Anda pasti sudah tidak asing dengan istilah event organizer atau yang biasa dikenal dengan sebutan EO. Bisnis atau jasa event organizer adalah penyelenggara acara yang bertugas untuk merancang, mengadakan, serta mengontrol acara. EO adalah layanan jasa yang bergerak di bidang acara, baik skala kecil atau besar.
Di Indonesia sendiri penyelenggaraan event secara profesional pertama kali adalah penyelenggaraan Asia-Afrika yang diselenggarakan pada tahun 1955 di Bandung.
Selanjutnya adalah event olahraga yang diprakarsai oleh presiden Soekarno yaitu Games of Emerging Force atau GANEFO pada tahun 1963.
Biasanya, jasa event organizer digunakan pada acara musik, seminar, hingga pernikahan menggunakan jasa mereka.
Keberadaan event organizer tentu sangat membantu klien yang ingin mengadakan acara namun tidak mempunyai waktu serta sumber daya yang memadai.
Event Organizer akan membuat acara Anda berjalan lebih baik dan lancar, karena mereka sudah memiliki pengalaman serta crew yang membantu berjalannya acara, sehingga acara akan berjalan lebih mudah dibanding jika Anda harus mengerjakan segalanya sendiri.
Mendirikan bisnis ini tentu tidaklah mudah. Anda harus memulai dari event kecil terlebih dahulu, agar kemudian bisa menangani event yang lebih besar.
Sebelum menggunakan jasa bisnis Anda, klien pasti ingin melihat portofolio acara yang sudah pernah Anda selenggarakan sebelumnya.
Jika acara sebelumnya sukses, kesempatan Anda untuk dipilih menjadi event organizer pun akan lebih besar.
Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Jurnal by Mekari bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal pada banner di bawah ini.
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Mengenal Bisnis Event Organizer Lebih Jauh
Sebelum memahami apa itu jasa event organizer Anda perlu mengetahui apa itu event dan apa jenis-jenisnya. event jika didefinisikan sebagai kata tunggal suatu benda adalah kejadian, peristiwa pada satu momen.
Sedangkan dari segi bisnis event adalah suatu peristiwa yang direncanakan untuk publik dengan motivasi tertentu.
Jenis Event Sesuai Skala
Event terbagi menjadi beberapa jenis sesuai skala penyelenggaraannya. yaitu,
- Mega Event, yaitu event yang diselenggarakan selama 4 atau 5 tahun sekali, salah satunya adalah Olympics.
- Hallmark Event, yaitu penyelenggaraan event yang dilakukan selama satu tahun sekali dan biasanya memiliki identitas pada daerah penyelenggaraannya misalnya, Jember Fashion Carnaval
- Major Event, yaitu event yang diselenggarakan pada momen tertentu atau perayaan tertentu dan belum tentu terulang di kemudian hari misalnya, Brand Activation Jurnal
- Minor Event, yaitu perayaan event yang diselenggarakan secara lokal dengan skala kecil. misalnya, perayaan pernikahan.
Baca juga: Cara Menghitung ROI Sponsor Event
Jenis-Jenis Event
Sebagai event organizer, penting juga bagaimana mengetahui jenis event untuk menentukan pasar. Sejatinya event itu terbagi menjadi dua; special event dan juga MICE.
MICE
Mungkin bagi sebagian Anda masih bingung apa itu MICE, anak tikus? bukan, MICE adalah akronim dari Meeting, Incentive Travel, Convention, and Exhibition.
MICE merupakan inti dari sebuah event dan dalam penyelenggaraannya membutuhkan keterampilan dan kompetensi khusus seperti yang disebutkan sebelumnya.
- Meeting, adalah event berupa pertemuan pada perkumpulan dengan jumlah peserta yang fokus dan sedikit, contoh meeting adalah; outbreak sessions, VIP meeting, CEO breakfast.
- Incentive Travel, di Indonesia sendiri jenis ini sangat jarang dan biasanya hanya dilakukan oleh perusahaan swasta. Salah satu incentive travel adalah; Business Trip in Serengeti, Manager Awarding,
- Convention, adalah sebuah pertemuan yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dengan tujuan tertentu untuk memutuskan suatu hal. Konvensi juga terbagi menjadi beberapa jenis yaitu; konferensi, summit, FGD, dan lain sebagainya. contoh dari konvensi adalah: Asia-Africa Conference dan ASEAN summit.
- Exhibition, adalah pameran yaitu event yang diselenggarakan untuk mewadahi penjual dan pembeli pada industri tertentu. Exhibition sendiri dibagi menjadi dua yaitu Business-to-Consumer atau biasa disebut Fair, atau Business-to-Business yang biasa disebut Trade.
Special Event
Special event adalah event-event yang dilakukan selain dari MICE. special event juga biasanya diselenggarakan untuk tujuan tertentu. Berikut jenis-jenis special event secara umum;
- Marketing event, adalah event yang bertujuan sebagai alat pemasaran sebuah produk. tujuan dari marketing event adalah memberikan kekuatan, awareness, komunikasi, bahkan memicu adanya konversi yang dilakukan konsumen. contoh dari marketing event adalah: brand activation dan product launching.
- Sport Event, adalah event yang dikhususkan pada penyelenggaraan olahraga dan biasanya dilakukan pada periode tertentu. contoh: Olympics dan World Cup.
- Corporate Event, adalah event yang dikhususkan untuk menyelenggarakan event-event kebutuhan perusahaan. misalnya; outing, event peningkatan kualitas SDM.
- Government Event, adalah event yang dikhususkan untuk menyelenggarakan event-event pemerintah misalnya penyelenggaraan pameran kerajinan oleh Kementeruan Koperasi dan UMKM
- Festival, merupakan event yang bertujuan untuk menyelenggarakan suatu momen tertentu dan festival juga biasanya berfokus pada komunitas tertentu. Misalnya; festival buku, festival musik, atau festival kerajinan.
- Social Event, adalah event yang diselenggarakan secara umum misalnya; wedding dan birthday party.
Faktor Suksesnya Bisnis Jasa Event Organizer
Setiap kegiatan termasuk penyelenggaraan event memiliki faktor penentu kesuksesan.
Lalu apa saja yang menentukan kesuksesan sebuah event organizer?
- Context/Motivation
Penyelenggaraan event kerat kaitannya dengan bagaimana dan apa tujuan sebuah event dibuat.
Konteks atau motivasi juga hal yang akan menentukan bagaimana strategi sebuah event organizer untuk menyelenggarakan sebuah event misal; target pasar, keuangan, dan juga tools yang digunakan.
konteks atau motivasi ini juga sangat erat kaitannya dengan isu, sehingga EO dapat mengetaui peluang event apa yang akan dibuat.
Misalnya, isu omnibus law yang sedang hangat. sebuah EO dapat membuat event yang erat kaitannya dengan omnibus law misalnya seminar atau diskusi omnibus law untuk para pekerja dan industri
- Content
Konten sangat berhubungan dengan konteks. Konten sangat menyesuaikan dengan konteks yang diangkat dalam sebuat event.
Konten adalah bagaimana kita dapat mendesain dan mengeksekusi sebuah event dengan baik sehingga tujuan dari event itu dibuat dapat tersampaikan kepada audiens.
Sebuah konten juga harus menarik dan dapat memberikan pengalaman berbeda pada tiap penyelenggaraannya. Konten yang menarik dapat juga meningkatkan retensi audiens event Anda.
- Connection
Setiap bisnis apapun membutuhkan sebuah koneksi termasuk EO. Sebuah event organizer harus memiliki koneksi yang baik. EO harus membangun koneksi dengan beberapa pihak seperti pemerintah, komunitas, organisasi, vendor, atau EO lain.
Engagement ini juga dapat menciptakan peluang lain dalam membuat sebuah event.
Misalnya Anda dapat membuat event yang bekerjasama dengan kementerian pariwisata dalam menyelenggarakan event pelatihan atau pengenalan pariwisata.
- Capital/Competency
Faktor kesuksesan selanjutnya adalah modal. Modal pada penyelenggaraan event sebenarnya lebih berfokus pada sumber daya manusia-nya.
Anda dapat menyelenggarakan event dengan modal nol rupiah namun Anda tidak bisa mendapatkan sumber daya manusia yang benar-benar memahami sebuah penyelenggaraan event.
Kenapa Sumber Daya Manusia? Sejatinya persaingan event adalah bagaimana Anda memiliki SDM yang memiliki kompetensi di bidang event terlebih jika Anda berfokus pada event-event pemerintahan.
Instansi atau pemerintahan biasanya membuka kesempatan lelang EO dan mensyaratkan kompetensi SDM.
Kompetensi pada event meliputi; destination/venue management, liaison officer, bidding, negotiation, sponsorship, registration, conference, dan lain sebagainya.
Anda juga dapat mendapatkan sertifikat profesi khusus Event dengan mengikuti ujian kompetensi yang dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi MICE.
- Communication
Faktor kesuksen lainnya adalah komunikasi. Membangun komunikasi adalah hal terpenting bagi event organizer. Komunikasi juga dapat membangun komitmen setiap stakeholder event.
Siapa saja yang perlu Anda engage dalam membangun komunikasi pada penyelenggaraan event? Di antaranya adalah; pemerintah, asosiasi, organisasi, komunitas, vendor, investor, dan juga audiens event Anda.
- Computizing
Menghadapi bisnis EO yang semaki agile dan juga volatile. Anda perlu mengelola bisnis jasa event organizer dengan komputerisasi sistem.
Komputerisasi atau otomasi adalah bagaimana Anda dapat mengelola sistem atau pekerjaan tertentu dengan bantuan alat.
Seperti sistem tata kelola keuangan atau tata kelola absensi menggunakan aplikasi smartphone.
Mengetahui jenis-jenis event Anda dapat menentukan event apa yang Anda fokuskan dalam memulai bisnis jasa event organizer.
Anda juga dapat menyesuaikan juga berdasarkan 6 faktor kesuksesan dalam menyelenggarakan event.
Tips Bisnis Event Organizer yang Perlu Anda Ketahui
Jika Anda ingin bergelut dalam bisnis kreatif yang satu ini, simak tips berikut yang bisa Anda ikuti untuk mendirikan bisnis event organizer yang sukses.
- Menyebarkan Hal Positif Lewat Event
Saat menggelar sebuah acara, jangan hanya fokus pada keuntungan saja. Mungkin Anda bisa mengadakan penggalangan dana atau amal dalam acara Anda. Biasanya, acara yang mengadakan penggalangan dana akan ramai peminat.
Namun, tentu saja hal ini hanya bisa dilakukan di acara tertentu, seperti acara hiburan atau seminar.
Dengan begitu, selain sukses, acara yang Anda selenggarakan akan mendapat manfaat terhadap orang lain yang sedang membutuhkan.
Bantuan ini bisa disalurkan ke komunitas yang membutuhkan, atau juga untuk korban bencana alam.
- Bangun Relasi Dengan Klien
Untuk menggelar acara dengan skala besar, pasti dibutuhkan biaya yang besar untuk mengundang figur dengan nama yang cukup dikenal oleh orang banyak.
Disinilah Anda bisa memanfaatkan network yang Anda miliki. Lewat relasi yang dimiliki, Anda bisa mendapat dukungan dana seperti sponsor dari berbagai kalangan.
Maka dari itu, cobalah bangun relasi terhadap klien. Jika Anda menggelar acara yang sukses, tentu klien akan percaya dengan Anda.
Dengan adanya kepercayaan, pasti klien tak segan untuk membantu Anda dalam menjalankan acara.
Selain itu, jika klien puas dengan acara yang Anda selenggarakan, mereka juga pasti akan memberitahu relasinya yang lain tentang event organizer milik Anda, dan bisa menjadi peluang baru untuk Anda.
- Mencari Sponsor Untuk Acara
Sponsor berperan penting dalam acara Anda. Tanpa sponsor, Anda harus mengeluarkan biaya yang cukup besar agar acara berjalan dengan sukses.
Sponsor bisa Anda cari lewat relasi yang Anda punya. Jika memiliki banyak relasi, biasanya mereka memiliki bisnis atau mengenal seseorang di perusahaan tertentu yang bisa memberikan anda sponsor.
Dengan sumber daya yang terbatas, Anda pasti akan terbantu dengan adanya sponsor.
Tentu Anda perlu mengingat bahwa ini adalah hubungan sponsorship, sehingga Anda perlu memberikan profit untuk pemberi sponsor.
Tanpa profit, pasti si pemberi sponsor merasa kurang yakin untuk menginvestasikan uangnya pada event organizer Anda.
Sistem sponsorship ini tidak hanya berlaku untuk pengusaha atau perusahaan. Anda juga bisa menjalin sponsorship dengan berbagai vendor, seperti vendor sound system, panggung, hingga lighting yang tentunya dibutuhkan untuk mensukseskan acara yang Anda gelar.
- Tingkatkan Kesadaran Terhadap Keadaan Sosial
Salah satu kiat sukses yang perlu diterapkan yaitu event organizer harus peka terhadap keadaan sosial sekitar.
Selain mencari keuntungan lewat menggelar event, Anda juga bisa memberikan dampak yang positif bagi orang sekitar.
Salah satu cara yang bisa Anda lakukan tentunya lewat penggalangan dana, seperti yang sudah dibahas sebelumnya.
Saat Anda melakukan penggalangan dana, pastikan uang amal yang sudah terkumpul disalurkan ke pihak yang memang membutuhkan.
Dengan memiliki kesadaran sosial, secara tidak langsung Anda membuat orang lain percaya kepada bisnis event organizer Anda, dan tak segan untuk menggunakan jasa Anda.
- Fokus Sebagai Event Organizer
Terakhir, agar bisnis event organizer Anda sukses dan bisa menyelenggarakan acara dengan skala yang besar, yaitu Anda harus fokus terhadap tujuan awal sebagai event organizer.
Jika suatu saat Anda gagal dalam mengadakan acara, jangan mudah menyerah dan cobalah untuk fokus mengejar tujuan Anda.
Terus cari ide-ide baru hingga berhasil. Dengan berinovasi, tentunya Anda akan semakin mengembangkan bisnis event organizer Anda.
Memperluas jaringan dan memperbarui konsep acara akan membuat event organizer anda dikenal sebagai sesuatu yang berbeda. Maka pelangganpun akan selalu senang dengan jasa Anda.
Mendapat penolakan dari investor di awal-awal merupakan hal yang wajar. Dari penolakan tersebut, Anda bisa melakukan introspeksi terhadap konsep acara yang Anda buat, agar menjadi lebih baik.
Berikut merupakan tips untuk mendirikan bisnis event organizer. Selain 5 tips tersebut, Anda juga harus memastikan beberapa hal mendasar dalam bisnis yang harus dipenuhi agar mampu sukses dalam berbisnis.
Diantaranya yaitu memiliki tim yang solid, berpengalaman, mencari ide ide baru, serta manajemen yang baik, maupun itu antar karyawan atau manajemen keuangan.
Seperti pada poin terakhir faktor kesuksesan jasa event organizer, yaitu computizing tentu Anda perlu menentukan tools-nya.
Salah satu tools dalam tata kelola keuangan adalah Jurnal.
Dengan invoice.
Membuat invoice sangat penting bagi EO karena akan berkaitan dengan berbagai sumber daya seperti vendor atau freelancer. gunakan Jurnal untuk pengalaman tata kelola keuangan yang lebih baik.
