Panduan Lengkap Reimbursement dalam Akuntansi

Istilah reimbursement dalam konteks akuntansi mengacu kepada proses penggantian atau pengembalian dana dari karyawan, pelanggan, atau perusahaan.

Di beberapa waktu, pengeluaran biaya untuk kegiatan bisnis dan pekerjaan terlebih dahulu menggunakan uang milik pribadi karyawan untuk mempercepat transaksi.

Agar pengeluaran biaya tersebut dikembalikan oleh pemilik bisnis dan perusahaan, terdapat beberapa aturan yang harus dilakukan dan biasanya berkaitan dengan pencatatan.

Berdasarkan prinsip pengakuan akuntansi, reimbursement membutuhkan riwayat pencatatan yang detail untuk memastikan kebenarannya.

Biaya yang direimburse harus diidentifikasi dengan jelas dan dicatat secara terpisah, sehingga perusahaan dapat melacak pengeluaran dan penerimaan dana dengan baik.

Reimbursement juga dapat melibatkan proses verifikasi dan persetujuan sebelum dana dapat kembali kepada pihak yang bersangkutan.

Pencatatan reimbursement harus mencakup detail biaya yang lengkap untuk proses penggantian, misalnya tanggal transaksi, jumlah pesana, rincian biaya, dan lainnya.

Pengelolaan reimbursement yang efisien dan akurat dapat membantu perusahaan dalam mengontrol anggaran, memastikan kepatuhan, dan menjaga ketertiban keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Oleh karena itu, metode reimbursement merupakan bagian dari manajemen keuangan perusahaan yang penting dalam menjaga akuntabilitas dan proses bisnis yang efektif.

Jenis-Jenis Reimbursement

Ada banyak jenis-jenis pengeluaran biaya yang dalam menjalankan kegiatan bisnis. Dalam pengeluaran ini, ada beberapa biaya yang dapat digantikan oleh perusahaan dan ada beberapa biaya yang tidak akan digantikan.

Oleh karena itu, sudah seharusnya Anda dapat memahami apa saja jenis pengeluaran dalam akuntansi yang masuk ke dalam reimbursement dan yang tidak. Ini agar kedua pihak, baik pekerja dan perusahaan, sama-sama saling menguntungkan.

Nantinya, semua biaya yang diganti akan terbagi menjadi tiga jenis reimbursement, yakni biaya perjalanan bisnis, biaya operasional, dan biaya kesehatan.

1. Biaya Perjalanan Bisnis

Dalam beberapa waktu, terkadang karyawan menjalankan pekerjaannya dengan berpergian ke suatu pertemuan atau bahkan luar kota untuk bertemu klien.

Selain bertemu dengan klien, karyawan perusahaan juga memiliki pekerjaan yang aktif dilakukan diluar kantor, seperti menghadiri suatu acara bisnis, kunjungan lapangan, dan sebagainya.

Karena sifatnya yang bertujuan untuk membangun relasi dengan klien dan mengembangkan bisnis perusahaan, tentunya biaya dapat diklaim kembali dari perusahaan.

Umumya, biaya yang keluar mulai dari biaya transportasi seperti tiket pesawat, kereta, maupun bus travel untuk perjalanan ke luar kota.

Sedangkan untuk perjalanan dalam kota, biaya perjalanan akan berkaitan dengan biaya taksi, transportasi online, dan angkutan massal lainnya.

Dalam beberapa perusahaan, memiliki aturan reimbursement masing-masing yang mungkin juga akan mengembalikan dana jika karyawan tersebut menyewa kendaraan pribadi dan keperluan bensin.

2. Biaya Operasional Bisnis

Biaya akomodasi seperti penginapan dan makan juga termasuk ke dalam komponen pengeluaran dalam akuntansi yang dapat Anda ajukan reimbursement.

Hal ini termasuk kegiatan yang berkaitan dengan klien seperti pertemuan acara yang memasukkan makan siang sebagai agenda acara.

Selain akomodasi, tentunya karyawan dalam menjalankan pekerjaannya juga memerlukan beberapa kebutuhan operasional.

Beberapa contohnya seperti kebutuhan pulsa dan internet, perlengkapan tulis, dan penyewaan tempat.

Jangan lupa untuk menyertakan detail informasi dari pengeluaran operasional bisnis, seperti tanggal transaksi, jumlah dan besaran harga, dan informasi toko/penjual.

3. Biaya Kesehatan

Salah satu komponen biaya selanjutnya adalah premi asuransi kesehatan dan tagihan medis.

Asuransi kesehatan umumnya menjadi salah satu komponen benefit yang karyawan dapatkan dalam bekerja di sebuah perusahaan, termasuk juga iuran BPJS.

Beberapa rincian biaya kesehatan yang dapat diklaim dari perusahaan juga disesuaikan dengan aturan dari perusahaan itu sendiri.

Beberapa contohnya mulai dari biaya konsultasi, obat-obatan, biaya penginapan, atau biaya perawatan.

Contoh Jurnal Akuntansi Untuk Reimbursement

Jurnal akuntansi untuk reimbursement adalah catatan yang mencatat proses penggantian uang atau biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan atau individu lain dalam rangka kegiatan perusahaan.

Berikut adalah contoh jurnal akuntansi untuk reimbursement:

Tanggal: 10 Januari 2023

Deskripsi: Reimbursement biaya perjalanan dinas

• Kas (Debit) $500 Piutang Karyawan (Kredit) $500

  Penjelasan: Pada tanggal ini, perusahaan memberikan reimbursement sebesar $500 kepada karyawan atas biaya perjalanan dinas yang telah dikeluarkan olehnya.

Tanggal: 15 Februari 2023

Deskripsi: Reimbursement biaya pengadaan kantor

• Kas (Debit) $2,000 Piutang Vendor (Kredit) $2,000

  Penjelasan: Pada tanggal ini, perusahaan memberikan reimbursement sebesar $2,000 kepada vendor atas biaya pengadaan kantor yang telah dibayar oleh perusahaan.

Tanggal: 20 Maret 2023

Deskripsi: Reimbursement biaya pelatihan karyawan

• Kas (Debit) $1,200 Piutang Karyawan (Kredit) $1,200

  Penjelasan: Pada tanggal ini, perusahaan memberikan reimbursement sebesar $1,200 kepada karyawan atas biaya pelatihan yang telah dikeluarkan olehnya.

Dalam contoh-contoh di atas, “Kas” di debet karena perusahaan membayar uang kepada karyawan atau vendor sebagai penggantian biaya yang telah dikeluarkan sebelumnya.

“Piutang Karyawan” atau “Piutang Vendor” di kredit karena perusahaan menganggapnya sebagai piutang yang akan dibayar kepada karyawan atau vendor tersebut.

Penting untuk mencatat bahwa proses reimbursement dapat bervariasi antara perusahaan, dan catatan akuntansi yang digunakan dapat berbeda tergantung pada kebijakan dan prosedur internal perusahaan.

Oleh karena itu, selalu penting untuk mengikuti pedoman dan prosedur perusahaan yang berlaku saat melakukan catatan akuntansi untuk reimbursement.

Berikut adalah contoh jurnal akuntansi untuk reimbursement dalam bentuk tabel:

Dalam tabel di atas, kolom “Tanggal” mencantumkan tanggal transaksi, kolom “Deskripsi” menjelaskan alasan untuk reimbursement, kolom “Debit ($)” mencantumkan jumlah uang yang dibayar kepada karyawan atau vendor, dan kolom “Kredit ($)” mencantumkan perubahan dalam akun kas perusahaan.

Pada setiap transaksi, akun “Kas” di debet karena perusahaan membayar uang kepada pihak yang direimburse.

Tidak ada kredit untuk akun kas karena ini adalah pengeluaran tunai. Transaksi ini mencerminkan pengurangan kas perusahaan.

Catatan: Format dan akun yang digunakan dalam jurnal akuntansi dapat berbeda antara perusahaan, tergantung pada kebijakan akuntansi dan struktur rekeningnya.

Pastikan untuk mengikuti pedoman dan prosedur akuntansi yang berlaku di perusahaan Anda.

Tahapan Proses Klaim Reimbursement

Masing-masing perusahaan memiliki tahapan dan aturannya sendiri dalam melakukan klaim reimbursement.

Namun, umumnya tahapan tersebut terdiri dari:

1. Persiapan Dokumen

Tahap ini dilakukan pada saat Anda atau karyawan Anda hendak bertransaksi dengan menanggung bebannya terlebih dahulu untuk kebutuhan perusahaan.

Hal ini berkaitan dengan syarat yang harus terpenuhi untuk klaim reimbursement.

Anda harus mempersiapkan dokumen pendukung untuk membuktikkan bahwa transaksi itu terjadi, seperti kwitansi, faktur, atau bukti pengeluaran lainnya.

Dokumen juga harus mencantumkan beberapa informasi yang menjabarkan transaksi yang terjadi seperti rincian biaya, tanggal transaksi, dan keterangan yang relevan.

2. Mengajukan Klaim Reimbursement

Setelah kelengkapan dokumen pendukung telah lengkap dan terarsip dengan rapi, selanjutnya Anda dapat mengajukan klaim reimbursement kepada perusahaan.

Proses klaim masing-masing perusahaan tentunya dapat berbeda-beda, ada yang melalui proses konvensional dengan datang ke kantor dan mengisi formulir, ataupun secara online.

3. Verifikasi dan Validasi Kelengkapan Dokumen

Dari pihak departemen yang bertanggung jawab akan mulai memproses dokumen yang telah diajukan dan memulai langkah verifikasi dan validasi.

Hal ini penting karena dalam beberapa kasus tertentu, terkadang terdapat individu yang menyalahgunakan keuangan perusahaan untuk kepentingan pribadi.

Jika pengeluaran yang dilaporkan masuk akal dan memiliki data pendukung yang jelas, pihak yang berwenang akan mensetujui klaim reimbursement tersebut.

4. Menghitung Pengembalian Dana

Setelah mendapatkan persetujuan untuk mengklaim dana yang telah keluar, perusahaan akan menghitung jumlah pengembalian dana tersebut.

Ada hal yang perlu Anda pahami pada proses ini, yaitu ada kemungkinan bahwa proses ini akan melibatkan perhitungan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Pada beberapa kasus, kemungkinan perusahaan akan mengembalikan dana yang telah keluar secara penuh.

Namun, beberapa lainnya memiliki batasan jumlah dana yang dapat diklaim oleh pihak yang mengajukan klaim.

Proses pembayaran atau pengembalian dana dapat melalui beberapa metode pembayaran seperti transfer bank, cek, atau bahkan e-money.

5. Jangan Lupa Melakukan Pencatatan Akuntansi

Karena berkaitan dengan arus keluar keuangan bisnis, maka pengajuan reimbursement ini tentunya akan perlu tercatat dalam pencatatan akuntansi.

Hal ini agar manajemen dapat memiliki riwayat mengenai keluar-masuk keuangan karena adanya proses reimbursement.

Selain itu, adanya proses pencatatan juga bertujuan untuk memantau dan mengevaluasi proses klaim dan mencegah adanya potensi penyalahgunaan keuangan.

Catat dan Pantau Arus Keuangan Perusahaan dengan Lebih Cepat dan Akurat dengan Aplikasi Akuntansi Mekari Jurnal!

Konsultasi dengan Tim Ahli Mekari Jurnal Sekarang!

Kecurangan yang Sering Terjadi dalam Reimbursement

Salah satu tantangan yang akan sering menghantui pengajuan reimbursement adalah rentannya kecurangan dan penyalahgunaan yang terjadi pada prosesnya.

Oleh karena itu, jika tidak diawasi dengan cermat, dapat berakibat fatal pada kesehatan finansial dan merugikan perusahaan dalam jangka panjang.

Anda juga harus dapat mengidentifikasi apa saja yang tindakan yang terindikasi sebagai kecurangan dalam proses reimbursement, beberapa di antaranya yaitu:

1. Pengajuan Klaim Palsu

Beberapa karyawan mungkin mencoba untuk mengajukan klaim reimbursement atas pengeluaran yang sebenarnya tidak pernah terjadi atau dibuat-buat.

Tindakan ini mencakup membuat bukti transaksi palsu atau meningkatkan nilai transaksi untuk kebutuhan pribadi yang seharusnya tidak diperlukan oleh perusahaan.

2. Manipulasi Dokumen Pendukung

Kecurangan umum selanjutnya yang sering ditemukan adalah adanya manipulasi data pendukung.

Karyawan atau pihak yang mengajukan klaim bisa saja memanipulasi dokumen pendukung, seperti mengubah nilai atau jumlah rincian transaksi dari yang sebenarnya.

3. Kolusi Antara Karyawan dan Pihak Luar

Kolusi adalah sebuah tindakan tidak jujur dengan bekerjasama dengan bertujuan untuk melanggar aturan hukum yang berlaku.

Dalam hal ini, karyawan dapat berkolusi dengan sesama karyawan satu tim atau pihak eksternal, seperti vendor atau penyedia layanan.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan biaya pengeluaran dari yang seharusnya dan mendapatkan dana reimbursement yang lebih tinggi.

4. Pengajuan Klaim Ganda

Selain melakukan pengajuan palsu, terkadang karyawan yang tidak jujur dapat mungkin mencoba mengajukan klaim reimbursement secara berulang.

Artinya, karyawan mencoba untuk menggunakan biaya yang sudah ter-cover sebelumnya oleh perusahaan dan meng-klaim kembali dana yang sudah diajukan sebelumnya.

Hal ini dapat menyebabkan pembayaran ganda dalam satu pengeluaran yang sebenarnya terjadi.

Cari tahu penyebab kecurangan dapat terjadi dalam keuangan bisnis dengan Fraud Triangle.

Cara Mudah Mengelola Reimbursement di Perusahaan

Mengelola reimbursement tentunya dapat berfungsi untuk memantau arus keluar masuk kas dalam akuntansi keuangan.

Oleh karena itu, berikut tips dalam mengelola reimbursement dalam sebuah perusahaan:

1. Selalu Memiliki Salinan Dokumen

Manusia pada dasarnya akan rentan terhadap risiko kesalahan dan kelalaian (human error), agar hal ini dapat terhindari, mulailah melakukan duplikasi bukti transaksi.

Salinan atau duplikasi merupakan jalan alternatif jika bukti asli mengalami kejadian yang tidak terduga seperti robek, rusak, dan hilang.

Namun, tetap pahami bahwa perlu ada bukti visual dalam salinan tersebut untuk memastikan keabsahannya.

Misalnya, terdapat cap stempel atau ttd penjual dari vendor yang terkait.

2. Menyusun Strategi Kontrol Internal

Untuk mencegah kecurangan dalam proses reimbursement, perusahaan perlu menerapkan langkah efektif yang dapat meminimalisir atau mencegah tindakan yang merugikan ini.

Memiliki kontrol internal yang ketat, termasuk verifikasi dokumen, persetujuan dari pihak yang berwenang, serta pemantauan dan audit secara berkala adalah beberapa cara yang bisa Anda terapkan.

Baca Juga: Akuntansi Keperilakuan, Lingkup, Aspek, Manfaat dan Contohnya

3. Mengedukasi Karyawan Perusahaan

Tips selanjutnya yang dapat Anda lakukan dalam penerapan reimbursement yang efektif adalah melakukan edukasi dan penyuluhan.

Ini dapat dimulai pada karyawan yang baru masuk ke dalam perusahaan, karena biasanya aturan dari perusahaan yang berbeda-beda antara yang satu dengan lainnya.

Edukasi terhadap karyawan tentang kebijakan perusahaan dan konsekuensi dari melakukan kecurangan juga merupakan langkah penting untuk menciptakan lingkungan yang jujur dan akuntabel.

Selain itu, penyuluhan rutin juga dapat dilakukan setiap bulan agar seluruh karyawan dapat selalu mengingat bagaimana prosesnya yang tepat, serta untuk update mengenai aturan terbaru mengenai reimbursement.

4. Mencatat Reimbursement Ke Pencatatan Perusahaan

Salah satu langkah penting yang paling utama adalah jangan lupa untuk mencatatkan kejadian reimbursement ke dalam pencatatan akuntansi perusahaan.

Jurnal reimbursement merupakan salah satu pencatatan khusus yang mencatat secara kronologis mengenai transaksi yang berkaitan dengan perusahaan.

Fungsi dari jurnal ini adalah memberikan gambaran yang holistik terkait urutan riwayat penggunaan dan berhubungan dengan saldo debet dan kredit.

Agar proses memasukkan data lebih cepat dan akurat, gunakan software akuntansi Mekari Jurnal yang sudah menerapkan sistem terautomasi sehingga lebih efektif dibandingkan cara manual.

Cara Mudah Mencatat Reimbursement dengan Software Akuntansi Mekari Jurnal

Bagi perusahaan yang menerapkan sistem reimbursement pada karyawan maupun kepada pelanggan, tentunya memiliki software akuntansi yang dapat mendukung proses tersebut merupakan sebuah keuntungan.

Mekari Jurnal sendiri memiliki fitur yang dapat mendukung kegiatan reimbursement mulai dari pencatatan transaksi, pembuatan invoice atau faktur sebagai bukti transaksi, hingga penagihan dan pelunasan pembayaran.

1. Memasukkan Data Transaksi Ke Dalam Pencatatan Akuntansi

Untuk melakukan proses reimbursement, pertama-tama yang paling baik adalah dengan mencatat rincian transaksi ke dalam catatan akuntansi.

Berikut contoh tahapan reimbursement kepada pelanggan bisnis.

• Masuk ke bagian menu “Penjualan”.
• Anda dapat bagian “Tindakan”, tekan pilihan tersebut lalu pilih “Penagihan Penjualan”.
• Masukkan rincian informasi penjualan pada formulir penagihan penjualan yang ditampilkan, lalu tekan “Buat”. Informasi yang tercantum mulai dari nama kontak, waktu transaksi, dan jenis produk.
• Setelah selesai dan informasi yang diperlukan telah lengkap diisi, faktur penjualan Anda telah terbentuk. Tampilan faktur akan tercetak dalam bentuk PDF dan gambarannya adalah sebagai berikut:

2. Pembayaran Pengiriman atau Pendistribusian Pesanan

Dalam proses pendistribusian barang, ternyata membutukan jasa ekspedisi dan memerlukan ongkos pengiriman.

Atas pengiriman ini, perusahaan tidak mengakuinya sebagai beban namun sebagai piutang reimbursement. 

Hal ini karena pembayaran seluruhnya akan ditanggung oleh pelanggan. Berikut cara Mekari Jurnal mengelolanya untuk Anda.

• Masuk ke dalam menu “Kas & Bank”, dalam menu tersebut tekan tombol “Buat Transaksi” dan kemudian pilih “Kirim Uang”.
• Akan terdapat page pop up untuk mengisi rincian data informasi. Masukkan data yang dibutuhkan pada form kirim uang yang ditampilkan, lalu tekan “Buat Pengiriman”.
• Tekan kembali “Buat Pengiriman” untuk menyimpan data. Setelah itu, faktur dapat dicetak dan akan berbentuk sebagai berikut:

3. Langkah Melakukan Penagihan dan Pelunasan Kepada Pelanggan

Kemudian, Perusahaan Anda akan melakukan penagihan kepada pelanggan yang memesan produk melalui faktur penjualan.

Akun penjualannya akan masuk ke dalam akun A/R Reimbursement karena belum menghasilkan pendapatan atau penjualan dan hanya memindahkan saldo piutang ke pelanggan.

Tahapan penagihannya adalah sebagai berikut:

• Masuk ke menu Penjualan kemudian tekan “Tindakan” kemudian pilih Penagihan Penjualan.
• Masukkan rincian informasi penjualan pada formulir penagihan penjualan yang ditampilkan, lalu tekan “Buat”.
• Jika benar, tampilan layar Anda akan terlihat sebagai berikut.

• Berdasarkan proses tersebut, terdapat update terbaru pada entri jurnal, gambarannya adalah sebagai berikut.

• Jika pelanggan melakukan pelunasan, pembayaran akan masukke dalam akun Bank. Anda dapat melakukannya dengan masuk ke tampilan menu “Penjualan” kemudian pilih faktur atau invoice yang akan dilunasi.
• Setelah masuk ke dalam halaman faktur penjualan, temukan tombol “Tindakan” dan tekan “Terima Pembayaran”.
• Masukkan informasi terkait dengan pelunasan pelanggan dan tekan “Buat Penerimaan”. Tampilan formulir terima pembayaran akan terlihat sebagai berikut.

Itulah langkah-langkah bagaimana melakukan rangkaian proses reimbursement kepada pelanggan. Untuk informasi selengkapnya dalam mengakses halaman Help Center lebih lanjut.

Terima kasih, dan semoga artikel ini bermanfaat!