Administrasi Keuangan : Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Lainnya

Tujuan administrasi keuangan adalah untuk mengatur kebijakan yang berhubungan dengan penggunaan keuangan di perusahaan atau organisasi. Seperti perencanaan, pertanggungjawaban, pengawasan dan pengaturan keuangan.

Berikut ini penjelasan lengkap mengenai pengertian, fungsi dan tujuan administrasi keuangan.

Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi adalah kegiatan untuk mengatur sumber daya secara efisien agar mencapai tujuan bersamaan. Orang yang bekerja dibagian administrasi disebut administrator.

Administrasi tertuju pada kinerja dan manajemen operasional di bisnis atau perusahaan. Proses administrasi meliputi pembuatan dan penerapan keputusan besar. Prosesnya harus dilakukan secara teliti dan efisien, karena akan sangat berpengaruh pada kinerja perusahaan.

Satu hal penting yang perlu diperhatikan adalah semua orang yang terlibat saat proses administrasi harus punya kemampuan dan kerjasama yang baik untuk menjalankan tanggung jawabnya masing-masing.

Walaupun administrasi keuangan hanya dilakukan bagian keuangan, tapi semua departemen di perusahaan akan terkena dampaknya kalau kinerja tujuan administrasi keuangan tidak tercapai.

Salah satu hal pendukung sistem keuangan perusahaan biasany adalah dengan penggunaan software keuangan perusahaan.

Administrasi keuangan punya peran penting dalam aspek bisnis mulai dari SDM, distribusi, bahkan sampai operasional. Makanya, administrator atau perusahaan harus bisa bekerjasama dengan sistem yang holistik.

Administrasi Keuangan Menurut Arti Luas dan Sempit

Menurut arti luas dan sempit pengertian administrasi keuangan adalah sebagai berikut :

1. Arti Luas

Administrasi adalah pedoman yang berkaitan dengan penggunaan dan pelaksanaan dana di perusahaan atau organisasi. Hal-hal yang diperlukan dalam pengelolaan keuangan adalah regulasi, perencanaan, pengawasan sampai akuntabilitas keuangan.

2. Arti Sempit

Administrasi keuangan meliputi semua kegiatan yang berkaitan dengan pendataan, pencatatan dan pengeluaran. Hal ini dilakukan untuk pendanaan semua kegiatan operasional perusahaan dengan cara pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Tujuan Administrasi Keuangan

Ada beberapa tujuan administrasi keuangan yang perlu Anda ketahui sebagai berikut :

1. Memperlancar Proses Keluar Masuknya Keuangan

Administrasi harus dibuat dengan jelas dan detail, bagian keuangan akan mencatat keluar masuknya uang perusahaan. Kalau administrasi keuangan tidak dicatat dengan benar, kemungkinan akan muncul transaksi yang tidak jelas dan tidak diketahui oleh bagian keuangan.

2. Transaksi Uang Lebih Mudah

Jumlah dan penggunaan harus sesuai dengan rencana, agar likuiditas keuangan perusahaan tidak terhambat.

Tujuan administrasi keuangan adalah menjalankan tugas untuk membayar dan bertanggung jawab atas seluruh transaksi dengan baik.

3. Bukti Transaksi

Tindakan pengarsipan dilakukan sebagai bukti yang cukup kuat saat pencatatan keuangan. Bukti transaksi biasanya digunakan oleh pihak eksternal atau internal di perusahaan.

Pihak eksternal adalah pihak supplier, mereka adalah orang secara langsung berhubungan dengan bukti transaksi dan digunakan sebagai pencatatan transaksi.

Catatan tersebut berfungsi untuk menghindari kecurangan yang mungkin akan dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan meningkatkan rasa aman untuk perusahaan.

4. Memantau Kondisi Keuangan Perusahaan

Pencatatan harian dilakukan untuk memantau kondisi keuangan dengan jelas. Selain itu, administrasi yang lengkap dapat membantu bagian keuangan untuk menjawab kondisi keuangan saat ditanya oleh pihak atasan.

Kecepatan dan ketepatan sangat dibutuhkan sebagai tindakan untuk kedepannya saat mengatasi permasalahan yang ada di perusahaan, makanya perlunya penggunaan aplikasi pencatatan keuangan agar lebih efisien.

5. Menciptakan Keteraturan Keuangan

Pencatatan pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan harus ditulis secara rinci dan ditambahkan keterangan yang lengkap.

Semua keterangan ini sangat membantu manajemen keuangan perusahaan menjadi lebih baik dan mudah dipahami oleh pihak manapun.

6. Koordinasi Keuangan Jadi Lebih Mudah

Setelah semua data keuangan siap, maka koordinasi dari satu divisi ke divisi lainnya jauh lebih mudah. Selain itu, kegiatan tersebut dapat menghindari terjadinya miskomunikasi oleh pihak internal tentang pengelolaan keuangan.

Contohnya, di Sekolah ada organisasi berupa OSIS (Organisasi Intra Sekolah), saat anggota OSIS mendapatkan dana bantuan kegiatan, diperlukan bagian bendahara untuk membuat laporan mengenai pendapatan dan penggunaan dana.

7. Mengurangi Kesalahan Saat Membuat Laporan Keuangan

Pastikan bukti transaksi, keluar masuknya kas, pencatatan harian dan lainnya sudah didata dengan baik dan rapi, untuk memudahkan saat proses pembuatan laporan keuangan.

Akuntan yang ada di perusahaan bisa memanfaatkan data-data yang ada, lalu mengolahnya menjadi data sesuai keinginan dan kebutuhan dalam aplikasi laporan keuangan.

8. Perencanaan Keuangan Perusahaan Jadi Lebih Baik

Jika laporan sudah sesuai dengan realitanya, maka perusahaan bisa merencanakan pengeluaran atau pemasukan keuangan untuk periode berikutnya berdasarkan asumsi yang ada.

Asumsi ini terjadi berdasarkan pemasukkan dan pengeluaran yang terjadi di perusahaan, selain itu adanya bukti transaksi yang berhubungan dengan tujuan administrasi keuangan.

9. Pengendalian di Bidang Keuangan Jauh Lebih Baik

Semua masalah akan diketahui oleh pihak manajemen keuangan, sehingga perusahaan dapat menentukan berapa banyak jumlah uang yang akan digunakan dan berapa banyak target kas yang dimiliki oleh perusahaan.

Saat perusahaan mengalami kekurangan dana, maka divisi tertentu akan mencari investor baru.

Tujuan administrasi keuangan adalah mengatasi agar masalah tersebut tidak semakin membesar dan menyelamatkan keuangan perusahaan.

10. Akuntabilitas Pencatatan Keuangan Lebih Terjamin

Tujuan administrasi keuangan adalah membuat laporan keuangan secara perhitungan akuntansi, agar tidak ada kesalahan saat proses pencatatan atau terjadinya kehilangan sejumlah uang.

Bagian administrasi harus mengecek apakah jumlah uang perusahaan sudah sesuai dengan jumlah uang yang ada di laporan keuangan.

Saat proses pencatatan dan pengecekan selesai, pihak eksternal jadi lebih mudah untuk menjalin kerjasama karena calon partner merasa yakin dengan perusahaan Anda.

Fungsi Administrasi Keuangan

Fungsi dibentuknya administrasi keuangan adalah membantu perusahaan untuk mengatur semua sistem keuangan yang ada di perusahaan agar berjalan dengan baik.

Berikut beberapa fungsi administrasi keuangan :

1. Investment function

Administrasi keuangan yang berfungsi untuk investasi perusahaan, dimana perusahaan akan menyimpan dana untuk digunakan keperluan perusahaan.

Investasi yang dilakukan adalah investasi jangka pendek seperti utang piutang, kas dan lainnya. Sedangkan investasi jangka panjang seperti gedung, kendaraan, tanah, uang tunai dan lainnya.

2. Shopping function

Berdasarkan fungsi belanjanya, administrasi keuangan bisa membantu perusahaan untuk membelanjakan semua kebutuhan operasional secara bijaksana.

3. Profil sharing function

Administrasi keuangan bisa membantu untuk meningkatkan kepercayaan pada perusahaan dalam menentukan pembagian hasil ke investor, guna membagi hasil atas kontribusinya menanamkan dana investasi ke perusahaan.

Berkat laporan keuangan tersebut, manajer bisa menentukan berapa besaran dividen yang harus diberikan ke investor.

4. Fundraising function

Selain fungsi diatas, administrasi keuangan juga berfungsi sebagai penggalangan dana, maksudnya perusahaan bisa penuhi segala kegiatan dan kebutuhan oleh perusahaan.

Makanya, metode ini bisa dipakai sebagai tujuan administrasi keuangan untuk mencari investor atau sponsor yang nantinya akan menaruh dana ke perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan mempunyai beberapa komponen yang perlu diperhatikan oleh bagian keuangan di perusahaan, sebagai berikut :

1. Financial planning atau perencanaan keuangan digunakan untuk mengatur pengeluaran dan pemasukan penghasilan atau keuangan perusahaan, perencanaan keuangan biasanya dilakukan untuk kurun waktu tertentu.
2. Financial budgeting atau anggaran keuangan digunakan untuk mencatat seluruh pengeluaran, pemasukan, anggaran sampai kegiatan yang telah direncanakan secara rinci.
3. Financial management atau mengelola keuangan, digunakan untuk tindakan pembagian dan pengelolaan pemanfaatan penghasilan atau dana demi meningkatkan kinerja perusahaan.
4. Financial search atau pencarian keuangan, bertujuan mencari peluang mencari dana demi penuhi kebutuhan modal perusahaan.
5. Financial control atau mengatur keuangan, biasanya digunakan untuk pengawasan dan memperbaiki kinerja di bagian sektor keuangan perusahaan.
6. Financial storage atau penyimpanan uang, dilakukan untuk mengumpulkan semua dana perusahaan yang ada untuk disimpan pada tempat yang aman seperti bank.
7. Audit atau pemeriksaan keuangan, bertugas untuk memeriksa keadaan keuangan perusahaan untuk mencegah adanya kecurangan dari pihak dalam atau luar perusahaan.

Tugas Administrasi Keuangan

Semua orang yang bekerja di perusahaan bidang apapun akan diberikan tanggung jawabnya masing-masing. Seperti administrasi keuangan, mereka memiliki beberapa tugas yang harus dikerjakan sebagai berikut :

1. Membuat rencana keuangan

Administrator keuangan ditugaskan untuk membuat rencana keuangan perusahaan. Rencana keuangan meliputi pengeluaran, pendapatan, keuangan, informasi, pembayaran, pembelian, sampai anggaran bulanan.

2. Membuat laporan keuangan

Membuat laporan tentang keuangan perusahaan adalah tugas administrator keuangan. Biasanya administrator akan mencatat keuangan setiap tahunnya dan membuat asumsi kondisi keuangan perusahaan kedepannya.

Laporan yang dibuat meliputi neraca, analisis pendapatan sekarang sampai masa depan, dan laba rugi.

3. Mengelola uang tunai

Administrator bertanggung jawab membuat laporan mengenai penarikan uang atau setoran, pembuatan rekening baru, menentukan jumlah dana setoran, dan mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan uang tunai perusahaan.

4. Mengelola pinjaman atau kredit

Tugas terakhir adalah mengelola dana pinjaman atau kredit. Contohnya, saat perusahaan mengalami kegiatan utang piutang dan pemberian tagihan.

5. Penutupan rekonsiliasi dan akun

Orang bagian administrasi juga terlibat saat penutupan organisasi. Penutupan organisasi adalah proses akuntansi yang meliputi depresiasi aset tetap perusahaan, publikasi informasi pembayaran dan rekonsiliasi dari perbedaan inventaris.

Administrasi terlibat saat proses penggajian setiap bulannya yang dilakukan perusahaan dan penutupan akun rekonsiliasi. Biasanya perusahaan melakukan tindakan ini setiap bulanan atau tahunan.

6. Entri Jurnal

Tujuan administrasi keuangan adalah untuk menyusun dan menyimpan jurnal secara teratur. Menurut prinsip akuntansi dasar, entri jurnal adalah catatan kronologis semua transaksi yang terjadi di perusahaan. Biasanya entri jurnal akan disimpan di dalam buku besar yang telah dibuat oleh akun tertentu.

Petugas Administrasi keuangan

Demi mencapai tujuan administrasi keuangan, perusahaan telah membagi tanggung jawab untuk masing-masing orang. Pembagian kerja ini bertujuan agar setiap orang bisa fokus dan mempelajari tugasnya secara spesifik, sehingga bisa mencapai tujuan administrasi keuangan yang telah diharapkan.

Berikut ini beberapa petugas yang bertanggung jawab mengenai administrasi keuangan perusahaan :

1. Sekretaris

Sekretaris adalah orang yang memahami akuntan dan manajemen keuangan. Sekretaris punya tanggung jawab untuk membantu perusahaan untuk mengawasi keluar dan masuknya dana perusahaan.

Berikut ini tugas lainnya untuk sekretaris :

• Melakukan pencatatan pemasukan dana perusahaan. Hasil catatan ini akan disetor ke bagian bendahara.
• Membuat laporan keuangan lalu disetor ke pimpinan perusahaan. Isi laporannya meliputi darimana asal dana yang masuk, uang perusahaan dialokasikan untuk apa, dan siapa saja yang belum dan sudah membayar.

2. Bendahara

Umumnya, tugas bendahara adalah orang yang akan menerima seluruh aplikasi kas kecil, lalu membuat laporan mengenai keuangan kas kecil sebagai tujuan administrasi keuangan. Lalu, bendahara akan mengisi dana kas ke dalam cek atau uang tunai.

3. Manajer keuangan

Manajemen keuangan bertugas untuk menerima dan mengecek ulang laporan kas kecil yang sudah buat bendahara. Tidak hanya itu, manajemen keuangan juga bertanggung jawab ata menyetujui atau tidaknya aplikasi diisi dengan uang tunai dengan jumlah kecil.

Ciri-ciri Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Terdiri Dari Sekelompok Orang

Divisi administrasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan administrasi keuangan yang diinginkan oleh perusahaan.

2. Menjalin Kerja Sama

Divisi administrasi harus bekerja sama dengan unit lainnya karena tujuan yang sama, agar sistem administrasi bisa berjalan optimal.

3. Punya Tujuan yang Ingin Dicapai

Administrasi akan berusaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Makanya administrasi sangat diperlukan untuk menjalankan itu semua untuk mewujudkan tujuan tersebut.

Pentingnya Administrasi Keuangan untuk Bisnis

Peran divisi administrasi dalam dunia bisnis cukup penting. Berikut beberapa alasan kenapa administrasi keuangan begitu sangat penting :

1. Membantu Mengembangkan Bisnis

Alasan utama yang bikin bisnis gagal berkembang adalah rusaknya rencana keuangan. Saat rencana yang digunakan gagal, maka bisnis tidak bisa penuhi kebutuhan modal tetap dan gagal menjalankan kewajibannya.

Akibatnya, bisnis tersebut tidak bisa membangun daya yang produktif, dan bisa tidak bisa berjalan lancar. Makanya administrator keuangan perlu membuat rencana keuangan yang matang, rinci, dan sehat, untuk mendapatkan keberhasilan sebuah bisnis.

2. Mendukung Kelancaran Perusahaan

Administrator harus membuat rencana keuangan yang baik dan matang, agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Karena keuangan sangat diperlukan untuk promosi, pengembangan, perluasan, penggabungan, administrasi kerja perhari dan lainnya.

Orang yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan haruslah orang berpengalaman, mengerti ilmunya, mampu menganalisis, dan evaluasi semua masalah keuangan yang sedang terjadi.

Nantinya mereka akan mengambil keputusan yang tepat, berdasarkan keadaan sekarang yang berkaitan dengan penggunaan dana dan pengadaan.

3. Bisa Mengkoordinir Kegiatan Fungsional

Administrasi keuangan mempunyai koordinasi lengkap di bidang fungsional meliputi produksi, pemasaran, dan distribusi untuk mencapai tujuan administrasi keuangan.

Kalau koordinasi keuangan rusak, maka efisiensi seluruh departemen di perusahaan tidak akan bertahan lama.

Contohnya, bagian keuangan perlu menyediakan pembiayaan yang nantinya digunakan untuk membeli bahan baku dan pengeluaran sehari-hari demi kelancaran seluruh unit.

Kalau bagian keuangan tidak bisa penuhi kebutuhan tersebut, bisa bikin proses produksi dan penjualan jadi terhambat. Akibatnya tidak ada penghasilan yang masuk dan menurunnya tingkat laba bisnis.

Makanya, peran divisi administrasi sangatlah penting untuk mengontrol dan koordinasi seluruh kegiatan yang ada di an. perusahaan.

4. Menjadi Titik Fokus Pengambilan Keputusan

Hampir semua keputusan diambil berdasarkan profitabilitas. Divisi administrasi akan menyediakan data-data hasil analisis dari fakta dan angka dengan memakai laporan keuangan yang berbeda, anggaran dan lainnya.

Semua dapat ini digunakan untuk membantu mengevaluasi profitabilitas di keadaan tertentu. Sehingga divisi administrasi dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mengurangi risiko yang akan datang.

5. Menjadi Penentu Bisnis

Beberapa pebisnis telah mengakui, kalau manajer keuangan memang punya peran penting untuk keberhasilan organisasi bisnis, seluruh nasihat dari divisi administrasi akan dijadikan solusi untuk masalah keuangan di perusahaan.

Bagian keuangan akan menyediakan data berupa fakta dan angka tentang dimana posisi keuangan dan kinerja perusahaan dalam periode tertentu. Dengan begitu, petinggi perusahaan bisa mengevaluasi kemajuan perusahaan.

Bagian keuangan juga membantu para petinggi perusahaan saat mengambil keputusan dengan cara memberi saran alternatif saat ada masalah.

6. Menjadi Tolak Ukur Kinerja

Kinerja perusahaan bisa diukur dengan penghasilannya dengan mengukur risiko pendapatan dan profitabilitasnya untuk menentukan nilai bisnis.

Keputusan keuangan bisa meningkatkan risiko menurunnya nilai perusahaan, dan sebaliknya keputusan keuangan bisa meningkatkan profitabilitas dan nilai perusahaan.

Hal ini terjadi karena profitabilitas dan risiko adalah dua unsur terpenting di perusahaan dan bisnis.

Tips Memaksimalkan Administrasi Keuangan

Berikut ini beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk memaksimalkan proses administrasi keuangan :

1. Melakukan Pencatatan Transaksi

Bagian administrasi harus selalu mencatat semua pemasukan dan pengeluaran. Semua laporan transaksi harus dicatat dengan lengkap, detail dan rapi.

2. Menyelesaikan Laporan Keuangan Tepat Waktu

Divisi administrasi harus membuat dan menyiapkan laporan keuangan tepat waktu. Mulai dari laporan keuangan bulanan atau tahunan, laporan ini dapat membantu untuk mengurangi resiko selisih nominal dan kesalahan saat pencatatan.

3. Memakai Sistem Akrual

Tujuan administrasi keuangan melakukan itu semua adalah untuk memaksimalkan perusahaan dengan melihat kondisi keuangan, mulai pemasukan, pengeluaran, sampai utang piutang semuanya dicatat secara akurat.

Kesimpulan

Administrasi adalah kegiatan pencatatan keuangan perusahaan, dilakukan oleh beberapa orang dengan mengikuti aturan dan arahan pemimpin divisi agar proses pencatatan lebih efektif dan efisien, sehingga tujuan administrasi keuangan bisa dicapai.

Tujuan administrasi keuangan adalah memproses dan mengatur keuangan di perusahan, dengan menggunakan sistem keuangan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Bagian administrasi bertanggung jawab mencatat seluruh kegiatan masuk dan keluarnya uang perusahaan, untuk menghindari tindakan kecurangan dari orang dalam atau luar perusahaan.

Demikian pengertian, fungsi dan tujuan administrasi keuangan. Semoga artikel ini bisa membantu Anda memahami kenapa tujuan administrasi keuangan sangat berpengaruh terhadap perusahaan atau bisnis. Semoga bermanfaat!