Gudang adalah suatu tempat fasilitas yang dapat berfungsi sebagai tempat lokasi penyaluran barang dari pemasok sampai nantinya terkirim ke pengguna. Hal ini akan mendukung timbulnya kebijakan perusahaan untuk melakukan sistem persediaan agar permintaan dapat diantisipasi dengan cermat dan tepat waktu agar barang yang akan dikirim mempunyai kualitas barang yang baik. Sistem dari aplikasi gudang bisa menjadi acuan dalam hal ini.
Pengertian Gudang Menurut Para Ahli
Perpu Nomor 5 Tahun 1962
Gudang yakni suatu ruangan yang tidak bergerak yang dapat ditutup dengan tujuan tidak untuk dikunjungi secara umum, melainkan untuk dipakai khusu sebagai tempat penyimpanan barang.
Bowersox (1978:293)
Gudang yakni suatu tempat yang dijadikan sebagai lokasi penyimpanan produk sampai permintaan (demand) cukup besar untuk melaksanakan kegaiatan distribusinya.
Perpu Nomor 5 Tahun 1962
Gudang yakni suatu tempat yang tidak dapat bergerak, tetapi bisa ditutup dengan tujuan tidak dapat dikunjungi secara umum, melainkan untuk dipergunakan khusus sebagai tempat menyimpan suatu barang guna dapat menjaga kualitas barang.
Manfaat Gudang
1. Sebagai persediaan
Melakukan prediksi dalam permintaan produk yang akurat merupakan hal yang sangat sulit, agar dapat melayani pelanggan setiap waktu operasi pergudangan dapat digunakan sebagai alternatif tempat penyimpanan barang sebelum dikirim ke pengguna.
2. Sebagai perlindungan terhadap barang
Sebagai perlindungan dengan sistem pengamanan yang dapat diandalkan dengan demikian barang akan mendapatkan jaminan keamanan baik dari bahaya pencurian, kebakaran, banjir, serta problem keamanan lainnya.
3. Production mixing
Dalam pengirimanan suatu barang yang berbagai macam sumber dengan sistem material handling baik secara otomatis maupun manual dapat dilakukan penyotiran dan menyiapkan barang sebelum dikirim ke pengguna.
4. Dalam sistem pergudangan
Material yang berbahaya dan tidak berbahaya akan dipisahkan dengan material yang mempunyai resiko dalam membahayakan dan menimbulkan pencemaran. Oleh sebab itu, diperlukan kode keamanan guna meminimalisir resiko yang akan ditetapkan.
5. Manufacturing support (pendukung proses produksi)
Operasi pergudangan mempunyai peranan yang sangat penting dalam produksi guna meningkatkan kualitas dalam mendukung proses produksi dalam segi penyimpanan, transportasi, material handling dan aktivitas lainnya dalam pergudangan.
6. Production mixing
Menerima pengiriman barang berbagai macam dari sumber dan dengan sistem handling baik otomatis maupun secara manual dilakukan untuk melakukan penyortiran dan menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirim ke pelanggan.
Tujuan Gudang
-
Kebutuhan Produksi
Gudang tentunya dibutuhkan untuk menghasilkan barang dengan jenis dan sifat yang berbeda. Ada berbagai jenis barang yang langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu sebelum dikonsumsi. Oleh sebab itu, peranan gudang sangat penting dalam kegiatan produksi suatu barang.
-
Kebutuhan Pasar
Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh konsumen. Oleh sebab itu, gudang dibutukan guna pasokan barang yang diminati konsumen tidak terputus. Gudang juga dapat dijadikan sebagai media pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar.
-
Pengurangan Biaya Transportasi dan Produksi
Gudang memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan pengurangan biaya transportasi dan produksi yang saling berkaitan erat dengan persediaan barang tetapi pada posisi tertentu gudang dapat mengurangi biaya transportasi saat dilakukannya produksi barang.
-
Mengkoordinasikan Penawaran dan Permintaan
Gudang mempunyai sebuah peranan yang cukup penting dalam mengkoordinasikan antara penawaran dan permintaan suatu barang. Hal ini disebabkan karena permintaan pasar tidak selalu diprediksikan secara akurat sedangkan proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. oleh sebab itu, gudang diperlukan guna menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun.
Sistem Penyimpanan Barang di Warehouse
Sistem penyimpanan barang di warehouse pada perusahaan manufaktur mempunyai dua jenis, yaitu sistem make to order dan sistem make to stock. Berikut ini penjelasannya:
- Make to order, yaitu sistem warehouse yang dilakukan pada saat perusahaan menerima permintaan konsumen dalam jumlah banyak. Departemen produksi akan memprioritaskan alur penjualan dari pesanan konsumen tersebut terlebih dahulu dibandingkan memproduksi barang yang belum ada pemesannya.
- Make to stock, yaitu sistem warehouse yang dilakukan perusahaan dengan menyimpan produk barang jadinya agar saat konsumen ingin membeli produk, produk tersebut sudah tersedia di gudang. Perusahaan akan melakukan produksi pada saat persediaan stock sudah hampir habis (batas minimum stock) dengan menambahkan type produk tersebut kembali ke gudang.
Perencanaan Layout Warehouse yang Baik
Sistem pergudangan atau warehouse harus dirancang dengan baik agar utilitas ruang dapat bekerja secara maksimal. Selain untuk meminimalisasi biaya material handling, sistem pergudangan yang baik dapat berpengaruh terhadap keefektifan proses penyimpanan barang.
Ada beberapa metode yang dapat digunakan perusahaan dalam melakukan perancangan tata letak warehouse. Metode yang dapat dipakai pada perusahaan dalam perancangan tata letak warehouse yaitu:
- Metode dedicated storage, yaitu metode tata letak penyimpanan produk dengan menempatkan setiap produknya di warehouse pada bagian ruang penyimpanan yang tetap.
- Metode class based storage, yaitu metode tata letak penyimpanan produk yang membagi produk tersebut menjadi tiga kelas A, B, dan C berdasarkan pareto analysis dengan memperhatikan jenis maupun ukuran dari produk tersebut.
- Metode shared storage, yaitu metode tata letak penyimpanan produk dengan menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) dimana produk yang akan segera dikirimkan ke konsumen diletakkan pada ruang yang terdekat dengan pintu keluar-masuk (I/O).
- Metode continuous warehouse, yaitu metode tata letak penyimpanan produk dengan menempatkan produk yang sudah memasuki periode waktu antar pemesanan. Jadi pada metode ini menggunakan prinsip make to order, yaitu penyimpanan barang berdasarkan pesanan produk yang diminta pelanggan. Selain itu, metode continuous warehouse ini juga memperhatikan besarnya persediaan (stock) maksimum serta stock minimum agar dapat meminimalkan biaya yang dikeluarkan perusahaan.
Masing-masing metode tata letak gudang di atas memiliki karakteristik dan kelebihan serta kelemahan masing-masing dalam penggunaannya. Perusahaan dapat memilih salah satu metode berdasarkan evaluasi kriteria performansi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Perusahaan perlu memperhitungkan jarak yang ditempuh dalam melakukan proses penyimpanan/pengeluaran barang serta kemudahan bagi petugas gudang saat melakukan pencarian barang di warehouse.
Mengenal Gudang Penyimpanan dan Gudang Distribusi
Pada dasarnya, di perusahaan bisnis ritel menggunakan gudang untuk menyimpan barang dalam jangka menengah sampai lama. Sementara itu, gudang distribusi digunakan untuk menerima barang dari berbagai pabrik perusahaan dan pemasok serta memindahkannya secepat mungkin. Keberadaan gudang modern dilengkapi dengan sistem penanganan bahan lebih maju yang dikendalikan oleh komputer pusat.
Komputer tersebut mampu membaca pesan dan mengarahkan truk-truk pengangkat maupun evalator guna mengambil jenis-jenis barang tertentu, memindahkannya ke geladak muat, dan membuat faktur. Dengan demikian, keberadaan gudang-gudang tersebut mampu mengurangi dampak dari kecelakaan kerja, pencurian, biaya buruh, kerusakan hingga meningkatkan pengendalian persediaan.
Klasifikasi gudang
Pada dasarnya, gudang berfungsi sebagai penyeimbang sekaligus penentu langkah selanjutnya suatu perusahaan ritel,baik sebagai gudang untuk komersial maupun digunakan sendiri. Gudang dapat diklasifikasikan sebagai berikut.
- berdasarkan kepemilikan : gudang milik sendiri, udah milik pihak lain.
- berdasarkan tempat: gudang pabrik, gudang toko,dan gudang pelabuhan.
- berdasarkan jenis barang yang disimpan: gudang bahan baku, gudang kain, gudang perlengkapan, gudang mesiu.
Tips Memilih sebuah gudang
Hal-hal penting yang harus diperhatikan sebelum memutuskan atau memilih sebuah gudang sebagai berikut.
1. Mempertimbangkan peraturan atau legislasi yang berlaku
Seorang manajer ritel bagian pergudangan harus memastikan bahwa operasi pergudangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku sebagai berikut.
- Peraturan kesehatan dan keselamatan pekerja.
- Peraturan tenaga kerja.
- Peraturan penyimpanan untuk obat-obatan dan sejenisnya.
- Peraturan mengenai penyimpanan barang-barang yang masuk kategori barang berbahaya atau mengandung bahan berbahaya.
- Peraturan mengenai bangunan atau sejenisnya.
2. Memilih lokasi gudang yang cocok
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan lokasi gudang sebagai berikut.
- Penempatan persediaan
Penempatan persediaan untuk beberapa jenis barang tertentu seperti hasil tambang dan hasil pertanian sering memerlukan tempat penyimpanan yang berada dekat dengan sumbernya. Selain ongkos transport nya yang rendah serta memudahkan dalam segi pengangkutannya. Penentuan gudang yang didekatkan dengan sumber bahan bakunya disebut product oriented location. Sementara itu market oriented location diterjemahkan sebagai penentuan letak gudang yang dekat dengan pelanggan maupun pasarnya. Gudang yang letaknya dekat dengan pasar ini untuk barang-barang yang mudah rusak, seperti roti basah,buah-buahan dan sebagainya.
- Penempatan peralatan
Penempatan peralatan perlu dikombinasikan sedemikian rupa dengan mempertimbangkan faktor efisiensi. Peralatan yang dipakai seperti forlife truck, conveyor dan sebagainya harus disesuaikan dengan produk yang disimpan. Barang-barang yang mudah rusak sebelum dipindahkan harus dibuatkan pembungkus sebagai pelindung. Hal ini dimaksudkan supaya tidak mengalami kerusakan dalam pengangkutan nya.
- Jenis fasilitas dan lokasi gudang
Jenis fasilitas yang digunakan dapat dibedakan untuk keperluan dengan satu lantai dan dua lantai yang bisa dinaiki turunkan. Sementara itu, untuk ruangan dengan satu lantai cukup menggunakan alat-alat yang dapat bergerak secara vertikal. Beberapa fasilitas umum yang ada untuk gudang tersebut diantaranya fasilitas air, listrik, telepon dan fasilitas lain yang dibutuhkan. Selain itu, lokasi gudang harus bebas dari banjir serta akses ke gudang harus bisa dilalui oleh truk besar.
- Kondisi bangunan harus baik
Konstruksi bangunan harus kuat tidak ada kebocoran dan mempunyai ventilasi yang baik. Dalam bangunan dinding harus bersih dan dicat, sebaiknya berwarna putih. Periksa jendela apakah ada yang pecah dan pintu harus dalam kondisi baik. Suatu pengkajian harus dibuat dengan ukuran dan bentuk gudang karena kapasitasnya dalam mengakomodasi jumlah barang yang akan disimpan dan ditangani. Lebih baik untuk memilih ruang yang lebih besar daripada yang lebih kecil. Luas lantai harus rata dan terbuat dari bahan yang stabil, idealnya beton. Lantai harus mampu mendukung berat material yang akan disimpan dan bobot kendaraan yang mungkin dimasukkan dalam gedung.
- Keamanan
Keamanan identik dengan aspek yang sangat penting dari fasilitas gudang karena harus ada parameter untuk keamanan bangunan dan lingkungan sekitarnya serta perlindungan yang memadai untuk isi gudang, kendaraan, dan peralatan yang digunakan.
- Layout
Bentuk layout gudang pada setiap perusahaan sangat berbeda-beda gudang kertas tentu saja memiliki layout yang berbeda dengan gudang buah dan sayur mayur. Selain itu, pada perusahaan dagang seperti retailer (eceran) penyimpanan barang persediaan di ruangan toko tidak dapat dilakukan sebanyak penyimpanan barang di gudang, penyimpanan barang di toko hanya untuk sejumlah persediaan yang diperkirakan cukup untuk melayani kebutuhan konsumen yang berbelanja ke toko tersebut.
Atur Arus Masuk dan Keluar Gudang dengan Mekari Jurnal
Mekari Jurnal merupakan aplikasi stok gudang dan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Mekari Jurnal adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.
Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Mekari Jurnal hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.
Dengan menggunakan aplikasi stok barang dan warehouse management system dari Mekari Jurnal, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Mekari Jurnal bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.
Jadi, Mekari Jurnal menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Mekari Jurnal telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.
Dengan menggunakan Mekari Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapan pun dan di mana pun. Bagi Anda pemilik online shop, manfaatkan juga aplikasi pembukuan online shop untuk membantu pekerjaan Anda. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Mekari Jurnal selama 14 hari.
