Jurnal Penyesuaian Kas Kecil: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Lengkap

Kas kecil atau sering kita sebut dengan petty cash termasuk dana operasional yang umumnya memiliki nominal kecil namun memiliki frekuensi penggunaan yang sering dalam membiayai pengeluaran rutin perusahaan.

Pengeluaran rutin berskala kecil merupakan aspek yang tidak lepas dari operasional harian para entitas bisnis,  baik itu usaha mikro, menengah, hingga besar.

Di balik dana operasional ini terdapat tantangan struktural yang signifikan, di mana kas kecil yang relatif nominal kecil seringkali tidak efisien jika dibayar menggunakan cek atau mekanisme kas besar, sehingga pencatatan transaksinya akan sedikit berbeda dengan transaksi pada umumnya.

Ini semakin diperparah jika mengutip dari data yang diungkapkan oleh Waketum Bidang Kewirausahaan UMKM Kamar Dagang dan Industri (Kadin) Indonesia bahwa sebesar 74% Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) di Indonesia masih belum mampu menyusun laporan keuangan yang akurat.

Kurangnya pemahaman ini sering kali bermula dari pengelolaan dana kas kecil yang tidak disiplin, yang pada akhirnya mendistorsi gambaran kesehatan finansial perusahaan secara keseluruhan.

Maka dari itu, dalam siklus akuntansi terdapat sebuah teknis pencatatan yaitu jurnal penyesuaian kas kecil sebagai titik kontrol internal yang sensitif, sehingga membutuhkan pengelolaan yang terstruktur.

Apa Itu Jurnal Penyesuaian Kas Kecil?

Jurnal penyesuaian kas kecil adalah teknik pencatatan dalam akuntansi yang biasanya dibuat di akhir periode berjalan untuk mengakui pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil dan belum sempat tercatat dalam buku besar.

Dalam sistem akuntansi konvensional, pengeluaran harian tidak langsung didebit ke akun beban, namun kasir kas kecil hanya mengumpulkan bukti-bukti transaksi seperti nota dan kuitansi dalam kotak penyimpanan.

Pencatatan beban baru akan entri ke dalam sistem akuntansi setelah dana telah diisi kembali (replenishment).

Masalah muncul ketika periode akuntansi berakhir namun dana belum mencapai ambang batas untuk diisi kembali, sehingga pengeluaran yang telah terjadi namun belum sempat dicatat akan menyebabkan saldo aset di neraca tersaji terlalu tinggi (overstated), sementara beban operasional di laporan laba rugi tersaji terlalu rendah (understated).

Contohnya, saldo akun kas kecil di buku besar akan tetap menunjukkan nilai plafon awal (misalnya Rp5.000.000), padahal secara fisik uang tunai yang tersisa mungkin hanya Rp1.000.000 karena Rp4.000.000 telah digunakan untuk biaya operasional.

Baca Juga: Mempelajari Sistem Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis

Mengapa Perlu Membuat Jurnal Penyesuaian Kas Kecil

Jurnal penyesuaian kas kecil berfungsi untuk mendebit akun-akun beban terkait dan mengkredit  akun kas kecil, sehingga laporan posisi keuangandapat menunjukkan nilai aset yang faktual.

Selain untuk pengakuan beban, jurnal penyesuaian kas kecil juga berfungsi untuk mencatat selisih kas, baik selisih kurang (cash short) atau selisih lebih (cash over), yang teridentifikasi pada saat proses rekonsiliasi atau cash count.

Selisih ini biasanya muncul akibat adanya pembulatan transaksi atau kesalahan pemberian uang kembalian.

Selain dua fungsi utama ini, menerapkan pencatatan jurnal penyesuaian kas kecil juga berperan dalam:

1. Menjaga akurasi pencatatan beban berdasarkan penerapan prinsip dasar akuntansi akrual bahwa semua pengeluaran kecil tercatat secara akurat di pembukuan periode berjalan
2. Menjaga saldo akun kas kecil sesuai dengan catatan faktual berdasarkan bukti transaksi agar tidak distorsi dalam analisis arus kas
3. Kas kecil memiliki karakteristik yang rentan dengan risiko fraud, adanya jurnal penyesuaian bisa menjadi sistem pengendalian internal dan deteksi diri dari adanya aktivitas yang mencurigakan

Komponen dalam Jurnal Penyesuaian Kas Kecil

Untuk menyusun jurnal penyesuaian kas kecil yang tepat, diperlukan beberapa elemen utama yang penting keberadaannya ketika proses pencatatan dilakukan, ini mencakup:

1. Akun Beban

Komponen pertama yang penting khususnya dalam debit jurnal penyesuaian adalah akun beban operasional yang dibayar menggunakan kas kecil.

Contoh pengeluaran ini, mencakup:

• Biaya Transportasi: Penggantian bensin, biaya tol, parkir, atau transportasi online untuk keperluan dinas
• Biaya Konsumsi: Pembelian snack atau minuman untuk rapat internal, makan siang karyawan lembur, atau dana entertain klien skala kecil
• Biaya Alat Tulis Kantor (ATK): Pembelian materai, kertas, tinta printer, atau perlengkapan kantor mendesak lainnya
• Biaya Komunikasi dan Pos: Biaya pengiriman dokumen melalui kurir instan atau pembelian pulsa untuk operasional lapangan

2. Akun Kas Kecil

Akun kas kecil atau petty cash akan tercantum dalam kredit pada jurnal penyesuian guna menunjukkan penurunan nilai dana.

Namun, jika terdapat penambahan saldo atau koreksi atas kesalahan pencatatan sebelumnya, akun kas kecil bisa berada di posisi debit.

3. Bukti Transaksi dan Dokumentasi Pendukung

Komponen ini penting untuk memvalidasi setiap transaksi yang ingin dimasukkan dalam jurnal penyesuaian.

Biasanya, dokumen yang menjadi data pendukung, mencakup:

• Voucher Kas Kecil: Formulir internal yang mencatat detail pengeluaran, penerima dana, dan persetujuan atasan
• Kuitansi atau Nota Resmi: Bukti pembelian dari pihak ketiga yang melampirkan rincian barang/jasa dan nilai pajaknya jika ada
• Slip Kas Kecil: Catatan harian yang dibuat oleh kasir untuk memantau sisa uang tunai di brankas
• Bukti Permintaan Pengisian Kembali: Dokumen yang menunjukkan bahwa dana sudah mencapai batas minimum dan memerlukan tambahan dana dari kas besar

Panduan Langkah Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Kas Kecil

Proses yang sistematis dan terstruktur dibutuhkan agar semua transaksi dapat diakomodir dengan baik dan tidak terlewat satupun.

Bila Anda masih bingung bagaimana mekanisme pencatatannya, Anda bisa mengikuti panduan langkah cara membuat jurnal penyesuaian kas kecil berikut ini.

1. Kumpulkan Semua Bukti Pengeluaran Selama Periode Berjalan

Langkah pertama bisa dimulai dengan mengumpulkan seluruh bukti pengeluaran sejak tanggal pengisian kembali terakhir hingga tanggal penutupan buku.

Beberapa bukti pengeluaran biasanya kwitansi dari vendor, slip parkir, nota toko buku, hingga bukti transfer kurir instan.

2. Hitung Total Pengeluaran yang Belum Dicatat

Setelah semua bukti telah berhasil dikumpulkan, langkah berikutnya adalah melakukan proses rekapitulasi dengan menjumlahkan seluruh nominal pengeluaran.

Lakukan pengelompokkan berdasarkan kategori akun beban, contohnya seperti total pengeluaran untuk transportasi dijumlahkan secara terpisah dari total pengeluaran untuk konsumsi.

Baca Juga: Perbedaan Biaya dan Beban dalam Akuntansi: Pengertian, Contoh, dan Studi Kasus

3. Lakukan Verifikasi Saldo Kas Kecil Melalui Cash Count

Lakukan verifikasi dengan penghitungan fisik uang tunai ditambah dengan total voucher yang terkumpul yang harus seimbang dengan plafon dana kas kecil yang perusahaan tetapkan.

Apabila Anda menemukan selisih nominal, maka segera selidiki apa penyebab masalahnya yang mungkin terjadi akibat salah menghitung, salah menginput data, atau risiko penyalahgunaan.

4. Tentukan Akun Biaya Terkait yang Akan Didebit

Mengacu pada proses klasifikasi yang dilakukan sebelumnya, Anda bisa melanjutkan proses  dengan menentukan akun beban apa saja yang akan didebit.

Pastikan bahwa akun yang dipilih sesuai dengan klasifikasi chart of accounts yang telah dibuat perusahaan.

5. Catat Jurnal Penyesuaian

Setelah data dan dokumentasi yang dibutuhkan telah siap, maka selanjutnya Anda sudah bisa memulai proses pencatatan jurnal penyesuaian dengan mendebit akun-akun biaya dan mengkredit akun kas kecil.

Pastikan tanggal jurnal adalah tanggal terakhir periode akuntansi (misalnya 31 Desember) untuk memastikan beban masuk ke tahun fiskal yang benar.

Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Perusahaan Dagang

6. Verifikasi Saldo Akhir Setelah Penyesuaian

Setelah entri jurnal penyesuaian telah selesai dilakukan, Anda bisa memverifikasi ulang setelah jurnal diposting ke buku besar.

Pastikan bahwa saldo akun kas kecil di neraca memiliki nominal yang sama dengan jumlah uang tunai fisik yang ada di tangan kasir, menandakan bahwa proses penyesuaian telah tepat.

Contoh Jurnal Penyesuaian Kas Kecil

Untuk memahami lebih lanjut mengenai jurnal penyesuaian kas kecil, berikut contoh pencatatannya sesuai konteks bisnis yang relevan di Indonesia.

1. Metode Imprest (Penyesuaian Akhir Periode)

Kasus:

Pada tanggal 31 Desember 2025, PT Inovasi Digital memiliki dana kas kecil sebesar Rp3.000.000. Dana yang tersisa di brankas adalah Rp1.200.000, sementara Rp1.800.000 telah digunakan untuk biaya konsumsi rapat (Rp1.200.000) dan biaya transportasi (Rp600.000) yang belum diisi kembali.

Selanjutnya, sesuaikan pengeluaran kas kecil sebelum penutupan buku agar beban diakui.

Jurnal penyesuaian akan terlihat sebagai berikut:

2. Menyesuaikan Selisih Kas Kecil Kurang atau Cash Short

Kasus:

Saat rekonsiliasi fisik, ditemukan bahwa uang tunai tersisa Rp545.000, padahal menurut catatan seharusnya Rp550.000. Terdapat kekurangan sebesar Rp5.000 yang tidak dapat dijelaskan.

Terdapat selisih kas dan diperlukan jurnal penyesuaian untuk menyelesaikan masalah.

3. Menyesuaikan Selisih Kas Kecil Lebih atau Cash Over

Kasus:

Ternyata saat penghitungan fisik ditemukan uang tunai sebesar Rp1.050.000, sedangkan menurut catatan akuntansi saldo kas kecil hanya Rp1.000.000.

Maka jurnal penyesuaian untuk kasus berikut adalah:

Tips Praktis dalam Penyesuaian Kas Kecil

Walaupun terlihat mudah dan sederhana, membuat entri jurnal penyesuaian kas kecil pada dasarnya diperlukan kedisiplinan agar berjalan dengan mulus.

Beberapa tips praktis yang bisa Anda mulai lakukan, mulai dari:

1. Lakukan rekonsiliasi secara rutin dan berkala, minimal seminggu atau dua minggu sekali, agar Anda dapat mengidentifikasi masalah (jika ditemukan) dengan cepat dan tindakan mitigasinya

2. Mulai mengadopsi bukti transaksi berbasis digital agar terhindar dari kerusakan sertalebih mudah disimpan dan dilacak

3. Menyusun SOP yang mengatur batas pengeluaran yang diperbolehkan menggunakan kas kecil, serta siapa penanggung jawab tunggal yang memegang kunci brankas

4. Memanfaatkan sistem akuntansi modern berbasis otomatis dan cloud agar setiap pengeluaran dapat diinput langsung melalui aplikasi mobile yang bisa diakses di mana saja dan kapan saja

Kesimpulan

Jurnal penyesuaian kas kecil membantu memastikan bahwa laporan keuangan dapat mencerminkan nilai yang sebenarnya dengan melakukan penyesuaian yang tepat di akhir periode.

Melalui langkah-langkah praktis mulai dari pengumpulan bukti hingga verifikasi saldo fisik, akuntan dapat menggunakan jurnal penyesuaian sebagai benteng pengendalian internal terhadap risiko kecurangan dan inefisiensi.

Jika Anda ingin mengelola pencatatan kas kecil tanpa repot, maka bisa memanfaatkan software akuntansi Mekari Jurnal yang komprehensif dan terintegrasi dengan seluruh ekosistem Mekari untuk pengelolaan bisnis yang lebih efektif dan real-time.

Hal ini sudah dirasakan oleh salah satu klien kami, yaitu PT Alpine Renewables Commodities, yang telah merasakan peningkatan efisiensi waktu hingga 40% setelah beralih ke sistem digital, sementara tingkat akurasi data dapat mencapai 100% melalui integrasi sistem yang baik.

Oleh karena itu, coba gratis sekarang juga dan rasakan kemudahan mengelola pengeluaran operasional kapan saja dan di mana saja melalui aplikasi berbasis cloud!

Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Referensi:

Scribd, “Jurnal Penyesuaian Selisih Kas Kecil”.

Lumen Learning, “Journalizing Petty Cash Transactions”.

PennState, “Petty Cash”.