Istilah pengertian administrasi keuangan negara bukanlah kata yang asing bagi setiap orang namun terkadang masih banyak orang awam yang tidak memahami pengertian administrasi.
Masih banyak orang di Indonesia yang memahami bahwa administrasi memiliki arti pembayaran.
Secara terminologis, arti administrasi adalah proses pengelolaan sekelompok orang di dalam organisasi dalam rangka mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.
Sedangkan keuangan adalah hasil dari proses pencatatan yang merupakan ringkasan transaksi keuangan yang terjadi dalam satu periode.
Berdasarkan dari beberapa pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi keuangan negara adalah proses pengelolaan yang melibatkan seluruh aktivitas yang terkait dengan keuangan, penyusunan laporan keuangan dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.
Pada dasarnya pengertian administrasi dapat terbagi menjadi 2 (dua) yaitu secara luas dan secara sempit.
Secara luas, definisi dari pengertian administrasi keuangan negara adalah proses penetapan dan pengaturan kebijakan yang terkait dengan pengadaan atau pemanfaatan keuangan sehingga tugas-tugas pokok organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Sedangkan pengertian administrasi secara sempit adalah berkaitan dengan proses menerima, menyimpan serta mengeluarkan dengan kegiatan menata pembukuan.
Seluruh kegiatan ini dilakukan didasarkan pada ketentuan-ketentuan yang sedang berlaku saat ini.
Pengertian menurut Ahli
Berikut beberapa pengertian keuangan menurut para ahli, diantaranya :
-
The Liang Gie (1992: 169)
Pengertian administrasi keuangan negara menurut The Liang Gie adalah proses pengurusan dan penyelenggaraan, penyediaan dan penggunaan uang didalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia dalam rangka mencapai tujuan. Proses ini disusun dalam pelaksanaan fungsi penganggaran, pembukuan dan pemeriksaan keuangan.
-
Memesah (1995: 14)
Menurut Memesah, pengertian administrasi keuangan negara adalah rangkaian aktivitas dan prosedur untuk mengelola keuangan dengan cara tertib, sah, hemat, berdaya guna dan berhasil guna. Pengelolaan keuangan tersebut meliputi Penerimaan, sumber serta pembiayaannya.
Tujuan administrasi keuangan negara
Tujuan umum dari administrasi keuangan negara adalah memproses dan mengatur keuangan perusahaan atau organisasi agar administrasi keuangan negara perusahaan berjalan dengan baik sehingga dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Berikut adalah beberapa tujuan administrasi keuangan negara diantaranya adalah :
- Mempermudah proses keluar masuknya uang
- Transaksi keuangan menjadi lebih mudah
- Setiap transaksi yang terjadi terdapat bukti yang dapat dipertanggung jawabkan.
- Kondisi keuangan di perusahaan dalam suatu periode tertentu dapat diketahui
Manfaat administrasi keuangan negara
- Menjadi teraturnya penerimaan dan pengeluaran organisasi
- Penggunaan uang dapat lebih dikendalikan dan dikoordinasikan secara baik.
- Terjadinya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan menjadi berkurang.
Fungsi administrasi keuangan negara
Menurut pendapat lainnya fungsinya sebagai berikut :
1. Fungsi Investasi
Fungsi investasi ini meliputi bagaimana pengelolaan keuangan ke dalam aktiva yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Sumber keuangan tersebut dapat berasal dari modal sendiri atau dari luar.
Secara garis besar keputusan investasi ini dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu :
- Investasi jangka pendek yang meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dll.
- investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan, dll.
2. Fungsi Mencari dana
Fungsi Mencari dana ini dapat meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan.
Selain itu juga administrasi keuangan negara berfungsi untuk memilih sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.
3. Fungsi Pembelanjaan
Fungsi Pembelanjaan ini dapat terdiri dari aktivitas penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membiayai semua kegiatan organisasi.
Dalam hal ini pembelanjaan terkait dengan proses produksi atau pendukung proses produksi.
4. Fungsi Pembagian Laba
Fungsi Pembagian Laba ini dapat memberikan manfaat untuk menentukan kebijakan dalam mengadakan pembagian laba usaha.
Sebenarnya, fungsi pembagian laba ini dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Artinya adalah bahwa pengadaan dana diusahakan dapat berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.
Tugas administrasi keuangan negara
Kegiatan nya didalam suatu perusahaan biasanya ditugaskan pada staff (administrator).
Berikut beberapa tugas staff administrasi keuangan negara:
1. Pembayaran dan Penagihan
Tugas staff administrasi keuangan negara yang pertaman adalah membayar tagihan untuk korporasi. Contohnya tugas untuk menjalankan proses perjanjian pembelian dengan faktur vendor serta menerima laporan.
Kemudian staff administrasi keuangan negara akan memastikan bahwa pembayaran yang dikirim untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Staff memiliki rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.
2. Entri Jurnal
Administrator keuangan juga harus melakukan tugas akuntansi seperti menyusun dan membuat jurnal secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan.
Entri ini dibuat menjadi buku besar akuntansi yang dibuat oleh akun. Staff dapat bekerja dengan bagian akuntansi didalam perusahaan untuk menyelesaikan jurnal ini.
3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan
Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi. Aktivitas penutupan ini adalah proses akuntansi yang terdiri dari depresiasi aset tetap perusahaan, rekonsiliasi perbedaan persediaan, serta posting informasi penagihan.
Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi dan penutupan akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi.
4. Penganggaran
Perusahaan melakukan analisis informasi keuangan yang dipakai untuk menyusun anggaran bulanan oleh staff. Tugas staff juga adalah memantau anggaran dan melakukan analisa terhadap biaya dan prediksi keuangan.
Karyawan yang berada di posisi administrator keuangan juga bertanggung jawab untuk mempersiapkan laporan keuangan bagi manajemen yang terdiri dari laporan biaya dan laporan arus kas. Staff juga memiliki tugas untuk memonitor investasi perusahaan.
5. Pajak
Tugas staff administrasi keuangan negara adalah mempersiapkan pajak bagi organisasi yang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku.
Petugas administrasi keuangan negara
Untuk menjalankan tugas administrasi keuangan negara diatas maka perusahaan biasanya mempekerjakan beberapa petugas, yaitu :
1. Manajer Keuangan
Seorang Manajer keuangan bertanggung jawab dan bertugas untuk menerima serta melakukan pemeriksaan laporan kas kecil dan memberikan persetujuan pada permohonan dana kas kecil.
2. Bendahara
Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab seorang bendahara diantaranya adalah menerima dan melakukan permohonan kas kecil serta laporan pembukuan kas kecil dari administrator.
Selanjutnya seorang bendahara akan mengisi dana kas kecil dalam bentuk cek atau uang tunai.
3. Administrasi kantor
Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab seorang administrasi kantor, yaitu :
- Bertugas dan bertanggung jawab kegiatan keuangan antara pemimpin perusahaan dengan pihak bank.
- Melakukan pembayaran pajak atau sumbangan atas nama perusahaan.
- Bertugas dan bertanggung jawab atas kas kecil perusahaan serta mencatat dan menyediakan dana bagi kebutuhan perusahaan dalam nilai kecil.
Kelola administrasi keuangan negara dengan Jurnal by Mekari
Jurnal by Mekari merupakan software akuntansi dengan fitur aplikasi anggaran yang membantu dalam mengelola seluruh biaya yang harus dibayar maupun bentuk pengeluaran lainnya secara efektif dan efisien. Coba Jurnal selama 14 hari, sekarang.
