Sistem Pembukuan Double Entry: Pengertian, Cara Kerja, Manfaat dan Contoh

Dinamika ekonomi yang semakin kompleks telah menuntut setiap entitas bisnis untuk membangun fondasi pencatatan keuangan yang berintegritas dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

Dalam konteks ini, sistem pembukuan berkembang menjadi standar pencatatan yang berperan strategis memantau kesehatan finansial dan memitigasi risiko kesalahan manusia.

Sistem pembukuan double entry atau entri ganda muncul sebagai solusi atas struktur pencatatan yang sistematis, dan kemajuan teknologi digital saat ini telah mengubah teknik pencatatan manual di atas kertas menjadi proses otomatisasi yang semakin efektif.

Apa Itu Double Entry Accounting?

Sistem pembukuan double entry muncul pertama kali dalam publikasi karya Luca Pacioli pada tahun 1491 dengan memegang prinsip utama dualitas, di mana setiap transaksi ekonomi memiliki dua sisi yang saling mengimbangi.

Prinsip ini mencerminkan hukum kekekalan dalam ekonomi, di mana setiap sumber daya yang masuk ke dalam perusahaan (aset) harus memiliki asal-usul yang jelas, baik itu berasal dari kewajiban kepada pihak luar (liabilitas) maupun kontribusi dari pemilik (ekuitas).

Berbeda dengan sistem single entry yang hanya mencatat arus kas masuk dan keluar secara linear, sistem double entry menangkap gambaran utuh dari sebuah transaksi.

Misalnya, ketika perusahaan membeli sebuah kendaraan operasional, sistem ini tidak hanya mencatat uang yang keluar, tetapi juga mencatat penambahan aset berupa kendaraan.

Hal ini memberikan transparansi yang jauh lebih besar terhadap posisi kekayaan bersih perusahaan di setiap titik waktu.

Baca Juga: Cara Simpel Sistem Pembukuan Akuntansi Perusahaan

Hubungan dengan Persamaan Akuntansi

Setiap sistem pembukuan double entry beroperasi di atas satu rumus fundamental yang kita kenal sebagai persamaan akuntansi.

Persamaan ini harus selalu dalam keadaan seimbang atau balance dalam setiap transaksi yang dicatat, dan jika tidak, mengindikasikan terjadi kesalahan dalam proses pencatatan.

Untuk persamaan akuntansi biasanya menggunakan rumus dasar berikut:

Aset = Liabilitas + Ekuitas

Lalu, pengembangan lebih lanjut muncul dengan memperluas cakupan pendapatan dan beban yang akan memengaruhi ekuitas pada akhir periode akuntansi:

Aset = Liabilitas + Ekuitas + (Pendapatan – Beban)

Bagaimana Cara Kerja Sistem Pembukuan Double Entry

Struktur akun dalam sistem double entry dikategorikan secara sistematis dengan setiap kategori memiliki perilaku debit dan kredit yang unik, ini dikenal dengan “Golden Rule of Accounting“.

Golden Rule of Accounting adalah tiga aturan dasar dalam setiap transaksi keuangan, berdasarkan jenis akun yang terlibat.

Agar lebih mudah memahami aturan ini, simak tabel berikut:

Bagi praktisi pemula dan menengah, secara harfiah debit berarti sisi kiri dan kredit berarti sisi kanan.

Peningkatan pada akun aset dicatat di sisi debit (kiri) karena aset berada di sisi kiri persamaan akuntansi. Sebaliknya, peningkatan pada liabilitas atau ekuitas dicatat di sisi kredit (kanan) karena posisinya berada di sisi kanan persamaan tersebut.

Baca Juga: Penggolongan Akun dalam Akuntansi Beserta Contohnya

Dari Jurnal Umum hingga Neraca Saldo

Selanjutnya kita akan membahas mekanisme operasional dari sistem pembukuan double entry dalam memastikan seluruh data keuangan terekam secara sistematis.

1. Identifikasi dan Analisis Transaksi

Proses pertama dimulai dengan mengidentifikasi setiap transaksi bisnis dan menganalisis akun mana yang terkena dampak.

Akuntan harus memahami apakah transaksi akan bersifat meningkatkan atau menurunkan aset, liabilitas, atau ekuitas.

Jika analisis salah, seluruh proses pembukuan berikutnya akan menghasilkan informasi yang menyesatkan.

2. Penjurnalan

Tahap penjurnalan adalah langkah di mana akuntan akan mencatat transaksi setelah analisis selesai ke dalam jurnal umum secara kronologis.

Jurnal umum penting dalam siklus akuntansi karena berfungsi sebagai catatan historis asli dari seluruh aktivitas keuangan perusahaan.

3. Posting ke Buku Besar

Data yang sudah tercatat dengan rapi di jurnal umum kemudian akan dipindahkan (atau diposting) ke buku besar sesuai masing-masing akun yang relevan.

Buku besar berisi kumpulan chart of account yang merangkum semua perubahan selama periode berjalan dan memberikan visibilitas terhadap likuiditas perusahaan.

Baca Juga: Tahapan Pencatatan Transaksi Keuangan Menjadi Buku Besar

4. Penyusunan Neraca Saldo (Trial Balance)

Dalam setiap akhir periode, saldo akhir dari setiap akun di buku besar akan dikumpulkan ke dalam neraca saldo untuk memverifikasi total debit sama dengan total kredit.

Ketidakseimbangan biasanya muncul ketika ditemukan adanya kesalahan penulisan angka, posting ke sisi yang salah, atau salah rumus matematika.

Hal ini dapat diminimalisir melalui adopsi sistem berbasis digital yang memberikan peringatan instan jika input tidak seimbang.

Analisis Mendalam Contoh Pencatatan Transaksi Double Entry

Lalu, bagaimana cara kerja sistem pembukuan double entry dalam mencatat transaksi?

Di bawah ini akan menyajikan berbagai simulasi pencatatan dari berbagai skenario bisnis yang bisa ditemukan ketika berbisnis.

Skenario 1: Penanaman Modal dan Pendanaan

Ketika seorang pemilik usaha memulai bisnis atau melakukan ekspansi dengan menyuntikkan modal, atau ketika perusahaan mendapatkan pinjaman dari perbankan nasional, pencatatan harus mencerminkan penambahan likuiditas dan asal sumber dana tersebut.

Pencatatan transaksi akan diatur sebagai berikut:

Dalam transaksi pinjaman bank, perusahaan menerima aset berupa kas, namun di saat yang sama menanggung kewajiban hukum untuk mengembalikan dana tersebut beserta bunganya di masa depan.

Skenario 2: Siklus Pendapatan dan Beban Operasional

Pencatatan ini terjadi ketika dalam perusahaan dagang dan jasa ketika aktivitas utama melibatkan penjualan produk atau pemberian layanan kepada pelanggan.

Lebih lanjut, terdapa pengeluaran biaya utilitas dan gaji karyawan sebagai kebutuhan oeprasional harian.

Pencatatan transaksi akan diatur sebagai berikut:

Melalui sistem double entry, pencatatan beban yang vital dalam menentukan profit bisnis tercatat secara rinci akan terlihat langsung dampaknya pada penurunan saldo kas dan peningkatan total beban pada laporan laba rugi.

Skenario 3: Pengadaan Aset dan Persediaan

Perusahaan seringkali harus membeli aset tetap untuk mendukung produksi atau membeli barang dagangan untuk dijual kembali.

Transaksi ini bisa dilakukan secara tunai maupun kredit.

Pembelian aset tetap seperti mesin secara tunai tidak mengubah total aset perusahaan, melainkan hanya mengubah bentuk aset dari yang sangat likuid (kas) menjadi aset produktif jangka panjang (mesin).

Analisis menjadi penting agar pengelolaan arus kas tidak terjebak dalam masalah likuiditas meskipun total aset besar.

Baca Juga: Memahami Sistem Pencatatan Akuntansi: Fungsi, Manfaat, dan Jenis-jenisnya

Perbandingan Single Entry vs Double Entry

Memilih sistem pembukuan yang tepat adalah keputusan strategis yang bergantung pada skala bisnis, kompleksitas transaksi, dan visi pertumbuhan perusahaan ke depan.

Jika ingin melihat perbedaan antara sistem pembukuan single entry dan double entry, berikut adalah tabel perbandingan untuk memudahkan dalam memahaminya.

Kesimpulan

Di tengah dinamika bisnis yang semakin kompleks dan tuntutan akuntabilitas yang semakin tinggi, sistem pembukuan double entry menjadi fondasi wajib bagi entitas usaha dalam memberikan visibilitas keuangan secara objektif dan menyeluruh.

Namun, seiring meningkatnya volume transaksi dan kompleksitas bisnis, penerapan double entry secara manual menjadi semakin tidak efisien dan berisiko tinggi terhadap human error.

Di sinilah peran teknologi akuntansi modern hadir sebagai solusi terhadap digitalisasi pembukuan yang efektif dalam aktivitas bisnis sehari-hari.

Mekari Jurnal menghadirkan solusi yang relevan dengan memungkinkan proses penjurnalan, posting ke buku besar, hingga penyusunan neraca saldo dilakukan secara otomatis, real-time, dan konsisten sesuai kaidah akuntansi yang berlaku, mendorong penyusunan laporan keuangan 95% lebih cepat.

Coba gratis sekarang dan rasakan pertumbuhan bisnis yang signifikan!

Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Referensi:

Investopedia, “Understanding Double Entry in Accounting: A Guide to Usage”.

WallStreetMojo, “Double Entry Meaning”.