Mencegah dan Memperbaiki Kesalahan Pembukuan Perusahaan dengan Suspense Account

Seringkali Anda melakukan kesalahan dalam membuat pembukuan akuntansi sederhana yang menyebabkan saldo debit dan kredit dalam laporan neraca (Balance Sheets) tidak seimbang. Salah satu cara untuk mencegah dan memperbaikinya adalah dengan menggunakan Suspense Account.

Suspense Account adalah salah satu akun dalam buku besar (General Ledger) yang fungsinya menyimpan sementara setiap transaksi yang mengandung unsur ketidakpastian.

Setelah staf akuntan memeriksa dan berhasil menjelaskan akun yang benar, maka sejumlah nilai dalam Suspense Account akan dialihkan ke dalam akun yang benar.

Pencatatan Suspense Account dapat berada di posisi debit atau kredit.

Dengan menggunakan akun ini maka kesalahan dalam membuat pembukuan perusahaan dapat diminimalisasi atau bahkan tercegah.

Berikut beberapa kondisi yang membuat Anda menggunakan Suspense Account.

Gunakan aplikasi pembukuan sederhana untuk proses yang cepat, mudah dan akurat

Ketika Mempersiapkan Neraca Saldo

Ketika jumlah debit dan kredit dalam Neraca Saldo tidak seimbang, masukkan perbedaan jumlahnya ke dalam Suspense Account sementara sampai Anda mengidentifikasinya.

Buat daftar Suspense Account di bawah akun “Aset Lainnya” di neraca saldo Anda. Setelah Anda melakukan koreksi, tutup Suspense Account agar tidak lagi menjadi bagian dari Neraca Saldo.

Menerima Pembayaran Kredit

Anda mungkin menerima pembayaran sebagian dari nilai kredit yang Anda berikan ke pelanggan dan tidak yakin faktur mana yang mereka bayar.

Masukkan nilai pembayaran yang sudah diterima dalam Suspense Account sampai Anda menghubungi pelanggan.

Ketika Anda sudah menemukan faktur yang sesuai, tutup Suspense Account dan pindahkan jumlahnya ke akun yang benar.

Tidak Mengetahui Dari Siapa Pembayaran Dilakukan

Anda mungkin menerima pembayaran tetapi tidak yakin dari pelanggan mana yang melakukan pembayaran.

Jika Anda tidak tahu siapa yang melakukan pembayaran, lihat faktur pelanggan Anda yang terkesan “luar biasa” (outstanding) dan temukan yang mana yang cocok dengan jumlah pembayaran.

Hubungi pelanggan untuk memverifikasi bahwa itu adalah pembayaran dari mereka.

Anda Tidak Tahu Cara Mengklasifikasikan Suatu Transaksi

Anda adalah pemilik bisnis kecil dan tidak mempunyai profil sebagai akuntan. Terkadang, Anda mungkin tidak tahu cara mengklasifikasikan suatu transaksi.

Jika Anda tidak yakin tentang di mana harus mengalokasikan transaksi, buat Suspense Account untuk mengalokasikan transaksi yang Anda tidak yakin dan bicarakan dengan akuntan Anda.

Baca juga: Template Pembukuan Excel yang Bisa Anda Contoh dan Download

Contoh Kasus

1. Pelanggan melunasi piutang perusahaan sebesar Rp1.000.000.

Namun pelanggan tidak memberikan faktur yang berisikan detail transaksi apa saja yang dia bayar.

Maka staf akuntan akan menjurnal sebagai berikut.

Ketika staf akuntan sudah menghubungi pelanggan terkait dan mengidentifikasi transaksi apa saja yang sudah dilunasi pelanggan, barulah staf akuntan menghapus Suspense Account dengan jurnal sebagai berikut.

2. Contoh lainnya, vendor mengirimkan invoice sebesar Rp2.500.000 untuk pembelian bahan baku secara kredit.

Namun akuntan belum bisa memastikan bagian departemen mana yang memesan barang baku tersebut. Maka untuk sementara waktu staf akuntan menjurnal sebagai berikut.

Setelah mendapatkan konfirmasi, ternyata departemen perakitan yang memesan dan berhak untuk ditagih. Maka staf akuntan langsung menjurnal sebagai berikut.

Baca juga: Ketahui Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan Excel

Tinjau setiap item dalam Suspense Account secara berkala dengan tujuan memindahkan transaksi ke akun yang tepat sesegera mungkin.

Jika tidak, jumlah dalam Suspense Account akan terus tertumpuk hingga proporsi yang cukup besar.

Hal ini dan mempersulit pengidentifikasian dan semakin membebani pencatatan dan pelaporan di bulan berikutnya.

Dengan demikian, harus dilakukan peninjauan saldo harian atau mingguan dalam Suspense Account yang digunakan oleh pengontrol, staf akuntan sebagai alat bantu untuk investigasi atau pengidentifikasian yang sedang berlangsung.

Dengan Suspense Account, Anda bisa meminimalisasi bahkan memperbaiki kesalahan-kesalahan pembukuan perusahaan khususnya dalam Laporan Neraca.

Karena pelaporan keuangan secara akurat dan reliabel sangatlah dibutuhkan demi menjaga kepercayaan investor dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

Ditambah dengan menggunakan Jurnal, proses pembukuan dan pelaporan perusahaan akan semakin mudah. Jurnal adalah software akuntansi terbaik yang memberikan fitur-fitur akuntansi secara lengkap dan komprehensif.

Untuk melihat informasi lebih lanjut mengenai Jurnal, silahkan  daftar, dan dapatkan gratis 14 hari!