5 Dokumen Legalitas Perusahaan yang Harus Dimiliki

Pentingnya dokumen legalitas untuk menjalankan bisnis — 5 Dokumen Legalitas Perusahaan yang Harus Dimiliki

Suatu bisnis wajib memiliki beberapa dokumen legalitas perusahaan yang harus dimiliki. Tujuannya adalah agar memperlancar urusan bisnis dari suatu perusahaan. Lalu dokumen legalitas perusahaan apa saja ya yang wajib dimiliki?

Di Indonesia masih banyak yang mengira bahwa mengurus legalitas perusahaan ini hal yang sangat sulit dan rumit. Padahal legalitas perusahaan ini sangat penting untuk keberlangsungan usaha atau bisnis yang dijalankan dan menjadi modal utama bagi perusahaan untuk mengembangkan usahanya lebih jauh.

Pada artikel kali ini Jurnal akan membahas 5 dokumen legalitas perusahaan apa saja yang wajib dimiliki.

1. Akta Pendirian Usaha

Dokumen legalitas perusahaan yang wajib dimiliki yang pertama adalah akta pendirian usaha. Akta pendirian usaha adalah akta yang dibuat notaris yang berisi tentang identitas dan kesepakatan suatu pihak untuk mendirikan perusahaan dengan anggaran dasarnya dan memberikan penjelasan tentang tujuan dari perusahaan.

Dalam akta ini, anggaran dasar mengatur tentang nama dan kedudukan, jangka waktu, tujuan dan maksud dari usaha, modal dan saham, susunan, rapat direksi dan rapat dewan komisaris, rapat umum pemegang saham, dan hal lain terkait akta pendirian usaha ini.

2. Surat Keterangan Domisili

Dokumen legalitas perusahaan lainnya yang wajib dimiliki adalah Surat Keterangan Domisili. Dimana dokumen ini merupakan identitas letak dan alamat dari suatu perusahaan.

Untuk mendapatkan surat keterangan domisili ini tergantung dengan persyaratan di daerah tersebut, karena mungkin saja berbeda persyaratannya di lain daerah.

3. Nomor Pokok Wajib Pajak

Nomor Pokok Wajib Pajak atau NPWP menjadi dokumen legalitas perusahaan wajib selanjutnya.

Karena setiap perusahaan atau badan usaha yang berdiri wajib untuk memiliki NPWP yang terdaftar pada sistem perpajakan Indonesia. Selain itu perusahaan juga wajib untuk melaksanakan kewajiban perpajakan.

4. Nomor Induk Berusaha

Nomor Induk Berusaha atau NIB merupakan dokumen legalitas perusahaan yang menyatakan bahwa usaha tersebut sudah melakukan pendaftaran kegiatan usahanya.

NIB ini dapat anda dapatkan dengan melakukan pendaftaran melalui Online Single Submission atau OSS dengan catatan anda sudah memiliki akta pendirian usaha.

5. Surat Izin Usaha Perdagangan

Apabila perusahaan bergerak dibidang perdagangan atau penyedia jasa, dokumen legalitas perusahaan ini wajib dimiliki. SIUP adalah surat izin yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah pada pengusaha.

Dokumen legalitas perusahaan ini berlaku selama perusahaan menjalankan kegiatan usahanya. Yang berarti, pelaku usaha tidak perlu melakukan perpanjangan masa berlaku surat izin usaha.

Bisnis Tanpa Dokumen Legalitas Perusahaan, Apa Resikonya?

Badan usaha atau badan hukum yang tidak memiliki legalitas perusahaan sudah pasti telah melanggar aturan hukum di Indonesia dan di kemudian hari akan sangat mungkin mendapatkan beberapa kendala seperti:

Tidak adanya perlindungan hukum

Kegiatan usaha atau bisnis pada awalnya bisa berjalan dengan lancar, tapi tidak menutup kemungkinan ditengah perjalanan kegiatan usaha itu diberhentikan secara tiba-tiba oleh instansi terkait karena tidak adanya legalitas perusahaan.

Maka dengan mengurus dan memiliki dokumen legalitas perusahaan, kegiatan usaha akan tercatat dan tersimpan secara resmi oleh pemerintah sehingga pelaku usaha akan merasa aman karena usahanya memiliki perlindungan hukum

Tidak dapat mengembangkan bisnis

Dalam berbisnis, perlu adanya usaha untuk memajukan atau mengembangkan usaha bisnis tersebut. Jika ingin melakukan ekspansi bisnis dari nasional ke internasional, bukti legalitas perusahaan termasuk izin usaha dibutuhkan dan wajib dimiliki karena itu merupakan syarat saat melaksanakan perdagangan ekspor dan impor.

Sulit mendapatkan bantuan dana

Dalam mengembangkan bisnis, biasanya pelaku usaha membutuhkan bantuan dana baik dari investor maupun bank. Hal ini sulit didapatkan bagi yang tidak memiliki legalitas perusahaan karena pengajuan kredit modal usaha ke bank membutuhkan surat izin usaha. Investorpun akan sulit tertarik karena merasa bisnis yang akan diinvestasikannya tidak aman.

Jika kita memiliki legalitas perusahaan dalam berusaha, hal itu akan membawa usaha kita lebih berkembang dan terpercaya. Maka dari itu, segera penuhi legalitas perusahaan Anda agar kenyamanan dan keamanan dalam berbisnis pun terjamin.

Jika ada yang ingin Anda tanyakan seputar dokumen legalitas perusahaan, silahkan menghubungi kami untuk berkonsultasi. Kami siap membantu Anda.

Tata Cara Mendapatkan Perizinan Usaha di Indonesia

Jadi, apa saja tahapannya jika kita ingin menjadi perusahaan berbadan hukum yang patuh dan dapat memenuhi tuntutan regulasi secara utuh? Berikut tahapannya.

1. Mengurus Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) para Pemilik/Pendiri Perusahaan

Para pendiri perusahaan Perseroan Terbatas harus memiliki NPWP atas nama pemilik perusahaan. Apabila salah satu pemilik saham adalah juga merupakan sebuah badan hukum (PT atau Koperasi), maka yang dilampirkan adalah NPWP badan atas nama Ko(o)perasi atau PT tersebut.

Inilah salah satu bentuk nyata keunggulan badan usaha yang berbadan hukum, sebuah PT atau Koperasi, bisa punya “anak perusahaan” dengan mencantumkan nama PT atau Koperasi itu sendiri sebagai “orang tua”nya. Tidak perlu bergantung pada “para pemilik” dari PT atau Ko(o)perasi itu sendiri.

2. Menyusun Akta Pendirian Perusahaan atau Ko(o)perasi (di Hadapan Notaris)

Di beberapa kasus, bisa juga para pendiri tidak perlu berhadapan langsung dengan notaris, selama menyiapkan surat kuasa kepada orang yang mewakili para pendiri.

Dalam tahap ini, detail mengenai Nama Perusahaan, daftar pemilik, komposisi saham dari masing-masing pemilik, bidang usaha sesuai KBLI (baca juga artikel: Memahami Bidang Usaha sesuai KBLI untuk mengurus perizinan), dan struktur organisasinya perlu disampaikan kepada notaris

Khusus badan hukum Ko(o)perasi, para pendiri perlu mencari informasi mengenai notaris yang bisa melayani pendirian badan hukum koperasi. Hal ini karena tidak semua notaris bisa mengurus pendirian badan hukum Kooperasi.

Format umum Akta Pendirian PT mengikuti pedoman pada Undang-Undang No.40/2007 tentang Perseroan Terbatas (UUPT), sementara Ko(o)perasi merujuk pada UU no.25/1992 tentang Perkoperasian.

Dalam dokumen Akta Pendirian tersebut, tercantum aturan main atau Anggaran Dasar Perusahaan, yang mencakup cara mengambil keputusan strategis, penggantian direksi atau pengurus, pengalihan kepemilikan saham atau keanggotaan (untuk koperasi).

Untuk membantu sahabat wirausaha melihat rincian hal yang perlu ditetapkan sebelum menghadap ke notaris untuk pendirian perusahaan (PT), silahkan unduh ceklist isian dan dokumen pendirian PT disini. Berdiskusi dengan sesame pemilik pendiri untuk memastikan poin-poin yang ada di ceklis tersebut akan mempercepat proses pengurusan Akta Pendirian Perusahaan oleh Notaris.

Biasanya, proses pengurusan Akta Pendirian ini bisa lama, karena para pemilik masih galau dan berkali-kali mengalami perubahan kesepakatan terkait proporsi saham, struktur organisasi, dan kebijakan khusus yang ingin diberlakukan pada perusahaan.

Misalnya pada kasus khusus, ada perusahaan yang ingin memberlakukan jenis saham “golden share” atau “saham emas” yang anti-dilusi manakala dalam masa depan perusahaan mendapatkan injeksi penanaman modal baru dari investor lain.

3. Mendaftarkan Akta Pendirian Perusahaan

Pendaftaran ini dilakukan dari notaris ke Kementerian Hukum dan HAM RI untuk kemudian disahkan dengan Surat Keputusan Pengesahan Pendirian Badan Hukum.

Pada tahapan ini, para pendiri atau pemilik perusahaan hanya perlu menunggu, karena sepenuhnya proses ini dikerjakan oleh notaris. Selama poin-poin di Akta Pendirian tidak ada yang bertentangan dengan Undang-Undang proses pengesahan ini bisa berlangsung cepat, karena sudah bisa diproses secara online oleh Kementerian Hukum dan HAM RI.

Dokumen Surat Keputusan Pengesahan Pendirian Badan Hukum ini biasanya hanya 1-2 lembar, yang menyatakan telah resmi dan sahnya berdirinya sebuah perusahaan, yang juga tercatat di Berita Negara, dan didalamnya juga tercantum daftar nama direksi/pengurus dan komisaris/pengawas perusahaan (PT/Koperasi).

Proses ini bisa memakan hanya beberapa hari; selama dokumen-dokumen persyaratan telah lengkap sesuai ceklis di atas.

4. Mengurus NPWP atas Nama Badan Usaha

Beberapa notaris atau perusahaan jasa konsultan hukum, menyediakan paket layanan sampai ke pengurusan NPWP atas nama badan usaha ini. Namun, jika kita ingin mendirikan PT dengan lebih hemat, bisa saja hanya mengambil paket jasa yang hanya mencakup Penyusunan dokumen Akta Pendirian Perusahaan dan SK Pengesahan dari Kementerian Hukum dan HAM RI.

Dengan Akta Pendirian dan SK pengesahan tersebut, kita bisa mengurus sendiri NPWP atas nama Badan Usaha, ke Kantor Pelayanan Pajak sesuai domisili perusahaan.

Setelah mengantongi Akta Pendirian, SK Pengesahan, dan NPWP atas nama badan ini, selanjutnya kita bisa ke bank untuk mengurus pembukaan rekening atas nama perusahaan. Hal ini penting sekali untuk mendukung kerjasama bisnis kita dengan investor maupun pembeli (buyer) besar.

Apalagi untuk kerjasama perdagangan ekspor impor, jarang sekali yang mau bertransaksi dengan sebuah bisnis yang masih menggunakan rekening atas nama perorangan.

5. Mengurus Nomor Induk Berusaha (NIB) sebagai bentuk Izin Usaha Dasar

Untuk tahap ini, pendiri perusahaan dapat mengurus sendiri di Online Single Submission pemerintah, spesifiknya adalah di Lembaga OSS yang dikelola oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal di website resminya: https://oss.go.id/; tapi umumnya perusahaan jasa konsultan hukum juga bisa memberikan layanan sampai dengan pengurusan perizinan dasar berupa Nomor Induk Berusaha (NIB) ini.

Kalau mau praktis tapi lebih mahal, kita bisa gunakan layanan ini (beberapa paket jasa konsultan hukum dapat dilihat disini: /cari-konsultan#7). Tapi jika ingin lebih hemat, bisa diurus sendiri. Bisa kok, selama kita rajin dan sabar mengisi formulir onlinenya, dan mengupload berkas-berkas yang benar.

Untuk beberapa bidang usaha tertentu – khususnya yang terkait dengan perdagangan dan jasa umum – yaitu bidang-bidang usaha yang dulu membutuhkan izin berupa Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), NIB ini sudah otomatis berfungsi sebagai Izin Usaha SIUP, Angka Pengenal Impor, Angka Pengenal Ekspor, dan Tanda Daftar Perusahaan.

Jadi jika dulu untuk urusan perizinan dasar perusahaan kita perlu mengurus masing-masing dokumen tersebut di institusi pemerintah yang berbeda-beda pula, sekarang sudah dibuat lebih mudah dan disatukan prosesnya dengan pengurusan NIB melalui OSS tersebut. Ini adalah upaya konkrit pemerintah yang perlu kita apresiasi bersama untuk memudahkan perizinan usaha.

Namun demikian, untuk bidang-bidang usaha selain perdagangan dan jasa umum – misalnya yang banyak dilakukan oleh UMKM adalah, industri pengolahan pangan, jasa penyajian pangan (katering dan restoran), industri pengolahan obat atau kosmetik herbal, toko obat-obatan, industri tekstil dan kerajinan, atau toko modern – dibutuhkan izin usaha dan komersial tambahan. Maka dari itu, dibutuhkan tahapan berikutnya, yaitu pengurusan perizinan lanjutan.

6. Mengurus Perizinan Lanjutan (Izin Usaha dan Izin Komersial)

Berdasarkan peraturan terbaru, PP nomor 24/2018 tentang Pelayanan Berusaha Terintegrasi secara Elektronik, pemerintah telah melakukan terobosan berupa penyederhanaan perizinan usaha, yang dipadatkan menjadi suatu dokumen Nomor Induk Berusaha (NIB).

Selain berfungsi sebagai izin usaha dasar seperti yang dijelaskan di atas, memiliki NIB merupakan izin operasional untuk menjalankan aktivitas usaha secara legal dengan diberikan masa tenggang selama 2 tahun untuk suatu perusahaan memenuhi kelengkapan Izin Usaha atau Izin Komersial lanjutan yang diperlukan, sesuai dengan bidang usahanya masing-masing.

Berdasarkan Pasal 1 angka 8 PP 24/2018, Izin Usaha adalah izin yang diterbitkan oleh Lembaga OSS untuk dan atas nama menteri, pimpinan lembaga, gubernur, atau bupati/wali kota setelah pelaku usaha melakukan pendaftaran dan untuk memulai usaha dan/atau kegiatan sampai sebelum pelaksanaan komersial atau operasional dengan memenuhi persyaratan dan/ atau komitmen.

Contoh Izin Usaha:

Izin Lokasi: izin melakukan aktivitas usaha di lokasi atau zona tertentu; biasanya diperlukan di Kabupaten/Kota yang pemerintahnya belum menyusun Rencana Detail Tata Ruang Wilayah;
Izin Mendirikan Bangunan (IMB): izin untuk mendirikan/renovasi bangunan;
Izin Lingkungan: umumnya diperlukan bagi pengusaha yang membuka lahan baru, mendirikan bangunan, dan akan melakukan aktivitas bisnis yang dampak lingkungannya cukup besar (contoh: bangun pabrik, mall, dll).

Jika kita ingin memulai usaha dengan komitmen Izin Usaha yang lebih sedikit, kita bisa menghindari aktivitas membangun fasilitas produksi di tahap awal pendirian perusahaan, dan fokus mencari fasilitas produksi yang bisa disewa saja.

Namun pastikan pula bahwa Fasilitas Produksi atau Ruang Bekerja tersebut sudah mengantongi Izin Usaha secara lengkap (khususnya IMB dan Izin Lingkungan).

Sementara Izin Komersial atau Izin Operasional adalah izin yang diterbitkan oleh Lembaga OSS untuk dan atas nama menteri, pimpinan lembaga, gubernur, atau bupati/wali kota setelah Pelaku Usaha mendapatkan Izin Usaha dan akan melakukan kegiatan operasional dengan memenuhi persyaratan dan/atau Komitmen. Izin komersial pada umumnya berbeda-beda, tergantung dengan bidang usaha yang dijalankan.

Contoh Izin Komersial:

Sertifikat PIRT (dari Dinas Kesehatan): untuk pelaku usaha Industri bidang pangan olahan resiko rendah
Izin Edar Pangan Olahan (dari BPOM RI): untuk pelaku usaha Industri bidang pangan dengan resiko sedang
Izin Edar Kosmetik (dari BPOM RI): untuk produsen kosmetik. Izin sejenis juga ada untuk obat herbal/jamu.
Sertifikat Higiene Sanitasi Pangan (dari Kementerian/Dinas Kesehatan): untuk usaha restoran dan katering.
Surat Izin Penangkapan Ikan: untuk nelayan.

7. Mengurus Pendaftaran Karyawan Tetap ke BPJS Kesehatan dan BPJamsostek (dulu BPJS Ketenagakerjaan)

Terkait poin 7 ini, tidak sedikit UMKM merasa keberatan dengan tuntutan untuk mendaftarkan seluruh karyawannya kepada program asuransi BPJS Kesehatan dan Jamsostek, karena beban premi bulanan yang lumayan, apalagi jika perusahaan harus membayarkan premi asuransi untuk karyawan beserta keluarganya.

Tarif premi bulanan BPJS Kesehatan kelas 3 adalah Rp25,000 per orang, Kelas 2 adalah Rp51,000, dan Kelas 1 adalah Rp80,000. Sementara tarif Jamsostek – mencakup perlindungan terkait Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT), dan Jaminan Kematian (JKM) – secara total berkisar 7-9% dari gaji pokok karyawan.

Adapun tentunya, sebelum memenuhi semua kewajiban pendaftaran karyawan ke kedua program asuransi tersebut, pelaku UKM yang ingin go formal seutuhnya tentunya perlu terlebih dulu menerapkan besaran pengupahan atau gaji yang sesuai dengan Upah Minimum Regional di wilayah operasional masing-masing.

Hal ini di satu sisi memang tidak mudah, karena dapat memberatkan biaya SDM yang berujung pada keterbatasan perusahaan untuk menawarkan produk/layanan dengan harga yang bersaing kepada konsumen.

Tapi disisi lain, jika kita ingin menjadi wirausaha yang bisa menjadi pintu rezeki buat banyak orang, pemenuhan kewajiban pendaftaran BPJS ini dapat saja dijadikan target yang secara bertahap mulai perlahan dipenuhi oleh perusahaan.

Sebagai contoh, misalnya saat ini sudah punya 10 karyawan, tapi dari 10 tersebut, dapat dipetakan bahwa yang loyal dan punya potensi berkembang bersama perusahaan adalah 3 orang. Bisa saja dari 10 tersebut, 3 dulu yang diangkat sebagai karyawan tetap, diberi gaji sesuai atau bahkan di atas UMR, dan kemudian didaftarkan ke kedua program BPJS tersebut.

Sekarang petugas BPJS sudah lebih baik dan ramah dengan dunia usaha, mereka dapat memaklumi kondisi-kondisi sulit perusahaan, khususnya UKM.

Nah, sahabat wirausaha, itulah ulasan cukup komprehensif seputar 7 tahapan untuk melengkapi legalitas perusahaan, untuk versi skenario komplit, dimana pelaku UKM ingin melegalkan badan usahanya juga.

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, jika skala usaha kita masih mikro, tidak perlu langsung menargetkan 7 langkah ini, namun bisa memulai dengan pendaftaran usaha secara formal saja, yang salah satunya dapat dilakukan dengan mendaftarkan usaha perseorangan Anda di oss.go.id dan pilih menu Izin Usaha Mikro Kecil (IUMK).

Untuk mendapatkan notifikasi dan informasi program-program, bisa juga mendaftarkan usaha Anda (baik perorangan maupun sudah berbadan usaha) selama masih dalam skala UMKM – ke Kementerian Koperasi dan UKM RI – juga secara online melalui website ukmindonesia.id/daftar.

Sekian untuk pembahasan legalitas usaha, apakah Anda sudah punya usaha sendiri?

Sudah punya toko sendiri? Di dalam bisnis dengan temapt sebuah toko yang sudah ramai diperlukan sistem pembukuan jurnal yang dapat dengan mudah mengerjakan proses akuntansi. Contohnya, untuk penagihan utang, bisa menggunakan salah satu fitur online invoice dari Mekari Jurnal dapat memudahkan mengerjakan tugas-tugas tersebut.