Kenali Business Continuity Plan (BCP): Strategi Hadapi Krisis Bisnis

Ada saat dimana bisnis Anda mengalami krisis. Misalnya ketika bencana alam, krisis moneter, atau bahkan krisis kesehatan karena pandemi global COVID-19. Sebagai langkah strategis agar perusahaan dapat bertahan dalam krisis, Anda perlu merancang Business Continuity Plan (BCP). Lalu apa sebenarnya Business continuity Plan (BCP)?

Definisi Business Continuity Plan (BCP)

Business Continuity Plan (BCP) sendiri adalah strategi atau proses penyusunan sistem preventif dan kuratif dalam rangka mengurangi atau mencegah dampak terjadinya krisis terhadap aktivitas bisnis yang normal. 

Rencana strategis BCP menekankan pada fungsi sumber daya manusia atau sumber daya aset agar tetap berjalan di tengah-tengah krisis. Adapun krisis yang dimaksud adalah bencana alam, bencana kemanusiaan seperti peperangan, krisis moneter, krisis politik, krisis keamanan siber, dan krisis kesehatan seperti pandemi global.

Tools yang digunakan dalam melakukan perencanaan bisnis berkelanjutan (BCP) bermacam-macam. Contohnya Anda dapat menggunakan Ishikawa’s fishbone, VUCA, atau OODA loop. Pada dasarnya kegiatan BCP adalah mengidentifikasikan masalah dan membuat kebijakan cepat dalam menghadapi masalah tersebut.

Di Indonesia sendiri belum ada badan independen yang dapat menanggulangi krisis bisnis. Namun di beberapa negara seperti di Amerika Serikat memiliki US Federal Reserve Board dan di Singapura ada Monetery Authority of Singapore. Badan-badan tersebut berperan dalam menyusun langkah strategis dalam menanggulangi krisis yang selanjutnya menjadi pedoman pelaku bisnis atau institusi di bawahnya.

Tujuan dan Ruang Lingkup Business Continuity Plan (BCP)

Tujuan BCP adalah untuk memperkecil efek peristiwa mengganggu tersebut pada operasional perusahaan dan mengurangi risiko kerugian keuangan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam proses pemulihan sesegera mungkin dari suatu peristiwa yang mengganggu. BCP juga membantu memperkecil biaya yang berhubungan dengan peristiwa yang mengganggu tersebut dan mengurangi risiko yang berhubungan dengan itu.

Sebelum menyusun BCP, Anda perlu memperhatikan ruang lingkup yang kemungkinan terdampak oleh krisis. Adapun ruang lingkup tersebut adalah:

Sumber Daya Manusia

Dalam hal ini adalah karyawan. Contohnya dalam kasus COVID-19, bagaimana melindungi keselamatan dan kesehatan karyawan dan bagaimana tata kelola dan distribusi kerja karyawan. Perusahaan juga perlu memikirkan kesejahteraan karyawan seperti gaji dan juga insentif kesehatan.

Proses

Dalam hal ini adalah proses bisnis. Saat mengalami krisis, sudah pasti proses bisnis pada perusahaan terdampak akan berubah. Misalnya dalam kasus COVID-19 dimana anjuran physical distancing harus diberlakukan sehingga perilaku konsumen pun juga berubah.

Lokasi

Lokasi meliputi tempat proses bisnis seperti tempat kerja semasa krisis, apakah perlu work from home, lokasi suplai, lokasi penyimpanan data dan juga lokasi sasaran pasar.

Teknologi

Teknologi meliputi proses dan tools yang digunakan dalam menunjang kinerja dan keamanan bisnis. Misalnya teknologi customer relationship management, HR management, supply chain management, hingga software akuntansi.

Ruang lingkup di atas bertujuan agar manajemen mengetahui bagian apa yang harus dikendalikan, dianalisis, dan juga dipulihkan dengan cepat agar bisnis dapat terus dijalankan. Tidak menutup kemungkinan pengusaha menganalisis keempatnya karena memang ruang lingkup tersebut saling berkaitan.

Baca juga: Atasi Krisis Bisnis saat Pandemi dengan OODA Loop

Langkah Melakukan BCP

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam business continuity plan adalah sebagai berikut:

Risk assessment

Tahap ini perusahaan harus menganalisis risiko terdampak menggunakan ruang lingkup risiko. Perusahaan juga perlu mengamati lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhi kinerja bisnis. Selain itu asesmen risiko pada tubuh organisasi perusahaan juga perlu dilakukan

Business Impact Analysis

Business Impact Analysis (BIA) adalah suatu proses menentukan dan mendokumentasikan dampak bisnis dari gangguan terhadap kegiatan yang mendukung produk dan layanan utama. Dampak bisnisnya dapat berupa revenue dan non-revenue (stakeholder/pelanggan, regulasi dan reputasi). BIA akan menghasilkan daftar krisis aplikasi pada IT, krisis pada fasilitas, krisis proses bisnis pada customer service dan business support.

Metode dalam membangun Business Impact Analysis adalah membuat daftar seluruh sistem atau fasilitas atau aktivitas, lalu menentukan tingkat dampak (high, low, medium) dan jangka dampak (long dan short), dan terakhir menentukan sistem aplikasi atau aktivitas kritis.

Perencanaan

Rencana meliputi rencana alternatif yang dapat diimplementasikan saat krisis. Rencana juga meliputi proses kebijakan yang dibentuk oleh perusahaan dan juga mengacu dengan kebijakan pemerintah. Perencanaan harus dilakukan secara komprehensif dan mencakup semua bisnis mulai dari proses hingga keuangan. Perencanaan ini bersifat parsial, artinya hanya unit tertentu yang terdampak misalnya marketing, keuangan, atau people management.

Pengembangan rencana

Dalam pengembangan rencana, perusahaan harus memikirkan langkah strategis perusahaan pasca-krisis atau saat recovery. Pada tahap ini perlu peran dari seluruh elemen organisasi bisnis terlibat mulai dari manajemen tingkat atas hingga karyawan pada tingkat bawah.

Testing dan audit

Setelah BCP disusun, BCP juga harus diuji coba dengan mengimplementasikan langsung pada situasi krisis. Setelah diimplementasi, perusahaan juga perlu melakukan audit. Hal ini dilakukan untuk mengetahui seberapa efektif strategi yang dijalankan.

Baca juga: Strategi Jitu agar UKM Bisa Bertahan Hadapi Krisis Akibat Corona

Itulah pengetahuan singkat mengenai business continuity plan (BCP) sebagai strategi hadapi krisis bisnis. Seperti yang dikatakan sebelumnya, teknologi merupakan salah satu ruang lingkup krisis yang perlu menjadi perhatian apalagi jika teknologi itu menyangkut tentang keuangan.

Jurnal sebagai salah satu software akuntansi yang telah dipercaya oleh ratusan perusahaan bahkan bisnis UKM sebagai tools keuangan. Jurnal juga siap membantu Anda dalam menghadapi krisis dengan memberikan kemudahan dalam membuat laporan keuangan, invoice, dan juga perhitungan suplai barang.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Jurnal di website Jurnal atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Jurnal secara langsung. Cukup ketuk banner di bawah ini untuk mendapatkan promo kesempatan bonus berlangganan Jurnal selama 60 hari dan diskon 35% (Min subscribe 12 bulan). Salam sehat dan produktif selalu!

apa itu social distancing dan strategi bisnis


PUBLISHED13 Apr 2020
Hafidh
Hafidh

SHARE THIS ARTICLE: