Ketahui Tips dan Cara Mengelola Bisnis Ritel dengan Banyak Cabang! Bagi pemilik bisnis ritel dengan banyak cabang terdapat beberapa tantangan dan masalah yang harus dihadapi, beberapa di antaranya ketika berhadapan dengan pengelolaan data keuangan. Jika masalah ini terus dibiarkan, tentu akan memberikan dampak signifikan terhadap pertumbuhan bisnis. Dampak ini akan terasa pada efisiensi operasional yang terganggu dan perputaran kas yang menjadi berantakan, kedua aspek ini akan mempengaruhi stabilitas keuangan perusahaan. Oleh sebab itu, sebagai pemilik bisnis perlu mengetahui bagaimana cara untuk menghadapi hal tersebut dengan efektif. Berikut artikel ini akan menjelaskan mengenai tips dan cara mengelola bisnis ritel dengan banyak toko cabang di berbagai lokasi, salah satunya dengan mengadopsi software akuntansi terintegrasi seperti Mekari Jurnal! Tantangan Pengelolaan Toko Ritel Banyak Cabang “Sebuah perusahaan ritel PT. Jurnal Karya Bangsa mengalami kesulitan dalam mengelola data transaksi dan informasi keuangan dari berbagai outlet toko yang tersebar. Hal ini disebabkan karena data keuangan perusahaan yang terpisah-pisah di berbagai sistem dan lokasi penyimpanan toko cabang. Akibatnya, akuntan yang bertanggung jawab dalam menyusun laporan keuangan di kantor pusat menjadi kesulitan untuk bekerja, mengalami kesalahan ketika melakukan rekonsiliasi transaksi, dan pekerjaan yang tidak selesai tepat waktu.” Berdasarkan dari kasus yang dihadapi oleh bisnis ritel tersebut, terdapat tiga tantangan yang harus teratasi secepatnya, yaitu: 1. Kendala Pada Koordinasi Antar Cabang Tantangan pertama dalam toko dengan banyak cabang adalah sistem komunikasi yang buruk. Seringkali ditemukan bahwa sistem komunikasi yang dibangun kurang efektif, sehingga berbagai informasi penting seperti penjualan, permintaan pelanggan, dan kondisi pasar dapat terlewatkan. Belum lagi berbagai transaksi yang penting dalam melihat posisi keuangan perusahaan menjadi terganggu, sehingga menghambat responsivitas bisnis. 2. Sistem Akuntansi yang Tidak Efektif Pengelolaan keuangan akan tidak teroganisir dengan baik jika sistem akuntansi yang diterapkan masih belum terintegrasi dengan baik. Ini akan meningkatkan risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi dan menyebabkan data pada laporan keuangan yang tidak akurat. Ketidaktepatan ini dapat mempengaruhi pengambilan keputusan finansial dan perencanaan bisnis, yang mempengaruhi kesehatan keuangan dalam jangka panjang. 3. Data Keuangan yang Terfragmentasi Salah satu tantangan terbesar dalam mengelola banyak cabang yang paling sering ditemui adalah pengelolaan data keuangan yang terpisah-pisah. Masing-masing cabang mungkin menggunakan sistem akuntansi yang berbeda, sehingga menyulitkan akuntan dan pemilik untuk mendapatkan gambaran penuh terhadap kinerja keseluruhan pada toko cabang tersebut. Data yang tidak terintegrasi dapat menyebabkan berbagai risiko bisnis seperti kehilangan atau rusaknya data penting, hingga kesalahan dalam pelaporan dan pengambilan keputusan. Simak Lebih Lanjut: Industri Ritel: Analisa Perkembangan dan Tantangan, serta Solusi dari Mekari Jurnal Apa Itu Fragmentasi Data? Fragmentasi data atau fragmentation data adalah sebuah kondisi ketika data dan informasi yang tersebar atau terpisah-pisah di berbagai tempat dan tidak terintegrasi dengan baik. Dalam konteks bisnis, fragmentasi data biasanya terjadi pada bisnis yang memiliki banyak cabang atau unit operasional dan belum terkelola dengan baik. Data ini biasanya berkaitan dengan informasi dan transaksi keuangan termasuk aset penting dalam toko cabang tersebut, seperti persediaan stok barang. Adanya data yang tersebar di berbagai tempat ini tentu akan membuat sulit untuk menemukan, mengelola, dan menggabungkannya ketika dibutuhkan. Penyebab Terjadinya Fragmentasi Data Ada beberapa penyebab mengapa data dapat tersebar di berbagai tempat dan tidak terintegrasi secara merata, di antaranya: 1. Sistem yang Berbeda di Setiap Cabang Ada kemungkinan karena tidak adanya prosedur operasional standar (SOP) sehingga setiap cabang mungkin menggunakan sistem akuntansi yang berbeda. Hal ini dapat mengakibatkan sulitnya dalam menggabungkan data keuangan ketika penyusunan laporan keuangan konsolidasi dilakukan. Simak Lebih Lanjut: Panduan Proses Pembuatan SOP Keuangan Perusahaan 2. Format Data yang Tidak Merata Selain data yang tersebar di berbagai tempat, faktor format dokumen juga perlu diperhatikan. Pengelolaan data akan terhambat jika setiap toko cabang memberikan datanya tidak dengan format yang sama, seperti file spreadsheet, database, ppt, atau pdf. Proses analisis dan penyusunan laporan keuangan menjadi tidak efisien karena akan memakan waktu untuk menyatukannya, belum lagi risiko kesalahan data yang semakin meningkat. 3. Literasi Keuangan yang Rendah Salah satu penyebab mengapa data tidak teroganisir dengan baik adalah karena kurangnya literasi dalam pengelolaan keuangan. Pemilik atau manajer cabang yang kurang mendalami wawasan ini dapat menghambat dalam membuat keputusan finansial yang cerdas, termasuk pengelolaan data keuangan. Tips dan Cara untuk Mengelola Bisnis Ritel dengan Banyak Cabang Untuk dapat mengatasi tantangan yang dihadapi ketika mengelola bisnis ritel dengan banyak cabang, terdapat beberapa tips dan cara yang bisa menjadi solusinya. Mulai dari pemberian pelatihan kepada karyawan, menyusun dan mensosialisasikan SOP, hingga mengadopsi software akuntansi berbasis cloud. 1. Menyusun dan Mensosialiasikan SOP tentang Pengelolaan Data Standard Operating Procedure (SOP) menjadi langkah pertama yang penting untuk menjadi landasan pengelolaan data yang lebih terstruktur dan terorganisir. SOP akan memberikan panduan yang jelas mengenai bagaimana data harus terintegrasi ke dalam satu sistem, sehingga mengurangi data fragmentation. Setelah penyusunan selesai, sosialisasikan standar operasional terbaru di seluruh toko cabang agar setiap karyawan dapat memahaminya, selanjutnya Anda dapat melakukan evaluasi secara berkala terhadap implementasinya. 2. Pelatihan Literasi Keuangan Secara Berkala Kurangnya literasi dan pengalaman dalam mengelola keuangan bisa teratasi dengan membuat program pelatihan kepada manajer cabang, karyawan, bahkan pemilik bisnis sendiri agar dapat menyesuaikan pengelolaan keuangan yang terbarukan. Jika dilakukan secara berkala, sesuai tren yang terjadi, keterampilan diri dari setiap karyawan perlahan dapat meningkat dan mempengaruhi efektivitas operasional sehari-hari. 3. Membangun Komunikasi yang Terbuka dan Efektif Saluran komunikasi menjadi saranan penting dalam pengelolaan toko pusat dan toko cabang, sehingga membangun saluran yang efektif bisa menjadi solusi. Buat pertemuan rutin agar semua karyawan memahami tujuan perusahaan serta sarana memperbaiki diri. Selain pertemuan rutin, pemilik bisnis dapat membuat sarana aplikasi komunikasi profesional seperti Google Chat. 4. Menjadwalkan Kunjungan Teratur Ke Semua Cabang Toko Selain membangun komunikasi yang efektif, cara sederhana lainnya adalah dengan melakukan kunjungan berkala kepada setiap toko cabang yang dimiliki. Dengan berkunjung langsung, pemilik toko jadi semakin dekat dengan karyawan-karyawannya, sehingga dapat membangun hubungan dan transparansi yang lebih baik. Pemilik toko juga dapat memeriksa langsung bagaimana kinerja di setiap toko, termasuk pengelolaan data keuangannya. 5. Melibatkan Pihak Ketiga Untuk Pemeriksaan Keuangan Untuk menghindari pendapat subjektif ketika berkunjung dan memeriksa secara langsung, pemilik toko juga dapat menyewa jasa pihak ketiga untuk mendapatkan pandangan yang lebih objektif dan berpengalaman. Simak Lebih Lanjut: Berapa Tarif Jasa Audit Laporan Keuangan Akuntan Publik? 6. Membangun Budaya Kerja yang Transparan Banyaknya toko cabang yang perlu diperhatikan secara bersamaan cukup sulit, sehingga ada baiknya jika Anda mulai untuk menerapkan budaya kerja yang transparan dalam internal operasional. Libatkan karyawan dalam setiap rapat yang berkaitan dengan keputusan strategis serta buat worksheet berbasis online agar seluruh karyawan dapat melihat pekerjaan setiap orang setiap harinya. Melalui cara ini, karyawan akan menjaga tanggung jawabnya tetap tinggi, dan pemilik bisnis dapat mengawasi jalannya keseluruhan operasional secara lebih mudah. 7. Memanfaatkan Teknologi Berbasis Cloud Banyak kasus yang menemukan bahwa penyebab data transaksi keuangan yang tidak terorganisir dengan baik karena pengelolaannya yang masih dilakukan secara manual. Di era industri yang semakin modern, digitalisasi menjadi sebuah solusi terbaik untuk mengatasi hal ini. Dengan mengadopsi teknologi berbasis cloud, data-data penting keuangan dapat terintegrasi dan tersimpan di satu database terpusat. Hal ini akan membantu pemilik bisnis, manajer keuangan, maupun akuntan untuk mengakses, mengumpulkan, dan menganalisis data keuangan dengan lebih mudah dan akurat. Teknologi ini bisa Anda terapkan dalam sistem operasional bisnis toko Anda, mulai dari POS (Point of Sale), akuntansi, dan perpajakan. Kesimpulan Pengelolaan keuangan dalam bisnis ritel memiliki tantangan yang cukup kompleks, terlebih dengan banyak cabang yang harus terkelola secara merata. Tantangan dan masalah ini berkaitan erat dengan pencatatan transaksi dan arus kas yang terfragmentasi, sehingga akuntan pada toko pusat akan sulit untuk menyusun pelaporan keuangan. Belum lagi, pengelolaan operasional yang tidak efektif akan menyebabkan pengeluaran operasional yang berbanding terbalik dengan pendapatan yang diterima. Mekari Jurnal Sebagai Solusi Untuk Mengatasi Data Fragmentation Untuk mengatasi masalah ini, maka penting bagi perusahaan untuk mencari solusi yang efektif, salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi berbasis cloud. Mekari Jurnal merupakan software akuntansi terintegrasi yang sudah mengadopsi sistem berbasis cloud sehingga seluruh karyawan Anda dapat mengakses data di mana saja dan kapan saja dalam satu database terpusat. Anda tidak perlu khawatir lagi dengan pencatatan transaksi, karena Mekari Jurnal dapat mengelola pencatatan transaksi secara otomatis dan real-time. Fitur-fitur Mekari Jurnal ini dapat membantu Anda dalam mengatasi data fragmentation, yaitu: 1. Jurnal Touch Sistem POS berbasis cloud ini membantu mengintegrasikan setiap transaksi pada toko cabang secara langsung dengan data dalam laporan keuangan. Setiap transaksi yang tercatat di outlet kemudian akan diperbaharui secara real-time, memastikan data tercatat dengan akurat dan sesuai standar yang sudah dibentuk. 2. Payment Reconciliation Fitur ini memungkinkan toko untuk mengimpor laporan bank dan merekonsiliasikan transaksi yang tercatat dengan perputaran dana di dalam rekening bank. Hal ini membantu mengurangi risiko kesalahan data dan memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan tepat. 3. Tagging Adanya fitur tagging membantu toko untuk menyaring transaksi berdasarkan outlet cabang yang ingin dipilih. Proses filterisasi ini memudahkan pembuatan laporan berdasarkan lokasi toko dan menganalisis performa masing-masing outlet secara mendalam. 4. Custom Analytics & Report Fitur ini memungkinkan toko untuk membuat laporan mendalam tentang strategi stok dan pembelian secara menyeluruh dan mendetail. Laporan ini membantu memahami kinerja tiap cabang dan memaksimalkan strategi penjualan berdasarkan data yang akurat. 5. Sinkronisasi Mekari Expense ke Mekari Jurnal Mekar Jurnal telah terintegrasi secara penuh dengan ekosistem operasional bisnis lainnya dari Mekari, salah satunya dengan aplikasi manajemen pengeluaran perusahaan yaitu Mekari Expense. Melalui Mekari Expense, karyawan dapat mengajukan klaim biaya melalui aplikasi ini untuk berbagai pengeluaran seperti alat kerja dan biaya operasional lainnya. Nantinyaa, setiap klaim pengeluaran yang diajukan karyawan langsung tersinkronisasi ke dalam laporan keuangan perusahaan melalui Mekari Expense yang terhubung dengan Mekari Jurnal. Hal ini memungkinkan pencatatan pengeluaran dalam laporan biaya dan laporan keuangan lainnya secara detail dan terstruktur. Melalui fitur-fitur unggulan tersebut, Mekari Jurnal dapat membantu dalam mengelola proses pencatatan keuangan menjadi lebih mudah dan terpusat. Hal ini tidak hanya dapat mempermudah proses pencatatan, namun juga secara signifikan meningkatkan akurasi laporan keuangan dan mengatasi masalah data fragmentation yang sering terjadi dalam pengelolaan bisnis multi-cabang. Tunggu apalagi? Coba Mekari Jurnal sekarang juga dan tingkatkan pengelolaan bisnis ritel multi-cabang Anda! Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Safebooks, “Overcoming Data Fragmentation in Financial Data Governance”. Kohezion, “Data Fragmentation: What Is It and How to Solve It”.
