Daftar Isi

Apa Itu Gudang Penyimpanan dalam Transportasi Logistik?

Tayang 16 Aug 2024
Diperbarui 9 Sep 2024

Dalam dunia manufaktur, aset fisik ini penting keberadaannya karena sebagai kunci dalam menjaga nilai dari bahan material, barang setengah jadi, maupun produk yang sudah jadi.

Aset fisik ini sering disebut sebagai gudang penyimpanan atau storage gudang.

Aspek pergudangan dan penyimpanan ini menjadi sebuah hal yang tidak akan lepas dari dunia bisnis dan perdagangan.

Di era industri supply chain 4.0 sekarang ini, bahkan adaptasi teknologi sudah semakin umum digunakan, salah satunya adalah software warehousing.

Pengertian Gudang Penyimpanan 

Gudang penyimpanan dalam manufaktur ini pada dasarnya berbeda dengan gudang individu atau gudang yang ada di rumah – rumah.

Jika gudang individu hanya berfungsi sebagai lemari penyimpanan untuk barang-barang yang sudah tidak digunakan, berbeda lagi dengan gudang penyimpanan untuk konteks industri.

Gudang industri biasanya dibangun untuk memfasilitasi penyimpanan bahan baku, work in progress, dan produk jadi dengan tujuan mendukung efisiensi produksi dan distribusi.

Jika gudang rumahan tidak memiliki standar penyimpanan yang baku, pada gudang penyimpanan bisnis terdapat standar operasional (SOP) tersendiri yang harus dipatuhi setiap waktunya.

Ini guna melindungi persediaan yang tersimpan dari kerusakan, kelebihan dan kekurangan muatan, hingga risiko kehilangan.

Kemudian pada gudang penyimpanan terdapat fasilitas dan infrastruktur khusus guna menerapkan sistem pergudangan efektif, seperti:

  • Peralatan khusus: Rak palet, forklift, scanner barcode.
  • Pengaturan ruangan: Perancangan strategis guna memaksimalkan penataan dan pengangkutan barang.
  • Pengendalian kualitas: Untuk memastikan kualitas barang tetap terjaga dan maksimal, seperti pengendalian suhu dan pengemasan.

Fungsi Gudang Penyimpanan

Lalu, apakah fungsi dari gudang penyimpanan dalam konteks supply chain?

Gudang merupakan fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang paling rendah.

Gudang pada dasarnya adalah sebuah bangunan yang secara fisik mempunyai kriteria tertentu sebagai tempat penyimpanan barang, yang mana di dalamnya terdapat proses pergudangan (warehousing) berupa penyim panan (storage) dan material handling.

Dengan demikian maka pengertian gudang dapat kita definikikan sebagai sebuah tempat yang diberikan tugas untuk menyimpan barang – barang yang nantinya akan dipergunakan untuk proses produksi, hingga sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksinya.

Keberadaan gudang ini difungsikan juga sebagai buffer atau penyeimbang dan juga berfungsi untuk menentukan langkah sebuah perusahaan selanjutnya.

Dalam hal ini, apakah perusahaan akan menggunakan gudang tersebut untuk tujuan komersial atau  hanya untuk digunakan sendiri.

Di dalam perdagangan, gudang umumnya dipergunakan sebagai tempat untuk melayani beberapa konsumen atau yang berbeda-beda.

Secara umum, gudang juga harus memiliki jumlah tenaga kerja yang cukup lengkap dengan perlengkapan peralatannya.

Sebagai salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan konsumen, maka pengadaan sebuah unit gudang juga bertujuan untuk memberikan kepuasaan terhadap konsumen atau pelanggan.

Untuk itu kemudian diaturlah jarak penyimpanan yang dilakukan dalam batas waktu tertentu, baik yang lama maupun yang pendek, yang disesuaikan dengan kebutuhan konsumen.

Misi Sebuah Gudang

Pengadaan unit gudang  komersial dapat menguntungkan bagi sektor industri dan  perdagangan. Sebab, dengan adamya gudang akan dapat mendorong adanya flexibilitas serta terciptanya sebuah manajemen yang profesional.

Sebagai tempat penyimpanan produk, sebuah gudang juga mempunyai beberapa misi atau tugas tertentu dalam jaringan distribusi pemasaran.

Misi gudang dalam jaringan distribusi pemasaran antara lain sebagai berikut :

  • Menjaga persediaan barang yang digunakan, sebagai penyeimbang dan penyangga (buffer) dari variasi antara penjadwalan produksi dan permintaan dari konsumen.
  • Sebagai penyalur di dalam sebuah daerah pesanan, yang memiliki jarak transportasi terpendek sehingga dapat memberikan respon yang cepat untuk memenuhi permintaan pelanggan tersebut.
  • Digunakan sebagai tempat akumulasi dan untuk menguatkan produk – produk dalam kegiatan produksi serta pendistribusiannya.

gudang penyimpanan

Fungsi Pokok Sebuah Gudang

Menurut seorang ahli manajemen logistik yakni Donal J. Bowersox, gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya (bahan baku, good-in-process, barang jadi, spareparts, supplies dan dead stock) dan menyediakan informasi status kondisi material atau produk yang disimpan di dalam gudang sehingga informasi tersebut mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan dan selalu faktual.

Gudang merupakan tempat penyimpanan produk serta untuk memenuhi permintaan pelanggan secara cepat.

Dari pengertian ini, maka gudang mempunyai beberapa fungsi dan bukan sekedar sebagai tempat penerimaan dan pengiriman produk saja.

Berikut ini adalah beberapa fungsi pokok gudang, yaitu:

  • Assembling the order (perakitan pesanan)
  • Dispatching ke penyimpanan
  • Dispatching the shipment
  • Identifying and sorting (pengidentifikasian dan penyaringan)
  • Maintaining record (perawatan produk)
  • Packaging (pengepakan)
  • Picking the order (pemilihan pesanan)
  • Receiving (penerimaan)
  • Shipping (pengiriman)
  • Storing (penyimpanan)

Baca Juga: Mengenal Warehouse dan Warehousing dalam Bisnis

Tujuan Utama Pengadaan Gudang

Gudang atau tempat penyimpanan barang memang memiliki fungsi yang sangat penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi dan distribusi barang pada suatu pabrik.

Tujuan dan fungsi penyimpanan dari gudang secara umum adalah untuk memaksimalkan utilitas sumber daya yang ada, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan atau memaksimalkan pelayanan kepada pelanggan dengan jalan memperhatikan kendala sumber daya yang ada.

Terkait dengan hal tersebut, terdapat tiga tujuan utama yang berkaitan dengan pengadaan barang, antara lain:

1. Pengawasan

Pengawasan mengacu pada sebuah sistem administrasi yang terjaga dengan baik, dilakukan untuk mengontrol keluar masuknya material.

Tugas pengawasan ini menyangkut keamanan material, agar tidak terjadi kehilangan material.

2. Pemilihan

Pemilihan mencakup aktivitas pemeliharaan atau perawatan agar material yang disimpan dalam gudang tidak cepat mengalami kerusakan ketika dalam masa penyimpanan.

3. Penimbunan Atau Penyimpanan

Tujuannya adalah agar jika sewaktu-waktu dibutuhkan, maka material yang akan dipakai selalu tersedia, sebelum dan selama proses produksi tersebut berlangsung.

Fungsi Utama Sebuah Gudang

Dalam memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, fungsi utama gudang adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Tempat Penerimaan (Receiving) Barang

Ini adalah proses untuk menerima material pesanan yang sebelumnya telah di order, dengan menjamin kuantitas dan kualitas material yang dikirim oleh pihak supplier sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

2. Sebagai Tempat Persediaan Barang

Ini adalah kegiatan untuk menjamin agar permintaan pelanggan selalu dapat dipenuhi sesuai dengan tujuan perusahaan yakni memenuhi kepuasan pelanggannya.

3. Penyisihan (Put Away)

Ini adalah untuk menempatkan barang-barang dalam lokasi penyimpanan.

Penyimpanan (Storage) Barang

Ini adalah suatu bentuk fisik dari barang-barang yang disimpan sebelum ada permintaan untuk di keluarkan dari dalam gudang.

Pengambilan pesanan (Order Picking)

Merupakan suatu proses pengambilan barang dari gudang yang sesuai dengan permintaan.

Pengepakan (Packaging) Barang

Ini adalah langkah pilihan setelah proses pengambilan (picking).

Simak Lebih Lanjut: 6 Tips Meningkatkan Penjualan dengan Product Packaging

Penyortiran Barang

Merupakan suatu proses pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi pengambilan yang terdistribusi, yang disebabkan karena adanya variasi barang yang ada dalam jumlah besar.

Pengepakan Dan Pengiriman Barang

Ini adalah suatu pengemasan barang sebelum di muat kedalam kontainer dan dikirim lepada pelanggan.

Jenis – Jenis Gudang

Dalam realitasnya teerdapat 6 jenis gudang yang biasa digunakan, antara lain:

  • Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik
  • Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin. Gudang ini menyediakan tempat penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya.
  • Gudang dengan bea pajak. Barang-barang seperti tembakau dan minuman beralkohol impor disimpan di gudang ini.
  • Gudang barang-barang rumah tangga. Digunakan untuk penyimpanan property pribadi. Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang sifatnya sementara
  • Pergudangan komoditas khusus. Pergudangan komoditas khusus digunakan untuk produk pertanian khusus seperti butir padi, wol dan katun.
  • Pergudangan penyimpanan barang penting. Pergudangan bulk storage memberikan tangki penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk produk kering seperti batu bara, pasir dan barang-barang kimia.

Jenis Layout Gudang

Beberapa faktor yang perlu menjadi pertimbangan dalam menentukan seberapa besar kapasitas gudang yang diperlukan, antara lain:

  • Besar ukuran dari masing-masing barang yang hendak disimpan. Semakin besar ukuran barang akan memerlukan ruang yang sangat besar.
  • Waktu tenggang (lead time) dari pemesanan barang, jika waktu tenggang lebih cepat maka ruang penyimpanan harus semakin besar.
  • Jumlah atau banyaknya barang yang harus disimpan dan frekuensi keluar masuknya barang.

Faktor yang hendak diambil oleh pihak manajemen gudang yang meliputi faktor kehabisan barang, faktor kekurangan tempat penyimpanan pada saat barang tiba di gudang.

Selain ditentukan oleh besar ruangan, kapasitas gudang juga ditentukan oleh cara mengatur letak barang yang disimpan (layout ruang gudang).

Gudang dengan tata ruang sembarangan dan berserakan tentunya kurang efisien dibandingkan dengan gudang yang tata ruangnya diatur dengan rapi.

Selain hal tersebut diatas, terdapat hal lain yang harus diperhatikan, yaitu jenis barang yang disimpan apakah barang tersebut termasuk:

  • Fast moving, yaitu barang sirkulasinya cepat, biasanya berupa barang-  barang yang laku cepat.
  • Slow moving, yaitu barang yang sirkulasinya lambat, biasanya berupa  barang-barang yang lakunya lambat.

Baca Juga: 7 Manfaat Aplikasi Gudang dalam Manajemen Inventory Barang

Menurut kepemilikannya gudang terdiri dari:

1. Gudang Milik Pribadi

Gudang pribadi (private warehouse) adalah fasilitas penyimpanan yang memiliki atau disewa oleh perusahaan untuk digunakan oleh mereka sendiri. sebagian besar perusahaan, pedagang grosir, dan peritel memiliki beberapa fasilitas penyimpanan di dalam bangunan mereka sendiri atau di lokasi terpisah.

Perusahaan menggunakan gudang pribadi ketika ada barang dengan volume besar yang harus disimpan secara teratur. Namun biaya gudang pribadi dapat menjadi mahal jika kebutuhan berubah.

Jenis gudang ini dimiliki dan dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan dalam kegiatan distribusi mereka sendiri.

Sebagai contoh, jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka atau grosir mengoperasikan sebuah gudang di mana ia menerima dan mendistribusikan produk.

2. Gudang Umum

Gudang publik (public warehouse) merupakan fasilitas penyimpanan yang independen. Gudang publik mampu menyediakan semua layanan yang bisa disediakan oleh gudang milik perusahaan. Pada dasarnya adalah ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan distribusi dalam jangka waktu yang pendek.

Pengecer yang memiliki gudang sendiri terkadang mencari ruang penyimpanan tambahan jika kapasitas gudang mereka tidak mencukupi atau jika mereka melakukan pembelian produk dalam jumlah besar dengan alasan tertentu.

Sebagai contoh, pengecer bisa memesan tambahan barang untuk memaksimalkan penjualan di toko atau ketika ada harga promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar.

3. Gudang Pemerintah

Gudang Pemerintah merupakan fasilitas penyimpanan yang dimiliki, dioperasikan, atau dikelola oleh instansi pemerintah, misalnya Enterport.

Gudang ini digunakan untuk berbagai keperluan terkait dengan administrasi, logistik, dan distribusi barang dan bahan yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi-fungsi pemerintah

Simak Lebih Lanjut: 14 Jenis Gudang yang Umum digunakan Usaha

Menentukan Lokasi Gudang

Dalam sebuah perusahaan, keputusan manajemen menyangkut lokasi gudang sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu:

  • Jenis barang
  • Biaya transportasi
  • Kondisi pasar
  • Harga sewa
  • Penyediaan tenaga kerja
  • Pajak
  • Kondisi geografis
  • Persaingan

Baca Juga: Contoh Laporan Stok Barang Gudang, Download File Excel Di Sini!

Kelola Barang Masuk dan Keluar dengan Mekari Jurnal

Mengelola persediaan dalam gudang penyimpanan terkadang akan cukup kompleks ketika skala kuantitas yang semakin besar.

Oleh karena itu, bagi perusahaan manufaktur dan perusahaan enterprise lainnya, pengelolaan gudang sudah melalui bantuan teknologi software gudang atau software warehouse management.

Tidak jarang pengelolaan gudang berkaitan erat dengan keuangan seperti biaya listrik, biaya sewa, dan biaya pemeliharaan lainnya.

Maka dari itu, diperlukan integrasi antara fitur manajemen gudang dengan pengelolaan akuntansi untuk mempermudah pengelolaan operasional bisnis.

Kelola Barang Masuk dan Keluar Dari Gudang dengan Mekari Jurnal

Mekari Jurnal dapat menjadi solusi untuk memaksimalkan efisiensi bisnis, melalui fitur akuntansi yang telah terintegrasi dengan fitur supply chain management, termasuk manajemen gudang.

Coba gratis sekarang juga dengan mendaftarkan bisnis Anda untuk pertama kalinya. Selamat mencoba!

Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang!

Kelola Keuangan Bisnis Lebih Akurat dengan Mekari Jurnal!

Monitor finansial bisnis dan dapatkan insight berharga lewat mekari jurnal!

Konsultasi Gratis

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal
Kelola Keuangan Bisnis Lebih Akurat dengan Mekari Jurnal!

Monitor finansial bisnis dan dapatkan insight berharga lewat mekari jurnal!

Konsultasi Gratis

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal
WhatsApp Hubungi Kami