Business Process Management : Arti, Manfaat, dan Langkahnya

Business process management adalah tahapan yang dibuat secara sistematis untuk memastikan semua proses yang menunjang kegiatan bisnis berjalan dengan lancar.

Dalam menjalankan sebuah bisnis, pasti ada proses yang terjadi dalam menghasilkan produk entah berupa barang maupun jasa.

Business process management adalah komponen penting dalam menjalankan suatu aktivitas usaha. Tanpa rencana bisnis dan proses, maka sistem bisnis yang terbentuk tidak akan efisien.

Beragam masalah yang sering dialami perusahaan salah satunya disebabkan oleh penyelenggaraan proses bisnis yang tidak terorganisir.

Akibatnya target yang ditentukan tidak akan tercapai dan juga berpengaruh pada penurunan produktivitas kerja.

business process management adalah

Pengertian Business Process Management

Sebuah pendekatan yang disusun secara sistematis untuk memastikan efektivitas dan efisiensi kegiatan bisnis disebut dengan business process management.

Proses dalam sebuah bisnis jumlahnya cukup banyak. Untuk menyelaraskan kinerja proses tersebut, diperlukan manajemen proses yang baik.

Atau bisa dikatakan juga business process management adalah pendekatan manajemen yang digunakan untuk mengoptimalkan hasil bisnis.

Dalam dunia bisnis, business process management kerap disingkat dengan istilah BPM.

Fungsi utama dari pendekatan ini adalah menjembatani segala proses yang terlibat dalam bisnis.

Adapun contoh business process management misalnya seperti perekrutan karyawan, pembuatan produk baru, serta pemberian layanan untuk menanggapi keluhan dari konsumen.

Untuk menjalankan sebuah bisnis, diperlukan metode yang tepat agar pengelolaan bisnis bisa berjalan dengan baik. Jika ingin mengetahui metode mana yang sesuai dengan bisnis yang dijalankan, maka dibutuhkan manajemen proses.

Tak hanya berguna untuk menentukan jenis metode serta meningkatkan produktivitas pekerja, manajemen proses juga berperan untuk menganalisis kondisi pasar.

Dengan begitu pengelolaan bisnis bisa disesuaikan dengan keadaan pasar saat ini agar bisa mendapatkan profit yang besar.

Manfaat Business Process Management

Business process management adalah tahapan pengelolaan bisnis yang harus diterapkan oleh perusahaan. Dengan menerapkan pendekatan ini, ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan. Di antaranya adalah:

1.     Meningkatkan Profit Perusahaan

Salah satu tugas dari BPM adalah mengelola sumber daya manusia yang berperan penting dalam sistem operasional perusahaan.

Dengan meningkatnya kualitas pekerja yang ada di perusahaan, maka proses produksi akan lebih efisien dan bisa mengurangi biaya operasional.

Semakin tinggi produktivitas pekerja, maka banyak pula produk yang dihasilkan. Dengan kata lain keuntungan perusahaan akan bertambah.

Selain itu, pengeluaran juga dapat lebih ditekan sehingga untuk yang diperoleh akan semakin tinggi.

2.     Menjadikan Evaluasi yang Lebih Baik

Evaluasi harus dilakukan secara berkala agar produktivitas perusahaan tidak mengalami penurunan. Dengan menerapkan business process management, maka perusahaan bisa lebih mudah melakukan pengamatan beberapa proses kegiatan bisnis.

Saat ini business process management sudah bisa diterapkan melalui aplikasi maupun software komputer. Dengan begitu evaluasi proses kerja akan lebih efektif dan efisien.

Perusahaan pun bisa mengetahui proses kerja mana yang perlu ditingkatkan akan tidak mempengaruhi hasil produksi.

3.     Meningkatkan Kemampuan Berbisnis

Business process management adalah sistem yang tidak hanya bertujuan untuk mengatur beberapa proses kerja dalam bisnis, tetapi juga bisa memberikan gambaran perubahan pasar.

Salah satu hal bisa menyebabkan perusahaan mengalami kerugian adalah kurangnya pemahaman tentang pasar.

Dan tentunya kondisi pasar tiap tahun akan mengalami perubahan. Jika tidak dilakukan peningkatan kinerja serta kualitas produk, maka perusahaan bisa kalah saing.

Salah satu upaya untuk memudahkan proses adaptasi perusahaan adalah dengan mengaplikasikan BPM.

Dengan menerapkan pendekatan ini, perusahaan bisa mengetahui bidang kerja mana yang harus mengalami perubahan agar sesuai dengan kondisi pasar.

Dengan begitu risiko kehilangan target pasar bisa dihindari dan perusahaan pun dapat bertahan meski persaingan terus meningkat.

4.     Efisiensi Proses Bisnis

Mengintegrasikan beberapa proses kerja dalam bisnis memang tidak mudah. Pengawas proses bisnis harus memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi terutama dalam hal pembuatan laporan yang sebenarnya.

Dengan begitu kondisi perusahaan bisa diketahui dengan lebih jelas.

Dengan hadirnya BPM berbasis aplikasi ataupun software, pengusaha tak perlu melakukan perincian laporan secara manual. Pengiriman laporan akan disampaikan melalui aplikasi sehingga tidak akan ada keterlambatan pengiriman informasi.

5.     Memastikan Proses Bisnis sesuai dengan Permintaan Konsumen

Fungsi business process management yang tak kalah pentingnya adalah memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Ciri perusahaan yang bisa berkembang dengan cepat adalah mampu memahami keinginan masyarakat sebagai target pasar utama.

Dengan menerapkan BPM, perusahaan bisa dengan mudah melakukan evaluasi mengenai produk yang dihasilkan. Bila tidak sesuai dengan keinginan pasar, maka perubahan bisa dilakukan baik untuk sebagian proses produksi maupun secara keseluruhan.

6.     Mengurangi Risiko Error

Mengevaluasi beberapa proses produksi dalam bidang bisnis bukanlah hal yang mudah. Terlebih jika produk yang dihasilkan sangat beragam, tentunya akan banyak juga tugas yang harus dikerjakan oleh tim yang bertugas mengevaluasi proses bisnis.

Jika tidak dilakukan secara cermat, hasilnya bisa tidak sesuai dengan kondisi lapangan. Saat ini proses manajemen bisnis dapat dilakukan dengan mudah dengan memanfaatkan aplikasi maupun software.

Selain prosesnya lebih cepat, hasilnya pun akurat dan lebih minim resiko error.

7.     Menghindari Hilangnya Data

Setiap proses produksi yang dijalankan, harus dilaporkan secara berkala untuk memudahkan proses evaluasi. Bila pengiriman laporan dilakukan secara manual, ada kemungkinan data akan hilang terlebih jika tidak dilakukan penyimpanan dalam sistem komputerisasi.

Data tersebut meski sudah tak digunakan, tetap harus disimpan sebagai bagian dari inventarisasi. Dengan menerapkan BPM melalui aplikasi, otomatis data akan tersimpan dan tentunya lebih aman. Kalaupun diperlukan suatu saat ini, bisa dengan mudah ditemukan.

Langkah Business Process Management

Business process management adalah sebuah pendekatan bisnis yang tidak mudah untuk diterapkan. Namun dengan mengikuti beberapa langkah dibawah ini, penerapan BPM akan lebih mudah dan tersusun secara sistematis. Adapun langkah pelaksanaan Manajemen Proses Bisnis yaitu:

1.     Merencanakan Strategi yang Tepat

Business process management adalah tahapan peningkatan produktivitas perusahaan dengan menggunakan strategi yang tepat. Pondasi yang cukup berperan pada pendekatan proses bisnis adalah pembuatan plan yang baik.

Perencanaan harus dibuat secara terperinci dan terstruktur menyesuaikan dengan keinginan konsumen. Tujuannya agar kepuasaan konsumen bisa meningkat dan secara otomatis bisa meningkatkan keuntungan perusahaan. Para manager terkait harus paham akan hal ini.

2.     Membuat Desain Bisnis

Setelah perencanaan dan strategi bisnis dibuat secara matang, langkah selanjutnya adalah membuat desain serta pemodelan bisnis. Pada tahapan ini akan digambarkan secara detail mengenai proses produksi dalam bisnis.

Dari tahapan ini bisa dihasilkan pemodelan mengenai kerja apa saja yang harus dilakukan selama proses produksi beserta urutannnya. Misalnya saja dimulai dari perekrutan karyawan, pembelian bahan baku, dan kegiatan penunjang produksi lainnya.

3.     Menerapkan Proses Bisnis

Menerapkan business process management adalah langkah penting untuk mengoptimalisasi pengelolaan perusahaan. Rencana yang sudah dibuat selanjutnya akan coba diimplementasikan untuk mengetahui apakah hasilnya sesuai dengan harapan atau tidak.

Ada beberapa perusahaan yang mengganti strategi proses bisnis karena hasil dari implementasinya tidak sesuai dengan yang diharapkan. Jika terjadi hal demikian maka pembuatan business process management harus dimulai dari awal.

4.     Mengendalikan Proses Bisnis

Untuk memastikan keberhasilan penerapan business process management, perlu dilakukan pengendalian. Sebelum masuk ke tahapan ini, ketiga langkah di atas harus dilakukan secara berkelanjutan. Setelah BPM diterapkan, selanjutnya perusahaan harus melakukan pemantauan dan pengendalian.

Business process management adalah serangkaian tahapan proses produksi yang masih perlu analisis yang sistematis. Jadi, dalam pelaksanaan pengendalian proses bisnis, terdapat juga tahapan analisis data berdasarkan riwayat penerapan pendekatan tersebut.

Hasil analisis sangat diperlukan agar pelaksanaan business process management bisa tepat sasaran. Selain itu juga bisa dijadikan bahan analisis untuk penyusunan strategi proses bisnis agar pengelolaan perusahaan bisa semakin lancar.

5.     Mengembangkan dan Memperbaiki

Analisis pada proses pengendalian dan pemantauan juga berperan penting pada pengembangan dan perbaikan. Jika hasil implementasi menunjukkan ada proses produksi yang tidak bisa memenuhi target yang sudah ditentukan, maka perlu diadakan perbaikan.

Sementara untuk proses produksi yang bisa berjalan optimal, pengembangan juga dibutuhkan. Hal tersebut bertujuan agar hasil produksi bisa lebih ditingkatkan.

Tentunya pengembangan proses produksi juga memerlukan serangkaian langkah termasukan analisis penerapanan BPM.

Pemantauan juga menjadi langkah penentu apakah perlu melakukan inovasi produk atau tidak. Selain memperhatikan faktor SDM, inovasi produk juga menyesuaikan dengan biaya produksi yang tersedia.

Jika dengan menerapkan BPM sudah bisa mencapai target yang memuaskan, inovasi bisa saja tak dilakukan.

6.     Otomatisasi Proses Produksi

Business process management adalah merupakan pendekatan yang dilakukan secara berulang-ulang selama pengelolaan produk perusahaan.

Pekerjaan jelas menyita banyak waktu dan memerlukan ketelitian yang tinggi. Untuk mengejar efisiensi waktu pengerjaan, pisahkan proses produksi yang penting dan tidak.

Agar pengerjaan manajemen proses bisnis lebih mudah dan cepat, sebaiknya gunakan aplikasi atau software berbasis komputerisasi.

Dari aplikasi tersebut bisa diperoleh langsung informasi mengenai penerapan proses bisnis serta hasil dari aplikasi pendekatan tersebut.

Evaluasi pun tak perlu merangkum laporan satu persatu karena semua data yang diperlukan sudah tercatat pada aplikasi tersebut.

Selain lebih menghemat waktu, pemakaian aplikasi juga bisa menekan pengeluaran perusahaan karena bisa mengurangi jumlah SDM yang dibutuhkan.

business process management adalah

Hal-hal yang Dikerjakan dalam Business Process Management

Dalam pengelolaan perusahaan, business process management adalah pendekatan yang diterapkan untuk tujuan jangka panjang. Tujuan tersebut adalah memastikan pengelolaan perusahaan sesuai dengan visi misi yang ditetapkan.

Atau lebih mudahnya, business process management lebih fokus pada efisiensi pengeluaran. Pendekatan ini tak hanya sekedar menjembatani antara proses produksi yang satu dengan yang lain. Ada beberapa hal yang dikerjakan. Adapun pekerjaan yang ada pada business process management adalah

  • Menentukan serta menjelaskan tujuan utama bisnis dalam perusahaan
  • Menggambarkan berbagai cara yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditentukan
  • Memutuskan beberapa proses yang harus dikerjakan serta merencanakan langkah-langkah untuk mengimplementasikan proses tersebut
  • Membuat desain dan pemodelan guna memahami bagaimana berbagai proses yang berkaitan dengan pengelolaan perusahaan dikerjakan dan cara mengintegrasi proses-proses tersebut
  • Melakukan analisis semua proses produksi yang diterapkan dari awal hingga akhir
  • Mengevaluasi proses produksi yang sudah dikerjakan serta mencari cara untuk mengembangkannya agar semakin efisien
  • Memanfaatkan process management tools untuk membuat template yang dipakai sebagai dasar pelaksanaan proses bisnis setiap waktu
  • Memastikan proses bisnis yang diterapkan sudah sesuai dengan standar, tidak terjadi error, serta dapat diimplementasikan dengan mudah
  • Melakukan otomatisasi proses produksi yang dilakukan secara berulang-ulang untuk mencegah kesalahan serta lebih menghemat waktu
  • Memanfaatkan alat simulasi untuk menjalankan proses secara virtual guna mengetahui hambatan selama menerapkan proses bisnis termasuk masalah yang dialami pekerja maupun infrastruktur
  • Menganalisis teknologi baru yang akan digunakan untuk membuat proses produksi yang sudah berjalan menjadi lebih lancar
  • Memastikan semua proses bisnis mempunyai pondasi yang kuat sehingga bisa menjalankan segala pekerjaan penting
  • Melakukan analisis mengenai apa yang harus dilakukan selanjutnya jika terjadi hambatan yang tak terduga sehingga proses bisnis bisa tetap berjalan
  • Melakukan monitoring serta revisi secara berkala agar proses bisnis bisa menjadi lebih baik

Business process adalah kegiatan yang dilakukan secara terus menerus sehingga pengawasan perlu dilakukan setiap waktu. Tak hanya mengawasi jalannya proses bisnis, tetapi juga kinerja sumber daya manusia, baik secara kelompok maupun perorangan.

Pengenalan cara baru juga perlu dilakukan agar performa pekerja selalu meningkat. Dengan kualitas SDM yang baik, maka penerapan BPM bisa sesuai dengan rencana serta strategi yang dibuat. Dengan begitu tujuan utama yang diinginkan oleh perusahaan bisa tercapai.

Aplikasi Business Process Management

Penerapan business process management adalah memerlukan SDM yang paham betul mengenai perencanaan serta jalannya proses produksi. Jika BPM dilakukan secara asal-asalan dan tidak memiliki patokan yang jelas, maka hasilnya tidak akan memuaskan.

Pihak perusahaan mempercayakan implementasi BPM pada sejumlah staff karena jumlah proses produksi yang perlu diawasi cukup banyak. Business process management adalah pendekatan yang dilakukan dengan penuh ketelitian.

Namun ada kalanya kesalahan perhitungan itu terjadi.

Untuk memaksimalkan proses bisnis memang harus selalu dilakukan evaluasi. Namun kegiatan tersebut juga membuat proses produksi tidak efisien.

Salah satu cara yang memudahkan penerapan business process management adalah dengan menggunakan aplikasi.

Misalnya software akuntansi dari Mekari Jurnal. Aplikasi tersebut akan secara otomatis mengolah data yang dimasukkan oleh perusahaan sehingga dihasilkan langkah-langkah pengelolaan bisnis yang tepat. Selain itu pengerjaan serta evaluasi BPM juga lebih mudah serta minim error.

Ada beberapa alasan yang menjadikan perusahaan lebih memilih menggunakan aplikasi untuk mengelola business process management. Antara lain:

1.     Memudahkan Monitoring Aktivitas Karyawan

Aplikasi business process management adalah sebuah program yang dilengkapi dengan fitur khusus untuk memudahkan pengelolaan proses produksi.

Salah satu fitur yang paling berguna selama penerapan manajemen proses bisnis adalah GPS dan Pengenal Wajah.

Dengan hadirnya fitur ini pada aplikasi BPM, memudahkan perusahaan melakukan pengawasan terhadap karyawan. Segala kegiatan karyawan bisa terpantau termasuk keberadaan mereka. Apakah karyawan tersebut mengikuti meeting, bekerja didalam maupun diluar kantor, dan sebagainya.

2.     Menghemat Waktu

Beberapa kegiatan yang harus dikerjakan oleh karyawan bisa tergantikan dengan adanya aplikasi ini. Misalnya saja seperti pengumpulan absensi serta laporan setiap bulannya.

Karyawan tak perlu mengerjakan tugas tersebut karena sudah dihandle oleh fitur yang terdapat pada aplikasi BPM.

Dengan begitu karyawan bisa mengerjakan tugas lainnya yang sifatnya lebih penting. Perusahaan pun bisa mendapatkan laporan dengan cepat dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Aplikasi ini juga bisa menghindari terjadinya penipuan karena sistem bekerja otomatis sesuai dengan data yang masuk.

3.     Satu Aplikasi untuk Semua Kebutuhan

Beberapa perusahaan ada yang mengerjakan proyek dalam jumlah banyak dan tempat yang terpisah. Untuk mengkoordinasi proses produksi yang berada di lokasi lain, bisa memanfaatkan aplikasi business process management.

Pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan secara otomatis akan terpantau. Koordinasi pun akan berjalan lancar tanpa perlu mendatangi proyek satu per satu. Walaupun terjadi hambatan, penanganan akan segera dilakukan karena pengiriman laporan yang terhitung cepat.

Dengan hadirnya aplikasi ini perusahaan tidak perlu cemas jika mengerjakan proyek di luar kota sekalipun. Monitoring pengerjaan bisa tetap dilakukan karena aplikasi ini dilengkapi dengan fitur terbaik. Pengoperasiannya juga mudah dan hasil yang diberikan lebih akurat.

Menerapkan business process management adalah tak sekedar memanfaatkan aplikasi, tetapi juga harus memahami cara kerja serta manfaat dari pendekatan tersebut. Implementasi BPM yang tepat sangat diperlukan agar keberlangsungan bisnis bisa tetap terjaga.

Meski pemakaian business process management pada perusahaan memiliki manfaat yang cukup banyak. Namun ada juga dampak buruk yang mesti dipahami oleh para pengusaha. Salah satunya adalah terjadinya arus komunikasi yang kurang efektif.

Hal ini terjadi lantaran tidak semua karyawan yang terlibat pada proses produksi memahami manfaat dari BPM. Selain pengoperasian aplikasi pun relatif sulit untuk staff yang tak terbiasa. Bila problem ini dibiarkan berkepanjangan, bisa berdampak pada produktivitas kerja.

Selain itu implementasi business process management menjadi tidak terarah dan tidak sesuai dengan planning yang sudah dibuat. Dampak buruk lainnya dari business process management adalah pengaturan waktu yang buruk sehingga penggunaan software manajemen keuangan diperlukan.

Kondisi ini selain disebabkan oleh komunikasi yang tidak berjalan lancar, juga dipicu oleh kurangnya kerja sama dalam tim. Dalam penerapan BPM, perusahaan menyerahkan tugas tersebut pada karyawan. Akan tetapi juga SDM perusahaan tak berkualitas, maka akan timbul masalah selama proses produksi.

Business process management adalah sebuah pendekatan yang disusun secara sistematis guna memastikan efektivitas bisnis. Ada banyak manfaat yang dimiliki oleh BPM di antaranya adalah menaikkan profit perusahaan serta meningkatkan kualitas SDM.

Kategori : BisnisIndustri

Kembangkan bisnis Anda dengan Mekari Jurnal sekarang

https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Mekari Jurnal selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo