Daftar Isi

7 Contoh Surat Jalan Pengantar atau Pengiriman Barang

Tayang 03 Nov 2024
Diperbarui 10 Jan 2025

Simak bagaimana cara membuat dan contoh surat jalan pengantar atau pengiriman barang untuk berbagai jenis usaha di Blog Mekari Jurnal!

Bagi Anda yang menggeluti bisnis jualan online pasti familiar dengan kegiatan ekspedisi atau pengiriman barang.

Jasa ini kerap digunakan untuk mengirim barang dari penjual ke pembeli yang berada di luar kota atau daerah tertentu.

Nah, dalam proses pengiriman barang inilah surat jalan barang diperlukan.

Surat jalan barang adalah berkas resmi yang dikeluarkan oleh pengirim kepada penerima yang berisi tentang informasi mengenai barang kiriman.

Dengan adanya dokumen ini, penerima barang bisa mengecek apakah barang yang dikirim sudah sesuai pesanan atau belum.

Karena surat jalan berisi tentang keterangan barang-barang yang dibawa, maka petugas ekspedisi dapat menunjukkan legalitas atas barang-barang tersebut.

Apa Itu Surat Jalan Barang?

Surat Jalan Barang adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual atau pengirim barang sebagai bukti pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain. Surat jalan ini berfungsi sebagai pengantar barang yang memuat informasi penting seperti detail barang yang dikirim, alamat tujuan, dan pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman.

Surat jalan biasanya digunakan dalam kegiatan logistik, distribusi, atau pengiriman barang untuk memastikan transparansi dan mempermudah proses pengecekan barang di gudang atau saat barang diterima.

Infografis Surat Jalan Pengiriman Barang

Untuk pemahaman yang lebih singkat dan rangkuman dari artikel mengenai surat jalan barang dalam bisnis, Anda bisa melihatnya dalam aset gambar infografis berikut ini, selamat membaca!

Infografis contoh dan cara membuat surat jalan pengiriman barang dalam bisnis

Fungsi Surat Jalan Barang

Pada dasarnya, surat jalan barang memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:

Rekonsiliasi Dengan Manajemen Stok Barang 

Surat jalan merupakan dokumen penting yang bisa menjadi bukti sebuah produk telah keluar atau masuk ke dalam gudang stok sebuah perusahaan.

Dengan adanya surat jalan, pihak gudang akan memperbolehkan produk keluar dari gudang.

Sebab, melalui surat jalan tersebut pihak gudang bisa tahu apakah klien sudah melakukan pembayaran terhadap produk tersebut atau belum.

Sederhananya, surat jalan merupakan dokumen konfirmasi kepada pihak gudang yang membuktikan bahwa barang pesanan sudah masuk atau keluar dari data gudang.

Baca juga: Contoh Laporan Stok Barang Gudang, Download File Excel Di Sini!

Sebagai Bukti Data Pembukuan Stok Barang

Fungsi selanjutnya dari surat jalan barang adalah sebagai bukti pergerakan stok barang dalam pembukuan.

Surat ini berfungsi sebagai bukti terjadinya transaksi barang masuk, barang keluar, retur klien, dll.

Melalui surat jalan, Anda bisa mengontrol stok barang secara lebih efektif.

Apabila Anda menemukan data yang janggal karena human error atau system error, Anda bisa menyelesaikan masalah tersebut dengan lebih mudah.

Solusi Legalitas Perusahaan

Surat jalan juga berfungsi sebagai surat yang menunjukkan legalitas perusahaan dalam proses pengantaran dan pengiriman suatu produk.

Dokumen ini menjadi bukti sah transaksi oleh pegawai, petugas pengantar barang, supir, maupun pihak lainnya.

Sebagai Surat Keterangan yang Valid

Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya bahwa surat jalan barang berisi deretan informasi tentang produk atau barang yang dikirimkan.

Informasi inilah yang bisa menjadi bahan pertimbangan saat petugas berwenang melakukan pemeriksaan.

Dari informasi tersebut, pihak penerima atau pembeli nantinya juga bisa mengecek kembali kesesuaian antara barang dan informasi yang tercantum.

Komponen Surat Jalan Untuk Pengiriman Barang

Umumnya, surat jalan tersedia dalam dua rangkap.

Rangkap pertama digunakan sebagai invoice ( tagihan ) yang harus dikembalikan kepada pihak pengirim dan biasanya berwarna putih.

Sedangkan rangkap kedua tetap dibawa oleh pihak penerima sebagai bukti tanda terima barang dan biasanya berwarna merah.

Dalam surat jalan, ada beberapa data atau informasi yang bisa Anda lihat, di antaranya:

  • Nama pengirim ( bisa perorangan, perusahaan, atau instansi swasta hingga negeri )
  • Jenis barang
  • Jumlah barang
  • Nomor surat jalan
  • Harga barang
  • Nama penerima
  • Alamat tujuan
  • Tanggal pengiriman
  • Tanda tangan pihak ekspedisi, pengirim, dan penerima
  • Stempel ekspedisi ( jika dibutuhkan )

Contoh Surat Jalan Barang Secara Sederhana

Surat jalan biasanya mencakup beberapa informasi penting, antara lain:

  1. Judul Dokumen: “Surat Jalan Barang” atau “Delivery Order.”
  2. Nomor Surat Jalan: Nomor referensi unik untuk dokumen tersebut.
  3. Tanggal Pengiriman: Tanggal saat barang dikirim.
  4. Informasi Pengirim: Nama, alamat, dan kontak pengirim barang.
  5. Informasi Penerima:Nama, alamat, dan kontak penerima barang.
  6. Detail Barang yang Dikirim: Deskripsi barang (jenis, jumlah, dan satuan). Informasi tambahan seperti berat atau volume (jika diperlukan).
  7. Kendaraan Pengiriman: Informasi kendaraan yang digunakan, seperti nomor plat kendaraan.
  8. Nama Sopir/Petugas Pengantar: Identitas pengantar barang.
  9. Tanda Tangan dan Stempel: Tanda tangan pengirim, penerima, dan pengantar barang untuk pengesahan.

Lalu untuk contohnya secara sederhana adalah sebagai berikut:

SURAT JALAN BARANG

Nomor Surat: SJ-2024-001
Tanggal: 1 Januari 2024

Pengirim:
Nama: PT Sumber Jaya
Alamat: Jl. Raya Merdeka No. 12, Jakarta
Kontak: 0812-3456-7890

Penerima:
Nama: CV Maju Sejahtera
Alamat: Jl. Kebon Jeruk No. 34, Bandung
Kontak: 0856-1234-5678

Detail Barang:

No. Nama Barang Jumlah Satuan Keterangan
1 Kertas A4 10 RIM
2 Pulpen Hitam 50 PCS
3 Toner Printer HP 5 UNIT

Informasi Kendaraan:
Nomor Kendaraan: B 1234 XYZ
Nama Sopir: Agus Setiawan

Tanda Tangan:

Pengirim,
(PT Sumber Jaya)
[Stempel dan Tanda Tangan]

Penerima,
(CV Maju Sejahtera)
[Tanda Tangan]

Contoh Surat Jalan Berbagai Jenis Usaha

Untuk mendapatkan gambaran lebih jelas tentang dokumen ini, berikut beberapa contoh surat jalan dari berbagai industri:

Surat Jalan Produk Perlengkapan Bayi

contoh surat jalan bisnis perlengkapan bayi

Sumber: https://finata.id

Contoh Surat Jalan Barang Toko Furnitur

contoh surat jalan barang toko furnitur

Sumber: https://imgv2-1-f.scribdassets.com/

Surat Jalan Produk Percetakan

contoh surat jalan toko percetakan

Sumber: https://imgv2-1-f.scribdassets.com/

Dinas Pendidikan

contoh surat jalan pengantar dinas

Surat Jalan Toko Elektronik

 

contoh surat jalan bisnis elektronik

Sumber: https://lh6.googleusercontent.com/

Contoh Surat Jalan Produk Pertanian

contoh surat jalan usaha pertanian

Sumber: https://anekabibitunggul.files.wordpress.com/

Surat Jalan Toko Sparepart Kendaraan

contoh surat jalan spare part kendaraan

Sumber: https://miro.medium.com/

Alur Kerja Surat Jalan Pengiriman Barang

Lantas, bagaimana alur kerja surat jalan mulai dari diterbitkan hingga sampai ke pihak penerima? Berikut ini alur kerjanya:

  • Petugas ekspedisi atau vendor mengeluarkan surat jalan barang sebagai persyaratan untuk mengangkut barang-barang yang akan dikirim oleh supir kendaraan.
  • Pihak pengirim membawa surat jalan sebagai bukti transaksi dan konfirmasi produk yang dimuat dalam kendaraan.
  • Pembuatan surat jalan dikeluarkan dalam tiga versi atau rangkap.
  • Rangkap pertama yang berwarna putih diberikan kepada pembeli atau penerima lalu dibawa kembali oleh pihak pengirim sebagai dokumen invoice.
  • Kemudian, rangkap kedua berwarna merah dibawa oleh pihak konsumen atau penerima sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dalam kondisi baik dan sesuai pesanan.
  • Rangkap ketiga adalah catatan laporan transaksi yang umumnya disimpan oleh pihak vendor atau diserahkan kepada supervisor untuk arsip gudang.

Baca juga: Download Contoh Surat Purchase Order dalam Bahasa Indonesia

Cara Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang dengan Software Akuntansi Mekari Jurnal

Anda dapat membuat surat jalan pengiriman barang dengan menggunakan software akuntansi terbaik seperti Mekari Jurnal.

Metode ini dinilai sebagai cara yang paling mudah lantaran bisa dilakukan secara otomatis dengan template yang sudah tersedia, tentunya minim human error.

Berikut langkah-langkah membuat surat jalan menggunakan Mekari Jurnal:

1. Masuk ke menu “Penjualan”.

2. Klik pada tab “Pengiriman”, lalu klik pada nomor sales delivery yang ingin dilihat dan dicetak.

cara membuat surat jalan pengiriman barang

3. Selanjutnya akan tampil halaman formulir pengiriman penjualan yang telah Anda buat, klik tombol “Lihat Pengiriman” pada bagian atas halaman.

cara membuat surat jalan barang

 

4.  Pilih template yang Anda inginkan dan lihat contoh masing-masing template seperti yang ditampilkan, Anda juga dapat mencentang Set as default untuk mengatur template yang dipilih sebagai template utama.

template jurnal

5. Anda dapat download formulir pengiriman penjualan tersebut atau langsung mencetak dengan klik pada tombol seperti berikut.

download surat jalan pengiriman barang

contoh surat jalan pengiriman barang jurnal

Mekari Jurnal menyediakan 11 template surat jalan pengiriman yang dapat Anda gunakan, selain itu, Anda juga bisa costumize template yang Anda inginkan.

Surat penagihan akan terhubung langsung dengan sistem invoicing sehingga jika telah ditagih, akan secara otomatis tercatat dalam laporan keuangan.

Nah, tunggu apalagi? Yuk, jadwalkan demo gratis dan dapatkan free trial selama 7 hari sekarang juga melalui tim kami!

Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang!

Kesimpulan

Nah, itulah informasi menarik terkait apa itu surat jalan barang beserta fungsi, contoh, dan cara membuat dokumen ini.

Dengan informasi tersebut, petugas ekspedisi dapat menjadikannya bukti legalitas kendaraan bermuatan agar bisa melewati pemberhentian oleh petugas lalu lintas.

Petugas lalu lintas biasanya akan meminta surat jalan barang kepada supir untuk mengetahui jenis barang apa yang dimuat.

Kemudian, surat jalan tersebut akan disesuaikan antara informasinya dengan barang muatan.

Jika barang tersebut merupakan barang terlarang atau tidak sesuai dengan informasi yang tertera, maka petugas berhak untuk menahan barang tersebut.

Karena surat jalan ini penting untuk memastikan pengiriman produk Anda lancar, pastikan Anda membuatnya dengan benar dan valid, ya.

Semoga informasi di atas bermanfaat.

Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi seputar bisnis, akuntansi, dan keuangan.

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal
WhatsApp Hubungi Kami