Semua jenis perusahaan yang ada di dunia ini dirangkum menjadi tiga kategori. Tiga kategori tersebut yaitu perusahaan manufaktur, perdagangan, dan jasa. Jelas, pembelian dan penjualan merupakan aktivitas utama dari seluruh jenis perusahaan yang berada di dalam tiga kategori tersebut. Akibatnya, ribuan transaksi bisnis dilakukan setiap hari dan tentu setiap transaksi membutuhkan catatan. Secara khusus, catatan tersebut diberikan oleh penjual kepada pembeli. Catatan itu berisi informasi jenis dan harga barang yang dibeli. Contoh dari catatan tersebut biasa diberi nama: Faktur (Invoice).

Faktur yang dikeluarkan oleh perusahaan manufaktur jelas berbeda dengan faktur yang dikeluarkan oleh perusahaan dagang atau jasa. Hal ini dikarenakan setiap jenis faktur mempunya fungsi dan tujuan yang berbeda-beda. Sebagai contoh sederhana, Anda mengirimkan catatan tagihan kepada pembeli atau pelanggan setelah Anda memberikan produk atau jasa bisnis Anda. Catatan tagihan tersebut bisa disebut faktur biasa. Sistem faktur yang efektif memberikan pelanggan opsi pembayaran yang lebih fleksibel. Anda perlu mengetahui jenis faktur mana yang harus dikirimkan kepada pelanggan pada situasi yang tentu berbeda-beda.

Ada banyak jenis faktur yang dapat Anda kirimkan kepada pelanggan. Setiap jenis faktur memiliki tujuan tertentu. Secara umum, berikut ini adalah enam jenis faktur dalam bidang akuntansi yang mungkin bisa menjadi referensi bisnis Anda:

Faktur ProForma

Faktur ProForma bukanlah suatu faktur yang berisi permintaan tagihan pembayaran secara penuh. Anda bisa menganggap jenis faktur ini seperti pra-faktur biasa. Anda mengirim Faktur ProForma kepada pelanggan sebelum Anda menyelesaikan suatu produk atau jasa secara penuh. Dan pada tahap akhir, Faktur ProForma akan ditukar dengan faktur biasa untuk keperluan penagihan barang atau jasa kepada pelanggan. Hal ini dimaksudkan untuk jenis produk atau jasa yang diberikan secara bertahap.

Sebagai contoh, Pak Hari sebagai pembeli memesan kaos polos kepada Toko Surya sebanyak dua lusin. Namun untuk bulan pertama, Toko Surya hanya bisa menyediakan sementara satu lusin dulu. Toko Surya berjanji bulan berikutnya akan melunasi sisa kuantitas pesanan Pak Hari. Pada bulan pertama Toko Surya mengirimkan satu lusin kaos polos, Toko Surya mengirimkan Faktur ProForma kepada Pak Hari. Kemudian ketika seluruh pesanan Pak Hari sudah diselesaikan, Pak Hari akan menyerahkan kembali seluruh Faktur ProForma kepada Toko Surya. Kemudian Toko Surya mengganti Faktur ProForma dengan faktur biasa untuk penagihan penuhnya.

Faktur Interim

Jenis faktur ini bisa dibilang serupa namun tidak sama dengan Faktur ProForma. Faktur Interim biasa digunakan oleh perusahaan yang memberikan penawaran sebuah proyek besar kepada pelanggan atau klien. Untuk lebih jelasnya, berikut contoh gambaran penggunaan Faktur Interim.

Semakin besar proyek, semakin banyak pula uang yang Anda butuhkan untuk tenaga kerja, bahan baku, dan biaya operasi lainnya. Faktur Interim membantu Anda mengelola arus kas perusahaan Anda untuk menyelesaikan proyek besar tersebut. Anda tidak harus menunggu hingga proyek benar-benar selesai sepenuhnya untuk menerima pembayaran. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan uang tagihan kepada klien dengan Faktur Interim untuk menutupi sebagian biaya-biaya yang dibutuhkan.

Jika Faktur ProForma bukan sebagai faktur penagihan, Faktur Interim bersifat sebaliknya. Faktur Interim dikirim kepada klien agar klien langsung membayar sesuai tahapan kebutuhan perusahaan untuk menyelesaikan proyek yang disepakati sebelumnya.

Faktur Akhir (Final Invoice)

Faktur ini merupakan lanjutan dari Faktur Interim. Sesuai dengan namanya, Anda mengirim Faktur Akhir setelah Anda menyelesaikan proyek. Faktur Akhir menginformasikan kepada klien bahwa proyek telah selesai dikerjakan. Tidak seperti Faktur ProForma, faktur Akhir adalah permintaan untuk pelunasan pembayaran tahap akhir. Tentunya pelunasan pembayaran tahap akhir harus disesuaikan dengan Faktur Interim yang sebelumnya sudah diberikan kepada klien. Faktur Akhir Anda harus menyertakan daftar terperinci dari proyek yang Anda berikan. Hal tersebut seperti total biaya, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.

Faktur Lewat Jatuh Tempo (Past Due Invoice)

Terkadang, terdapat pelanggan yang tidak melunasi pembayaran atas produk atau jasa Anda pada tanggal jatuh tempo yang sudah disepakati. Ketika ini terjadi, Anda perlu mengirim Faktur Lewat Jatuh Tempo. Faktur Lewat Jatuh Tempo mengingatkan pelanggan bahwa tanggal jatuh tempo pelunasan pembayaran mereka telah berlalu. Sertakan semua informasi dari faktur sebelumnya pada Faktur Lewat Jatuh Tempo. Juga, sertakan denda keterlambatan atau bunga yang harus dibayar oleh pelanggan karena terlambat melunasi pembayaran jatuh tempo.

Jika dengan mengirimkan faktur ini tidak menyadarkan pelanggan, Anda mungkin harus mengambil pendekatan yang “berbeda” untuk pelanggan tersebut. Pertimbangkan untuk mengubah persyaratan pembayaran Anda, atau menyewa Debt Collector.

Faktur Berulang

Gunakan Faktur Berulang untuk menagih pembayaran atas layanan yang diberikan secara kontinuitas kepada pelanggan Anda. Hal ini mirip dengan faktur yang Anda terima untuk pembayaran listrik atau internet. Menggunakan sistem Faktur Berulang berfungsi efektif untuk bisnis yang memberikan pelayanan berbasis langganan. Dan, Anda dapat menggunakan Faktur Berulang jika pelanggan Anda merupakan member perusahaan atau bisnis Anda. Misalnya, Anda memiliki bisnis gym dan pelanggan member Anda membayar secara bulanan. Maka sistem Faktur Berulang mungkin merupakan opsi penagihan terbaik.

Memo Kredit

Anda mungkin akan mengirimkan Memo Kredit karena pelanggan Anda mengembalikan barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan mereka. Dengan Memo Kredit, Anda dapat mengembalikan jumlah uang atau mengganti barang sesuai barang yang dikembalikan kepada Anda.

Berikut contoh-contoh faktur yang secara umum digunakan perusahaan atau bisnis dan keperluan akuntansinya. Dengan faktur, diharapkan proses pembayaran atas suatu transaksi bisnis akan berjalan lancar. Ini jelas akan berpengaruh langsung terhadap arus kas bisnis Anda. Dan sekarang ini, sudah banyak Software Akuntansi yang memberikan fitur pembuatan dan pengiriman faktur secara otomatis dan online. Salah satunya adalah Jurnal. Jurnal merupakan Software Akuntansi modern yang memberikan fitur-fitur akuntansi lengkap. Salah satunya adalah pembuatan dan pengaturan faktur secara efisien dengan kolom informasi yang lengkap. Anda tidak perlu repot lagi membuat faktur secara manual dan mengirimnya lewat surat pos konvensional. Informasi lebih lengkap mengenai produk Jurnal bisa Anda lihat di sini.