Salah satu dokumen yang sering Anda temukan dalam proses jual-beli adalah quotation letter. Lalu, apa fungsi dan isi dari quotation letter ini?
Biasanya, quotation akan muncul pada saat pembeli dan pembeli saling melakukan penawaran terhadap produk atau layanan yang ingin dibeli.
Mengutip dari Business News Daily, quotation adalah sebuah penawaran harga terhadap suatu layanan atau produk yang akan dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan pembeli.
Nantinya, jika kedua belah pihak sudah setuju terhadap penawaran harga, syarat, dan jumlah produk dalam transaksi, penjual akan membuat quotation letter.
Untuk mengetahui apa fungsi, tujuan, dan format dari isi quotation letter ini, simak selengkapnya dalam artikel berikut.
Apa itu Pengertian Quotation Letter?
Quotation letter adalah sebuah penawaran atau pengajuan dalam bentuk dokumen (surat) terhadap sebuah produk atau layanan bisnis.
Umumnya, quotation letter berisikan penawaran harga, detail informasi produk atau layanan jasa, periode penawaran, dan informasi perusahaan terkait.
Tujuan dari dibuatnya dokumen ini sebenarnya adalah untuk mengevaluasi perkiraan biaya yang terlibat dalam suatu pembelian barang serta untuk kebutuhan reimbursement kepada pihak perusahaan yang memesan.
Ini juga dapat menjadi panduan informasi terkait harga, detail produk, syarat maupun ketentuan yang akan menjadi dasar keputusan dan acuan dalam pembuatan kontrak resmi.
Istilah Lain Terkait Quotation Letter
Pada beberapa industri dan skala bisnis lain, dokumen ini tidak hanya dikenal dengan quotation letter tapi juga istilah lain seperti direct quotation, slip quotation, purchase quotation, dan sales quote, dan sales quotation.
Masing-masing dari dokumen tersebut fungsi dan tujuan yang sama, namun perbedaannya terletak di format dan industri yang mengaplikasikannya.
1. Direct Quotation
Direct quotation mengacu pada nilai tukar mata uang asing yang dinyatakan dalam mata uang domestik.
2. Slip Quotation
Slip quotation adalah istilah yang digunakan dalam konteks perdagangan saham. Ini mengacu pada suatu penawaran harga saham yang diberikan oleh pialang kepada investor secara langsung.
Pada industri asuransi, slip quotation juga dapat mengacu kepada dokumen penawaran berisikan risiko dan ruang lingkup jaminan beserta persyaratan antara klien dan perusahaan asuransi.
3. Purchase Quotation
Purchase order atau quotation untuk pembelian adalah dokumen yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan kepada pemasok atau vendor untuk meminta penawaran harga produk atau layanan yang akan dibeli.
Dokumen ini berisi rincian tentang produk atau layanan yang dibutuhkan serta permintaan harga dari pemasok. Biasanya ini merupakan tahap awal sebelum melakukan purchase order.
4. Sales Quote atau Sales Quotation
Sales quote atau sales quotation adalah dokumen penawaran yang diterbitkan oleh perusahaan kepada calon klien terkait dengan harga jual untuk memulai negosiasi.
Dokumen ini berisi informasi mengenai produk atau layanan yang ditawarkan, harga, syarat dan ketentuan, serta informasi lain yang relevan untuk proses penjualan.
Jenis-jenis Quotation Letter
Jenis-jenis quotation letter kemudian juga terbagi lagi menjadi empat jenis quotation, di antaranya:
1. Business Travel Offer Quotation
Ini berkaitan dengan penawaran harga yang berkaitan dengan perjalanan bisnis. Ini mencakup produk dan layanna seputar tiket perjalanan, akomodasi, dan biaya pendukung lainnya.
Nantinya, isi informasi yang dimuat termasuk cara pembayaran, rincian pembayaran, dan kebijakan terkait pembatalan
2. Corporate Event Offers Quotation
Biasanya berkaitan dengan berbagai pengeluaran ketika terdapat acara dari perusahaan. Karena memiliki cakupan yang luas, maka quotation dikhususkan pada kegiatan jenis ini.
Beberapa isi yang dimuat seperti sewa tempat, pengeluaran biaya hiburan, dekorasi, dan katering, lalu termasuk juga informasi tambahan seperti pembayaran DP (down payment) maupun kebijakan pembatalan.
3. Purchase Order
Dokumen ini biasanya akan klien gunakan untuk melakukan penawaran terhadap pesanan pembelian kepada pihak vendor.
Nantinya, jika vendor menyetujui penawaran ini, selanjutnya akan diserahkan kepada pemasok kemudian dilanjutkan ke proses pemenuhan (fulfillment) pesanan.
4. Sales Offer Quotation Letter
Menjelaskan mengenai ringkasan singkat terkait penawaran penjualan yang berisikan harga dan syarat terhadap suatu produk atau layanan tertentu.
Pada jenis ini biasanya akan menitikberatkan kepada jangka waktu tertentu. Setelah itu, bisnis dapat mengajukan penawaran baru atau ada perubahan dari sisi klien.
Komponen Quotation Letter
Sebuah quotation letter yang baik umumnya menyajikan pengajuan dalam bentuk kalimat yang formal, yang mencakup:
- Informasi lengkap seputar perusahaan, seperti logo brand, nama perusahaan, dan informasi kontak yang dapat dihubungi. Baik itu perusahaan dari sisi penawar maupun penjual.
- Tidak langsung mengarah ke penawaran harga, namun dapat dibuka melalui salam yang formal, pengenalan diri, dan maksud serta tujuan dibuatnya surat penawaran.
- Memaparkan penawaran harga secara rapi, mudah dipahami, dan merinci terkait dengan komponen biaya yang akan terjadi dalam transaksi
- Setiap quotation biasanya akan memiliki batas waktu penawaran (kadaluarsa ), ini penting untuk memberikan informasi berapa lama mereka dapat menerima atau menolaknya.
Perbedaan Quotation Letter dengan Dokumen Serupa
Dalam transaksi jual-beli, orang-orang terkadang sulit untuk membedakan antara quotation letter dan dokumen dengan fungsi yang sama.
Dari semua dokumen tersebut, memiliki fungsi yang sama yaitu memastikan bisnis dapat melancarkan proses transaksi bisnis dengan lancar.
Namun, terdapat beberapa perbedaan yang dapat terlihat dari quotation letter dengan dokumen lain.
Misalnya, pada quotation letter terdapat masa waktu kadaluarsanya, sedangkan faktur tidak ada. Kemudian quotation akan muncul sebagai sebuah penawaran, artinya pada awal transaksi, sedangkan faktur akan terbit setelah transaksi selesai.
Simak lebih lanjut terkait Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Contoh Quotation Letter
Untuk memudahkan Anda dalam membuat quotation letter untuk melancarkan proses transaksi bisnis, berikut adalah template yang bisa Anda gunakan.
Cara Membuat Quotation Letter
Sebenarnya tidak ada aturan dasar dalam menentukan bagaimana seharusnya isi dari quotation letter yang ideal.
Namun, sebaiknya pahami terlebih dahulu karakteristik dari kebutuhan masing-masing industri bagi B2B atau pelanggan umum dari sisi B2C.
Masih bingung bedanya B2B dan B2C apa? Simak dalam artikel berikut: Perbedaan Dasar Antara Bisnis B2B dan B2C.
Berikut adalah langkah-langkah dalam cara membuat quotation letter yang paling sederhana.
-
- Tentukan template format yang sederhana namun dapat mengisi semua aspek yang dibutuhkan.
- Buah sebuah kalimat pembuka yang formal kemudian memasukkan harga penawaran secara rinci.
- Tambahkan informasi terkait detail produk atau layanan yang akan dijual.
- Jangan lupa untuk mencantumkan seluruh informasi perusahaan dan pelanggan.
- Cantumkan tanggal terbit surat penawaran serta waktu kadaluarsa penawaran.
- Jika terdapat syarat dan ketentuan yang berlaku dalam proses transaksi, masukkan informasinya secara detail.
- Tambahan additional notes (catatan tambahan) jika ada informasi yang perlu untuk dimasukkan, seperti adanya pengurangan biaya, disko yang berlaku, atau purchase order.
Melalui ke-tujuh langkah sederhana ini, akan membantu Anda membuat sebuah quotation letter yang sederhana namun memiliki seluruh informasi yang dibutuhkan dalam sebuah transaksi.
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkapnya mengenai panduan dalam membuat quotation letter yang ideal dalam bisnis.
Tentunya, terdapat langkah-langkah sederhana yang bisa Anda terapkan untuk menyusunnya.
Namun, bagi bisnis dengan sumber daya yang terbatas dan volume penjualan yang besar akan sulit mengelola quotation dan dokumen yang serupa.
Hal ini akan memakan banyak waktu, belum lagi jika ada risiko kesalahan input data atau kelalaian manusia lainnya.
Oleh karena itu, salah satu tips yang bisa Anda terapkan adalah dengan mengelola dokumen untuk kebutuhan transaksi secara otomatis dengan menggunakan software akuntansi.
Mekari Jurnal merupakan software akuntansi online berbasis cloud yang dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen transaksi bisnis dengan lebih cepat dan mudah.
“Dengan menggunakan Mekari Jurnal, bantu pangkas waktu pembuatan quotation hingga 50% dan pembuatan invoice hingga 5 kali lipat!”
– Wanda Zafirah, Finance Accounting Supervisor Gamal Men
Adanya sistem berbasis cloud memudahkan Anda dalam mengelola data secara terpusat dan dapat mengirim dokumen transaksi secara tepat waktu karena dilakukan secara otomatis.
Konsultasi Gratis Mekari Jurnal Sekarang!
Referensi:
Business News Daily, “What Are Quotes and Invoices?”.
Refrens, “Quotation Templates Word”.
