Sistem Procurement: Pengertian, Pentingnya, dan Sinergi dengan Mekari Jurnal Pada era digitalisasi pada bidang supply chain management, bisnis berinovasi dan beradaptasi untuk meningkatkan produktivitas dengan membangun sistem procurement yang tangguh. Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, pengadaan yang efisien dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Sistem procurement yang tangguh bukan hanya sekadar alat, tetapi aset strategis yang menyederhanakan proses pembelian, meningkatkan pengendalian biaya, dan mendorong efisiensi operasional. Sudah banyak survei dan laporan yang membuktikan dengan menerapkan sistem procurement berbasis otomatis, mampu mengurangi waktu pengerjaan sebesar 50% dan biaya hingga 20%. Jika melihat landscape bisnis yang serba cepat saat ini, ini dapat menjadi solusi untuk memastikan keberhasilan perusahaan terus berlangsung dan tetap memperoleh keunggulan kompetitif di pasar. Pengertian Sistem Procurement Sistem procurement adalah sebuah solusi perangkat lunak komprehensif yang dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan seluruh siklus pembelian. Cakupan tahapannya mulai dari identifikasi kebutuhan dan pengadaan pemasok hingga pemenuhan pesanan dan pemrosesan pembayaran. Melalui pemusatan kegiatan-kegiatan ini, sistem meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan transparansi, sehingga memungkinkan bisnis untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik, meminimalkan kesalahan manual, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan internal dan eksternal. Sistem ini mempercepat pemrosesan pesanan, membina hubungan pemasok yang lebih kuat melalui pembayaran tepat waktu dan pelacakan kinerja, serta memberikan wawasan data yang berharga untuk pengambilan keputusan strategis. Dalam lanskap persaingan saat ini, sistem pengadaan yang efektif sangat penting untuk mendorong keunggulan operasional, penghematan biaya, dan skalabilitas, yang pada akhirnya memberikan bisnis keunggulan signifikan dalam mengelola rantai pasokan mereka secara efisien dan efektif. Simak Lebih Lanjut: Mengenal e-Procurement pada Bisnis Pentingnya Sistem Procurement dalam Supply Chain Management (SCM) Procurement menjadi tahapan pertama dalam proses pengelolaan supply chain sehingga memiliki peran yang vital dalam keberlangsungannya. Kesalahan yang terjadi pada bagian pengadaan tentu akan turut memberikan dampak kepada tahap-tahap lainnya, sehingga perlu ada manajemen risiko yang baik pada bagian ini. Risiko terbesar yang akan mempengaruhi seluruh operasional bisnis mencakup pemborosan sumber daya dan membengkaknya biaya yang harus dikeluarkan. Melalui adanya sistem procurement yang efektif, maka beberapa peluang dapat dirasakan oleh bisnis, seperti: 1. Penghematan Biaya Implementasi sistem procurement yang berhasil nyatanya mampu mengurangi biaya supply chain secara keseluruhan dengan efektif. Optimalnya pemilihan pemasok yang tepat dan negosiasi kontrak kerja dengan persyaratan yang menguntungkan menjadi faktor pendukung biaya semakin terjangkau. Sistem ini membantu menghilangkan pengeluaran yang berlebihan dan merampingkan pembelian, sehingga menghasilkan penghematan finansial yang substansial. 2. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas Setelah berhasil menemukan pemasok yang tepat dan kontrak yang menguntungkan, bisnis umumnya akan lebih sering menjalankan tugas-tugas yang repetitif. Melalui sistem procurement, tugas-tugas tersebut dapat berjalan secara langsung dan otomatis seperti memproses pesanan atau pengelolaan faktur. Hal ini menghasilkan pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan respons yang lebih gesit terhadap perubahan permintaan, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 3. Peningkatan Transparansi Sistem pengadaan terpusat melacak dan mendokumentasikan setiap aktivitas pengadaan dengan cermat. Peningkatan transparansi ini memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan standar peraturan, sekaligus mencegah penipuan dan kesalahan. 4. Hubungan Pemasok yang Lebih Kuat Evaluasi pemasok otomatis dan pelacakan kinerja mendorong kemitraan yang lebih andal dan kolaboratif. Pembayaran tepat waktu dan komunikasi yang jelas meningkatkan kepercayaan dan kerja sama pemasok, sehingga memperlancar potensi gangguan dalam rantai pasokan. 5. Wawasan Data yang Dapat Ditindaklanjuti Fitur analitik dan pelaporan tingkat lanjut memberikan wawasan berharga tentang pola pengeluaran, kinerja pemasok, dan tren pengadaan. Data ini mendukung pengambilan keputusan strategis dan membantu menyempurnakan strategi pengadaan agar lebih selaras dengan tujuan organisasi. 6. Skalabilitas dan Fleksibilitas Sistem pengadaan yang tangguh dapat ditingkatkan seiring dengan meningkatnya volume transaksi dan beradaptasi dengan kebutuhan rantai pasokan yang terus berkembang. Fleksibilitas ini memastikan bahwa sistem tetap efektif seiring dengan perluasan bisnis dan persyaratan pengadaan yang semakin kompleks. Simak Lebih Lanjut: Rekomendasi Software Purchasing Terbaik Sistem Procurement yang Fokus ke Pengelolaan Pengadaan Strategis Sistem procurement sangat penting dalam membangun pengadaan strategis dengan membekali organisasi dengan berbagai alat canggih untuk perencanaan jangka pendek maupun panjang. Memanfaatkan basis analitik data untuk memberikan wawasan mendalam tentang pola pengeluaran, kinerja pemasok, dan tren pasar. Dengan mengintegrasikan data historis dan alat peramalan, sistem procurement membantu organisasi mengantisipasi kebutuhan masa depan, menyelaraskan strategi pengadaan dengan tujuan bisnis yang lebih luas, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. Selain perencanaan, sistem procurement memperkuat hubungan vendor melalui manajemen dan alat komunikasi yang kuat. Pelacakan kinerja dan mekanisme umpan balik yang teratur membantu mempertahankan tingkat layanan yang tinggi dan menumbuhkan kepercayaan dengan pemasok. Dengan menggabungkan kemampuan ini, sistem procurement tidak hanya meningkatkan efektivitas operasional tetapi juga mendukung penyelarasan strategis dan manajemen risiko di seluruh rantai pasokan. Komponen Utama dalam Sistem Procurement Procurement sendiri merupakan sebuah kegiatan yang memiliki cakupan mulai dari mengidentifikasi kebutuhan operasional, mencari vendor, membuat pesanan, mendistribusikan, dan mengevaluasi proses pembelian perusahaan. Kompleksnya kegiatan ini tentunya membuat perusahaan tidak bisa mengesampingkan keberadaannya, baik pada bisnis kecil maupun besar sekalipun. Oleh karena itu, di era supply chain 4.0 ini, perusahaan sudah berinovasi dengan mengimplementasikan teknologi terbarukan untuk menunjang produktivitasnya, yaitu software cloud untuk procurement. Apa saja fitur-fitur yang umumnya harus ada dalam sistem perangkat lunak procurement? 1. Manajemen Vendor/Supplier Fitur ini mencakup modul untuk pendaftaran dan orientasi pemasok, di mana perusahaan dapat dengan mudah mencatatkan pemasok baru, mengumpulkan dokumentasi yang diperlukan, dan memverifikasi kredensial mereka. Alat pelacakan kinerja juga memungkinkan organisasi untuk memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok dari waktu ke waktu menggunakan berbagai metrik dan indikator kinerja utama (KPI). 2. Sourcing & Procurement Komponen dari sistem procurement yang difokuskan untuk memfasilitasi perolehan barang dan jasa. Ini mencakup berbagai alat untuk mengelola Permintaan Proposal (Requests for Proposal) dan Permintaan Penawaran (Requests for Quotation), yang memungkinkan pengguna untuk membuat, mendistribusikan, dan menilai dokumen-dokumen ini secara efisien. Pada dasarnya bagian ini juga mencakup bid management atau manajemen penawaran untuk membantu dalam bernegosiasi dan mengawasi jalannya kontrak sesuai dengan standar perusahaan. 3. Manajemen Pesanan Pembelian Purchase order management merupakan hal yang penting untuk memastikan kelancaran operasi pengadaan. Komponen ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan menyetujui purchase order (PO) dengan proses yang efisien, memastikan keakuratan dan efisiensi. Terdapat juga sistem untuk melacak pesanan dengan menyediakan visibilitas secara realtime, termasuk manajemen tanda terima untuk memverifikasi penerimaan barang atau jasa. 4. Manajemen Faktur dan Pembayaran Fitur ini berfokus untuk mendukung pencatatan dan pengelolaan keuangan yang terjadi pada proses pengadaan berlangsung. Sistem pencocokan faktur otomatis memastikan bahwa faktur secara akurat sesuai dengan pesanan pembelian dan tanda terima, meminimalkan kesalahan dan ketidaksesuaian. Selain itu, fitur pelaporan pengeluaran membantu melacak dan melaporkan pengeluaran terkait pengadaan, memberikan kejelasan dan kontrol atas transaksi keuangan. 5. Analisis Data dan Pelaporan Komponen analisis data dan pelaporan sangat penting untuk mendapatkan wawasan dan membuat keputusan yang tepat. Alat analisis pengeluaran membantu organisasi menganalisis pola pengeluaran pengadaan, mengidentifikasi peluang untuk penghematan biaya dan peningkatan efisiensi. Laporan kinerja pemasok menawarkan metrik dan dasbor untuk mengevaluasi keandalan dan kepatuhan pemasok. Fitur pelaporan yang dapat disesuaikan memungkinkan pengguna untuk membuat laporan yang disesuaikan untuk berbagai pemangku kepentingan, termasuk ringkasan keuangan dan analisis efisiensi pengadaan, yang mendukung pengambilan keputusan strategis dan pemantauan kinerja. 6. Dukungan Manajemen Risiko Alat-alat ini membantu mengevaluasi dan mengurangi risiko yang terkait dengan pemasok dan proses pengadaan, melindungi organisasi dari potensi masalah. Contohnya seperti jejak audit yang menyediakan log komprehensif aktivitas pengadaan, yang memungkinkan audit menyeluruh dan memastikan akuntabilitas. Dengan mengelola kepatuhan dan risiko secara efektif, bisnis dapat menjaga integritas dan mengurangi kemungkinan gangguan operasional. 7. Batasan dan Kemudahan Integrasi Kemampuan integrasi sangat penting untuk memastikan bahwa sistem pengadaan bekerja dengan lancar dengan aplikasi bisnis lainnya. Konektivitas API menyediakan sarana untuk berintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis, yang memungkinkan peningkatan fungsionalitas dan interoperabilitas. Alat impor/ekspor data mendukung transfer data ke dan dari berbagai format dan sistem, yang memastikan konsistensi dan keakuratan di seluruh ekosistem teknologi organisasi. 8. Manajemen dan Keamanan Pengguna Fitur manajemen dan keamanan pengguna sangat penting untuk melindungi data pengadaan yang sensitif dan memastikan kontrol akses yang tepat. Kontrol akses berbasis peran memungkinkan organisasi untuk menentukan peran dan izin pengguna, yang memastikan bahwa individu hanya memiliki akses ke informasi dan fungsi yang diperlukan untuk peran mereka. Mekanisme autentikasi dan otorisasi mengamankan akses pengguna ke sistem, sementara protokol enkripsi data melindungi data dari akses dan pelanggaran yang tidak sah. Bagaimana Fitur-Fitur Mekari Jurnal Bisa Bersinergi dengan Sistem Procurement Modern Mekari Jurnal merupakan software akuntansi terintegrasi berbasis cloud yang saat ini sudah dapat menunjang berbagai pengelolaan bisnis lainnya, seperti perpajakan, penjualan, dan supply chain management. Fitur supply chain management Mekari Jurnal terkelola secara terpusat dengan dukungan visibilitas realtime sehingga juga dapat mengelola keuangan perusahaan dengan efektif. Pengelolaan procurement Anda akan semakin mudah karena Mekari Jurnal dapat mendokumentasikan proses secara komprehensif dari permintaan pembelian hingga purchase invoice secara online. Terdapat dua jenis template yang bisa Anda gunakan, baik yang sudah tersedia oleh sistem maupun kustomisasi sendiri. Data yang bisa Anda impor mulai mencakup faktur pembelian, pemesanan pembelian, penawaran pembelian, dan permintaan pembelian. Untuk memudahkan Anda memahami cara menggunakan fitur pada Mekari Jurnal untuk kemudahan proses procurement, simak langkah berikut melalui template Mekari Jurnal: Masuk ke menu Pembelian. Klik tombol “Impor“. Klik Download Template lalu pilih “Permintaan Pembelian” untuk mendownload template Mekari Jurnal. Buka dan isi template yang sudah didownload. Untuk cara pengisiannya, simak selengkapnya dalam artikel dari HelpCenter Jurnal. Setelah berhasil Anda lengkapi, upload file dengan klik “Pilih File” lalu pilih Permintaan pembelian. Klik “Impor” Maka impor yang Anda lakukan sedang di proses, Anda dapat klik “Lihat daftar impor” untuk melihat status impor Anda atau “Oke, mengerti” untuk menutup pop up. Cukup efektif, bukan? Masih terdapat berbagai fitur lainnya yang tentunya dapat membantu memaksimalkan efisiensi operasional bisnis Anda. Simak selengkapnya dengan mengkonsultasikan masalah bisnis Anda kepada tim Mekari Jurnal dan dapatkan free trials selama 7 hari bagi pendaftar pertama! Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang!
