Definisi, Manfaat Hingga Fungsi Administrasi Transaksi

Administrasi transaksi adalah tindakan yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan, agar keuangan perusahaan bisa tercatat dengan rapi.

Pada artikel ini akan membahas pengertian, fungsi, manfaat sampai jenis-jenis administrasi transaksi adalah sebagai berikut.

Pengertian Administrasi Transaksi

Administrasi transaksi adalah tindakan pencatatan keuangan perusahaan, pencatatan yang dilakukan oleh divisi keuangan saat adanya transaksi keluar masuk uang perusahaan.

Pencatatan ini dilakukan dengan metode tertentu secara terstruktur. Biasanya kegiatan yang dicatat seperti pembelian, penjualan, gaji karyawan dan lainnya yang berhubungan langsung dengan operasional perusahaan.

Kalau perusahaan kecil dengan jumlah transaksi harian sedikit, disarankan melakukan pencatatan secara manual pakai buku atau Microsoft Excel. Tapi sebuah sistem akuntansi untuk UMKM tetap menjadi pilihan utama untuk membuat sistem yang akurat dan cepat. Perusahaan besar dengan jumlah transaksi yang banyak per hari, tentu saja disarankan melakukan pencatatan secara otomatis pakai sistem.

Sedangkan, perusahaan jenis penyedia jasa atau penjual, bisa memanfaatkan struk belanja untuk pencatatan administrasi transaksi.

Contoh, saat perusahaan merasa data transaksi tidak lengkap, langsung cari struk tersebut sebagai acuan untuk pencatatan transaksi yang kurang lengkap tadi. Selain itu, struk digunakan untuk mengecek ulang apakah transaksi sudah dicatat atau belum.

Menurut Para Ahli Administrasi Transaksi

1. Azhar Susanto

Administrasi transaksi adalah kejadian yang terjadi karena aktivitas bisnis dan biasanya dilakukan oleh perusahaan.

2. Mursyidi

Administrasi transaksi adalah kejadian yang terjadi di dunia bisnis, prosesnya meliputi jual beli pembayaran dan penerimaan uang.

3. Skousen

Administrasi transaksi adalah peristiwa pertukaran barang atau jasa baik individu, organisasi dan perusahaan. Kejadian ini cukup berpengaruh terhadap kondisi ekonomi bisnis.

4. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Administrasi transaksi adalah ilmu manajemen yang berhubungan dengan pekerjaan perkantoran secara efisien, di mana dan kapan pekerjaan harus dilakukan.

5. George Terry

Administrasi transaksi adalah kegiatan pengendalian, pengorganisasian dan perencanaan pekerjaan di kantor. Selain itu melakukan pergerakan untuk mencapai tujuan sesuai visi misi perusahaan.

6. Sondang P Siagian

Administrasi transaksi adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih disesuaikan dengan rasionalitas khusus demi mencapai tujuan bersama.

Fungsi Administrasi Transaksi

1. Pencatatan

Semua transaksi keuangan harus dicatat dalam buku atau sistem administrasi sesuai ketentuan perusahaan.

2. Pemeliharaan

Semua dokumen atau buku keuangan yang berhubungan dengan transaksi harus dijaga dan diamankan di tempat yang aman.

3. Penyediaan

Pastikan akses informasi tentang transaksi keuangan sudah diatur ke setelan public agar mudah diakses oleh tim keuangan lainnya.

4. Pengerjaan

Pengerjaan dokumen atau buku transaksi keuangan, harus disesuaikan dengan SOP perusahaan agar tidak ada kesalahan saat pengerjaan.

Manfaat Administrasi Transaksi

Sebenarnya manfaat administrasi transaksi tidak jauh berbeda dengan fungsinya, hanya saja untuk sebagian perusahaan merasa manfaat ini punya dampak jangka waktu yang panjang.

Contoh, saat tim keuangan melakukan pencatatan administrasi transaksi setiap bulannya, maka perusahaan akan punya dokumentasi transaksi bulanan yang telah disusun rapi dan terstruktur.

Makanya, saat rapat hasil penjualan dengan partner bermitra, perusahaan sudah punya data-data yang ingin dipresentasikan. Selain itu, perusahaan akan jauh lebih mudah saat menangani konsumen, kalau konsumen mendadak komplain.

Unsur Administrasi Transaksi

Administrasi transaksi adalah pencatatan yang memiliki tiga unsur seperti berikut :

1. Manusia

Orang-orang yang terlibat dalam proses pencatatan administrasi transaksi harus punya skill administrasi yang baik dan detail. Mereka diharuskan teliti dan terbiasa dengan masalah hitung-menghitung, agar proses administrasi transaksi tidak ada ada yang salah dan hasil catatan jauh lebih rapi.

2. Material

Disebut sebagai harta kekayaan perusahaan, meliputi semua sarana dan prasarana milik perusahaan. Materi ini berfungsi untuk menunjang berlangsungnya proses administrasi transaksi, seperti buku, map, alat tulis, komputer dan lainnya.

3. Metode

Metode adalah cara khusus yang sering dilakukan oleh perusahaan saat melaksanakan proses administrasi transaksi, bertujuan agar proses pencatatan lebih terstruktur. Setiap perusahaan memiliki metodenya masing-masing, tergantung berapa besar skala perusahaan dan kebutuhannya.

Jenis-Jenis Administrasi Transaksi

Administrasi transaksi memiliki dua jenis transaksi yang digunakan oleh perusahaan, berikut dua jenis transaksi yang perlu Anda ketahui :

1. Transaksi internal

Transaksi ini melibatkan beberapa orang yang ada di perusahaan, menekankan perubahan keuangan yang terjadi di dalam perusahaan seperti memo dari pemimpin ke orang yang dituju. Termasuk perubahan nilai harta kekayaan seperti penyusutan, dan pemakaian perlengkapan kantor.

2. Transaksi eksternal

Transaksi yang melibatkan beberapa pihak dari luar perusahaan seperti penjualan, pembayaran hutang piutang dan pembelian.

Bukti-Bukti Administrasi Transaksi

1. Invoice (faktur)

Invoice adalah perhitungan penjualan barang secara kredit, dan dibuat oleh penjual nantinya akan disampaikan ke pihak pembeli. Cara pengerjaannya dibuat rangkap dua, dokumen asli untuk pihak pembeli sebagai bukti pembelian, sedangkan copyannya untuk penjual sebagai bukti penjualan.

Beberapa informasi yang perlu dicatat sebagai berikut :

• Nama beserta alamat penjual.
• Nomor invoice.
• Nama beserta alamat pembeli.
• Tanggal booking atau pemesanan.
• Tanggal pengiriman barang.
• Syarat pembayaran dan keterangan tentang barang yang dipesan seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas atau jumlah barang dan harga total.

2. Kuitansi (official receipt)

Sebuah bukti transaksi pembayaran yang digunakan saat jual beli barang atau jasa. Kuitansi ini dibuat lalu ditandatangani oleh orang yang menerima uang (penjual), setelah itu diserahkan ke orang yang melakukan pembayaran (pembeli).

Kuitansi terdiri dari dua bagian yaitu bagian pertama diberikan ke pembayar untuk bukti pencatatan pengeluaran. Lalu bagian kedua (bonggol kuitansi) dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.

Biasanya bukti penerimaan uang ditempel materai, sesuai dengan  UU RI Bea Materai. Kalau jumlah pembayaran di atas Rp1.000.000, harus ditempel materai Rp3.000.

Berikut ini beberapa informasi yang perlu dicantumkan dalam kuitansi :

• Nama orang yang menyerahkan uang (pembayar/pembeli).
• Jumlah uang digunakan untuk pembayaran.
• Tanggal penyerahan uang dilakukan.
• Nama orang dan tanda tangan dari si penerima uang.

3. Nota debet (debit memo)

Bukti transaksi yang terjadi saat ada pengurangan utang usaha, sebab adanya pengembalian barang atau penurunan harga.

Nota debet dibuat langsung oleh pembeli, dan terdiri dari dua bagian seperti berikut :

• Bagian pertama adalah lembar asli, biasanya diberikan untuk penjual bersamaan dengan pengambilan barang yang dibeli.
• Bagian kedua adalah tembusan, biasanya akan disimpan oleh pihak pembeli sebagai bukti.

4. Nota kredit (credit memo)

Pemberitahuan atau perhitungan yang nantinya akan dikirim ke perusahaan atau badan usaha ke pelanggan, sebagai informasi kalau akunnya sudah di debet dengan jumlah sekian. Nantinya penerima nota debit akan mencatat di akun pihak pengirim nota di bagian sisi kredit.

5. Cek

Cek dikenal sebagai surat perintah tak bersyarat yang nantikan dibawa ke bank untuk membayar sejumlah uang sesuai yang tertera di cek. Cek tersebut kemudian akan ditandatangani oleh orang nasabah dan disimpan di bank dalam bentuk giro.

Biasanya cek terdiri dari dua bagian yaitu bagian utama untuk pihak bank sebagai alat pembayaran, dan bagian kedua sebagai bukti tambahan transaksi yang nantinya akan disatukan dengan kuitansi pembayaran.

6. Bilyet giro

Surat perintah yang dikeluarkan oleh nasabah bank dan ditujukan ke bank yang bersangkutan, tujuannya untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening bank A ke rekening penerima yang tertera dalam bilyet giro.

Penerima tidak bisa menukar bilyet giro tersebut dengan uang tunai ke bank yang bersangkutan, penerima cuma bisa menyetorkan bilyet giro ke bank untuk tambahan simpanan di rekeningnya.

7. Rekening koran

Bukti mutasi kas bank yang nanti disusun oleh baik vvznk untuk seluruh nasabahnya, lalu digunakan untuk dasar penyesuaian pencatatan antara jumlah saldo kas menurut perusahaan dengan saldo kas menurut bank.

8. Bukti setoran bank

Saat melakukan setoran bank, sebelumnya  pengunjung diharuskan mengisi slip setoran yang telah disediakan oleh pihak bank. Biasanya slip setoran ini berada di meja dekat pintu masuk bank.

9. Bukti memorandum

Bukti transaksi yang biasanya dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberi wewenang langsung dari atasan. Bukti memorandum biasanya dikeluarkan di akhir periode seperti pencatatan gaji pegawai yang masih dibayar.

10. Bukti kas masuk dan keluar

Bukti penerimaan kas masuk yang dilengkapi dengan bukti seperti kuitansi atau nota. Sedangkan bukti kas keluar adalah bukti transaksi pengeluaran uang atau bukti pembayaran seperti nota kontan asli atau kuitansi dari kreditur.

Berkas Administrasi Transaksi Penjualan

Transaksi pembelian bagi perusahaan bertujuan untuk penuhi kebutuhan bahan baku yang diperlukan saat proses produks, agar stok barang digudang tidak habis.

Pembelian barang biasanya dilakukan dengan dua cara pembayaran yaitu pembelian kredit dan tunai. Pembelian kredit cuma bisa menerima bukti pembayaran faktur. Sedangkan, pembelian tunai bisa memakai bukti pembayaran seperti kuitansi dan nota kontan.

Proses pencatatan transaksi dapat dengan mudah dilakukan dengan software akuntansi online dari Mekari Jurnal.

Berkas-berkas pembelian yang dibutuhkan untuk administrasi transaksi adalah :

1. Bukti permintaan dari gudang

Bentuknya seperti formulir yang bertujuan untuk mencatat apa saja permintaan gudang.

Berikut hal-hal yang perlu dicatat :

• Jenis barang yang diminta dan spesifikasi barang, ditulis sesuai jenis barang yang diminta.
• Berapa banyak jumlah barang yang diminta.
• Penomoran diisi sesuai nomor urutnya.
• Tulis merk barang yang diminta.
• Otorisasi atau pengesahan yang diberikan dari kepala bagian gudang.
• Tanggal permintaan disesuaikan dengan kapan Kepala Bagian Gudang meminta barang.

2. Surat pesanan

Surat pesanan digunakan sebagai penjamin keabsahan pesanan dan menyakinkan supplier. Makanya pesanan yang datang harus dibuatkan surat pesanan.

Bagian pembelian akan melihat price list dan beberapa persyaratan yang diajukan oleh supplier. Cara ini digunakan agar supplier bisa melihat apakah pembelian tersebut dapat menguntungkan perusahaan atau tidak.

Beberapa hal yang harus tercantum di surat pesanan adalah :

• Kepala surat perusahaan isinya meliputi nama, nomor telepon perusahaan dan alamat).
• Nama perusahaan diisi dengan nama supplier.
• Jenis dan merk barang yang dipesan oleh konsumen.
• Harga barang yang dipesan oleh konsumen.
• Tanggal pesanan dan kesanggupan pembayaran.
• Otorisasi yang dikasih dari direktur perusahaan dan kepala bagian pembelian.

3. Penerimaan barang

Memeriksa barang adalah hal utama yang perlu dilakukan, tujuannya untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan barang fisik di gudang. Hal yang perlu diperiksa adalah jumlah barangnya, spesifikasinya, kondisi barang perlu dicocokan dengan surat pesanan, faktur atau nota kontan dan bukti fisik.

Hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa barang sudah sesuai atau belum dengan pesanan pembeli. Kalau sudah sesuai maka barang bisa langsung dikirim, kalau belum kembalikan barang tersebut ke penjual.

4. Kartu persediaan

Barang yang masuk ke gudang perlu dicatat di kartu persediaan. Pencatatan dilakukan secara manual atau komputer.

Hal-hal yang perlu dicatat di kartu persedian adalah :

• PLU diisi pakai kode PLU.
• Nama barang diisi dengan nama barang yang dipesan.
• Kode lokasi diisi dengan lokasi penempatan barang.
• Kapasitas area diisi pakai daya tampung lokasi penempatan barang.
• Tanggal diisi pakai tanggal keluar dan masuknya barang.
• Nomor dokumen pakai nomor faktur atau nota kontan, digunakan untuk barang masuk dan nomor permintaan di display kalau ada barang keluar.
• Kolom masuk diisi jumlah barang yang masuk, lalu kolom keluar diisi jumlah barang yang keluar.
• Harga beli diisi sesuai dengan nota kontan atau faktur.
• Bagian keterangan dijadikan sebagai catatan seperti berapa batas pesanan.

SOP Bukti Administrasi Transaksi

SOP administrasi transaksi adalah standar operasional prosedur yang perlu dipatuhi dan dilakukan oleh semua jenis transaksi.

SOP administrasi transaksi adalah sebagai berikut :

1. SOP pembelian tunai

Kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh barang dan jasa, caranya dengan memberikan balas jasa seperti uang yang jumlahnya sama dengan barang dan jasa yang diperoleh.

Berikut SOP untuk menangani pembelian tunai :

• Ada bukti permintaan dari bagian penjualan atau produksi dengan membawa surat permintaan.
• Melakukan survei pasar dengan mengirimkan beberapa surat penawaran order ke beberapa perusahaan, bertujuan untuk memperoleh kualitas dan harga barang yang terbaik.
• Jika suatu perusahaan ingin menjadi supplier harus memastikan dulu kalau perusahaan tersebut mampu untuk menyediakan pasokan barang secara rutin.
• Sebelum memutuskan apakah supplier tersebut bisa memberi keuntungan, ada baiknya pembeli melakukan pertimbangkan dulu mulai dari kualitas, harga sampai pelayanan penjual.
• Direktur utama perusahaan dan kepala bagian pembelian adalah orang yang bertanggung jawab untuk menandatangani surat pesanan.
• Harus membuat perjanjian yang bertujuan untuk memberi perlindungan kepada barang yang dibeli seperti retur barang, garansi dan lainnya.
• Pemeriksaan barang harus dilakukan oleh ahlinya untuk melihat apakah barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan atau belum.

Kalau sudah sesuai bisa masuk ke gudang, tapi kalau belum lebih baik barangnya dikembalikan ke penjual dengan dengan melampirkan nota hasil pemeriksaan.

• Membayar uang sesuai dengan jumlah transaksinya dan mengikuti prosedur pengeluaran uang atau kas.

2. SOP penjualan tunai

SOP penjualan tunai adalah penjualan yang mengatasi atau terbebas dari resiko kerugian karena ada beberapa barang yang tidak terbayar.

Berikut SOP penjualan tunai yang perlu diketahui :

• Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan atau order dari calon pembeli.
• Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen atau catatan kesepakatan sementara.
• Membuat dan menandatangani surat perjanjian sebagai bukti telah dibuatnya surat perjanjian.
• Faktur dibuat dengan format yang benar, bikin beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi dan diperiksa ulang secara teliti, agar tidak ada kesalahan yang bikin perusahaan atau konsumen jadi rugi.
• Sebelum barang dagangan dijual harus diperiksa ulang, apakah barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan atau belum, ada barang yang cacat atau tidak. Kalau ada kerusakan lebih baik kembalikan ke gudang, kalau tidak ada barang bisa langsung kirim ke pembeli.
• Invoice harus dicocokan antara yang asli dan rangkap, kalau cocok terima pembayaran barang tersebut, lalu periksa kembali dengan teliti uang tunai yang dibayarkan.
• Buat bukti penerimaan uang berupa kuitansi dan sesuaikan dengan sejumlah uang yang telah diterima.
• Kirim barang secepat mungkin setelah dikemas, agar mendapatkan penilaian baik dari konsumen berupa pelayanan yang terbaik.

3. SOP penjualan kredit

SOP penjualan kredit adalah suatu kondisi dimana pembayaran barang akan ditangguhkan beberapa waktu sesuai perjanjian penjualan.

Berikut hal-hal yang ada di SOP penjualan kredit untuk administrasi transaksi adalah :

• Buat surat permintaan order dari pembeli sebagai bukti permintaan dari pelanggan.
• Buat catatan berupa notulen hasil pertemuan sebagai bukti negosiasi.
• Calon pembeli yang membuat aplikasi kredit.
• Formulir pada aplikasi kredit harus diperiksa, apakah sudah sesuai dengan semua bukti yang diperlukan.
• Melakukan survei pada calon pelanggan, lalu dibuktikan pakai formulir survei yang telah terisi lengkap dengan data diri pelanggan.
• Otorisasi adalah proses menandatangani formulir aplikasi kredit sebagai bukti persetujuan dari manajer di bagian kredit.
• Surat perjanjian harus dibuat berdasarkan standar perusahaan, dan membuat invoice atau faktur.

4. SOP penerimaan kas atau uang

• Penerimaan uang tunai biasanya dimulai dari transaksi yang menyebabkan penerimaan uang. Transaksi yang dimaskud adalah pembayaran piutang, penjualan tunai, penerimaan dan lainnya.
• Saat bagian penjualan mengeluarkan bukti transaksi, bukti tersebut harus dicek kembali dengan teliti dan lihat apakah sudah cocok dengan rangkapnya atau belum.
• Perhitungan jumlah transaksi harus benar, dan uang yang diterima harus diperiksa dengan benar.
• Bukti transaksi penerimaan uang kas dibuat seperti kuitansi.

5. SOP administrasi uang kas

• Biasanya pengeluaran uang perusahaan dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran biaya sampai pembayaran utang.
• Bukti pembelian yang ada di supplier harus dicocokan dengan rangkapnya, kalau cocok ambil bukti pengeluaran uang seperti bank atau tunai, lalu bukti pengeluaran bank anak ditandatangani oleh supplier.
• Bukti transaksi berupa bukti pengeluaran bank atau kuitansi yang sudah ditandatangani supplier harus diterima dan disimpan dengan baik.

Kesimpulannya, administrasi transaksi adalah proses pencatatan keluar masuknya uang perusahaan, proses ini harus dilakukan dengan orang yang teliti dan paham perhitungan agar tidak ada kekeliruan.

Rekomendasi aplikasi laporan keuangan terbaik saat ini yakni hanya di Mekari Jurnal. Anda dapat dengan mudah menggunakannya dan gratis coba sekarang!