Manfaat Aplikasi Gudang bagi Perusahaan Dagang

Bagi perusahan perdagangan, pergerakan barang dari dan ke dalam gudang sangatlah dibutuhkan. Maka itu, diperlukan manajemen inventory dengan dukungan aplikasi inventory barang online yang berguna mengoptimalkan pergerakan barang. 

Lebih rinci lagi, manajemen gudang berguna untuk mengidentifikasi semua transaksi persediaan barang dan jumlah stok secara lebih cepat dan akurat, bahkan secara real time.

Manajemen gudang pun berguna untuk mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal  serta dapat melakukan alur distribusi barang dengan baik.

Untuk membuat manajemen gudang berjalan lebih baik, perusahaan sektor perdagangan barang membutuhkan perangkat lunak berupa aplikasi yang memungkinkan kinerja perusahaan lebih efisien. 

Di bawah ini akan dijelaskan secara lebih rinci tantangan perusahaan dagang dalam mengelola inventori hingga penggunaan fitur inventory pada perangkat lunak.

Kesulitan Perusahaan Dagang Mengelola Inventori

Di tengah derap konsumsi yang begitu cepat, perusahaan perdagangan kerap kewalahan memenuhi kebutuhan konsumen. Alhasil, perusahaan pun ketinggalan dari kompetitornya. Berikut sejumlah tantangan perusahaan perdagangan dalam mengelola inventory atau persediaan barang:

Masa Kadaluarsa Barang

Jika perusahaan menangani barang dengan tanggal kedaluwarsa, seperti makanan atau kosmetik, barang tersebut bisa membusuk atau tidak dapat digunakan bila tidak dijual tepat waktu. Produk rusak berarti investasi perusahaan sia-sia dan tentu saja tidak ada profit yang muncul.

Stok Mati

Tanggal kedaluwarsa bukanlah satu-satunya cara produk menjadi rusak. Stok mati adalah item yang tidak dapat dijual karena sejumlah alasan lain, misal sudah ketinggalan zaman atau produk tidak lagi relevan. Seringkali sebuah barang dinyatakan “mati” setelah disimpan di rak selama 12 bulan.

Biaya Penyimpanan Mahal

Biaya pergudangan berfluktuasi, berdasarkan seberapa banyak perusahaan tersebut menyimpan selama periode tertentu. Jika sebuah toko memiliki terlalu banyak produk sekaligus atau berakhir dengan produk yang sulit dijual, biaya penyimpanan tentu akan naik.

Lokasi Barang Berantakan

Peletakkan barang yang tidak sesuai dengan tempatnya bukan hanya membuat gudang terlihat semrawut, tetapi juga menurunkan kualitas layanan pelanggan karena pencarian barang di gudang menjadi lebih lama.

Masalah lokasi barang umumnya akan bertambah parah seiring waktu berjalan dan terjadi pembiaran. Saat barang-barang baru terus bertambah dan ketersediaan tempat semakin menipis, maka masalah pun akan kian bertumpuk.

Permintaan Barang Naik Turun 

Ada banyak sekali faktor yang mengakibatkan masalah permintaan barang baik turun. Bila terjadi masalah finansial secara global yang mengakibatkan turunnya daya beli masyarakat, persediaan barang di gudang tidak lagi terjual dan membuat perusahaan rugi.

Tata Letak Gudang Tidak Efisien

Setiap industri punya cara sendiri dalam mengatur tata letak barang di gudang. Belum tentu tata letak gudang yang cocok untuk bisnis ritel bisa digunakan di gudang bisnis manufaktur atau rental.

Tata letak gudang yang tidak sesuai dengan jenis industrinya kerap berakibat terhambatnya lalu lintas barang yang masuk dan keluar gudang. Ujung-ujungnya, pelayanan pelanggan pun akan terganggu.

Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi Accounting

Aplikasi Gudang

Aplikasi inventory gudang adalah aplikasi berbasis web untuk mengatur dan mencatat keluar masuk barang di masing-masing gudang dalam satu perusahaan. Fitur aplikasi inventory gudang mencakup kalkulasi persediaan secara langsung, pelacakan penjualan produk, dan impor data persediaan dalam jumlah besar. 

Aplikasi gudang penting dimiliki perusahaan perdagangan untuk mengelola persediaan barang dagang yang merupakan aset menganggur atau aset yang menunggu untuk dikeluarkan atau dijual. 

Baca Juga: Panduan Lengkap Kelola Stock Opname untuk Bisnis Ritel

Manfaat dan Tujuan Aplikasi Gudang

Salah satu tantangan terbesar dengan menjalankan bisnis perdagangan adalah kebutuhan untuk mengelola inventaris secara efektif. Masalahnya adalah ketika bisnis bertumbuh, tantangan ini justru meningkat.

Untuk dapat meningkatkan penjualan dengan berbagai saluran penjualan agar bisnis berkembang,  penggunaan aplikasi gudang menjadi kebutuhan mendasar bagi sebuah perusahaan. Berikut sejumlah manfaat dari penggunaan aplikasi gudang.

Pengaturan Saldo

Keuntungan pertama dari pemakaian perangkat lunak adalah membantu memudahkan pengaturan saldo. Di dalam aplikasi gudang akan ada fitur khusus yang berisi rekapan atau laporan dari keuangan perusahaan.

Dengan demikian, pengaturan saldo menjadi lebih mudah. Misal, memastikan stok atau jumlah barang dan sebagainya menjadi lebih tertata sehingga tidak perlu khawatir kekurangan saldo dan sebagainya. Hal ini akan membuat keuangan perusahaan menjadi lebih sehat.

Akurat dan Efisien

Salah satu manfaat paling mendasar dari pelacakan inventaris adalah mengurangi jumlah inventaris yang harus dimiliki perusahaan sekaligus meningkatkan akurasi pesanan. Dengan mengurangi persediaan yang disimpan, perusahaan dapat menghemat banyak biaya dan tenaga. 

Beberapa perusahaan yang menggunakan aplikasi gudang sebenarnya dapat menutup satu atau lebih lokasi gudang sehingga menghemat uang. Selain itu, aplikasi gudang bermanfaat untuk melacak tingkat persediaan barang secara cermat, termasuk mendata barang apa saja dan berapa banyak yang dibutuhkan dalam waktu dekat. Mengadopsi beberapa strategi ini dapat meningkatkan ROI perusahaan.  

Menggunakan perangkat lunak yang mengelola stok secara otomatis sangat memudahkan perusahaan untuk melakukan rekapan atau pembukuan secara berkala. Mengapa? Karena biasanya, aplikasi tersebut sudah terintegrasi langsung dengan pencatatan laporan keuangan.

Dengan kata lain, bila ada pemasukkan atau pengeluaran barang, maka akan langsung terdeteksi ke dalam laporan sehingga stok akan otomatis diperbarui. Tidak perlu lagi melakukan perubahan manual sehingga tidak membuang-buang waktu. Laporan yang dibuat pun lebih akurat dan rapi.  

Memangkas Biaya

Lebih sedikit kesalahan berarti lebih sedikit sumber daya yang dihabiskan untuk memperbaikinya. Akurasi yang lebih tinggi sama dengan kesalahan yang lebih sedikit yang juga berarti lebih sedikit pengeluaran untuk mengendalikan kerusakan.

Pengaturan barang juga mengurangi uang yang dihabiskan untuk menyimpan barang-barang yang tidak perlu. Karena sistem mengidentifikasi jumlah yang tepat dari produk tertentu, manajer gudang dapat dengan tenang mengetahui hal-hal penting untuk diperbarui secara otomatis.

Hal ini membuka ruang bagi rangkaian produk yang lebih luas dan mengurangi uang yang dihabiskan untuk menyimpan barang. Mengintegrasikan otomatisasi ke dalam proses manajemen inventaris juga menghemat banyak waktu dan uang. Lebih sedikit tangan yang dibutuhkan untuk mengambil, mengemas, dan menyiapkan barang untuk pengiriman bila sistem teknologi dimanfaatkan dengan benar.  

Meningkatkan Visibilitas dan Perencanaan Data

Fitur-fitur dalam aplikasi gudang memungkinkan transfer data secara mudah. Dalam hubungannya dengan gudang data pusat, perusahaan dapat membangun aset data mereka untuk menganalisis lebih dekat apa yang sedang terjadi dalam bisnis.

Dengan menggunakan informasi ini, perusahaan dapat menjawab pertanyaan seperti ke mana perginya barang dan pelanggan apa yang dilayani.  

Dalam dunia bisnis berteknologi tinggi saat ini, kecerdasan bisnis adalah kuncinya. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyempurnakan proses pemasaran dan jangkauan mereka, yang pada akhirnya meningkatkan konversi dan mendorong keuntungan. Jadi, meskipun manajemen gudang sangat membantu di sisi produksi, dia juga berguna di sisi pemasaran.

Mencegah Kelebihan Stok

Menjaga keseimbangan tingkat persediaan barang adalah tugas menakutkan yang harus dihadapi manajer inventori setiap hari. Membiarkan tingkat inventaris berjalan tanpa pemeriksaan rutin dapat dengan cepat menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok yang diperlukan.

Salah satu skenario buruk yakni tidak cukup memesan produk sehingga kehabisan stok dan mengakibatkan pelanggan marah. Memiliki terlalu banyak inventori dan tidak bisa memindahkannya memakan ruang pergudangan.

Perangkat lunak gudan dapat turun tangan untuk mencegah terjadinya kejadian yang ditakuti ini yang dapat menghancurkan seluruh rantai pasokan.  

Koordinasi Sejumlah Lokasi

Aplikasi gudang memungkinkan perusahaan dapat mengkonsolidasikan banyak gudang yang dimilikinya. Dengan cara yang sama, sistem ini dapat membantu perusahaan untuk mengelola beberapa lokasi secara efektif.

Jika sebuah perusahaan memiliki 10 atau lebih gudang, perangkat lunak pelacakan inventaris dapat diterapkan ke masing-masing gudang untuk memberikan analisis gambaran besar yang lebih baik guna membuat keputusan jangka panjang.

Hemat Waktu  

Bisnis selalu mencari cara untuk menghemat waktu dan mengurangi biaya tenaga kerja. Aplikasi gudang dapat digunakan untuk memindai kode barang sehingga tidak perlu lagi memakai proses manual seperti mengetikkan nomor produk atau nomor kotak satu per satu.

Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat waktu memindai kode barang dan kelebihan waktu dapat diisi dengan mengerjakan pekerjaan lainnya.  

 Baca Juga: Penjelasan Fitur Produk dan Inventory yang Terdapat pada Aplikasi Jurnal

Fitur Stok Barang pada Software Jurnal 

Berikut tiga manfaat menggunakan aplikasi akuntansi untuk perusahaan dagang:

  1. Mendapatkan pemberitahuan dan kalkulasi persediaan secara langsung. Fungsi ini mencakup cara untuk mengetahui jumlah stok secara langsung, perhitungan persediaan, harga jual rata-rata dan pemberitahuan bila stok kosong.
  2. Melacak penjualan produk terbanyak. Hal ini memuat juga manfaat untuk mengetahui kinerja produk sebuah perusahaan dan mendapat pemberitahuan bila ada stok yang kosong.
  3. Mengimpor data persediaan dalam jumlah besar. Fungsi ini membantu perusahaan untuk mengimpor data persediaan dalam jumlah yang besar secara cepat dengan menggunakan template spreadsheet yang disediakan atau menggunakan template perusahaan itu sendiri.

Dalam hal ini, software Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.

Dengan menggunakan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.

Pada November ini, dapatkan promo diskon hingga 20% dan Cashback mencapai Rp1,5 juta bagi yang berlangganan Jurnal Paket Enterprise+ minimal 24 bulan. Tak hanya itu, Anda juga berhak mendapat diskon 20% dan cashback hingga Rp1 juta jika berlangganan Paket Pro minimal 24 bulan.

Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari dengan mengetuk banner di bawah ini.

Kategori : Bisnis

Kembangkan bisnis Anda dengan Jurnal sekarang

https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Jurnal by Mekari selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo