biaya kekurangan atau yang biasa adalah disebut shortage cost akan muncul apabila bahan persediaan tidak tersedia.
Seperti contoh jika perusahaan menerima sebuah pesanan namun saat hendak akan diproduksi, ternyata tidak ada bahan bakunya sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi pesanannya.
Karena itu, terdapat peluang yang timbul akibat dari kekurangan persediaan tersebut seperti:
-
- Kehilangan Penjualan
- Kehilangan Pelanggan
- Kehilangan Pemesanan Khusus
- Biaya Pengiriman Khusus
- Produksi Terganggu
- Gangguan Jadwal Produksi
Baca juga: Aplikasi Manajemen Persediaan Yang Tepat Untuk Bisnis
Gunakan Software Akuntansi Jurnal untuk Memudahkan Anda dalam Melakukan Manajemen Persediaan
Anda juga dapat melakukan pengelolaan persediaan dengan bantuan software akuntansi online. Mekari Jurnal merupakan salah satu aplikasi stok gudang dan software akuntansi yang menyediakan fitur manajemen stok.
Dapatkan data jumlah stok, perhitungan persediaan, harga jual rata-rata dan notifikasi bila stok kosong secara langsung dan real time.
Anda dapat meng-update persediaan secara cepat dan mudah. Jurnal sebagai aplikasi pembukuan usaha menyediakan laporan tentang jumlah persediaan yang juga terintegrasi dengan laporan keuangan perusahaan.
Selain itu Anda juga dapat memanfaatkan:
- Cek jumlah dan status persediaan dengan mudah.
- Mengetahui barang terlaris dan paling menguntungkan.
- Penyesuaian stok barang untuk stock opname.
Dapatkan free trial software stok barang selama 14 hari di mana Anda bisa mencoba gratis aplikasi atau software akuntansi Jurnal untuk melakukan manajemen persediaan barang.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Itulah manajemen persediaan serta biaya apa saja yang muncul, di mana hal ini tentu adalah memiliki peran yang cukup penting dalam jalannya sebuah perusahaan.
Setelah mengetahui cukup jelas, tinggal bagaimana mengelola secara baik dan melakukan pengendalian persediaan yang dilakukan secara berkelanjutan termasuk dengan aplikasi inventory berbasis web.
Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
