9 Review Software Purchase Order (PO) Yang Ada Di Pasaran Era dunia digitalisasi saat ini, perusahaan semakin memahami bahwa menerapkan teknologi merupakan sebuah pilihan tepat dalam meningkatkan produktivitas bisnis. Sudah hampir diseluruh aspek lingkup bisnis dapat mengadopsi teknologi, mulai dari pemasaran, penjualan, aftersales, hingga manajemen supply chain. Supply chain menjadi salah satu lingkup yang paling terpengaruh besar dalam adanya penerapan teknologi ini. Bayangkan saja, mulai dari tahap pengadaan bahan baku, perencanaan produksi, manajemen inventaris, distribusi, penjualan, hingga layanan aftersales kini bisa saja diakses dalam satu software saja. Namun, dalam praktik bisnis tersebut, terkadang Anda harus melalui pembuatan dokumen untuk transaksi jual-beli sebagai bentuk kesepakatan. Nah, salah satu software yang dapat membantu pengelolaan ini adalah software purchase order (PO). Apa Itu Software Purchase Order? Software purchase order adalah sebuah alat yang dapat digunakan oleh bisnis modern yang ingin menyederhanakan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi. Bagaimana caranya? Sistem yang terimplementasi dalam software akan bekerja dengan mengautomasikan proses pengelolaan pengadaan/pembelian yang perusahaan butuhkan. Terdapat tiga poin utama tujuan software purchase order, yakni memungkinkan bisnis untuk membuat PO dengan cepat, mengirimkannya secara elektronik ke pemasok/vendor/supplier, dan memantau statusnya secara real-time. Melalui penggunakan sistem ini, perusahaan dapat merampingkan proses serta meminimalisir kesalahan yang terjadi jika masih menggunakan metode tradisional. Pihak-pihak yang terlibat seperti vendor maupun supplier juga dapat melihat status pesanan dan pembayaran sehingga meningkatkan transparansi dan kepercayaan. Setelah selesai, sistem mencatat detail informasi pembelian agar membantu bisnis dalam mengendalikan keuangan dan operasional bisnis secara keseluruhan. Simak lebih lanjut: Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, dan Contohnya List Software Purchase Order di Pasaran Lalu, apa saja software purchase order saat ini yang bisa Anda temukan di pasaran? Berikut adalah beberapa rekomendasi yang mungkin bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan perusahaan. Akan dipaparkan juga beberapa fitur unggulan yang mungkin bisa membantu Anda dalam memutuskan ingin menggunakan yang mana. 1. Total ERP Total ERP adalah sebuah solusi bisnis berbasis cloud yang bertujuan untuk memaksimalkan kinerja operasional bisnis, termasuk purchase order. Target yang ingin dicapai oleh Total ERP adalah mampu memberikan kenyamanan ke seluruh cakupan industri. Beberapa fitur yang bisa di highlight seperti: Manajemen Pembelian Terpadu: Mengelola seluruh siklus hidup pesanan pembelian mulai dari pembuatan hingga penerimaan. Manajemen Pemasok: Melacak dan mengevaluasi kinerja pemasok dan mengelola hubungan. 2. Maserp Maserp merupakan sistem ERP yang telah terintegrasi dengan berbagai pengelolaan bisnis mulai dari kebutuhan perekrutan, penjualan, pergudangan, dan after support. Melalui Maserp, Anda juga dapat mengelola pengadaan barang dengan fitur pembuatan purchase order-nya. Anda dapat membuat detail informasi yang akan dimasukkan, mencetak di mana saja, melacak secara real-time, serta membuat tanda terima barang. 3. RedERP RedERP merupakan IT solution berbasis ERP yang juga telah terintegrasi dengan fitur purchase order untuk memaksimalkan kegiatan purchasing. Pembuatan dan pengelolaan transaksi pesanan barang akan dibuat secara otomatis, di mana nantinya seluruh data akan tersimpan di dalam pembukuan. Anda juga dapat mengevaluasi prosesnya melalui laporan yang tersaji untuk menganalisis bisnis lebih optimal. 4. Kissflow Kissflow adalah sebuah software procurement berbasis cloud sehingga dapat Anda gunakan di mana saja dan kapan saja. Softwware ini termasuk teknologi yang terbilang cukup mudah untuk diimplementasi, karena memiliki tampilan yang user-friendly. Kissflow memiliki fitur yang dapat memberikan akses kolaborassi kepada sesama anggota tim yang terlibat dalam proses pengadaan. Namun, Kissflow masih terbatas dari segi keamanan data (open-source) dan fitur intergrasi yang terbatas. 5. EQUIP ERP EQUIP ERP dapat membantu Anda dalam memangkas biaya yang tidak penting karena sistemnya yang dapat mengelola pengadaan di multi cabang organisasi. Beberapa fitur yang mendukung proses procurement: Manajemen order blanket untuk pengelolaan pembelian berulang. Manajemen multi-level approval untuk memudahkan pengajuan pembelian dari berbagai cabang perusahaan. Manajemen vendor dan quotation yang mudah. 6. Coupa Procurement Coupa Procurement dapat menjadi solusi software berbasis cloud yang dapat membantu adalah dalam mengelola pengadaan barang melalui fitur purhcase order-nya. Berdiri sejak 2006, Coupa Procurement sudah memiliki pengalaman yang panjang untuk membantu efisiensi pembelian melalui analisis data historis untuk mendorong penghematan biaya. Kelebihan dari software ini adalah dapat membuat PO berdasarkan pesanan pembelian, kekurangannya adalah memiliki UI yang terlalu rumit bagi pebisnis kecil. Harga penggunaan Coupa Procurement menurut sumber yang kredibel berkisar $149 per pengguna per bulan. Harga ini tentunya dapat berubah sesuai kebijakan perusahaannya. Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya, mencakup: Spend Visibility: Mendapatkan wawasan mengenai pola biaya yang keluar dan mengidentifikasi aspek yang bisa dipangkas. Pengelolaan proses secara digital, mulai dari pemeriksaan risiko, membentuk kontrak, pembuatan invoice, dan pembayaran digital. Supplier Catalogs: Mempermudah kolaborasi dengan pemasok melalui transparansi visibitilitas dan sistem yang instan. 7. Precoro Software manajemen pengadaan Precoro adalah software berbasis cloud yang memberikan solusi penyederhanaan bisnis proses pembelian tanpa biaya yang membengkak. Berdiri sejak 2015, Precoro sudah melayani di lebih dari 67 negara dengan pusat kantornya yang berada di New York. Ada beberapa kelebihan yang dimiliki Precoro, yakni memiliki tampilan yang ramah dan notifikasi persetujuan yang cepat. Sayangnya, modul inventaris yang dimiliknya masih kurang optimal dan analisis data yang kurang mendalam. Fitur Precoro mencakup empat tahapan utama dalam procurement, yaitu: Request: Mengelola, membuat, dan mengumpulkan seluruh jenis purchase order atau permintaan pembelian lainnya. Approve: Membangun dan mengkustomisasi alur pembelian yang kompleks. Order: mengelola pembelian perusahaan secara menyeluruh, termasuk biaya, pembayaran, dan persediaannya. Control: Merencanakan, mengendalikan, dan menjalankan operasional berbasis automasi berdasarkan pengeluaran perusahaan. 8. Xero Xero merupakan software yang telah terintegrasi dengan fitur purchase order management yang sudah beroperasi sejak 2006. Untuk penggunaannya sendiri cukup mudah bagi pemula karena memiliki tampilan yang intuitif namun fitur PO yang terkesan terlalu sederhana batasannya. Harga yang dipatok untuk menggunakannya berkisar antara $20-70 per bulan sesuai paket yang Anda pilih. Fitur yang terdapat dalam Xero: Generate Reporting: Dalam menyajikan laporan keuangan sekaligus menyertakan data terkait purchase order. Easily Customize: Memiliki fitur kustomisasi yang sederhana dan mudah sesuai kebutuhan bisnis. Automation: Memiliki fitur pemesanan pembelian secara otomatis serta pelacakan biaya yang terintegrasi ke laporan keuangan. 9. Odoo Odoo merupakan sistem ERP berbasis open-source yang mencakup berbagai modul operasional bisnis untuk kemudahan pengelolaan, termasuk purchase order. Fitur Odoo difokuskan untuk dalam melakukan kustomisasi PO dengan mudah sesuai kebutuhan pengguna. Lengkapnya: Terintegrasi dengan modul inventaris untuk mengautomasikan recurring order dan manajemen stok. Melacak dan mengevaluasi kinerja pemasok/vendor/supplier dan mengelola hubungannya. Industri yang Sudah Banyak Menggunakan Sistem PO Purchase order biasanya akan diterbitkan sebelum pengiriman dilakukan. Invoice biasanya akan diterbitkan oleh penjual melalui software, menentukan detail informasi yang tercantum didalamnya, kemudian mengirim ke pembeli. Sudah banyak jenis bisnis apapun serta dalam skala kecil maupun besar yang sudah menerapkan hal ini untuk memangkas proses operasionalnya. Beberapa contohnya seperti berikut: 1. Perusahaan Manufaktur Produsen sering kali berurusan dengan banyak pemasok untuk bahan baku dan komponen, dan adanya sistem ini membantu menyederhanakan aktivitas pengadaan ini. Misalnya, produsen dapat menggunakan purchase order software untuk secara otomatis membuat dan mengirim pesanan untuk bahan seperti baja dan plastik ke berbagai pemasok berdasarkan jadwal produksi. Perangkat lunak dapat melacak status pesanan ini, memastikan pengiriman tepat waktu dan mencegah keterlambatan produksi. Selain itu, perangkat lunak membantu merekonsiliasi faktur dengan pesanan pembelian untuk memverifikasi bahwa jumlah dan harga yang benar telah ditagih, sehingga menjaga keakuratan keuangan. 2. Bisnis Ritel Bisnis ritel termasuk industri yang merasakan keuntungan besar dari adanya penerapan software purchase order. Ritel termasuk pengecer sering kali perlu mengisi ulang rak dengan cepat dan akurat, sekaligus memerlukan proses yang efisien untuk memesan barang dari pemasok. Oleh karena itu, supply chain ritel dapat menerapkan sistem PO untuk mengotomatiskan proses pemesanan ulang berdasarkan data penjualan. Ketika tingkat inventaris turun di bawah batas yang ditetapkan, sistem dapat secara otomatis membuat dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok, memastikan bahwa barang dapat terisi, sekaligus menghilangkan situasi kehabisan stok dan kelebihan stok. 3. Usaha Jasa Konstruksi Pada usaha konstruksi, pengelolaan pengadaan material untuk kebutuhan proyek dapat dengan mudah dipesan melalui software purchase order. Kebutuhan material sering kali melibatkan banyak pemasok dan subkontraktor, sehingga pentiung untuk melacak keberadaan pesanan dan pengiriman. Hal ini memastikan bahwa material diterima tepat waktu dan anggaran proyek dipatuhi, mengurangi risiko keterlambatan dan pembengkakan biaya. 4. Layanan Logistik Perusahaan logistik sering kali berurusan dengan banyak pemasok untuk bahan bakar, peralatan, dan kebutuhan operasional lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan transportasi dan pergudangan. Dalam hal ini, software PO mendukung operasional bisnis dengan memberikan informasi secara real-time terkait status pengiriman. Ini bertujuan untuk memberikan transparansi mengenai kondisi di lapangan guna meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. 5. Teknologi Informasi Dalam industri TI biasanya akan melakukan pengadaan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang diperlukan untuk operasi teknologi. Departemen TI sering kali memerlukan berbagai produk dan layanan, mulai dari server dan stasiun kerja hingga lisensi perangkat lunak dan layanan konsultasi. Tentunya, fungsi software purchase order adalah untuk menyederhanakan proses ini, sehingga dapat memastikan bahwa pengeluaran akurat dan sesuai dengan ekspektasi anggaran. Perbedaan Purchase Order dengan Procurement Pada dasarnya, purchase order berhubungan dengan proses purchasing yang termasuk ke dalam bagian procurement, sehingga secara keseluruhan semuanya hampir berkaitan. Secara garis besar, procurement merupakan pendekatan strategis untuk jangka panjang, sedangkan purchase order berkaitan dengan pendekatan untuk jangka pendek. Secara Definisi Procurement: Proses strategis dan menyeluruh yang melibatkan seluruh siklus hidup pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan perusahaan. Purchasing: Aktivitas pembelian sehari-hari yang terlibat dalam operasional, mencakup membuat pesanan pembelian dan mengirimkannya ke pemasok. Secara Tujuan Procurement: Menjadi rencana strategis jangka panjang yang menargetkan keunggulan kompetitif dan capaian tujuan perusahaan. Purchasing: Berfungsi sebagai pemenuhan jangka pendek untuk mencapai tujuan perusahaan. Secara Proses Procurement: Menyeluruh dari hulu ke hilir, mulai dari perencanaan komponen utama (biaya, kualitas, dan keandalan), mengelola hubungan pemasok, negosiasi kontrak, dan riset pasar. Purchasing: Berfokus dalam mengelola pembelian kebutuhan, mulai dari melakukan pesanan pembelian, fulfillment, dan memproses pembuatan purchase order. Simak Lebih Lanjut: Mengenal e-Procurement pada Bisnis Integrasi dengan Sistem Cloud dan Akuntansi Mekari Jurnal Purchase order merupakan sebuah dokumen penting sebagai bukti pembelian barang yang sudah disepakati antara pembeli dan penjual. PO diterbitkan ketika pembeli mau memesan barang yang dibutuhkan kepada penjual, mencatumkan berbagai informasi mulai dari jenis, kuantitas, harga, dan nomor PO. Proses pembelian dalam bisnis memang terkadang cukup rumit dalam pengelolannya, untuk membantu mengatasi ini, Mekari Jurnal juga menyediakan fitur manajemen purchase order yang sudah terintegrasi dengan sistem akuntansi. Melalui Mekari Jurnal, purchase order dapat dibuat secara otomatis berdasarkan kebutuhan data yang di-input di dalamnya. Hanya dengan satu klik, PO akan tercetak dan terkirim kepada pemasok yang terlibat. Salah satu contohnya adalah ketika Anda ingin membuat purchase order berdasarkan permintaan pembelian. Pertama-tama, lengkapi form penawaran pembeliannya, kemudian Anda dapat membuat form purchase order di dalam Mekari Jurnal. 1. Masuk ke menu “Pembelian”. 2. Klik tab “Penawaran Pembelian” dan pilih “nomor penawaran pembelian” yang Anda inginkan. 3. Scroll ke bawah dan klik “Tindakan” lalu pilih “Buat Pemesanan”. Dari sini Anda akan masuk ke halaman form purchasing. 4. Lengkapi seluruh informasi yang diperlukan, jika sudah lalu klik “Buat” untuk masuk ke tahap berikutnya. 5. Ya! Purchase order yang Anda ingin buat sudah berhasil dibuat dengan lengkap dan mudah! Gambaran akhirnya akan seperti berikut: Bagaimana? Cukup mudah bukan? Melalui fitur ini, Anda dapat mengelola segala kebutuhan purchase order untuk kebutuhan bisnis Anda dengan lebih efektif! Konsultasi Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Datamoto, “10 Best Purchase Order Software – Reviews & Pricing”. Clear, “Procurement vs Purchasing: Key Differences Between Procurement and Purchasing”.
