7 Kesalahan Dalam Pembuatan Invoice

Kesalahan dalam pembuatan invoice bisa saja terjadi dan dilakukan oleh tak sedikit orang sehingga hal ini bisa merugikan beberapa pihak. Padahal sudah seharusnya invoice dibuat dengan tepat sehingga bisa berfungsi secara maksimal. Invoice sendiri merupakan lembar yang menjadi bukti adanya tagihan transaksi atas pembelian suatu produk. Bukti ini mencatat tagihan transaksi pada pelanggan dan umumnya diberikan pada pihak pembeli atau pelanggan setelah saat pengiriman produk dilakukan.

Sudah seharusnya apa yang menjadi dokumen yang menunjukkan adanya transaksi dibuat dengan baik dan benar. Namun tetap saja pembuatan invoice masih saja salah sehingga invoice ini tidak bisa berfungsi secara maksimal. Beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam membuat invoice mungkin juga pernah Anda lakukan. Beberapa kesalahan dalam pembuatan invoice tersebut antara lain sebagai berikut.

pengertian jenis fungsi commercial invoice adalah 2

Identitas tidak lengkap atau salah

Proses pembuatan invoice memang terkadang tak terhindar dari beberapa kesalahan seperti misalnya adanya identitas yang kurang atau bahkan tidak lengkap. Atau bisa saja identitas yang dicantumkan pada invoice ternyata salah misalnya dalam hal penulisan nama atau lainnya. Dalam hal penulisan identitas perusahaan juga bisa saja pembuat invoice melupakan beberapa bagian sehingga identitas perusahaan tidak tercantum secara lengkap.

Oleh karena itu dalam membuat invoice sebaiknya perhatikan dengan benar apakah Anda sudah mencantumkan logo perusahaan dan nama perusahaan serta alamatnya secara lengkap. Selain itu bubuhkan pula nomor telepon yang bisa dihubungi serta alamat email. Identitas perusahaan yang penting ini tentu saja tidak boleh sampai terlupakan sehingga nantinya perusahaan akan lebih tampak profesional. Selain itu penulisan nama penerima invoice juga harus diperhatikan dengan benar. Jangan sampai ada kesalahan dalam penulisan nama sehingga Anda terkesan tidak menghormati pelanggan.

Kesalahan dalam pembuatan invoice tidak tercantum pajak

Kesalahan dalam pembuatan invoice berikutnya adalah tidak tercantum pajak. Dalam hal ini biasanya jenis pajak yang seharusnya memang dibebankan pada pihak pelanggan adalah PPN. Seperti yang sudah diketahui bersama bahwa PPN ini merupakan singkatan dari Pajak Pertambahan Nilai dan menjadi beban bagi pelanggan yang membeli suatu produk.

PPN ini biasanya dikenakan sebesar 10% dari total pembelian barang. Demikian pula saat terjadi transaksi maka sudah seharusnya PPN ini turut dicantumkan dalam invoice. Biasnaya PPN ini dikenakan dari total tagihan sehingga hal ini bisa menjadi info tersendiri bagi pihak penerima invoice.

Format cukup sulit

Kesalahan dalam pembuatan invoice selanjutnya yang juga sering terjadi dalam proses pembuatan invoice adalah adanya format yang cukup sulit untuk dipahami terutama oleh pihak pelanggan atau penerima invoice. Dalam prakteknya memang pembuatan invoice biasanya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun sudah seharusnya format invoice tersebut cukup mudah untuk dimengerti dan dipahami oleh orang lain terutama oleh pihak penerima invoice.

Paling tidak invoice bisa dibuat dengan format yang rapi dan tidak jauh dari nilai estetika. Invoice yang rapi dan juga enak untuk dibaca tentu akan lebih mudah dimengerti dan dipahami oleh pihak pelanggan sehingga tujuan pembuatan invoice tersebut bisa terlaksana dan tercapai tanpa adanya kendala. Oleh karena hal inilah kebanyakan pebisnis lebih memilih penggunaan aplikasi invoice dengan format yang mudah digunakan.

Kesalahan dalam pembuatan invoice yaitu deskripsi tidak jelas

Ada lagi kesalahan lain dalam pembuatan invoice yang juga sering terjadi yaitu adanya deskripsi yang kurang dan bahkan tidak jelas. Jadi dalam hal ini deskripsi layanan yang dicantumkan oleh pihak pembuat invoice tidaklah jelas. Hal ini tentu saja dapat membuat penerima invoice menjadi bingung karena deskripsi sulit untuk dipahami.

Deskripsi yang tidak jelas ini bukan tidak mungkin membuat pelanggan menjadi malas untuk membacanya. Dan dampak yang lebih buruk lagi adalah pelanggan menilai perusahaan Anda tidak lagi berperan secara profesional. Jika hal ini sampai terjadi maka perusahaan Anda bisa saja kehilangan pelanggan sehingga pada akhirnya profit atau penghasilan perusahaan juga berkurang.

Tidak ada syarat atau ketentuan

Suatu invoice juga bisa saja dibuat dengan kesalahan lainnya yaitu tidak adanya syarat dan ketentuan yang mengikutinya. Sebenarnya memang ada hal lain yang juga harus diketahui oleh Anda sebagai pembuat invoice. Salah satunya adalah tidak tercantum suatu keterangan dalam invoice yang dikirimkan pada pihak pelanggan.

Jadi keterangan atau catatan lainnya tidaklah tercantum pada invoice sehingga invoice menjadi kurang jelas atau tidak dapat dipahami oleh penerimanya. Syarat dan ketentuan umumnya berisi keterangan tertentu namun seringkali dilupakan oleh pihak pembuat invoice. Hal ini bisa saja berakibat terhambatnya pembayaran dan juga hubungan antara Anda dan pihak pelanggan menjadi terhambat.

Kesalahan dalam pembuatan invoice karena opsi pembayaran tidak variatif

Hal lain yang juga sering terjadi sebagai kesalahan dalam pembuatan invoice yaitu adanya opsi pembayaran yang tidak variatif. Beberapa perusahaan mungkin saja menetapkan metode pembayaran yang bertahan sejak lama dan tidak mau melakukan perubahan. Misalnya saja pembayaran dilakukan dengan cara tunai. Padahal beberapa kebijakan mengenai pembayaran bisa saja memberatkan bagi pihak pelanggan.

Kesulitan yang dihadapi oleh pelanggan dalam melakukan pembayaran ini pada akhirnya bisa saja membuatnya jadi menunda pembayaran. Jika hal ini sampai terjadi maka bisa dikatakan bahwa kehadiran invoice tidaklah berfungsi secara maksimal. Tagihan transaksi yang harusnya menjadi beban pelanggan akhirnya harus tertunda pelunasan atau pembayarannya karena kesulitan yang dihadapi pelanggan saat harus melunasinya.

Kesalahan dalam pembuatan invoice akibat dokumentasi berantakan

Terakhir hal yang juga termasuk menjadi kesalahan dalam pembuatan invoice adalah adanya dokumentasi invoice yang berantakan. Mungkin saja penataan dan penyimpanannya tidaklah rapi sehingga terkesan berantakan. Di samping itu bisa saja invoice yang telah selesai dibuat tidaklah segera dikirimkan dan akhirnya terselip dan sebagainya.

Dokumentasi invoice yang berantakan dapat menyebabkan terhambatnya proses pembayaran oleh pihak pelanggan. Dan lagi invoice yang berantakan bisa juga memberikan dampak di kemudian hari dan bahkan berdampak pada kemajuan bisnis. Oleh karena itu kelengkapan invoice haruslah diperhatikan dengan benar. Jangan sampai invoice ini terselip atau hilang dan kemudian tidak diarsipkan. Pembuatan invoice yang demikian akan menghambat perkembangan perusahaan sehingga bukan tidak mungkin Anda menghadapi kesulitan dalam melakukan perluasan bisnis.

Beberapa kesalahan dalam pembuatan invoice seperti di atas tampaknya cukup sering terjadi dan sering dilakukan oleh pihak pembuat invoice. Hal ini pada akhirnya mengakibatkan invoice atau yang juga biasa disebut dengan istilah faktur ini tampak tidak profesional. Untuk itu pembuatan invoice haruslah diperhatikan dan tidak boleh disepelekan. Jika Anda saat ini sedang menjalankan bisnis atau usaha dan harus membuat invoice maka sebaiknya perhatikan dengan benar cara membuatnya.

Pahami dengan baik bagaimana cara membuat invoice dengan tepat. Selain itu proses pembuatan invoice sebaiknya dicek ulang demi menghindari beberapa kesalahan yang bahkan bisa berakibat fatal. Sebisa mungkin hindari beberapa kesalahan dalam pembuatan invoice seperti di atas, agar invice pada akhirnya bisa berfungsi dengan baik.

Kategori : Akuntansi

Kembangkan bisnis Anda dengan Mekari Jurnal sekarang

https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-invite-to-office.svg

Coba Gratis

Akses seluruh fitur Mekari Jurnal selama 14 hari tanpa biaya apapun

Coba Gratis 14 hari
https://www.jurnal.id/wp-content/uploads/2021/04/ic-demo-interaktif.svg

Jadwalkan Demo

Jadwalkan sesi demo dan konsultasikan kebutuhan Anda langsung dengan sales kami

Jadwalkan Demo