Mengoptimalkan Efisiensi Bisnis dengan Lean Management Lean management mengacu kepada sebuah pendekatan yang terbukti cukup efektif dalam mengoptimalkan kinerja suatu bisnis. Berfokus pada efisiensi, identifikasi pemborosan sumber daya, dan peningkatan kinerja proses, konsep ini telah menjadi landasan bagi banyak perusahaan yang ingin meraih keunggulan kompetitif. Pada era yang terus berkembang dan kompetitif ini, penting bagi setiap bisnis untuk memahami dan menerapkan prinsip-prinsip lean management guna menghadapi tantangan dan memaksimalkan potensi pertumbuhan. Oleh karena itu, pahami secara lebih dalam mengenai konsep dasar dari lean management melalui artikel berikut ini! Apa Itu Lean Management? Lean management merupakan sebuah metode manajemen yang membantu menciptakan nilai lebih bagi pelanggan dengan cara seefisien mungkin, bersamaan dengan itu juga mengurangi pemborosan dalam proses bisnis. Nantinya, lean management membantu dalam menemukan keunggulan dari setiap sektor bisnis, baik melalui waktu tunggu yang lebih singkat dalam rantai pasokan, peningkatan kualitas produk, atau peningkatan upaya pengurangan limbah. Ini akan terus berlanjut sambil mempertahankan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Konsep ini berasal dari filosofi manufaktur Toyota yang dikenal sebagai Toyota Production System (TPS) dan telah berkembang menjadi metodologi yang digunakan di berbagai industri. Kemudian penerapan model ini semakin terkenal dan muncul istilah lean pertama kali pada sebuah artikel dengan topik “Triumph of Lean Production System” oleh John Krafcik pada tahun 1988. Dua pilar utama dalam metodologi lean management adalah: (1). Peningkatan berkelanjutan. (2). Menghormati orang. Adapun, tujuan utama dari metode ini adalah menstransformasikan budaya organisasi dan mendorong peningkatan yang berkelanjutan dalam jangka panjang. Prinsip-Prinsip Lean Management Lean Management didasari pada lima prinsip utama yang akan membimbing perusahaan dalam mencapai efisiensi dan kesuksesan dalam jangka panjang. Prinsip-prinsip ini dirancang sedemikian rupa untuk menghilangkan dapat menjadi fondasi strategis bagi perubahan dan peningkatan berkelanjutan dalam suatu organisasi. Prinsip ini juga menjadi acuan dasar bagaimana perusahaan dapat menerapkan lean management dalam pengorganisasian bisnisnya. Adapun, prinsip-prinsip dalam lean management secara rinci adalah sebagai berikut: 1. Define Value (Tentukan Nilai) Prinsip pertama adalah fokus pada value, yang menekankan pentingnya memahami dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cara yang paling efisien. Terkadang, orang-orang sulit untuk mengartikulasikan sebuah nilai dari suatu produk atau layanan yang disajikan, khususnya pada hal yang baru. Perusahaan harus mengidentifikasi nilai yang diberikan oleh produk atau layanan mereka dan berusaha untuk menyediakan nilai tersebut dengan cara yang terbaik. Ada banyak teknik yang bisa digunakan, mulai dari wawancara, survei, hingga identifikasi karakteristik infografis untuk menemukan apa yang bernilai bagi pelanggan. 2. Map Value Stream (Mengidentifikasi Arus Nilai) Prinsip kedua adalah mengidentifikasi dan memetakan value stream. Ini mengacu pada proses untuk menggunakan nilai yang sudah ditemukan dan mengubahnya menjadi suatu produk akhir yang memberikan nilai kepada pelanggan. Dengan memetakan value stream, perusahaan dapat mengidentifikasi dan menghilangkan biaya tidak penting, menguranginya dalam proses produksi dan memberikan perbaikan yang berkelanjutan. 3. Create Flow (Menciptakan Aliran) Setelah berhasil menghilangkan beban tidak penting tersebut, hal selanjutnya yaitu menerapkan flow (aliran) yang berkelanjutan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan proses yang sudah efisien agar tetap sustai dan berjalan tanpa hambatan. Jika dapat dipertahankan dalam jangka panjang, ini dapat membantu proses produksi untuk mengurangi waktu tunggu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi pemborosan sumber daya. 4. Establish Pull (Mempertahankan Tarikan) Prinsip keempat berkaitan dengan menggunakan sistem produksi tarik (pull-based system). Artinya, menghasilkan produk berdasarkan kebutuhan pelanggan, dan bukan berdasarkan perkiraan atau persediaan. Arti pull ini berarti pelanggan dapat menarik produk maupun jasa secara langsung jika mereka membutuhkannya. Kenapa demikian? Ini disebabkan karena mengelola persediaan secara tidak efektif termasuk ke dalam salah satu pemborosan terbesar dalam supply chain management. Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem seperti ini, perusahaan dapat mengurangi inventaris yang tidak perlu dan meningkatkan responsibilitas terhadap permintaan pelanggan. 5. Pursuit Perfection (Kesempurnaan) Terakhir berkaitan dengan improvisasi dan pengembangan, yang mendorong perusahaan untuk terus-menerus mencari cara baru untuk meningkatkan proses dan produk mereka. Ini dapat dilakukan melalui dorongan inovasi dan pengembangan yang berkelanjutan. Tahap ini dapat membuat perusahaan tetap relevan dan kompetitif dalam lingkungan bisnis yang berjalan dinamis. Jika perusahaan berhasil dalam menerapkan ke lima prinsip dalam lean management ini. Perusahaan dapat memperoleh keunggulan kompetitif yang signifikan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan nilai yang lebih besar kepada pelanggan. Manfaat Menerapkan Lean Management dalam Bisnis Pada umumnya, fungsi dan tujuan yang paling utama dari menerapkan lean management adalah mengurangi adanya pemborosan yang tidak dibutuhkan dalam proses kerja perusahaan. Artinya, konsep manajemen ini dapat membantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dengan cara mengurangi waktu yang dihabiskan perusahaan untuk menambah nilai atau mengoptimalkan alur kerja. Perusahaan juga dapat merasakan manfaat-manfaat lainnya, seperti: 1. Proses Bisnis yang Efektif Melalui model pull-based system, perusahaan dapat melakukan proses produksi dan penyimpanan stok barang berdasarkan permintaan dan kebutuhan pelanggan. Sehingga, tidak ada biaya tidak penting yang keluar dari menyimpan barang. 2. Fokus yang Lebih Jelas Salah satu pemborosan yang dapat dikelola adalah fokus kerja. Lean management dapat memberikan dampak dalam mengurangi kegiatan yang minim peningkatan nilai. Kemudian, metode ini akan lebih berkonsentrasi terhadap tugas-tugas yang lebih berdampak dalam proses kerja. 3. Pemanfaatan Sumber Daya yang Lebih Efektif Sumber daya merupakan salah satu komponen yang cukup vital dalam operasional bisnis. Pengaruhnya berdampak besar jika tidak diperhatikan dengan baik. Melalui lean management, sumber daya yang dialokasikan dalam proses produksi akan lebih terkelola dengan baik dan tidak ada lagi pemborosan yang tidak perlu. Simak lebih lanjut: Lean Manufacturing & Accounting di Perusahaan Manufaktur Konsep 7 Pemborosan dalam Lean Management Singkatnya, pemborosan dalam lean berkaitan dengan aktivitas yang menghabiskan sumber daya namun tidak memberikan nilai pada produk. Walaupun begitu, tidak semua aktivitas pemborosan berkaitan dengan nilai perlu dihilangkan. Ada beberapa aktivitas yang memang diperlukan karena adanya suatu kebutuhan. Misalkan, adanya tahap testing dan pengujian suatu produk yang bertujuan untuk menentukan nilai yang produk miliki. Dalam konsep lean management, terdapat sebuah konsep yang disebut dengan “the 7 wastes of lean“. Artinya, terdapat tujuh aspek pemborosan murni yang perlu dikelola dan dihilangkan. 1. Overproduction (Pemborosan Produksi Berlebihan) Terkadang perusahaan melebihkan jumlah produksinya untuk berjaga-jaga jika suatu waktu terdapat perubahan permintaan. Namun, kegiatan ini sebenarnya merupakan sebuah pemborosan yang seharusnya dapat terhindarkan. Daripada memproduksi barang yang berlebih, ada baiknya untuk memproduksi sewajarnya dengan menyesuaikan data volume penjualan tiap musim yang sudah tercatat sebelumnya. Ini disebabkan dampak dari overproduction yang sangat boros, karena dapat menghasilkan kelebihan inventaris, peningkatan biaya penyimpanan, dan risiko pemborosan bahan baku. 2. Waiting (Menunggu) Waktu tunggu merupakan salah satu aspek dalam proses produksi yang paling mudah Anda identifikasi. Anda dapat mengidentifikasi apakah waktu tunggu yang terdapat pada proses produksi Anda termasuk rata-rata atau terlalu lama. Jika terlalu berlebihan, ini dapat berdampat pada waktu yang terbuang dan dapat mengganggu aliran proses kerja secara keseluruhan. 3. Motion (Gerakan) Gerakan atau motion ini berkaitan dengan pergerakan yang tidak efektif berasal dari tenaga kerja, peralatan, maupun, perputaran barang dalam proses produksi. Akibatnya, dapat berdampak kepada faktor kelelahan, cedera, kerusakan pada peralatan dan perpanjangan waktu produksi yang seharusnya dapat dihindari. 4. Overprocessing (Pemborosan Pemrosesan Berlebihan) Overprocessing dapat berakibat fatal karena dapat menghabiskan sumber daya dan waktu tanpa memberikan nilai tambah yang setara dengan sumber daya yang diberikan. Hal-hal seperti penambahan fitur tambahan pada produk namun nyatanya tidak akan digunakan oleh siapa pun, namun hal tersebut meningkatkan biaya bisnis Anda. Ada baiknya untuk terus memantau dan mengendalikan proses produksi sesuai dengan standar kualitas yang sudah direncanakan. 5. Inventory (Inventarisasi) Ini berkaitan dengan pengelolaan dalam ruang penyimpanan untuk persediaan bahan baku, setengah jadi (WIP), dan barang jadi. Inventaris yang berlebihan dapat mengikat modal bisnis karena beban biaya penyimpanan dan penyusutan, memenuhi ruang penyimpanan, dan meningkatkan risiko kerusakan atau deadstock. Pemborosan dapat terjadi akibat bisnis yang terlalu lama menimbun barang karena beberapa alasan tertentu, seperti untuk berjaga-jaga atau barang yang mungkin tidak laku dipasaran. 6. Transportation (Transportasi) Transportasi termasuk ke dalam pemborosan yang cukup besar jika tidak dioptimalkan dengan baik. Pemborosannya dapat mencakup penambahan biaya yang tidak perlu, memperpanjang waktu produksi, dan meningkatkan risiko kerusakan atau penurunan kualitas. 7. Defects (Cacat) Proses produksi harus melalui proses pemantauan dan pengendalian nilai secara berkala agar tidak menghasilkan barang produksi cacat pabrik. Ini terjadi ketika barang tidak dapat memenuhi standar spesifikasi permintaan pelanggan, menghasilkan biaya tambahan untuk perbaikan, penggantian, atau pengembalian produk. Jika tidak diperbaiki dengan cepat, maka dapat berakibat pada area pengerjaan ulang tambahan, yang disertai dengan eksploitasi tambahan terhadap tenaga kerja dan peralatan. Metode Lean Management dalam Perusahaan Berikut adalah beberapa metode lean management yang dapat Anda temukan pada suatu perusahaan. Tentunya masing-masing memiliki karakteristik dan menyesuaikan kebutuhan perusahaan, antara lain: Value Stream Mapping (VSM): Memetakan aliran end-to-end dari bahan atau informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi pemborosan dan membuat rencana untuk meningkatkan efisiensi. Kaizen (Perbaikan Berkelanjutan): Pendekatan yang menekankan perbaikan berkelanjutan untuk terus-menerus mencari cara untuk meningkatkan proses, produk, dan layanan. 5S: Sebuah pendekatan untuk menciptakan lingkungan kerja yang terorganisir, terstruktur, dan efisien. Ini berkaitan dengan langkah penerapannya yaitu: Sort (Mengurutkan), Set in Order (Menata), Shine (Membersihkan), Standardize (Menstandarisasi), dan Sustain (Menjaga). Just-in-Time (JIT): Sebuah pendekatan yang menekankan produksi barang hanya saat diperlukan oleh pelanggan, tanpa membangun inventaris besar. Poka-Yoke: Metode untuk mencegah kesalahan atau cacat dalam proses dengan mengimplementasikan perangkat atau desain yang mencegah kesalahan terjadi atau mendeteksi kesalahan segera setelah terjadi. Jidoka (Otomatisasi Intelektual): Konsep yang melibatkan pemberian mesin atau pekerja kecerdasan untuk mendeteksi cacat atau masalah dalam proses produksi dan memberi sinyal untuk menghentikan produksi, sehingga masalah dapat segera diatasi. Kanban: Sebuah sistem pengendalian produksi yang menggunakan kartu atau tanda visual lainnya untuk mengendalikan aliran bahan atau pekerjaan dalam proses produksi. Contoh Penerapannya dalam Sebuah Perusahaan Lalu, apa dampak dari penerapan lean management dalam suatu perusahaan? Apakah berhasil? Simak bagaimana dampaknya terhadap perusahaan dalam beberapa contoh penerapan lean berikut ini. Toyota Toyota merupakan perusahaan yang mengenalkan dan merintis sistem lean management untuk pertama kalinya. Melalui pengembangan Toyota Production System (TPS) pada tahun 1950-1960an, terjadilan revolusi terhadap pengelolaan organisasi. Apa saja yang Toyota terapkan dan apa dampaknya? Ada tiga model yang diterapkan oleh Toyota, pertama adalah JIT di mana mampu mengurangi biaya penyimpanan, lalu Kaizen di mana karyawan Toyota terus mencari cara untuk dapat meningkatkan produktivitas dan nilainya, serta sistem single-piece flow yaitu memproduksi barang berdasarkan permintaan pelanggan untuk mengoptimalkan persediaan. Penerapan model terbarukan ini berdampak pada tingkat waktu dalam memproduksi mobil sebesar 25% dari sebelumnya. Di sisi lain, Toyota juga berhasil menghilangkan pemborosan dan menghemat modal hingga jutaan Dollar apda saat itu. General Electric GE merupakan salah satu perusahaan besar yang berkecimpung di banyak industri bisnis mulai dari kesehatan hingga energi terbarukan. Besarnya industri yang digeluti tentunya membutuhkan manajemen yang perlu dikelola dengan baik. Oleh karena itu, GE mulai mengembangkan sistem lean management dalam proses bisnisnya. Beberapa contohnya seperti sistem JIT dan streamlined manufacturing yang berdampak pada pengurangan waktu pembangunan mesin sebesar 30% dan mengurangi beban penyimpanan barang hingga 50%. GE juga menerapkan defects elimination melalui proses identifikasi cacat dan menghapusnya dari proses produksi, dengan ini dapat membantu meningkatkan kualitas produksi hingga 10%. Kesimpulan Bisa dikatakan, lean management merupakan sebuah pendekatan holistik yang mencakup proses bisnis dan produksi untuk dapat dioptimalkan lebih baik lagi. Beberapa aspek yang bisa dilakukan mulai dari mengidentifikasi pemborosan sumber daya, meningkatkan fokus terhadap efisiensi, serta meningkatkan standar kualitas produk dan layanan. Dua tujuan utama dari pendekatan ini adalah mentransformasikan budaya organisasi dan mendorong peningkatan yang berkelanjutan. Inilah yang dapat membantu perusahaan Anda untuk tetap bertahan di dunia yang dinamis dan kompetitif seperti sekarang ini. Hal ini-pun telah terbukti nyata melalui beberapa contoh perusahaan yang berhasil menerapkan lean management dengan baik. Setelah seluruh proses bisnis dan produksi dapat berjalan dengan baik dan optimal, jangan lupa untuk mengoptimalkan juga pengelolaan keuangan bisnis Anda. Keuangan merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis. Salah satu solusi tepat untuk mengelola keuangan adalah dengan menggunakan software akuntansi dari Mekari Jurnal yang memiliki fitur unggulan dan komprehensif. Beberapa fiturnya seperti menyusun anggaran, mengelola invoice, dan menyusun laporan keuangan dengan berbasis otomatis. Mekari Jurnal juga terintegrasi dengan fitur manajemen stok barang serta pengelolaan pajak secara online. Segera gunakan saat ini juga dan rasakan pertumbuhan bisnis yang cepat dan signifikan! Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Dapatkan free trial selama 7 hari jika mendaftarkan perusahaan Anda sekarang, semoga artikel ini bermanfaat, ya! Referensi: Boardmix, “10 Examples of Companies Using Lean Management Principles”. Forbes, “Lessons From Lean Management For Any Industry”.
