Simak bagaimana cara membuat dan contoh surat jalan pengantar atau pengiriman barang untuk berbagai jenis usaha di Blog Mekari Jurnal!
Bagi Anda yang menggeluti bisnis jualan online pasti familiar dengan kegiatan ekspedisi atau pengiriman barang.
Jasa ini kerap digunakan untuk mengirim barang dari penjual ke pembeli yang berada di luar kota atau daerah tertentu.
Nah, dalam proses pengiriman barang inilah surat jalan barang diperlukan.
Surat jalan barang adalah berkas resmi yang dikeluarkan oleh pengirim kepada penerima yang berisi tentang informasi mengenai barang kiriman.
Dengan adanya dokumen ini, penerima barang bisa mengecek apakah barang yang dikirim sudah sesuai pesanan atau belum.
Karena surat jalan berisi tentang keterangan barang-barang yang dibawa, maka petugas ekspedisi dapat menunjukkan legalitas atas barang-barang tersebut.
Fungsi Surat Jalan Barang
Pada dasarnya, surat jalan barang memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
Rekonsiliasi Dengan Manajemen Stok Barang
Surat jalan merupakan dokumen penting yang bisa menjadi bukti sebuah produk telah keluar atau masuk ke dalam gudang stok sebuah perusahaan.
Dengan adanya surat jalan, pihak gudang akan memperbolehkan produk keluar dari gudang.
Sebab, melalui surat jalan tersebut pihak gudang bisa tahu apakah klien sudah melakukan pembayaran terhadap produk tersebut atau belum.
Sederhananya, surat jalan merupakan dokumen konfirmasi kepada pihak gudang yang membuktikan bahwa barang pesanan sudah masuk atau keluar dari data gudang.
Baca juga: Contoh Laporan Stok Barang Gudang, Download File Excel Di Sini!
Sebagai Bukti Data Pembukuan Stok Barang
Fungsi selanjutnya dari surat jalan barang adalah sebagai bukti pergerakan stok barang dalam pembukuan.
Surat ini berfungsi sebagai bukti terjadinya transaksi barang masuk, barang keluar, retur klien, dll.
Melalui surat jalan, Anda bisa mengontrol stok barang secara lebih efektif.
Apabila Anda menemukan data yang janggal karena human error atau system error, Anda bisa menyelesaikan masalah tersebut dengan lebih mudah.
Solusi Legalitas Perusahaan
Surat jalan juga berfungsi sebagai surat yang menunjukkan legalitas perusahaan dalam proses pengantaran dan pengiriman suatu produk.
Dokumen ini menjadi bukti sah transaksi oleh pegawai, petugas pengantar barang, supir, maupun pihak lainnya.
Sebagai Surat Keterangan yang Valid
Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya bahwa surat jalan barang berisi deretan informasi tentang produk atau barang yang dikirimkan.
Informasi inilah yang bisa menjadi bahan pertimbangan saat petugas berwenang melakukan pemeriksaan.
Dari informasi tersebut, pihak penerima atau pembeli nantinya juga bisa mengecek kembali kesesuaian antara barang dan informasi yang tercantum.
Kelola persediaan barang bisnis Anda dengan menggunakan aplikasi inventory dari Mekari Jurnal. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal sekarang!
Komponen Surat Jalan Untuk Pengiriman Barang
Umumnya, surat jalan tersedia dalam dua rangkap.
Rangkap pertama digunakan sebagai invoice ( tagihan ) yang harus dikembalikan kepada pihak pengirim dan biasanya berwarna putih.
Sedangkan rangkap kedua tetap dibawa oleh pihak penerima sebagai bukti tanda terima barang dan biasanya berwarna merah.
Dalam surat jalan, ada beberapa data atau informasi yang bisa Anda lihat, di antaranya:
- Nama pengirim ( bisa perorangan, perusahaan, atau instansi swasta hingga negeri )
- Jenis barang
- Jumlah barang
- Nomor surat jalan
- Harga barang
- Nama penerima
- Alamat tujuan
- Tanggal pengiriman
- Tanda tangan pihak ekspedisi, pengirim, dan penerima
- Stempel ekspedisi ( jika dibutuhkan )
Contoh Surat Jalan Berbagai Jenis Usaha
Untuk mendapatkan gambaran lebih jelas tentang dokumen ini, berikut beberapa contoh surat jalan dari berbagai industri:
Surat Jalan Produk Perlengkapan Bayi
Sumber: https://finata.id
Contoh Surat Jalan Barang Toko Furnitur
Sumber: https://imgv2-1-f.scribdassets.com/
Surat Jalan Produk Percetakan
Sumber: https://imgv2-1-f.scribdassets.com/
Dinas Pendidikan
Surat Jalan Toko Elektronik
Sumber: https://lh6.googleusercontent.com/
Contoh Surat Jalan Produk Pertanian
Sumber: https://anekabibitunggul.files.wordpress.com/
Surat Jalan Toko Sparepart Kendaraan
Sumber: https://miro.medium.com/
Alur Kerja Surat Jalan Pengiriman Barang
Lantas, bagaimana alur kerja surat jalan mulai dari diterbitkan hingga sampai ke pihak penerima? Berikut ini alur kerjanya:
- Petugas ekspedisi atau vendor mengeluarkan surat jalan barang sebagai persyaratan untuk mengangkut barang-barang yang akan dikirim oleh supir kendaraan.
- Pihak pengirim membawa surat jalan sebagai bukti transaksi dan konfirmasi produk yang dimuat dalam kendaraan.
- Pembuatan surat jalan dikeluarkan dalam tiga versi atau rangkap.
- Rangkap pertama yang berwarna putih diberikan kepada pembeli atau penerima lalu dibawa kembali oleh pihak pengirim sebagai dokumen invoice.
- Kemudian, rangkap kedua berwarna merah dibawa oleh pihak konsumen atau penerima sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dalam kondisi baik dan sesuai pesanan.
- Rangkap ketiga adalah catatan laporan transaksi yang umumnya disimpan oleh pihak vendor atau diserahkan kepada supervisor untuk arsip gudang.
Baca juga: Download Contoh Surat Purchase Order dalam Bahasa Indonesia
Cara Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang dengan Software Akuntansi Jurnal
Anda dapat membuat surat jalan pengiriman barang dengan menggunakan software akuntansi terbaik seperti Mekari Jurnal.
Metode ini dinilai sebagai cara yang paling mudah lantaran bisa dilakukan secara otomatis dengan template yang sudah tersedia, tentunya minim human error.
Berikut langkah-langkah membuat surat jalan menggunakan Mekari Jurnal:
1. Masuk ke menu “Penjualan”.
2. Klik pada tab “Pengiriman”, lalu klik pada nomor sales delivery yang ingin dilihat dan dicetak.
3. Selanjutnya akan tampil halaman formulir pengiriman penjualan yang telah Anda buat, klik tombol “Lihat Pengiriman” pada bagian atas halaman.
4. Pilih template yang Anda inginkan dan lihat contoh masing-masing template seperti yang ditampilkan, Anda juga dapat mencentang Set as default untuk mengatur template yang dipilih sebagai template utama.
5. Anda dapat download formulir pengiriman penjualan tersebut atau langsung mencetak dengan klik pada tombol seperti berikut.
Jurnal menyediakan 11 template surat jalan pengiriman yang dapat Anda gunakan, selain itu, Anda juga bisa costumize template yang Anda inginkan.
Surat penagihan akan terhubung langsung dengan sistem invoicing sehingga jika telah ditagih, akan secara otomatis tercatat dalam laporan keuangan.
Nah, tunggu apalagi? Yuk, jadwalkan demo gratis sekarang juga dengan tim kami!
Kesimpulan
Nah, itulah informasi menarik terkait apa itu surat jalan barang beserta fungsi, contoh, dan cara membuat dokumen ini.
Dengan informasi tersebut, petugas ekspedisi dapat menjadikannya bukti legalitas kendaraan bermuatan agar bisa melewati pemberhentian oleh petugas lalu lintas.
Petugas lalu lintas biasanya akan meminta surat jalan barang kepada supir untuk mengetahui jenis barang apa yang dimuat.
Kemudian, surat jalan tersebut akan disesuaikan antara informasinya dengan barang muatan.
Jika barang tersebut merupakan barang terlarang atau tidak sesuai dengan informasi yang tertera, maka petugas berhak untuk menahan barang tersebut.
Karena surat jalan ini penting untuk memastikan pengiriman produk Anda lancar, pastikan Anda membuatnya dengan benar dan valid, ya.
Semoga informasi di atas bermanfaat.
Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi seputar bisnis, akuntansi, dan keuangan.
