Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu nota pembelian, fungsi, cara membuat, serta contoh yang akan dijelaskan oleh Mekari Jurnal!
Dalam sebuah aktivitas keuangan suatu perusahaan perdagangan, jual beli merupakan kegiatan yang sangat penting karena berdampak pada perkembangan perusahaan.
Sebagai bukti suatu proses kegiatan jual beli, perusahaan biasanya akan membuat bukti pembayaran yang sah.
Salah satunya bentuk bukti pembayaran yang sah adalah nota.
Nota yang sering kita jumpai dan digunakan oleh para pelaku usaha memiliki beragam jenis sesuai dengan manfaatnya.
Nah, kali ini kami akan mengulas tentang jenis nota pembelian yang menjadi salah satu bentuk bukti pembayaran.
Dokumen ini sering dipakai para pelaku usaha dalam menjalankan aktivitas keuangannya.
Kelola Invoice Terintegrasi Ke Dalam Laporan Keuangan Anda, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Apakah Pengertian Nota Pembelian?
Nota pembelian adalah bukti transaksi pembelian yang dilaksanakan secara tunai.
Bukti pembayaran secara tunai ini diberikan penjual kepada pembeli saat transaksi berlangsung.
Biasanya transaksi bisa terjadi antar 2 orang, perusahaan atau pihak lainnya.
Setelah transaksi berakhir, pihak penjual biasanya akan memberikan nota pembelian tersebut kepada pihak pembeli.
Nota pembelian terdiri 2 atau 3 lembar.
Satu lembar nota biasanya akan diberikan kepada pembeli, sedangkan satu lembar nota yang lain akan disimpan oleh penjual sebagai arsip data laporan keuangan.
Nota berguna sebagai bukti penguat dari sebuah transaksi yang nantinya akan dicatat dalam laporan keuangan.
Oleh sebab itu, setiap pelaku usaha perlu menyimpan nota tersebut sebagai bukti berupa data keuangan.
Tentunya ini akan memudahkan para pelaku usaha dalam menyusun laporan keuangan bukan?
Maka dari itu secarik kertas ini seringkali digunakan untuk berbagai macam transaksi jual beli selama ini.
Tinggal ditambahkan dengan cap stempel toko yang bersangkutan saja, itu sudah lebih dari cukup sebagai penguat telah terjadinya transaksi diantara penjual dan pembeli.
Kelola Usaha Mikro Kecil secara Efektif. Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Baca juga: Nota Kontan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh
Fungsi Nota Pembelian
Nota pembelian itu memiliki banyak fungsi yang bermanfaat antara penjual dan pembeli.
Sehingga karena alasan itulah secarik kertas ini tidak pernah terlewatkan dalam aktivitas transaksi tersebut.
Berikut ini beberapa fungsi nota pembelian dan manfaatnya dalam aktivitas keuangan, antara lain:
1. Pencatatan dan pelaporan keuangan berjalan lancar
Dalam prinsip dasar akuntansi, transaksi akan dianggap valid apabila ada bukti transaksi yang sah dan jelas.
Oleh karena itu, biasakan Anda meminta nota pembelian setiap kali melakukan transaksi jual beli.
Baik transaksi bernilai besar maupun kecil, semuanya harus memiliki nota sebagai bukti pembayaran yang sah.
Tujuannya adalah agar proses pencatatan keuangan dapat berjalan dengan lancar.
Baca juga: Nota Penjualan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contoh
2. Membantu para pelaku usaha saat berhadapan dengan auditor keuangan
Nota pembelian juga berperan membantu para pelaku usaha saat menghadapi auditor keuangan.
Bukti transaksi berupa nota berfungsi sebagai alat koreksi untuk saling mencocokkan antara transaksi yang terjadi dengan bukti transaksi yang ada.
Biasanya ini terjadi saat pelaku usaha mencari investor untuk penyaluran dana.
Sehingga mereka butuh nota untuk memperlihatkan arus kas keuangan perusahaannya.
3. Memudahkan semua proses dalam aktivitas keuangan
Nota sebagai bukti transaksi tentunya diperlukan setiap saat.
Apabila sewaktu-waktu diperlukan, Anda bisa langsung menyampaikannya dengan cepat sehingga semua proses pekerjaan dapat terlaksana dengan mudah dan cepat.
Karena dari sinilah setiap pelaku usaha bisa membuat pencatatan transaksi keuangan, laporan, dan sejenisnya dengan transparan bila didukung oleh nota yang jelas.
Jurnal Jadikan Proses Bisnis Lebih Efisien melalui Tools Terintegrasi. Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Komponen dalam Nota Pembelian
Para pelaku usaha hendaknya dapat membuat nota pembelian dengan baik dan benar.
Karena pihak yang berwenang mengeluarkan nota pembelian adalah perusahaan atau toko yang menjual barang.
Untuk itu sejumlah komponen penyusunnya harus diperhatikan dengan baik.
Terdapat beberapa komponen yang terdapat dalam nota pembelian, yaitu:
1. Identitas perusahaan
Ini merupakan salah satu komponen yang sangat penting di dalam nota pembelian.
Identitas yang dimaksud adalah informasi tentang identitas perusahaan yang menjual barang.
Yaitu meliputi logo perusahaan, nama perusahaan, nomor telepon yang bisa dihubungi dan alamat perusahaan.
Dengan adanya komponen penyusun tersebut membuat setiap transaksi yang terjadi bisa ditelusuri dengan baik asal usulnya.
Baca juga: Cara Mudah Lacak Omzet dengan Faktur Penjualan Toko
2. Nama pembeli
Dalam nota pembeli, nama pembeli harus dicantumkan secara jelas.
Ini menunjukkan bahwa telah terjadi transaksi yang sah antara pihak pembeli dan penjual.
Agar informasi lebih jelas dan lengkap, tulislah nama disertai alamat pembeli dalam nota tersebut.
Sehingga ketika ada masalah, maka bisa segera ditemukan solusinya bersama dengan cepat.
3. Nomor atau kode Transaksi
Nomor atau kode transaksi ditentukan oleh pihak penjual dengan didasarkan pada jumlah barang yang telah terjual.
Kode ini berperan dalam proses pelacakan apabila terjadi masalah di kemudian hari.
Sehingga lebih mudah mencari tahu kapan terjadinya transaksi tersebut, dilihat dari kode transaksinya.
4. Tanggal transaksi
Tanggal transaksi akan membantu proses pengelompokkan transaksi dalam catatan pembukuan.
Ini juga sangat membantu para pelaku usaha agar nota tidak rentang disalahgunakan untuk keperluan lain.
Baca juga: Membuat Laporan Penjualan Perusahaan Dagang dan Contohnya
5. Detail Transaksi
Detail Transaksi merupakan komponen utama dalam nota pembelian.
Detail tersebut meliputi: tipe barang, jenis barang, ukuran barang, harga barang dan jumlah barang.
Sehingga apa saja yang ditransaksikan dapat diketahui dengan jelas untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan suatu hari.
6. Total pembayaran
Pada akhir nota, ada komponen yaitu total harga barang yang dibeli
Biasanya dalam, komponen ini juga disertai keterangan jumlah PPN yang wajib dibayar oleh pembeli atas transaksi tersebut.
Sehingga dari sinilah setiap pelaku usaha tahu berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan untuk melakukan transaksi.
7. Nama dan tanda tangan
Pada bagian akhir nota pembelian yang benar dan sah biasanya menyertakan ruang untuk nama dan tanda tangan pihak yang mengeluarkan nota tersebut.
Bagian ini menjadi lebih lengkap dengan disertai stempel perusahaan.
Ini sebagai bukti transaksi tersebut disetujui dan sah.
Baca juga: Faktur Proforma (Proforma Invoice): Cara Membuat dan Contoh
Cara Membuat Nota Pembelian dan Contohnya
Setelah mengetahui komponen-komponen yang terdapat dalam nota pembelian, selanjutnya kita akan belajar membuat nota pembelian yang mudah dan cepat dengan menggunakan Microsoft Excel.
Berikut ini langkah-langkah contoh membuat nota pembelian, antara lain:
1. Buat kolom/tabel jumlah barang dan harga
Buka Microsoft Excel, selanjutnya ketikkan judul nomor pada kolom A, kode barang kolom B, nama/jenis barang pada kolom C, jumlah barang pada kolom D, harga satuan pada kolom E, dan jumlah harga keseluruhan pada kolom F.
2. Isi tabel dengan komponennya
Anda bisa menulis pada table masing-masing sesuai komponennya meliputi: nomor, nama barang yang dibeli, jumlah barang, harga, dan jumlah harganya.
3. Hitung jumlah harga secara otomatis
Anda bisa memakai rumus perkalian =D2*E2 pada kolom F untuk menghitung jumlah harga secara otomatis.
Selanjutnya, tekan enter untuk memuat hasilnya pada kolom F.
Lakukan langkah tersebut hingga kolom terakhir.
4. Hitung total harga secara otomatis
Untuk mendapatkan total harga dari kolom jumlah harga, Anda dapat memakai rumus =SUM(F2:F4).
Cukup mudah bukan membuat nota pembelian dengan cara di atas?
Baca juga: Pelajari Komponen dan Manfaat Faktur Penjualan Online
Buat Nota Pembelian Secara Otomatis Menggunakan Software Akuntansi Mekari Jurnal
Salah satu sofware atau aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk membuat nota pembelian adalah Mekari Jurnal.
Jurnal software akuntansi dilengkapi dengan fitur faktur pembelian penjualan dan Anda bisa memanfaatkan setiap fiturnya untuk kebutuhan bisnis Anda.
Proses akuntansi bisnis Anda akan lebih mudah karena nota pembelian Jurnal telah terintegrasi dengan sistem laporan keuangan di dalamnya.
Software Mekari Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, aplikasi faktur penjualan, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Dapatkan free trial selama 14 hari dengan menekan tombol di bawah ini!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Di atas adalah Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu nota pembelian, fungsi, jenis cara membuat, serta contoh nota pembelian.
Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
