Apakah Anda sedang menjalankan bisnis? Kegiatan apa yang paling menyita banyak waktu? Memonitor persediaan barang adalah salah satu pekerjaan yang membosankan dan menghabiskan banyak waktu. Namun, meski membosankan, pekerjaan ini juga tidak bisa diabaikan. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan biasanya melakukan sistem manajemen inventori yang dirancang untuk menangani sebagian besar pekerjaan administratif, membuatnya mudah untuk menempatkan bagian penting dari bisnis Anda secara otomatis.

 

Apa itu sistem manajemen persediaan?

Manajemen persediaan merupakan sistem atau software yang secara otomatis memperbarui persediaan atau stok yang Anda miliki ketika penjualan dilakukan dan barang dikirim. Software ini bisa membantu Anda memonitor persediaan secara real-time dan membantu Anda merencanakan pembelian dari supplier dan produsen. Dengan begitu, tidak adalagi masalah kekurangan stok maupun kelebihan stok.

Ketika Anda mengalami kekurangan stok, Anda bisa saja kehilangan calon pelanggan, dan ini akan memengaruhi arus kas perusahaan. Sedangkan, ketika Anda kelebihan stok, ini juga bisa menyebabkan kerugian karena barang tidak laku dijual dan terlalu lama disimpan di gudang, ini tentu berakibat pada wasting produk.

 

Ciri-Ciri Sistem Manajemen Persediaan yang Baik

Setidaknya terdapat tiga ciri utama yang harus dimiliki sistem manajemen sistem, mulai dari hemat waktu, mengurangi biaya, dan membantu membuat anggaran bisnis. Di bawah ini adalah beberapa penjelasannya.

  1. Hemat Waktu: Dengan sistem ini, Anda tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk mencatat dan memonitor inventori secara berkala. Sehingga, Anda dapat memiliki pandangan dinamis pada bisnis, dan lebih mudah mengetahui kapan sekiranya produk tersebut akan segera habis. Dengan begitu, pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk pesanan mereka, Anda pun tidak perlu waktu lama untuk mengecek persediaan barang tersebut, yang ada di toko maupun gudang.
  2. Mengurangi Biaya Operasional: Menurut Survei National Retail Security, terdapat 16,5% dari penyusutan atau kehilangan inventaris dari kesalahan administrasi dan dokumen. Masalah ini memerlukan biaya proses audit yang cukup mahal dan bisa mengurangi banyak waktu. Cara paling efisien untuk mengelola inventaris adalah mengotomatiskannya.
  3. Anggaran dan Perencanaan: Sistem manajemen yang baik akan membantu Anda membuat keputusan pembelian dan penjualan yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi bisnis.

Esensi Manajemen Persediaan

Sebenarnya memilih manajemen persediaan itu mudah, namun untuk mendapatkan yang cocok dan sesuai dengan bisnis Anda lah yang sulit. Sebuah inventaris yang dimiliki perusahaan properti akan jauh berbeda dengan inventori perusahaan gadget, dan juga akan sangat berbeda dengan perusahaan penjual kopi, dan industri lainnya. Dalam setiap kasus, pandangan yang jelas mengenai produk yang masuk dan keluar bisa membantu orang yang mengelolanya lebih bertanggung jawab dalam membuat keputusan strategis. Jika dirasa inventaris Anda masih sedikit, Anda bisa mulai mengelolanya dengan membuat lembar kerja dalam bentuk spreadsheet, dan ketika inventaris atau persediaan Anda mulai banyak, kamu bisa mulai dengan menggunakan sistem manajemen persediaan yang lebih kompleks.

 

Apa Bedanya Manajemen Persediaan dan Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain)?

Mungkin Anda sering mendengar istilah supply chain atau rantai pasukan, tapi tahukah Anda? Ternyata manajemen persediaan dan manajemen rantai pasukan itu berbeda. Di mana, manajemen persediaan adalah komponen kunci dari manajemen rantai pasokan. Sedangkan, rantai pasokan atau supply chain mencakup semua langkah yang diperlukan untuk mengubah bahan mentah menjadi produk yang tersedia bagi konsumen.

Cobalah kita ambil contoh produk IPhone, misalnya, memiliki rantai pasokan yang sangat kompleks. Sumber Apple bagian dan bahan dari California, Korea, Jepang dan Cina sebelum ponsel dirakit di Cina. Manajemen persediaan adalah bagian dari rantai pasokan yang berhubungan dengan produk jadi. Jadi, dalam contoh iPhone, sistem manajemen persediaan Apple menangani pengiriman telepon dari pabrik di China ke gudang dan akhirnya ke toko dan rumah Apple di seluruh dunia.

Sangat sedikit bisnis yang memiliki kendali penuh atau visibilitas ke dalam rantai pasokan mereka. Bahkan, sebagian besar mulai dengan outsourcing manufaktur atau sumber pihak ketiga. Namun, satu cara untuk meningkatkan biaya adalah menganalisis rantai pasokan. Mulai dari memilih produsen hingga mengelola inventaris, untuk peningkatan di setiap bidang maupun area.

 

Kapan Bisnis Anda Membutuhkan Manajemen Inventori?

  • Barang yang mudah rusak

Ketika Anda memiliki toko kelontong atau toko yang menjual produk atau barang yang mudah rusak dan memiliki waktu yang cukup pendek, misalnya makanan, snack, susu kotak, dan sebagainya. Di mana, jenis-jenis produk atau barang ini akan lebih sulit untuk dijual ketika berada terlalu lama di dalam etalase atau rak. Tidak seperti toko yang menjual barang yang tidak mudah rusak, toko kelontong harus proaktif untuk mengeluarkan barang yang disebut “mati” begitu barang tersebut mendekati tanggal kedaluarsanya. 

  • Memiliki banyak produk dan kategori

Beberapa bisnis menyimpan inventaris yang sulit dikategorikan atau dibedakan, misalnya ketika bisnis Anda bergerak di industri suku cadang mobil. Akan ada ribuan item barang yang harus Anda catat dan simpan. Bisa dibayangkan bukan bagaimana cara menangani manajemen persediaan untuk barang-barang tersebut? Akan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk memonitor dan menghitung persediaan tersebut?

  • Bisnis musiman

Sebuah penelitian yang dilakukan Podcast Planet Money menemukan bahwa penjual bunga mengalami tantangan yang cukup berat di hari sebelum Valentine, di mana 60% orang menunggu hingga hingga menit terakhir untuk membeli bunga, sedangkan penjual bunga tidak bisa menunggu. Sekitar 190 juta bunga mawar diproduksi jauh-jauh hari, bahkan berbulan-bulan sebelum hari valentine tiba. Contoh paling dekat dengan kita adalah musim lebaran haji atau iduladha. Di mana, peternak sapi dan kambing mulai menjaga dan melakukan ternak hingga 1 tahun sebelum momen itu datang, demi menjaga kualitas dari ternak tersebut. Musiman inilah yang akan memberikan tantangan dalam hal inventaris. Manufaktur, pengiriman, arus kas — bagian-bagian bisnis ini berkumpul untuk menjadikan inventaris sebagai bagian penting dari melayani pelanggan ketika hal itu paling penting.

 

Poin Penting yang Harus Diperhatikan dalam Sistem Manajemen Persediaan

Sistem manajemen inventaris yang baik harus bisa membantu Anda dalam membuat perencanaan, terutama dalam mengontrol persediaan barang yang dimiliki bisnis. Dengan memilih sistem yang tepat, Anda dapat lebih mudah mengelola persediaan secara cepat dan akurat. Di bawah ini adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda ingin mengganti sistem manajemen persediaan bisnis Anda.

  1. Mempermudah pengelolaan stok: Anda harus memilih sistem manajemen yang dapat dengan mudah dipelajari, sehingga Anda tidak menghabiskan waktu untuk belajar. Pilihlah dasbor software yang memiliki tampilan yang mudah dipahami.
  2. Ketahui produk terlaris: Pilihlah sistem manajemen persediaan yang bisa membantu Anda mengetahui produk terlaris dan paling menguntungkan bagi bisnis. Dengan begitu, Anda bisa melakukan pemesanan produk secara tepat dan membuat perencanaan dengan strategi yang baik.
  3. Monitor Nilai Stok; penilaian stok menjadi hal penting dalam mengelola stok barang, karena itulah cobalah memilih sistem yang membantu Anda memonitor nilai stok dengan mudah dan memberikan metode penilaian stok yang lengkap, sehingga Anda bisa memilihnya dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.
  4. Pemberitahuan persediaan akan habis; Memiliki stok yang berlebihan maupun kekurangan stok itu tidak baik bagi manajemen stok, karena itu cobalah cari sistem manajemen stok yang mempermudah Anda dalam mengatur batas minimal stok dan akan memberikan Anda informasi ketika stok akan segera habis. Sehingga, sistem tersebut dapat membantu Anda memastikan stok yang Anda miliki selalu cukup.

Jurnal merupakan salah satu sistem manajemen persediaan yang bisa membantu Anda mengelola persediaan barang perusahaan jadi jauh lebih mudah, cepat, dan aman. Dengan Jurnal, Anda tidak perlu lagi melakukan segala hal secara manual. Karena semuanya bisa Anda lakukan secara otomatis kapan dan di mana saja. Pelajari tentang Jurnal di sini.