Mengenal e-Procurement pada Bisnis secara Singkat

Di era digital ini, proses apapun sekarang dilakukan secara online. Mulai dari belanja Anda mengenal e-Commerce hingga proses membayar pajak yang Anda kenal dengan e-Billing. Selain itu proses operasional bisnis seperti procurement dan purchasing pun kini memiliki istilah yang sama, dengan embel-embel huruf “e” di depannya; e-procurement dan e-purchasing

Sebelum mengetahui e-procurement. Mari simak penjelasan apa itu e-procurement dan apa yang membedakannya dengan procurement secara konvensional.

Procurement dan e-Procurement

Oke, sekarang Jurnal by Mekari akan membahas apa itu procurement secara mendasar. Pertama-tama dalam menjalankan bisnis, pasti Anda akan melakukan proses pembelian. Dalam, proses pembelian tentu Anda tidak langsung membeli pada satu pihak tertentu. Anda perlu memilih siapa yang pantas sebagai rekanan atau supplier pembelian Anda.

Bukan hanya sebagai pembeli, misalnya Anda berperan sebagai supplier atau penyedia barang/jasa, untuk mendapatkan klien, tentu Anda harus mencari dan memposisikan bisnis Anda akan klien dapat tertarik dengan jasa Anda.

Nah, keduanya dapat dilakukan dengan procurement atau pengadaan. Singkatnya, procurement adalah kegiatan untuk melakukan pengadaan atau pemenuhan atas kebutuhan barang/jasa dimana nantinya jumlah, kualitas, waktu, dan juga intensitas barang/jasa diatur dan disepakati bersama antara pembeli dan penjual.

Procurement sendiri adalah rentetan perencanaan strategis yang di dalamnya ada proses purchasing, expediting, dan juga traffic. Di mana ketiga proses itu terdiri dari bidding, pemilihan vendor, negosiasi pembayaran, pembuatan kontrak, pembayaran, hingga penilaian.

Procurement sendiri secara umum setidaknya harus memegang prinsip-prinsip berikut:

  • Efisien – Artinya barang yang ditawarkan dapat dimaksimalkan secara optimal sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Efektif – Barang atau jasa yang ditawarkan harus bernilai tinggi.
  • Sehat – Maksudnya, persaingan dalam procurement harus berjalan sehat tanpa adanya kolusi, korupsi, dan nepotisme
  • Terbuka – procurement dapat diikuti oleh siapa saja dengan catatan harus memenuhi legalitas dan standar keikutsertaan procurement yang berlaku.
  • Transparan – procurement harus dilakukan dengan terbuka. Data dan kerangka acuan kerja yang diberikan harus disajikan secara transparan dan tidak manipulatif.
  • Dapat dipertanggungjawabkan – Artinya proses procurement atau barang/jasa yang disediakan atau dimanfaatkan dapat dipertanggungjawabkan.

Baca juga: Cara Menghitung Rasio Perputaran Persediaan

Oke, selanjutnya Anda akan membahas tentang e-procurement. Sejatinya e-procurement adalah istilah tools yang digunakan untuk melakukan procurement atau pengadaan.

Jika kita mendengar istilah e-procurement, pikiran Anda pasti akan langsung mengarah pada LPSE atau eProc yang diadakan oleh pemerintah. Anda tidak salah. Karena memang proses e-procurement selama ini lebih sering digunakan oleh pemerintah.

Namun belakangan, banyak perusahaan atau pengembang swasta yang menyediakan layanan e-procurement untuk menjembatani antara pebisnis untuk melakukan pengadaan. Biasanya, perusahaan menyediakan software as a service atau dalam bentuk on-premise.

Singkatnya begini, e-procurement adalah kegiatan pengadaan yang dilakukan secara elektronik menggunakan software yang terkoneksi dengan internet. Biasanya, proses e-procurement berlangsung lebih ringkas dengan procurement konvensional.

e-Procurement sejatinya memiliki ragam manfaat. Pertama, Anda dapat melihat status pelanggan secara real-time. Kedua, Anda dapat memperingkas waktu dan memangkas anggaran. Karena pada proses pengadaan dilakukan tanpa proses administrasi yang berbelit.

Bangun Bisnis Sebagai Supplier Pemerintah Melalui Pengadaan Elektronik

Sudah disebutkan sebelumnya bahwa proses pengadaan saat ini paling sering dilakukan antara perusahaan swasta dan pemerintah. Banyak perusahaan kecil terutama UKM yang mengawali bisnisnya sebagai penyuplai barang/jasa pemerintah misalnya saja event organizer, penyedia barang elektronik, hingga penyedia jasa konsultansi. Proses pengadaan elektronik atau e-procurement untuk pemerintah sendiri dapat dilakukan melalui eproc.lkpp.go.id

Cara mengikuti LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) pemerintah dapat dilakukan secara online dan offline. Pertama, penyedia barang/jasa harus memiliki alamat email. Setelah itu Anda dapat mengakses LPSE terdekat atau yang paling sesuai dengan bisnis yang Anda jalankan dengan memasukkan email perusahaan Anda.

Adapun berkas-berkas yang harus dipenuhi dalam melakukan pendaftaran adalah sebagai berikut:

  1. KTP direksi/pemilik usaha/pejabat yang berwenang di perusahaan
  2. NPWP
  3. Surat Izin Usaha Perdagangan
  4. Tanda Daftar Perusahaan
  5. Surat Keterangan Domisili Usaha
  6. Akta pendirian usaha
  7. Lampiran pengesahan akta yang diterbitkan oleh kemenkumham apabila perusahaan Anda berbentuk perseroan terbatas.
  8. Formulir keikutsertaan yang telah diisi dan ditandatangani di atas materai.
  9. Formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap (identitas perusahaan, akta, izin usaha, pemilik, pengurus, dan staf ahli).

Dalam proses eProc terdapat katalog elektronik atau e-catalogue. Di sana akan memuat informasi daftar harga, spesifikasi, jenis layanan atau usaha sekaligus nama perusahaan penyedia. 

Di dalam katalog elektronik juga akan memuat kerangka acuan kerja atau bimbingan teknis dari lembaga yang membutuhkan. Di sini Anda akan “berlomba-lomba” untuk membuat kerangka pengajuan sesuai dengan kerangka acuan kerja yang diberikan. Jika harga, spesifikasi, dan jangkauan layanan yang diberikan sesuai dengan kerangka acuan kerja, maka akan ada kemungkinan Anda lolos dan terpilih sebagai penyedia barang/jasa tersebut.

Baca juga: Bisnis Jasa Event Organizer? Ketahui Faktor Suksesnya!

Itulah penjelasan singkat mengenai e-procurement dan bagaimana e-procurement pemerintah dapat membantu Anda dalam memulai bisnis. Untuk urusan keuangan, Anda bisa mengandalkan Jurnal. Beragam fitur seperti membuat laporan keuangan hingga cashlink bisa Anda nikmati dengan Jurnal. Anda juga dapat mengajukan free trial selama 14 hari untuk ketahui fitur lengkap Jurnal.

 

 


PUBLISHED05 Jun 2020
Hafidh
Hafidh

SHARE THIS ARTICLE: