Stok Habis? Ikuti 8 Tips Mengelola Stok Secara Optimal!

Stok habis adalah permasalahan yang sering terjadi di dunia bisnis, sehingga mengganggu kelancaran bisnis.

Sebagai pemilik bisnis, Anda wajib menyiapkan persediaan stok secara optimal untuk menghindari situasi di mana stok tiba-tiba kosong saat pelanggan ingin bertransaksi.

Pelanggan akan rela mengeluarkan uangnya berapa pun itu selama perusahaan Anda memang menjual produk atau jasa yang benar-benar mereka inginkan. Pelanggan bisa merasa kecewa, jika ketika mereka mendapati bahwa barang yang akan mereka beli ternyata habis dan tidak tersedia.

Kondisi ini tentu mempengaruhi tingkat penjualan Anda. Lebih parahnya lagi, pelanggan yang merasa kecewa bahkan mungkin tidak akan kembali ke toko Anda untuk belanja karena khawatir barang yang diinginkan tidak tersedia lagi.

Untuk mempermudah pengelolaan stok dan mencegah hal ini terjadi, sebaiknya Anda memperhatikan jumlah persediaan dan rutin mengaudit persediaan di gudang. Informasi lengkap mengenai pengelolaan stok yang habis dan manajemen inventaris bisa disimak di blog Mekari Jurnal sekarang!

Key Highlights

Kehabisan stok dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan hilangnya potensi penjualan.
Maka dari itu, disarankan untuk mengelola stok persediaan secara rutin. Untuk memudahkan audit stok dan optimasi persediaan, Anda bisa memanfaatkan software inventaris seperti Mekari Jurnal. Mekari Jurnal dilengkapi berbagai fitur yang mendukung manajemen inventaris secara efektif.

Permudah Pengelolaan Inventori dan Stok Barang dengan Mekari Jurnal. Baca Fitur Mekari Jurnal Selengkapnya di sini!

Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!

Apa yang Menyebabkan Barang Habis Stok?

Saat menjalankan bisnis, ada beberapa kendala yang menyebabkan terganggungnya sistem operasional usaha, salah satunya adalah kehabisan stok. Berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan stok bisa habis:

1. Meningkatnya Permintaan Pasar

Beberapa hal bisa tiba-tiba meningkatkan permintaan pasar terhadap suatu barang tertentu. Hal yang paling umum yaitu karena faktor tren.

Barang yang sedang tren di media sosial seperti instagram bisa menimbulkan peningkatan keinginan pasar untuk memiliki barang tersebut.

Selain itu, berita tentang suatu produk juga bisa berpengaruh. Contohnya adalah produsen produk pembersih alami bernama Method yang menjadi populer ketika produk pembersih biasa ternyata berbahaya.

Permintaan pasar terhadap Method meningkat tajam sehingga menyebabkan barang habis stok dengan cepat dan mudah.

2. Masalah Pengiriman Produk

Permasalahan yang kedua mengapa perusahaan Anda mengalami kehabisan stok karena masalah pengiriman, yang sebagian besar di luar kendali perusahaan Anda.

Masalah seperti cuaca dan politik adalah faktor yang biasa menjadi kendala pada proses pengiriman barang dan membuat jumlah produk menjadi terbatas.

Misalnya, kasus ini terjadinya saat badai Katrina menghadang Texas yang menyebabkan gangguan besar pada pabrik dan pelabuhan selatan sehingga menyebabkan pelayanan pos terhenti sepenuhnya.

Hal ini menyebabkan barang terlambat datang dan stok terus menipis hingga habis tak bersisa.

3. Pembelian Barang yang Salah

Permasalahan yang terakhir adalah, pembelian produk yang salah. Kejadian ini bisa terjadi terutama jika kontrol inventaris di perusahaan buruk dan otomatisasi teknologi tidak efisien.

Selain itu, pembelian produk yang salah bisa juga terjadi ketika permintaan barang yang meningkat memiliki jenis-jenis yang berbeda serta banyak jumlahnya sehingga terjadi kebingungan ketika melakukan pembelian barang untuk stok.

Bagaimana Cara Mengelola Stok Habis yang Efektif?

Mengelola stok agar tidak sampai habis (stockout) adalah langkah paling penting dalam mengelola inventaris usaha. Stok habis dapat menyebabkan kerugian penjualan, pelanggan kecewa, bahkan merusak reputasi toko/brand. Berikut adalah beberapa tips efektif untuk mengelola stok Anda:

1. Memulai Proses Produksi Lebih Awal

Jika Anda telah memprediksi akan terjadinya permintaan pasar terhadap barang tertentu, maka Anda dapat memulai proses produksi lebih awal. Hal ini sangat efektif ketika Anda akan menghadapi permintaan barang dalam jumlah yang banyak. Selain itu, strategi ini berguna bagi Anda yang memiliki jenis usaha dengan produk relatif sama, misal salah satunya pohon Natal. Menganalisis data penjualan historis dan tren pasar akan sangat membantu dalam memprediksi puncak permintaan dan merencanakan produksi di muka.

2. Mengkategorikan Barang

Tidak semua barang memiliki prioritas yang sama. Dengan mengkategorikan setiap stok, Anda bisa fokus pada pengelolaan item berdasarkan prioritas. Salah satu metode yang populer adalah Analisis ABC, contohnya adalah sebagai berikut:

Kategori A: Barang bernilai tinggi dengan volume penjualan rendah (misalnya, perhiasan mahal). Butuh pengawasan ketat.
Kategori B: Barang bernilai menengah dengan volume penjualan menengah. Butuh pengawasan standar.
Kategori C: Barang bernilai rendah dengan volume penjualan tinggi (misalnya, staples atau baut). Butuh pengawasan minimal, fokus pada kuantitas.

Pengkategorian ini membantu Anda mengalokasikan sumber daya dan perhatian lebih pada barang yang memiliki dampak terbesar terhadap keuntungan.

3. Membuat Stok Pengaman atau Safety Stock

Safety stock adalah cadangan ekstra yang Anda simpan untuk berjaga-jaga jika terjadi ketidakpastian dalam permintaan atau penundaan pengiriman dari pemasok. Stok cadangan ini berfungsi sebagai “penyangga” untuk mencegah kehabisan barang secara tiba-tiba. Untuk menghitung stok pengaman, pertimbangkan faktor seperti variabilitas permintaan, waktu tunggu (lead time) pemasok, dan tingkat layanan yang ingin Anda berikan kepada pelanggan. Memiliki stok pengaman yang memadai sangat penting untuk menjaga kelangsungan bisnis.

4. Menghitung Tingkat Minimum Stok

Tingkat minimum stok (atau titik pemesanan ulang/reorder point) adalah level stok di mana Anda harus segera melakukan pemesanan ulang kepada pemasok. Cara ini dihitung berdasarkan perkiraan penjualan harian rata-rata dan waktu tunggu pemasok. Misalnya, jika Anda menjual 10 unit per hari dan pemasok membutuhkan 5 hari untuk mengirim, maka Anda harus memesan ketika stok tersisa 50 unit (10 unit/hari x 5 hari). Menetapkan dan memantau tingkat minimum stok secara akurat membantu Anda memesan barang tepat waktu sebelum benar-benar habis.

5. Audit Stok Fisik dan Siklus Penghitungan Rutin

Selain menghitung minimum stok, Anda juga bisa melakukan penghitungan stock opname atau cycle counting secara berkala untuk memastikan data di sistem cocok dengan jumlah stok aktual. Biasanya dilakukan secara periodik, misalnya setiap akhir tahun atau kuartal.

Tujuannya untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang inventaris aktual dan mengidentifikasi ketidaksesuaian antara data sistem dan kenyataan. Meskipun bisa memakan waktu dan seringkali mengharuskan operasional berhenti sementara, tahap ini penting untuk menemukan kesalahan, kehilangan, atau kerusakan yang mungkin tidak terdeteksi.

Selain itu, berbeda dengan stok opname, siklus penghitungan adalah praktik menghitung sebagian kecil dari inventaris Anda secara rutin (misalnya, setiap hari atau minggu). Fokusnya bisa berganti-ganti pada item tertentu (misalnya, item berharga tinggi, item dengan perputaran cepat, atau item yang baru saja mengalami masalah stok).

6. Optimasi Proses Pengadaan dan Hubungan Pemasok

Pemasok bukanlah sekadar pihak yang menjual barang, melainkan mitra dalam rantai pasok Anda.

Hubungan yang baik, didasari kepercayaan dan komunikasi terbuka, bisa berarti prioritas pengiriman saat darurat, informasi awal tentang potensi masalah pasokan, atau bahkan harga yang lebih baik.

Pemasok yang andal akan membantu Anda menghindari penundaan yang menyebabkan stok habis.

7. Komunikasi Proaktif dengan Pelanggan Saat Terjadi Stok Habis

Jika terjadi stockout secara tiba-tiba, segera informasikan kepada pelanggan tentang status produk, berikan perkiraan ketersediaan, dan tawarkan alternatif atau opsi pemesanan kembali. Pelanggan membutuhkan transparansi, terutama dalam membantu menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan.

8. Manfaatkan Software Akuntansi atau Manajemen Inventaris

Di era digital ini, sangat penting untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi yang dilengkapi fitur manajemen inventaris, seperti Mekari Jurnal. Selain mempermudah arus keuangan, Mekari Jurnal juga memiliki fitur yang dapat mengoptimalkan persediaan stok bisnis. Berikut adalah fitur unggulan manajemen inventaris Mekari Jurnal:

Melacak stok secara real-time: Anda tahu persis berapa banyak barang yang Anda miliki di setiap lokasi gudang yang berbeda.
Memberikan notifikasi otomatis: Dapatkan peringatan ketika stok mencapai titik minimum yang telah Anda tetapkan.
Menghasilkan laporan analisis: Laporan tentang perputaran stok, item paling laris, atau item yang lambat terjual, yang membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik.
Mengotomatiskan pemesanan ulang: Beberapa sistem bahkan dapat secara otomatis membuat draf pesanan pembelian ketika stok mencapai level tertentu. Penggunaan teknologi ini akan sangat mengurangi kesalahan manual, menghemat waktu, dan memberikan visibilitas penuh terhadap kondisi stok Anda.

Untuk memaksimalkan proses bisnis dan memastikan persediaan produk selalu tercukupi, sangat dianjurkan untuk memanfaatkan software aplikasi gudang seperti Mekari Jurnal. Software ini menawarkan berbagai kemudahan yang akan membantu pengelolaan stok Anda.

Daftar Mekari Jurnal sekarang dan nikmati free trial 14 hari!