Indirect Spend Dalam Bisnis: Apa Itu dan Bagaimana Mengelolanya! Spending atau pengeluaran dalam sebuah bisnis terbagi menjadi dua, yaitu direct spending dan indirect spending. Apa bedanya? Terkadang, istilah ini juga dikenal dengan direct dan indirect procurement, yang keduanya merupakan konsep berbeda namun saling berkaitan erat. Secara konsep, kedua jenis ini mencakup komponen, fungsi, dan proses yang berbeda dalam aktivitas bisnis dan mempengaruhi pencatatannya dalam akuntansi. Pada kali ini, Mekari Jurnal akan menjelaskan lebih dalam mengenai indirect spending dalam bisnis dan bagaimana pengelolaannya secara komprehensif. Apa Itu Indirect Spend? Indirect spend atau biaya tidak langsung, adalah jenis pengeluaran yang tidak secara langsung dialokasikan pada produk atau proyek perusahaan. Artinya, biaya ini mendukung operasional umum, namun tidak berkaitan dengan produk atau layanan secara langsung atau spesifik. Istilah yang mengacu pada jenis pengeluaran ini cukup bervariasi, mulai dari indirect spending, indirect procurement, indirect cost atau indirect overhead. Contoh Biaya yang Termasuk Indirect Spend Berikut adalah beberapa komponen biaya yang termasuk ke dalam indirect spending, yakni: Biaya Utilitas: termasuk pengeluaran untuk listrik, air, dan utilitas lain yang digunakan di seluruh fasilitas perusahaan sehari-hari Pemeliharaan Gedung: biaya perawatan dan perbaikan gedung yang tidak terkait dengan produksi atau layanan tertentu Biaya Administrasi Kantor: pengeluaran untuk perlengkapan kantor, gaji staf administrasi, dan biaya operasional lainnya Pemasaran dan Distribusi: biaya yang berkaitan dengan promosi produk dan distribusi yang tidak dapat dialokasikan langsung ke produk tertentu Baca Juga: Mengenal Perbedaan Antara Fixed Cost dan Variable Cost dalam Bisnis Masalah Yang Sering Bisnis Hadapi dalam Mengelola Indirect Spend Meskipun biaya-biaya dalam indirect spending tidak dapat langsung dialokasikan dan penting untuk operasional, pengelolaan biaya ini sering menemui beberapa tantangan, di antaranya: 1. Pengeluaran Terdesentralisasi Indirect spend seringkali tidak langsung tersebar ke berbagai departemen dalam organisasi. Ini akan menyulitkan melihat gambaran keseluruhan mengenai total pengeluaran dan mengidentifikasi area yang mungkin mengalami pemborosan. Tanpa sistem yang terpusat, pemantauan dan pengendalian biaya menjadi lebih kompleks. Baca Juga: Biaya Langsung dan Tidak Langsung dalam Akuntansi Bisnis 2. Pelacakan dan Analisis Manual Beberapa industri dan kebanyakan skala bisnis kecil masih melacak pengeluaran secara manual, seperti mengumpulkan faktur dan mencocokkan pengeluaran. Ini terbukti memerlukan waktu dan rentan terhadap kesalahan dan dapat menghambat efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan biaya. 3. Kontrol Anggaran yang Terbatas Terbatasnya pengendalian atas anggaran yang ditetapkan dapat menghambat kemampuan untuk mengidentifikasi penyimpangan anggaran dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan. 4. Kesulitan dalam Mengidentifikasi Peluang Penghematan Kurangnya visibilitas terhadap pola pengeluaran dan faktor penyebab biaya membuat sulit bagi organisasi untuk mengidentifikasi peluang pengurangan biaya. Tanpa data yang jelas, negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik juga menjadi tantangan. Oleh karena itu, mengatasi tantangan yang telah disebutkan di atas memerlukan pendekatan strategis berdasarkan analisis mendalam. Salah satu alternatif yang dapat membantu ini adalah dengan mengadopsi sistem manajemen pengeluaran yang terintegrasi dan dapat melakukan proses otomatisasi dalam berbagai proses operasional. Baca Juga: Manajemen Pengeluaran: Mengapa Perencanaan dan Analisis Keuangan Penting dalam Sebuah Bisnis? Studi Kasus Penyelesaian Masalah Pengelolaan Indirect Spend Sebuah perusahaan bernama PT Jurnal Karya merupakan sebuah firma layanan profesional yang tengah berkembang pesat dengan beberapa kantor cabang. Menyadari pentingnya mengelola indirect spending secara lebih efektif. Biaya-biaya seperti perlengkapan kantor, utilitas, dan biaya profesional atau tenaga ahli menjadi bagian dari pengeluaran ini. Namun, dalam pengimplementasiannya mereka menghadapi kesulitan dalam menjalankan proses operasional yang cukup kompleks, seperti: Melacak pengeluaran tersebut karena masih menggunakan cara manual Kesulitan dalam menganalisis pola pengeluaran yang akurat Menidentifikasi peluang untuk menghemat biaya Baca Juga: Apa yang Menghambat Direct Spending dalam Bisnis dan Solusi dari Mekari Jurnal Tips Mengelola Biaya Tidak Langsung dengan Efektif Perusahaan dapat menerapkan beberapa strategi efektif yang dapat membantu organisasi mencapai efisiensi biaya dan transparansi keuangan. Beberapa tips pengelolaan ini, seperti: 1. Sentralisasi Visibilitas Pengeluaran Sistem yang terintegrasi memungkinkan bisnis untuk melacak, menganalisis, dan mengkategorisasikan indirect spend di seluruh departemen untuk mendapatkan visibilitas menyeluruh mengenai aliran dana. 2. Mengotomatiskan Pelacakan dan Analisis Aktivitas operasional akan semakin efektif jika sistem dapat menjalankannya secara otomatis. Dengan ini, proses pelacakan dan analisis pengeluaran tidak tergantung pada proses manual dan perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan dan menghemat waktu. 3. Meningkatkan Kontrol Anggaran Manfaatkan alat pendukunga yang memungkinkan manajemen dapat memantau perputaran pengeluaran secara real-time. Pendekatan ini memastikan pengeluaran dapat berjalan dalam batas yang direncanakan dengan anggaran yang telah ditetapkan. 4. Mengidentifikasi Peluang Penghematan Biaya Bisnis dapat mengidentifikasi faktor penyebab biaya keluar dan menemukan peluang untuk mengoptimalkannya sekecil mungkin. Misalnya, bernegosiasi ulang dengan vendor untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik atau mengidentifikasi proses internal yang dapat ditingkatkan efisiensinya. Implementasi strategi-strategi di atas bertujuan untuk mencapai pinsip manajemen pengeluaran yang efektif. Tanpa disadari, tips di atas berkaitan erat dengan mengadopsi teknologi terkini yang dapat membantu pengelolaan pengeluaran berjalan otomatis dan efektif, salah satu alternatinya adalah Mekari Jurnal. Mekari Jurnal Solusi Bisnis dalam Mengelola Indirect Spend yang Efektif Lalu, apa solusi terbaik untuk dapat mengelolanya? Salah satu solusi efektif dan investasi jangka panjang bagi PT Jurnal Karya dalam mengelola indirect spending adalah dengan memanfaatkan fitur akuntansi komprehensif pada Mekari Jurnal. Apa saja fitur-fitur yang berguna untuk mengoptimalkan biaya? 1. Pelacakan dan Kategorisasi Pengeluaran Mekari Jurnal memungkinkan bisnis untuk melacak semua pengeluaran tidak langsung, termasuk utilitas, perlengkapan kantor, dan biaya profesional. Mereka dapat mengkategorikan pengeluaran berdasarkan jenis biaya pengeluaran, akun yang digunakan, syarat pembayaran, dan dimensi relevan lainnya, memberikan visibilitas yang mendetail tentang pola pengeluaran mereka. Proses pengeluaran juga dapat diatur dengan tingkat persetujuan pengeluaran berdasarkan kebijakan perusahaan. 2. Penganggaran dan Pengendalian Biaya Mekari Jurnal memungkinkan bisnis untuk menyusun anggaran yang detail untuk berbagai kategori pengeluaran tidak langsung dan melacak pengeluaran aktual dibandingkan dengan anggaran tersebut secara real-time. Hal ini memfasilitasi pengendalian biaya secara proaktif dan memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi dan menangani kelebihan biaya dengan cepat. 3. Manajemen Anggaran (Penyiapan dan Laporan Anggaran) Menyiapkan anggaran bulanan hingga 24 bulan, dan mengatur anggaran sesuai dengan CoA yang ditentukan untuk rekonsiliasi akuntansi yang lebih sederhana. Baca Juga: Manajemen Anggaran (Budget Management): Panduan Lengkap 4. Pembayaran Faktur Terintegrasi dan Rekonsiliasi Otomatis Otomatisasi rekonsiliasi data pengeluaran dari berbagai sumber, seperti laporan bank dan faktur, mengurangi entri data manual dan meningkatkan akurasi. Anda juga dapat mencoba fitur invoice generator buatan Mekari Jurnal secara gratis, loh! Klik di sini sekarang juga! 5. Mekari Pay Mekari Pay mendukung sistem yang memudahkan perusahaan untuk membayar pengeluaran kepada vendor dengan berbagai metode pembayaran. 6. Cashlink Fitur yang memfasilitasi rekonsiliasi bank, di mana mutasi rekening perusahaan dapat ditarik secara otomatis ke Jurnal, tanpa perlu mencetak mutasi rekening untuk melakukan rekonsiliasi bank. Mekari Jurnal telah bekerja sama dengan beberapa bank untuk penarikan data mutasi rekening otomatis. 7. Pelaporan dan Analitik Fitur pelaporan dan analitik di platform ini memberikan wawasan yang berharga tentang tren pengeluaran tidak langsung dan faktor penyebab biaya, memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data. Apa Dampaknya Bagi Bisnis? Jika bisnis dapat mengimplementasi Mekari Jurnal secara optimal, maka akan memberikan dampak positif yang signifikan bagi manajemen indirect spen mereka. Bisnis perusahaan akan mencapai beberapa aspek kunci berikut. Visibilitas pengeluaran meningkat dan memperoleh gambaran komprehensif atas kinerja pengeluaran tidak langsung di semua departemen Peningkatan efisiensi karena proses operasional untuk melacak dan menganalisa sudah berbasis otomatis Perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengelola selisih biaya secara proaktif Bisnis mendapatkan wawasan bisnis yang mendalam dan pola pengeluaran yang akurat Kinerja keuangan akan meningkat karena berhasil mencapai kontrol yang ideal atas indirect spend yang sedang berjalan Secara keseluruhan, Mekari Jurnal telah terbukti menjadi solusi efektif dalam meningkatkan manajemen pengeluaran dan kinerja keuangan, khususnys indirect spend, dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, untuk menghemat waktu dalam memiliki software apa yang cocok untuk mengelola pengeluaran, maka aplikasi akuntansi Mekari Jurnal adalah solusinya. Hal ini tidak lain karena Mekari Jurnal adalah software akuntansi yang telah terintegrasi penuh dengan berbagai operasional bisnis, seperti perpajakan dan supply chain. Bila Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Mekari Jurnal, silahkan hubungi tim ahli kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga. Konsultasi Dukungan Pengelolaan Biaya dengan Fitur Unggulan Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Stekom, “Biaya Langsung Vs Biaya Tidak Langsung”. Thomasnet, “Direct vs. Indirect Spend: A Closer Look at the Key Differences”. Spendesk, “Direct vs indirect spend: key differences & how they’re managed”.
