Mempelajari Sistem Pembukuan Kas Kecil dalam Bisnis

Sistem pembukuan kas kecil adalah sistem pencatatan dana yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Pada kas kecil, terdapat dua sistem pembukuan yang umum digunakan oleh perusahaan. Berikut adalah kedua sistem pembukuan tersebut.

Sistem Dana Tetap

Sistem dana tetap adalah sistem yang menetapkan dan menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang tetap atau tidak berubah tiap periode pengisiannya. Kecuali jika perusahaan menghendaki perubahan jumlah dana kas kecil. Kondisi tersebut mungkin terjadi ketika perusahaan merasa kas kecil yang sudah disisihkan ternyata tidak dapat memenuhi semua keperluan operasional kecil, sehingga perlu ditambah lagi nilainya. Atau bisa juga perusahaan merasa dana kas kecil terlalu besar untuk operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dikurangi jumlahnya.

 

Dengan adanya perubahan kebijakan atas nilai dana kas kecil tersebut, seorang kasir kas kecil harus melakukan pencatatan untuk penyesuaian atas penambahan atau pengurangan nilai tersebut. Yang perlu diingat dalam sistem dana tetap adalah pencatatan pengeluaran kas kecil tidak dicatat seketika terjadi pengeluaran. Melainkan dicatat ketika terjadi pengisian kembali kas kecil. Adapun prosedur dalam sistem dana tetap adalah sebagai berikut:

  1. Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan).

  2. Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.

  3. Pada akhir periode jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi, sehingga jumlah uang kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya.

Sistem Dana Fluktuasi

Sistem dana fluktuasi adalah sistem yang menetapkan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini tidak tetap atau fluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil. Jadi nominal saldonya akan berubah pada tiap-tiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Contohnya, saat menetapkan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp1.000.000 (saldo awal). Kemudian kas kecil tersebut digunakan untuk keperluan operasional perusahaan hingga akhir periode. Pada awal periode berikutnya, kas kecil diisi kembali dengan jumlah yang sama atau berbeda dengan saldo awal. Berbeda dalam arti bisa kurang atau lebih dari nilai saldo awalnya. Hal ini disesuaikan apakah kebutuhan perusahaan memerlukan tambahan dana atau pengurangan dana atau bahkan tidak perlu ada keduanya.

Dalam sistem fluktuasi, setiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil maka harus langsung dibukukan, baik itu penambahan maupun pengeluaran. Jadi, buku pengeluaran kas kecil memiliki fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk proses pemostingan ke buku besar nantinya. Adapun prosedur dalam sistem dana fluktuasi adalah:

  1. Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (mingguan/bulanan).

  2. Jika  terjadi kekurangan dana di tengah periode, bisa dilakukan penambahan dana kas kecil.

  3. Pada akhir periode, jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi namun tidak harus nominalnya sama dengan saldo awal. Bisa berkurang atau bertambah tergantung kebutuhan.

Demikianlah beberapa hal yang perlu dipelajari dari sistem pembukuan kas kecil. Nantinya, setiap pembukuan tersebut tetap harus di-posting ke buku besar dan dijadikan laporan keuangan. Untuk membuat laporan keuangan dengan mudah, Anda dapat memanfaatkan software akuntansi.

 

Jurnal merupakan salah satu software akuntansi online yang dapat membantu Anda membuat laporan keuangan dengan mudah, cepat, dan disajikan secara realtime. Dengan menggunakan Jurnal, Anda tidak hanya dipermudah dalam membuat laporan keuangan, tapi juga dalam mengelola bisnis. Karena Jurnal dilengkapi dengan berbagai fitur yang memudahkan pengelolaan bisnis seperti fitur stok barang yang membantu mengelola stok, fitur aset manajemen yang memudahkan dalam menjaga nilai penyusutan aset, fitur invoice yang memudahkan dalam membuat dan mengirim invoice, dan banyak fitur lainnya.Segera Daftarkan bisnis Anda sekarang juga dengan Jurnal dan nikmati free trial 14 hari. Info lebih lanjut, klik di sini.


PUBLISHED02 Jul 2019
Dina Amalia
Dina Amalia


Kategori : BisnisKeuangan