Vendor Managed Inventory atau lebih dikenal sebagai VMI merupakan hubungan bisnis yang saling menguntungkan antara pembeli dan vendor, di mana vendor bertanggung jawab untuk menjaga tingkat persediaan yang disepakati dengan pembeli. Aturan standar keterlibatan untuk hubungan VMI mencakup pembeli yang secara terbuka berbagi data dengan vendor. Selain itu, vendor juga setuju untuk menambah atau mengoptimalkan inventaris di lokasi yang ditentukan pembeli.

Strategi VMI ala Walmart 

Pada awal 1980-an, Walmart bermitra dengan Proctor dan Gamble untuk menguji VMI. Pada saat itu, VMI adalah konsep baru yang tidak dipraktikkan secara luas. Lebih dari tiga puluh tahun kemudian, Walmart secara terbuka terus berbagi data dari tingkat inventaris dan penjualannya melalui angka-angka ke komunitas vendornya. Setiap penelitian strategi VMI akan mengungkapkan bahwa Walmart telah lama dipuji sebagai master VMI. Strategi VMI ala Walmart sangat efektif sehingga biaya distribusi mereka biasanya kurang dari 2% dari penjualannya. Perbandingan biaya distribusi Walmart kira-kira 50% lebih baik daripada pesaingnya yang lain.

Proctor dan Gamble merupakan vendor yang berpatner dengan Walmart. Dalam strategi VMI, Walmart memberikan tanggung jawab pemenuhan inventaris di tangan para vendornya. Vendor menerima data inventaris dan penjualan, dan kemudian dibiarkan menentukan tarif yang sesuai untuk mengisi ulang inventaris Walmart. Dari perspektif Walmart, vendor akan mengoptimalkan distribusi dengan cara yang membuat rak-rak Walmart penuh dengan produk mereka. Dari perspektif vendor, data yang diterimanya dari Walmart memberikan informasi tentang alur penjualan produk.

Selain itu, vendor juga dapat mengelola produksi dan distribusi yang sesuai. Dalam strategi VMI ala Walmart, semua biaya yang terkait dengan manajemen inventaris ditransfer ke vendor. Hal ini termasuk jumlah karyawan, sistem TI, dan sumber daya lainnya. Dengan berbagai biaya yang ditanggung oleh vendor maka Walmart otomatis memiliki beban pengeluaran yang lebih sedikit untuk manajemen inventaris. 

VMI menguntungkan semua pihak

Kunci utama dari strategi VMI adalah hubungan simbiosis antara kedua pihak yang terlibat. Jika VMI hanya menguntungkan satu pihak saja maka nantinya penerapan strateginya tidak akan maksimal. Bahkan, bisa saja VMI malah akan mengganggu kelancaran bisnis. Biasanya kedua pihak yang terlibat dan perlu mendapatkan keuntungan dari strategi VMI ini yaitu pihak pengecer dan pihak vendor. 

  • Pihak pengecer 

Dalam contoh, Walmart adalah pengecer puluhan ribu vendor. Hal ini adalah sejumlah hubungan besar yang harus dikelola keduanya tentu berbagi data sensitif. Walmart selaku pengecer mendapat manfaat dari transparansi karena biaya manajemen inventaris sebagian besar ditangani oleh vendor. Walmart dapat merasa nyaman bahwa setiap vendor akan mengoptimalkan saluran distribusi sehingga persediaan melalui toko Walmart selalu diisi kembali sesuai kebutuhan.

  • Pihan vendor 

Vendor juga mendapat manfaat dari strategi VMI. Seperti yang disebutkan, Proctor and Gamble adalah mitra awal Walmart dalam strategi VMI. Proctor dan Gamble terus menerapkan strategi VMI, dan Walmart telah menjadi pengecer terbesar Proctor dan Gamble. Vendor dari segala bentuk dan ukuran dapat memanfaatkan hubungan VMI dengan pengecer. Dengan begitu, vendor memperoleh peningkatan visibilitas ke saluran penjualan. Vendor juga dapat memperkirakan tingkat produksi dengan lebih baik karena memiliki akses langsung ke data penjualan dari pengecer.

Penerapan VMI untuk bisnis skala kecil 

VMI telah terbukti sukses ketika diterapkan dalam bisnis skala besar seperti Walmart. Namun, apakah VMI bisa diterapkan pada bisnis berskala kecil? Tentu bisa asal dilakukan dengan tepat serta pertimbangan yang matang. Contohnya yaitu bisnis yang bergerak dalam bidang kuliner seperti restoran.  Banyak restoran adalah usaha kecil yang dimiliki secara independen. Terlepas dari jenis atau ukuran restoran, persediaan sangat penting. Inventaris yang paling mungkin mencakup banyak penjual seperti penjual roti, daging, sayur, perlengkapan kebersihan, peralatan sekali pakai, dan sebagainya.

Selain itu, sebagian besar persediaan mudah rusak dengan umur simpan yang terbatas. Lebih buruknya lagi, industri restoran terkenal dengan margin bersih yang rendah. Unsur-unsur industri restoran khusus ini menyisakan sedikit ruang untuk biaya tambahan. Jika sebuah restoran dapat menurunkan biaya overhead dengan outsourcing manajemen inventaris ke mitra vendornya, hal itu bisa membuat restoran bangkrut. 

Faktor yang perlu diperhatikan sebelum mengaplikasikan strategi VMI pada bisnis

Meski strategi VMI dapat diterapkan dalam berbagai jenis bisnis dengan skala besar maupun kecil, hal itu bukan berarti bahwa bisnis Anda sudah pasti cocok menggunakan VMI. Oleh karena itu, sebelum menerapkan strategi VMI bagi bisnis Anda, sebaiknya perhatikan beberapa faktor berikut ini. 

  • Hubungan dengan mitra kerja

Komunikasi yang terbuka dan kooperatif adalah kunci keberhasilan penerapan strategi VMI. Jika Anda tidak memiliki kepercayaan dengan bisnis mitra Anda, akan sulit untuk meluncurkan strategi VMI yang sukses. Oleh karena itu, dalam penerapan VMI diperlukan hubungan kerja yang stabil dan berkesinambungan antara perusahaan dengan mitra Anda. Sebaiknya strategi VMI dijalankan ketika vendor dan pengecer telah bekerja sama dalam waktu cukup lama sehingga hubungan yang dibangun telah cukup erat. 

  • Keuntungan bagi kedua pihak

Dari pihak pengecer, strategi VMI dapat membantu mengurangi biaya manajemen inventaris. Dari pihak vendor, VMI dapat meningkatkan visibilitas Anda ke penjualan. Anda harus menentukan apakah strategi VMI untuk perusahaan bisa menguntungkan kedua belah pihak atau tidak. Jika tidak, maka lebih baik tidak menggunakan strategi VMI karena berpotensi mengacaukan kestabilan bisnis. Menggunakan strategi VMI artinya harus terjalin hubungan simbiosis mutualisme antara pengecer dan vendor.

  • Visi kedua belah pihak harus sama

Dalam penerapan strategi VMI tentunya dibutuhkan visi yang sejalan dari kedua belah pihak. Jika tidak sevisi maka VMI tidak sebaiknya diterapkan karena akan menyebabkan perdebatan di kemudian hari. Jadi, sebaiknya dipastikan terlebih dahulu visi dari pihak vendor serta dari pihak pengecer. Hal ini cukup krusial karena tanpa adanya kesamaan visi, nantinya bisnis yang telah dijalankan bisa menjadi rumit dan menimbulkan berbagai masalah yang sebenarnya tidak seharusnya terjadi seperti kesalahan pemasokan stok barang. 

  • Teknologi yang memadai

Berbagi data merupakan kunci strategi VMI yang saling menguntungkan. Oleh karena itu dibutuhkan teknologi  yang memadahi sehingga bisa mendukung strategi VMI dengan baik. Tidak hanya pembeli saja yang harus membagikan data inventaris dan penjualannya, vendor pun harus dapat menerima dan menganalisis data tersebut. Sumber daya dalam hal teknologi khusus diperlukan untuk memastikan berbagi data tersebut sesuai

  • Sumber daya yang mendukung 

Tujuan akhir penerapan strategi VMI adalah untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Namun, kedua belah pihak harus memiliki sumber daya yang tersedia untuk memastikan sistem VMI berjalan dengan baik serta keberhasilannya dapat dilacak dan dievaluasi dengan efisien dan efektif. Hal ini sangat penting karena tanpa sumber daya yang mendukung maka strategi VMI tidak bisa dijalankan secara maksimal. 

 

Author