Tingkat ketertarikan industri atau jasa akuntansi pada layanan berbasis cloud terus mengalami perkembangan.
Industri atau jasa akuntansi yang menunjukkan ketertarikan dimulai dari service pembukuan online, hingga aplikasi lunak akuntansi dengan fitur lengkap.
Bahkan dalam buku elektronik e-book Intuit berjudul The Appification of Small Business tertulis, 78% bisnis kecil akan beroperasi sepenuhnya menggunakan layanan cloud pada 2020.
Apa itu cloud?
Cloud merupakan kumpulan server fisik dengan jaringan yang aman.
Pelanggan dapat mengunggah dan mengakses data yang mereka simpan dari mana saja. Layanan keamanan cloud melindungi data dari pengakses yang tidak diijinkan.
Miliaran orang menggunakan layanan berbasis cloud. Misalnya saja Gmail, Flickr, iCloud dari Apple, Microsoft OneNote, dan banyak lainnya.
Anda dapat mengakses dan menyimpan gambar, surat elektronik, arsip multimedia, dan lain sebagainya ke dalam akun. Syaratnya adalah keterhubungan dengan jaringan internet.
Apa yang mempengaruhi kepuasan pengguna terhadap layanan cloud?
Ada beberapa hal tapi secara garis besar, pengguna internet menginginkan layanan cloud yang mampu menjamin keamanan, privasi, dan dapat diandalkan.
Bila Anda akan menggunakan layanan berbasis cloud, Anda bisa menggunakan pertimbangan berikut ini.
Ke mana data akan disimpan?
Kata cloud akan membuat Anda terbayang data yang disimpan dan terbang di lapisan atmosfer, sambal menunggu pihak yang akan menggunakannya.
Bayangan seperti itu memang tampak menarik karena imajinatif, tetapi kenyataannya tidak demikian.
Data sebenarnya disimpan di dalam perangkat komputer server di dalam suatu ruangan yang kondusif.
Konektivitasnya pada Anda terhubung lewat jaringan data internet. Fitur keamanan cloud akan menyimpan informasi sekaligus menjaganya agar tetap hanya bisa diakses pihak yang diijinkan.
Server bisa saja tersebar di berbagai negara atau bahkan benua berbeda.
Tujuannya untuk mempermudah pemilik data untuk mengakses data dengan cepat dengan memilih server terdekat.
Karena letak server yang berbeda, pastikan penyedia jasa cloud Anda mematuhi regulasi di tempat ia berdiri. Tujuannya agar layanan cloud tidak dimatikan oleh otoritas hukum di wilayah tersebut.
Bagaimana cara agar data tetap aman?
Pemilik layanan cloud haruslah memiliki metode agar membuat data-data yang disimpan di server miliknya tetap aman. Salah satunya adalah dengan menyalin data di server berbeda.
Tujuannya untuk mengantisipasi hilangnya data apabila server utama yang menyimpan data Anda, sedang bermasalah. Masalah dapat berupa maintenance, musibah, bencana alam, dan lain sebagainya.
Apakah Anda mengenal Amazon Web Service, Google, dan Windows Azure?
Mereka adalah contoh penyedia jasa layanan cloud dengan sertifikasi keamanan dari pemerintah dunia.
Sertifikasi tersebut melibatkan standar regulasi dan aturan operasional yang ketat. American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), misalnya.
AICPA menciptakan seperangkat standar pelaporan organisasi layanan internasional yang dikenal sebagai SSAE 16 dan ISAE 3402 untuk melindungi data pengguna layanan di cloud.
Organisasi yang dipercayakan dengan informasi keuangan sensitif pelanggan mereka, tidak memiliki margin untuk kesalahan dan diharuskan oleh undang-undang untuk melindungi data sekuat industri perbankan.
Baca juga: Cloud ERP: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaat
Bagaimana menjaga data tetap aman dari pihak pengguna?
Penyedia layanan cloud memang telah berusaha membuat layanan mereka sebaik dan seaman mungkin, tetapi bagaimana dengan pemilik data itu sendiri?
Sky High Network dalam buku putihnya mencatat 89,6% organisasi memiliki setidaknya satu insiden ancaman dari orang dalam setiap bulan.
Ini bisa disebabkan oleh tindak kriminal terselubung, tetapi biasanya terdiri dari peristiwa di mana informasi sensitif diberikan kepada orang yang salah.
Anda sebaiknya mempertimbangkan penerapan kebijakan yang mengharuskan pengguna untuk mengubah kata sandi secara berkala.
Termasuk menggunakan platform yang secara otomatis mengeluarkan pengakses dari sistem Anda saat tidak digunakan. Enkripsi tingkat militer, tingkat izin pengguna terbatas dan cadangan reguler menambah tingkat keamanan tambahan untuk data yang disimpan di cloud.
Data akuntansi dalam layanan cloud, paling rentan saat bergerak antara server penyimpanan, juga komputer atau aplikasi Anda.
Penyedia penyimpanan cloud mengenkripsi data saat bepergian bolak-balik dengan menyandikannya melalui cara yang membuatnya tidak dapat dibaca kecuali sistem penerima memiliki kunci yang mampu membuka kunci kode.
Sebagian besar platform berbasis cloud modern, memiliki fitur dekripsi yang dibangun langsung ke dalam platform.
Ada juga metode otentikasi multi-faktor, yaitu metode perlindungan data pelanggan yang mengharuskan pengguna untuk memverifikasi identitas mereka dengan lebih dari satu cara. T
ujuannya untuk mencegah akses sistem yang tidak sah. Seringkali sesederhana mengatur pengaturan akun cloud, dapat secara otomatis memicu email atau teks verifikasi ketika mereka mencoba masuk.
Menggunakan perangkat pemantauan aktivitas dan online dapat menunjukkan kepada Anda siapa yang mengakses sistem.
Termasuk apa yang mereka lakukan begitu mereka tiba di sana. Pemantauan yang cermat akan membantu mengidentifikasi dan memecahkan masalah keamanan dengan cepat ketika masalah tersebut muncul.
Untuk lapisan pelindung tambahan dari intrusi yang tidak sah, pertimbangkan alat anti-malware.
Banyak platform berbasis cloud sudah menyertakan fitur-fitur ini dan mereka juga tersedia untuk dibeli dari perusahaan yang terspesialisasi dalam keamanan data.
Apakah ruang penyimpanan cloud dapat diandalkan?
Ada laporan dari Microsoft bahwa 75% pebisnis profesional, sangat mengandalkan layanan cloud ketika mereka mengetahui fitur-fitur yang ditawarkan.
Alhasil word of mouth semakin tersebar dan dalam industri jasa akuntansi, rekomendasi positif sangat berdampak besar.
Bagaimana layanan cloud beroperasi dari segi hukum?
Ketika akuntan siap untuk pindah dan menggunakan layanan cloud, ada beberapa masalah hukum yang perlu diingat.
AICPA mengingatkan para akuntan bahwa mereka terikat secara hukum dan etis untuk melindungi informasi sensitif serta rahasia klien mereka.
Lembaga ini menyarankan perusahaan-perusahaan akuntansi untuk berhati-hati ketika memilih vendor layanan cloud.
Sekaligus menulis klausa langsung ke dalam kontrak layanan yang mengharuskan vendor memanggul tanggung jawab dan tanggung jawab hukum untuk kerahasiaan data.
Apa tren terkini dan praktik terbaik?
Sebuah survei dari Lembaga Kforce terhadap organisasi akuntansi Amerika Serikat menemukan 28% responden sudah berinvestasi dalam layanan cloud untuk aplikasi keuangan.
Belum lagihitungan 20% yang sedang mempertimbangkan untuk mengadopsinya di masa depan.
Sebuah nasehat untuk praktik terbaik penggunaan layanan cloud adalah sebagai berikut.
Pertama, berhati-hati terhadap malware. Meng-klik tautan atau membuka lampiran dalam surat elektronik dari orang yang tidak dikenal dapat menyebabkan pelanggaran data.
Kedua, ubah kata sandi Anda sesering mungkin dan jangan gunakan kembali kata sandi yang sama di beberapa situs berbeda.
Terakhir, ajukan pertanyaan pada penyedia layanan cloud Anda. Jangan ragu untuk menggali informasi mengenai audit dan peraturan keamanan, server cadangan, praktik keamanan fisik, dan otentikasi dua faktor.
Itulah enam pertimbangan yang setidaknya bisa jadi masukan pada Anda. Apalagi ketika Anda bekerja dalam bidang yang berhubungan erat dengan informasi confidential dan melibatkan uang dalam jumlah besar.
Secara ringkas, layanan cloud yang Anda pilih haruslah penyedia layanan dengan performa yang dapat diandalkan, keamanan terjamin, serta dapat diakses kapan saja Anda membutuhkan demi mendukung keuntungan perusahaan yang optimal.
Jurnal merupakan salah satu software akuntansi berbasis cloud yang dapat membantu Anda mengelola bisnis kapan dan di mana saja, juga mengakses data secara realtime.
Jurnal memiliki beragam fitur mulai dari software gudang hingga aplikasi laporan keuangan yang lengkap dan akurat.
Segera miliki dan rasakan akselerasi bisnis Anda yang akan berkembang pesat menggunakan software akunting dari Jurnal.
Daftar Jurnal sekarang dan dapatkan free trial hingga 14 hari!
