Migrasi Software Akuntansi? Pertimbangkan Hal 5 Hal Ini!

Migrasi software akuntansi merupakan proses peralihan atau pengembangan sistem akuntansi yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan kemudahan pencatatan keuangan melalui pemanfaatan teknologi.

Seiring perkembangan teknologi, banyak aspek operasional bisnis mengalami perubahan signifikan. Salah satunya adalah sistem akuntansi yang kini banyak beralih ke cloud-based accounting software. Perangkat lunak ini berfokus menyerdehanakan proses pencatatan, pemantauan, penganggaran, dan transaksi bisnis secara real time.

Dilansir dari Forbes, Issac Heller, founder Trullion, menyatakan bahwa penggunaan software akuntansi dapat meningkatkan keberlanjutan (sustainability) perusahaan dengan menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat dan dapat diandalkan.

Pernyataan tersebut menegaskan pentingnya sistem keuangan yang kredibel agar perusahaan mampu membangun kepercayaan pelanggan dan mencapai pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Oleh karena itu, sebagai pemilik bisnis, Anda perlu mempertimbangkan untuk meningkatkan sistem akuntansi dengan beralih ke software akuntansi modern yang telah terbukti mampu mendukung kesehatan finansial bisnis.

Namun, sebelum melakukan migrasi, Anda perlu memastikan bahwa sistem baru tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis yang sedang berkembang. Skalabilitas dan fleksibilitas harus menjadi pertimbangan utama agar sistem dapat terus mendukung pertumbuhan usaha Anda.

Berikut 5 hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum melakukan migrasi software akuntansi!

Apa itu Migrasi dalam Akuntansi?

Migrasi dalam akuntansi berhubungan dengan pemindahan data finansial dan catatan keuangan dari satu sistem ke sistem atau software yang terbarukan. Proses migrasi data akuntansi umumnya dilakukan ketika sistem yang ada tidak lagi mendukung kebutuhan kegiatan finansial terkini. Akibatnya, tim keuangan beralih ke perangkat lunak baru untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi laporan keuangan bisnis.

Baca juga: Rekomendasi Software Akuntansi

Apakah Melakukan Migrasi Software Akuntansi Menjadi Solusi untuk Perkembangan Bisnis?

Memutuskan untuk mengganti atau melakukan migrasi software akuntansi akan masuk akal jika Anda merasa sistem yang Anda gunakan saat ini dirasa kurang mencukupi kebutuhan bisnis atau perusahaan yang telah berkembang pesat.

Banyak perusahaan merasa takut untuk mengadakan perubahan atau migrasi sistem akuntansi karena dirasa memakan banyak waktu serta tenaga, dan juga mungkin bisa mengganggu aktivitas bisnis yang sedang berjalan.

Namun, proses perubahan atau migrasi software akuntansi tentu akan membuahkan hasil, jika alur perencanaan migrasi sistem akuntansi terkonsep dan tertata rapi dengan baik.

Sebelum memutuskan untuk melakukan migrasi sistem akuntansi, cobalah untuk membuat pemetaan kebutuhan akuntansi apa saja yang dibutuhkan dan kendala perangkat lunak yang dihadapi.

Apa saja yang Perlu Diperhatikan Sebelum Migrasi Software Akuntansi?

Sebelum melakukan migrasi atau mengganti software akuntansi, Anda perlu mengetahui kebutuhan tim, merencanakan anggaran, dan menentukan vendor software akuntansi yang tepat. Berikut adalah langkah yang perlu dipertimbangkan sebelum mengganti software akuntansi:

1. Berdiskusi dengan Tim Operasional dan Finansial

Dalam tahap awal, diskusikanlah dengan tim keuangan dan operasional untuk mengidentifikasi fitur-fitur yang mereka butuhkan demi kelancaran operasional dan laporan keuangan.

Kenapa berdiskusi dengan tim finansial dan operasional? Karena mereka adalah pihak yang secara langsung terlibat dalam manajemen keuangan dan sistem operasional bisnis sehari-hari.

Dengan catatan keuangan harian yang terdata baik, operasional akan berjalan lebih lancar, dan tim keuangan akan mendapatkan informasi yang lebih jelas mengenai arus kas serta anggaran.

2. Merencanakan Anggaran untuk Migrasi Software Akuntansi

Merencanakan anggaran adalah langkah penting sebelum memutuskan untuk mengganti atau memperbarui software akuntansi.

Anggaran ini tidak hanya mencakup biaya akuisisi perangkat lunak baru, tetapi juga biaya implementasi, pelatihan staf, potensi biaya penyesuaian data, dan pemeliharaan jangka panjang.

Perencanaan anggaran yang matang akan membantu Anda menghindari pengeluaran tak terduga dan memastikan investasi Anda sejalan dengan kemampuan finansial serta tujuan bisnis.

Dengan demikian, keputusan migrasi dapat dilakukan secara terencana dan bertanggung jawab.

3. Mencari Vendor Software Akuntansi Terbaik

Langkah selanjutnya yang harus dipertimbangkan saat ingin melakukan migrasi sistem software akuntansi adalah menentukan vendor software akuntansi terbaik.

Dalam tahap ini, Anda harus memperhatikan reputasi vendor, fitur yang ditawarkan, fleksibilitas dan harga fitur yang ditawarkan.

Jika menemukan vendor software yang sesuai, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan jasa akuntansi untuk menunjang kebutuhan keuangan.

4. Fokus Pada Migrasi Data dan Pelatihan Staf atau End-User

Sistem akuntansi yang Anda pakai sebelumnya mungkin terkesan ‘ketinggalan zaman’.

Penting untuk mentransfer semua data catatan akuntansi dari sistem lama ke sistem baru.

Ketika melakukan prosesnya, mungkin akan menjadi masalah ketika Anda tidak memetakan atau mengkategorikan jenis-jenis transaksi pada catatan akuntansi lama Anda.

Namun, dengan perencanaan yang solid dan tertata, migrasi dari sistem lama menuju sistem baru dapat berjalan mulus.

Ketika menangani gagasan mengubah atau meng-update software akuntansi, proses migrasi harus menjadi prioritas utama.

Contohnya seperti bagaimana agar informasi lama bisa divalidasi dalam sistem baru dan hindari kejadian error ketika proses migrasi dilakukan.

Melatih staf akuntan Anda agar terbiasa dengan sistem yang baru juga tidak boleh Anda lewatkan dari prioritas Anda ketika sudah diperbarui.

Semua departemen yang terintegrasi dalam komponen software akuntansi yang baru juga perlu Anda latih.

Setelah sistem baru diaktifkan, lakukan uji coba secara berulang.

Carilah saran atau masukan dari semua end-user yang terlibat agar pemberlakuan sistem baru Anda benar-benar 100% berhasil.

5. Pertimbangan Migrasi Sistem baru dan Lama secara Paralel

Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan proses migrasi paralel dengan menjalankan sistem akuntansi lama dan baru secara terpisah.

Meskipun terdengar rumit, tentu saja ini bisa menjadi solusi yang layak jika sistem baru mungkin belum berfungsi secara maksimal, dibarengi dengan menunggu kapan waktunya Anda benar-benar siap untuk meninggalkan sistem lama Anda.

Dengan menjaga kedua sistem ini berjalan, katakanlah setidaknya tiga bulan, Anda dapat dengan mudah melihat dan memantau bagaimana seluruh proses sistem bekerja.

Ini dapat menghilangkan berbagai masalah yang berpotensi muncul sebelum Anda sepenuhnya bergantung pada sistem baru.

Mengadakan perubahan bagi sistem keuangan Anda sekali lagi mungkin membutuhkan waktu dan tenaga lebih.

Namun ketika Anda berhasil menemukan kecocokan penggunaan software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan baru perusahaan atau bisnis, ini akan memperlancar alur kerja keuangan Anda kedepannya.

Ubah Sistem Akuntansi Bisnis dengan Mekari Jurnal agar Migrasi Cepat dan Mudah

Mekari Jurnal adalah salah satu software akuntansi ternama di Indonesia yang dipercaya oleh lebih dari 35.000 pengguna sebagai penyedia solusi keuangan bisnis mereka.

Keunggulan software Mekari Jurnal yaitu memiliki fitur yang beragam dan komprehensif dalam mendukung performa bisnis secara real-time, pembukuan, pelacakan arus kas, dan penganggaran biaya operasional secara akurat.

Selain itu, proses migrasi Mekari Jurnal juga cepat dan tidak memakan waktu lama. Apalagi, antarmukanya yang mudah digunakan memungkinkan siapa saja untuk mengoperasikan perangkat lunak akuntansi ini. Keunggulan Mekari Jurnal dalam proses migrasi sistem:

1. Proses Migrasi Cepat dan Efisien

Meskipun proses migrasi data akuntansi bisa rumit, Mekari Jurnal dirancang untuk meminimalkan waktu dan kerumitan. Berkat sifatnya sebagai software cloud-based, implementasi awal cenderung lebih cepat dibandingkan sistem manual. Mereka juga menekankan bahwa proses migrasi tidak memerlukan waktu lama dan dapat dilakukan dengan relatif cepat.

2. Antarmuka Pengguna yang Ramah (User-Friendly)

Salah satu ketakutan terbesar dalam migrasi sistem adalah modul pembelajaran yang susah bagi karyawan. Mekari Jurnal dikenal dengan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan. Mekari Jurnal membantu mempercepat adaptasi tim akuntansi dan operasional Anda terhadap sistem baru, bahkan bagi karyawan yang tidak memiliki latar belakang akuntansi yang kuat. Kemudahan penggunaan ini secara langsung mengurangi kebutuhan akan pelatihan ekstensif dan potensi human-error pasca-migrasi.

3. Dukungan Implementasi dan Pelatihan

Mekari Jurnal secara umum menawarkan dukungan penuh untuk proses implementasi dan migrasi data. Selain itu, Mekari Jurnal menawarkan bantuan step-by-step, dukungan onboarding, dan bahkan potensi bantuan langsung dari tim ahli. Adanya dukungan seperti ini sangat membantu dalam memastikan data dipindahkan dengan akurat dan pengguna siap menggunakan sistem baru tanpa hambatan berarti.

4. Integrasi yang Luas

Mekari Jurnal memiliki kemampuan integrasi dengan berbagai sistem lain, termasuk Point of Sale (POS), rekonsiliasi bank, e-commerce, omnichannel, dan bahkan aplikasi pajak. Kemampuan integrasi ini memudahkan proses migrasi karena data dari berbagai sumber dapat disinkronkan secara otomatis. Ini mengurangi kebutuhan input data manual dan potensi kesalahan, menjadikan transisi lebih mulus dan mengurangi gangguan operasional.

5. Keamanan Data yang Terjamin

Sebagai software cloud-based, Mekari Jurnal memberikan jaminan keamanan data yang penting selama proses migrasi dan penggunaan sehari-hari. Data Anda akan tersimpan dengan aman di cloud dan dapat diakses kapan saja dan di mana saja, yang juga meminimalkan risiko kehilangan data yang sering menjadi kekhawatiran dalam migrasi.

6. Sesuai dengan Regulasi Lokal

Sebagai produk yang dikembangkan di Indonesia, Mekari Jurnal sangat memahami kebutuhan bisnis dan regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Hal ini berguna dalam memastikan kepatuhan yang lebih baik pasca-migrasi dan mengurangi potensi masalah terkait pelaporan pajak atau kepatuhan lainnya.

Mekari Jurnal menyederhanakan proses dan pencatatan laporan keuangan melalui migrasi data akuntansi yang cepat dan mudah. Anda dapat mencoba Mekari Jurnal untuk memastikan finansial bisnis Anda berjalan baik dan efektif, didukung oleh sistem pemindahan data akuntansi yang mudah.