8 Strategi Jitu Mengurangi Biaya Bisnis yang Harus Anda Ketahui Ketahui bagaimana strategi jitu dalam mengurangi biaya bisnis tanpa mengganggu kualitas layanan atau produk yang perusahaan berikan! Dalam menjalankan operasionalnya sehari-hari, perusahaan mengeluarkan berbagai macam jenis biaya. Sayangnya, tidak semua biaya yang terjadi efektif. Terkadang ada biaya yang dikeluarkan tetapi sebenarnya manfaatnya tidak ada. Padahal jumlah pengeluaran akan berpengaruh pada keuntungan yang diperoleh pada tahun tersebut. Untuk menghindari hal itu, sebaiknya perusahaan mulai menganalisis biaya-biaya mana yang diperlukan dan mana yang tidak. Salah satu strategi efektif yang bisa dilakukan adalah cost reduction. Cost reduction merupakan strategi perusahaan untuk mengurangi biaya sebagai langkah memaksimalkan penggunaan anggaran sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dalam menentukan alokasi anggaran tentunya menyesuaikan dengan kebuuhan dan tujuan perusahaan. Tujuan tersebut tidak hanya untuk kepentingan internal tetapi juga untuk investor. Maka dari itu, cost reduction atau pengurangan biaya akan sangat penting dalam pembuatan anggaran. Lalu, bagaimana strategi efektif dalam mengurangi biaya bisnis tanpa mengganggu kualitas produk? Simak tips dan trik dari Mekari Jurnal berikut ini! Apa Itu Cost Reduction atau Cost Down? Pengurangan biaya, atau istilahnya yang dikenal dengan cost reduction atau cost down, adalah strategi yang diterapkan oleh sebuah perusahaan untuk mengelola anggaran yang efektif. Cost down umumnya dilakukan dengan cara mengurangi biaya operasional, meningkatkan profitabilitas, atau menyesuaikan beban biaya dengan pendapatan yang diterima. Hal yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah mengidentifikasi biaya yang tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan dan mengeliminasinya. Lalu, bagaimana caranya? Sumber: PWC Mengutip dari PWC, salah satu metode manajemen biaya yang paling efektif adalah menggunakan pendekatan multidemensional yang melibatkan dua komponen utama, yakni: Mengidentifikasi dan mengimplementasi inisiatif pengurangan biaya yang memberikan hasil dalam jangka pendek, dan Mengembangkan kapabilitas pengendalian biaya dengan menjadikan konsep ini sebagai bagian integral dari operasi sehari-hari. Untuk menurunkannya menjadi sebuah inisitiatif yang berjalan dengan efektif, maka perusahaan harus dapat memahami struktur biaya, menetapkan prioritas, melibatkan seluruh stakeholder, dan tidak lupa untuk mengintegrasikan sistem dengan teknologi. Integrasi dengan teknologi juga sudah menjadi bagian dari investasi jangka panjang bagi perusahaan terkini. Hal ini diperkuat dalam data yang dipublikasikan oleh Businesswire, di mana akan memiliki nilai pasar SME Software hingga $11,5 Miliar pada Tahun 2030 untuk mengoptimalkan dan mengelola kebutuhan bisnis. 1. Menurunkan Biaya Produksi Untuk menjalankan kegiatan produksi, perusahaan harus menyiapkan modal. Selain itu, anggaran yang ada juga harus mencukupi kegiatan dari tahap persiapan sampai dengan tahap akhir hingga mungkin tahap pengembangan dan pertumbuhan dengan optimal. Pada saat perusahaan menjalankan cost reduction, maka biaya produksi juga masuk dalam tahap pengurangan tersebut. Demikian juga manajer harus membuat bagaimana biaya produksi nantinya mencukupi kegiatan produksi dan hasilnya pun sesuai standar dan memuaskan. Baca Juga: Memahami Rasio Biaya Operasional (BOPO) 2. Menurunkan Jumlah Produk Setelah menurunkan biaya produksi, langkah selanjutnya adalah menurunkan jumlah produk. Agar penurunan biaya efektif dan mudah tercapai, Anda dapat menurunkan jumlah produk yang dipasarkan. Karena jika Anda hanya melakukan tahap satu yaitu menurunkan biaya produksi dan harus tetap menjaga kualitas produk maka akan sangat sulit bukan? Oleh karena itu, akan lebih baik jika Anda juga menurunkan jumlah produk. Namun, dalam menurunkan jumlah produk, Anda juga harus menyesuaikan dengan ketersediaan biaya produksinya. 3. Menurunkan Nilai Investasi Investasi merupakan salah satu cara perusahaan untuk meningkatkan nilainya. Selain itu, dengan melakukan investasi bisnis juga dapat memaksimalkan keuangannya. Namun, untuk menjalankan strategi cost reduction, perusahaan juga harus menurunkan investasinya, sehingga dana dapat digunakan untuk menjalankan proses produksi. 4. Negosiasi Ulang dengan Penyedia Layanan Lakukan peninjauan kembali terhadap kontrak dan kesepakatan dengan penyedia layanan. Langkah ini dapat membuka peluang untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif atau syarat yang lebih menguntungkan, terlebih jika Anda sudah termasuk pelanggan setia bagi mereka. Dengan melakukan negosiasi ulang atau renegotiate, perusahaan dapat menjalankan strategi mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas bisnis. 5. Mengurangi Perjalanan Bisnis yang Tidak Esensial Perjalanan bisnis (atau sering kita kenal dengan dinas atau turlap) seringkali memakan biaya yang signifikan. Hal ini semakin diperkuat setelah pandemi Covid di mana banyak perusahaan yang merasakan pengaruh dari pertemuan via digital yang memangkas biaya operasional dengan cukup besar. Oleh karena itu, temukan cara efektif agar perusahaan dapat mengurangi kebutuhan perjalanan fisik, sehingga menghemat biaya transportasi dan akomodasi. Baca Juga: Cost Control dalam Bisnis: Pengertian, Elemen, Fungsi, dan Tips Menerapkannya 6. Memperbarui Perangkat Lunak Strategi mengurangi biaya bisnis untuk perusahaan yang sudah menjalankan operasional berbasis digital bisa mengikuti cara ini. Melakukan audit terhadap perangkat lunak yang digunakan dapat membantu mengidentifikasi lisensi, paket, atau modul yang tidak lagi diperlukan. Hal ini untuk memaksimalkan kebutuhan bisnis dengan fitur atau layanan yang diberikan. 7. Mengevaluasi Kendaraan Operasional Bagi beberapa industri seperti bisnis manufaktur dan retail, kendaraan operasional merupakan komponen penting dalam aktivitas sehari-harinya. Oleh karena itu, lakukan evaluasi dan pemeliharaan secara berkala untuk memastikan apakah kendaraan dapat menggunakan energi dengan efisien. Jika sudah sampai di batas pemanfaatan aset, manajemen dapat mengganti kendaraan lama dengan model yang lebih efisien untuk mengurangi pengeluaran untuk bahan bakar dan perawatan. 8. Kebijakan Lain yang Mengurangi Biaya Tanpa Mengurangi Anggaran Produksi Mengurangi biaya dengan cara mengurangi biaya produksi bukanlah hal yang mudah, akan ada banyak hal yang perlu disesuaikan jika menggunakan cara tersebut. Selain menerapkan beberapa cara di atas, Anda juga dapat menjaga kondisi perusahaan agar tetap stabil dengan cara mengurangi biaya operasional tentu saja tanpa mengurangi anggaran produksi. Adapun kebijakan lain yang dapat diambil untuk mengurangi biaya yaitu sebagai berikut. Mengurangi jumlah konsultan dan kontraktor. Hindari melakukan rapat di tempat yang mahal. Akomodasi dengan kelas ekonomi. Mengatur jam lembur yang lebih efektif. Mencari bahan alternatif untuk bahan baku. Menghilangkan program pelatihan yang kurang penting. Baca Juga: Manajemen Anggaran (Budget Management): Panduan Lengkap Kesimpulan Pada praktiknya menurunkan biaya operasional juga bukan hal yang mudah, maka dari itu Anda juga perlu meminta bantuan kepada semua pihak di dalam perusahaan agar terlibat dalam menjalankan strategi tersebut. Pengurangan biaya tidak semata-mata berarti memotong pengeluaran, tetapi juga mencakup pengelolaan dan alokasi sumber daya secara cerdas. Demikian poin lainnya seperti bernegosiasi ulang dan mengevaluasi alat-alat bisnis yang digunakan, yang menambah dimensi baru dalam upaya pengurangan biaya yang lebih strategis. Tentu, menjalankan seluruh inisiatif untuk mengurangi biaya operasional bisnis akan sulit, oleh karenanya Mekari Jurnal sebagai salah satu software akuntansi terbaik merupakan pilihan tepat untuk mendukung implementasinya. Mengapa demikian? Mekari Jurnal merupakan software akuntansi berbasis cloud, sehingga memberikan akses yang terjangkau bagi pengguna di mana saja dan kapan saja. Adanya fitur pengelolaan biaya yang terintegrasi, antara manajemen anggaran, fitur pemantauan biaya, dan pelacakan transaksi yang memberikan data yang akurat dan real-time. Melalui fitur laporan keuangan dan analisis kinerja keuangan, perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi area pemborosan dan mengeliminasinya. Transparansi dan akuntabilitas, integrasi yang ditawarkan antara transaksi dalam pembukuan digital dan rekonsiliasi dengan saldo dalam rekening bank membantu laporan keuangan yang dapat dipertanggung jawabkan. Mekari Jurnal juga dapat menekan beban operasional karena dukungan fitur supply chain management yang komprehensif dan berbasis otomatis. Melalui banyaknya manfaat yang bisa perusahaan peroleh dengan menggunakan software akuntansi Mekari Jurnal, maka tidak ada salahnya untuk berinvestasi dan mengadopsinya sekarang juga. Bila tertarik, segera hubungi atau berkonsultasi lebih lanjut dengan tim kami dengan meng-klik tombol di bawah ini, gratis! Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: PWC, “Transformation talks series: A new playbook for strategic cost management”. Businesswire, “Southeast Asia SME Software Market Report 2022: An $11.5 Billion Market by 2030 – Increasing Need from SMEs to Manage and Optimize Businesses Bolsters Growth – ResearchAndMarkets.com”. Forbes, “How to Cut Costs More Strategically”.