Panduan Lengkap Perencanaan Pembelian dan Pengadaan Untuk Menghindari Overstock Perencanaan pembelian dan pengadaan, atau yang dikenal sebagai purchase dan procurement planning, sangat penting bagi perusahaan karena dapat membantu menghindari risiko overstock atau kelebihan stok. Dalam artikelnya “Purchasing Must Become Supply Management“ (1983), Peter Kraljic menekankan bahwa pembelian harus menjadi fungsi strategis dalam perusahaan, dengan mempertimbangkan risiko pasokan dan dampak terhadap profit untuk mendukung keputusan pengadaan yang lebih efektif. Tapi, mengapa perencanaan pembelian dan pengadaan ini penting? Salah satu risiko dari kegagalan dalam proses ini adalah terjadinya penumpukan barang atau jasa yang tidak segera digunakan atau overstock. Kondisi ini dapat menyebabkan menurunnya profitabilitas karena modal tertahan, terganggunya kelancaran operasional, dan penurunan kualitas barang atau jasa akibat penyimpanan yang terlalu lama. Jika bisnis kelebihan stok, maka perputaran persediaan harus berlangsung cepat agar tidak terjadi kerusakan atau penurunan kualitas akibat penyimpanan yang terlalu lama di gudang. Oleh karena itu, perencanaan pembelian dan pengadaan yang akurat dan efisien sangat diperlukan untuk memaksimalkan operasional bisnis dan menjaga kestabilan rantai pasok. Simak informasi perencanaan pembelian dan pengadaan untuk menghindari overstock di blog Mekari Jurnal berikut ini! Apa Itu Purchase Planning? Purchase planning atau perencanaan pembelian adalah bagian dari perencanaan pengadaan (procurement planning) yang berfokus pada eksekusi pembelian barang atau jasa untuk kebutuhan operasional perusahaan. Dalam proses ini, perlu menentukan secara tepat apa yang harus dibeli, berapa banyak jumlahnya, kapan waktu yang paling tepat untuk membelinya, dan memilih pemasok (supplier) yang paling terpercaya. Tujuan utama purchase planning untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan selalu terpenuhi, tiba tepat waktu, sesuai anggaran yang telah ditetapkan, dan yang terpenting, tidak menimbulkan kelebihan (overstock) atau kekurangan pasokan (understock). Singkatnya, perencanaan pembelian membantu perusahaan membuat keputusan pengadaan yang strategis agar seluruh proses operasional bisnis dapat berjalan lancar, efektif, dan efisien. Baca juga: Teknologi yang Mendukung Proses Produksi Bisinis Apa Itu Procurement Planning? Procurement planning atau bisa disebut perencanaan pengadaan adalah tahap awal dalam siklus pengadaan. Perencanaan pengadaan bertujuan untuk merancang, mengidentifikasi, dan mengelola semua kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Proses perencanaan ini berguna untuk memastikan bahwa pengadaan berjalan efisien, efektif, transparan, dan akuntabel, serta selaras dengan tujuan bisnis. Umumnya, proses perencanaan pengadaan terdiri dari beberapa tahapan, contohnya seperti berikut ini: Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Menetapkan barang atau jasa yang diperlukan. Menyusun dokumen teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK). Menyusun Rancangan Anggaran Biaya (RAB). Menentukan cara dan jadwal pengadaan. Setelah melewati proses perencanaan pengadaan, pengelolaan stok akan berlanjut ke tahap pembelian. Pada tahap ini muncul strategi perencanaan pembelian. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, perencanaan pembelian adalah bagian dari perencanaan pengadaan yang melanjutkan proses perencanaan pengadaan dengan membeli stok barang atau jasa yang diperlukan perusahaan sesuai dengan rencana pengadaan. Singkatnya, pengadaan adalah proses yang “memayungi” seluruh kegiatan mendapatkan barang/jasa, sementara pembelian adalah langkah operasional atau transaksional di dalamnya yang fokus pada proses pemesanan dan pembayaran. Baca juga: Langkah Mengoptimalkan Bisnis dengan Software Akuntansi Langkah-Langkah dalam Procurement Planning Setelah memahami pengertian procurement planning atau perencanaan pengadaan, terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan untuk mencapai perencanaan yang efektif agar operasional bisnis berjalan dengan lancar. Berikut adalah langkah-langkah perencanaan pengadaan atau procurement planning yang bisa diterapkan di bisnis Anda: 1. Analisis Kebutuhan Langkah pertama dalam menyusun rencana pengadaan adalah mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tim pengadaan juga perlu melakukan verifikasi secara cermat untuk memastikan kebutuhan tersebut akurat untuk mencegah potensi kecurangan. Selain itu, analisis ini harus mengacu pada rencana kerja yang telah disusun sebelumnya agar tujuan bisnis dapat tercapai. 2. Riset Pasar dan Pemilihan Vendor Selanjutnya, dalam tahap perencanaan pengadaan, Anda perlu melakukan riset pasar serta memilih vendor yang tepat dan terpercaya. Riset pasar bertujuan untuk memahami kebutuhan konsumen agar bisnis dapat menyediakan solusi yang relevan. Sementara itu, pemilihan vendor yang tepat akan memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan kebutuhan dan standar yang ditetapkan. 3. Penyusunan Anggaran Langkah ketiga dalam perencanaan pengadaan (procurement planning) adalah menyusun anggaran. Penyusunan anggaran harus mengacu pada tujuan dan indikator kinerja yang ingin dicapai oleh bisnis. Yang perlu ditekankan dalam proses ini adalah menyusun angka-angka yang realistis serta memiliki dampak signifikan terhadap perkembangan bisnis secara optimal. 4. Pengembangan Timeline dan Pelaksanaan Selanjutnya, dalam perencanaan pengadaan diperlukan penyusunan timeline pelaksanaan yang efisien dan terstruktur. Jadwal tersebut harus selaras dengan alur proses bisnis, tanpa adanya tumpang tindih atau benturan waktu yang dapat mengganggu kelancaran pengadaan. Sebagai contoh, pada minggu pertama dilakukan input rencana kerja Q1, minggu kedua diisi dengan identifikasi kebutuhan dan pemilihan vendor, lalu minggu ketiga memasuki tahap pelaksanaan rencana. Penerapan Purchase Planning untuk Menghindari Overstock Overstock adalah kondisi di mana persediaan barang melebihi kebutuhan atau permintaan pasar. Hal ini dapat menyebabkan penumpukan barang di gudang, biaya penyimpanan meningkat, barang rusak atau kedaluwarsa, dan modal usaha tertahan. Maka dari itu, penting untuk menerapkan purchase planning atau perencanaan pembelian. Berikut adalah penerapan pembelian yang bisa meningkatkan pengelolaan stock: 1. Strategi Prediksi Permintaan Memprediksi permintaan atau demand forecasting adalah fondasi utama dalam perencanaan pembelian. Strategi ini melibatkan: Analisis data historis penjualan untuk melihat tren permintaan. Menggunakan data musiman atau event khusus (seperti hari raya atau musim liburan) untuk memperkirakan lonjakan permintaan. Memanfaatkan tools prediksi aplikasi manufaktur berbasis berbasis AI atau software ERP, yang dapat membantu estimasi kebutuhan yang lebih akurat. Monitoring kondisi pasar dan perilaku konsumen secara berkala. Dengan prediksi yang tepat, perusahaan dapat membeli stok dalam jumlah optimal. 2. Teknik Manajemen Inventaris yang Efektif Selain memprediksi permintaan, Anda juga perlu mengerti teknis manajemen inventaris yang efektif untuk membantu mengontrol jumlah barang saat purchase palnning dan menghindari overstock. Berikut adalah teknik yang dapat membantu perencanaan pengadaan: Just-In-Time (JIT): Membeli barang sesuai kebutuhan produksi atau penjualan saat itu juga. Economic Order Quantity (EOQ): Menghitung jumlah pemesanan paling ekonomis untuk mengurangi biaya total penyimpanan dan pembelian. Safety Stock: Menyediakan cadangan stok minimum untuk mengantisipasi lonjakan permintaan tanpa menyebabkan kelebihan stok. Reorder Point System: Menentukan titik pemesanan ulang yang ideal berdasarkan waktu tunggu pengiriman dan konsumsi rata-rata. Dengan teknik ini, stok tetap dalam level aman, tidak menumpuk, dan tetap tersedia saat dibutuhkan. 3. Purchase Planning dengan Kolaborasi Antar Department Purchase planning yang efektif tidak bisa dilakukan oleh tim pengadaan saja. Kolaborasi antar departemen sangat penting, terutama di antaranya adalah: Tim sales: paham tren permintaan pasar. Tim gudang/logistik: mengetahui kapasitas penyimpanan dan perputaran stok. Tim finance: mengatur alokasi anggaran pembelian. Tim produksi: menentukan kebutuhan bahan baku berdasarkan jadwal operasional. Dengan koordinasi yang baik, setiap departemen bisa memberikan masukan data yang akurat, sehingga keputusan pembelian lebih tepat dan terhindar dari overstock. Kesimpulan Perencanaan pengadaan dan pembelian sangat krusial untuk menjaga kelancaran operasional bisnis. Dengan perencanaan yang akurat dan jelas, alur bisnis dapat diprediksi dan dipersiapkan dengan baik, sekaligus menghindari risiko kelebihan stok (overstock) yang bisa menyebabkan kerugian finansial. Untuk mencegah overstock, Anda dapat menerapkan strategi yang telah dijelaskan. Strategi tersebut membantu mengendalikan jumlah stok dan memastikan operasional bisnis berjalan efisien tanpa penumpukan barang di gudang. Selain strategi, Anda juga bisa memanfaatkan software manufaktur Mekari Jurnal. Perangkat lunak Mekari Jurnal menawarkan fitur yang komprehensif untuk mengelola seluruh proses produksi, mulai dari perencanaan, persiapan bahan baku, hingga manajemen stok dan pendataan produk, sehingga produksi bisnis Anda menjadi lebih efektif. Mekari Jurnal tidak hanya menyederhanakan proses perencanaan pengadaan, tetapi juga memberikan visibilitas yang jelas terhadap seluruh inventaris Anda. Software Mekari Jurnal dapat menjadi landasan penting untuk mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan dan membuat keputusan yang lebih cerdas.
