Memahami Sistem Pencatatan Akuntansi: Fungsi, Manfaat, dan Jenis-jenisnya Sistem pencatatan akuntansi menjadi bagian yang paling vital dalam sebuah perusahaan karena berfungsi untuk menyimpan data seputar informasi keuangan bisnis secara komprehensif. Baik perusahaan baru maupun yang sudah besar (enterprise), memiliki sistem pencatatan yang akurat dan detail merupakan sebuah faktor kunci kesuksesan dalam berbisnis. Ada banyak komponen yang tercatat di dalamnya, mulai dari aset, kewajiban, utang & piutang, biaya, dan pendapatan. Seluruh komponen ini tentunya akan menjadi acuan dasar untuk menyusun laporan keuangan yang akurat, sehingga sistem pencatatan akuntansi tidak bisa dikesampingkan dalam operasional bisnis. Berikut penjelasan selengkapnya mengenai sistem pencatatan akuntansi yang perlu Anda ketahui! Apa Itu Pengertian Sistem Pencatatan Akuntansi? Sistem pencatatan akuntansi adalah sebuah prosedur untuk mengumpulkan, merekam, memroses dan menyajikan data yang berkaitan dengan transaksi perusahaan secara sistematis dan terstruktur. Salah satu tujuan utama dari menerapkan sistem ini adalah membentuk catatan yang akurat mengenai seluruh aktivitas keuangan perusahaan serta menggambarkan kinerjanya secara transparan. Melalui adanya sistem pencatatan ini, manajemen dapat memonitor, mengukur, dan membuat keputusan strategis yang lebih tepat. Fungsi Sistem Pencatatan Akuntansi Sistem pencatatan akuntansi berperan besar tidak saja untuk kebutuhan internal, namun juga eksternal. Laporan keuangan yang dipublikasikan kepada publik seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas dibutuhkan oleh investor maupun kreditur untuk menilai kesehatan keuangan dan kemampuan bisnis suatu perusahaan. Di sisi lain, laporan keuangan internal digunakan oleh manajemen untuk melakukan evaluasi performa bisnis, mengidentifikasi tren keuangan, serta merencanakan strategi jangka panjang. Selain untuk itu, sistem pencatatan akuntansi juga berfungsi untuk melacak transaksi, juga sebagai acuan data untuk menyusun laporan keuangan. 1. Melacak Transaksi Bisnis Melalui pencatatan yang terstruktur dan terdokumentasi, setiap transaksi keuangan seperti pembelian, penjualan, dan pembayaran dapat dilacak dengan jelas. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua aktivitas keuangan tercatat dengan tepat waktu dan akurat. Selain untuk memastikan aktivitas keuangan, hal ini juga membantu memantau kinerja operasional sehari-hari agar terhindar dari tindakan manipulasi, pencurian, dan tindakan ilegal lainnya. 2. Dasar Pembuatan Laporan Keuangan Dengan memanfaatkan data yang tercatat, sistem ini menghasilkan laporan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini memberikan gambaran komprehensif tentang posisi keuangan perusahaan serta kinerja finansialnya dalam periode waktu tertentu. Informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sangat penting bagi manajemen untuk mengevaluasi kesehatan keuangan perusahaan, membuat keputusan investasi, dan memenuhi kewajiban pelaporan kepada pihak eksternal seperti investor dan pemerintah. Manfaat Menerapkan Sistem Pencatatan Akuntansi bagi Usaha Bagi pemilik usaha atau pengambil keputusan di perusahaan, adanya sistem pencatatan yang ideal memberikan banyak manfaat, seperti: 1. Mengetahui Arus Keuangan Salah satu keuntungan yang signifikan adalah kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan jelas terhadap arus keuangan. Dengan catatan yang sesuai dengan standar akuntansi, semua transaksi keuangan termasuk penggunaan modal, kewajiban, dan lainnya terdokumentasi secara komprehensif. Dengan pendekatan ini, Anda dapat melacak arus keuangan dari bulan ke bulan hingga satu tahun penuh, memungkinkan analisis yang mendalam dan perencanaan yang lebih strategis. 2. Memberikan Gambaran Posisi Keuangan yang Akurat Pemilik bisnis dapat mendapatkan wawasan yang lebih mendalam mengenai posisi keuangan perusahaan mereka. Data-data ini mencakup jumlah modal yang telah diinvestasikan, besarnya utang yang harus dilunasi, serta nilai piutang yang harus dikumpulkan. Adanya data ini dapat memberikan landasan yang kuat untuk membuat keputusan strategis dalam hal investasi, pengembangan bisnis, dan pengelolaan operasional sehari-hari 3. Perhitungan Pajak yang Tepat Pencatatan akuntansi yang lengkap dan akurat secara efektif mendukung bisnis dalam membayar pajak secara akurat dan tepat waktu. Dengan menjaga catatan keuangan yang terstruktur dan teratur, pemilik usaha dapat dengan jelas menilai jumlah penghasilan bersih perusahaan. Informasi ini tidak hanya membantu dalam menentukan besaran pajak yang harus dilaporkan kepada otoritas pajak, tetapi juga memungkinkan mereka untuk memenuhi semua kewajiban perpajakan sesuai jadwal yang ditetapkan. Simak lebih lanjut: Manfaat Penerapan Akuntansi Bagi Bisnis di Indonesia 5 Bentuk Catatan Akuntansi Mengutip dari Investopedia, untuk mencatat data akuntansi terdapat beberapa jenis berdasarkan fungsinya, yaitu bukti transaksi, jurnal, buku besar, neraca saldo, dan laporan keuangan. 1. Bukti Transaksi Transaksi adalah titik awal dalam pencatatan akuntansi. Ini merupakan peristiwa yang memicu seluruh proses untuk merekam pembelian, penjualan, penyusutan, dan kegiatan lain yang melibatkan item-item yang ditransaksikan oleh suatu perusahaan. Bukti transaksi yang direkam oleh perusahaan seperti nota, kwitansi, cek, dan faktur. 2. Jurnal Jurnal merupakan buku catatan yang mencatat semua transaksi dan keluar masuk kas. Catatan dalam jurnal mencakup semua kegiatan perusahaan secara keseluruhan atau dibagi ke dalam jurnal-jurnal yang berbeda untuk berbagai bagian atau jenis transaksi. Adanya jurnal penting untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan akurat dan sistematis sehingga perlu pembaruan secara rutin. 3. Buku Besar Buku besar merupakan penguraian transaksi dari jurnal ke dalam akun-akun yang telah ditentukan, yang memudahkan pengelompokan dan pengkategorian transaksi dalam persiapan neraca saldo dan laporan keuangan. 4. Neraca Saldo Neraca saldo merupakan ringkasan dari seluruh transaksi debit dan kredit dalam siklus akuntansi perusahaan. Proses ini penting karena semua entri harus seimbang. Ketidakseimbangan bisa mengindikasikan kesalahan yang perlu diperbaiki atau bahkan adanya potensi penipuan. 5. Laporan Keuangan Laporan keuangan adalah dokumen akhir yang menggabungkan semua informasi dari dokumen-dokumen akuntansi lainnya. Nantinya laporan keuangan ini diserahkan kepada publik dan badan-badan regulasi untuk peninjauan. Analis investasi menggunakan laporan keuangan ini untuk mengevaluasi kinerja perusahaan, sementara badan regulasi memeriksanya untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang kondisi perusahaan. Komponen Sistem Pencatatan Akuntansi Sistem pencatatan akuntansi terdiri dari beberapa komponen penting yang saling melengkapi. Hal ini bertujuan agar sistem dapat berjalan sesuai dengan perencanaan dan tujuan yang ingin dicapai dalam penerapannya. Terdapat tiga komponen dalam sistem pencatatan akuntansi, yaitu metode pencatatan, pengendalian internal, serta perangkat lunak. 1. Metode Pencatatan Metode pencatatan mengacu pada cara transaksi keuangan direkam dalam pencatatan akuntansi. Terdapat dua metode utama yang penting yaitu metode basis kas dan metode akrual. Metode basis kas akan mencatat transaksi uang ketika uang sudah diterima atau berpindah tangan. Sedangkan metode akrual akan mencatat walaupun terlepas dari kapan uang benar-benar diterima atau dibayarkan. Pilihan metode ini mempengaruhi bagaimana pendapatan dan biaya direkam, akurasi laporan keuangan, dan evaluasi performa keuangan perusahaan. 2. Pengendalian Internal Pengendalian internal merujuk pada prosedur dan kebijakan yang digunakan untuk memastikan keakuratan informasi keuangan serta mencegah kecurangan. Langkah-langkahnya meliputi pembatasan akses ke sistem akuntansi, pembagian tugas antara pencatatan dan verifikasi transaksi, serta pemeriksaan internal yang terjadwal. Implementasi pengendalian internal yang efektif dapat melindungi kekayaan perusahaan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan memperkuat kejujuran laporan keuangan. 3. Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dapat digunakan adalah perangkat lunak yang sudah menerapkan sistem akuntansi dan pengelolaan keuangan. Melalui perangkat lunak akuntansi, sistem dapat merekam transaksi keuangan, menghasilkan laporan keuangan, dan menyediakan analisis keuangan secara lebih cepat, mudah, dan akurat. Salah satu perangkat lunak akuntansi yang bisa Anda gunakan adalah Mekari Jurnal. Mekari Jurnal sudah menunjang sistem berbasis otomatisasi yang dapat menyederhanakan proses audit dan pelaporan keuangan. Selain itu, Mekari Jurnal juga sudah terintegrasi dengan fitur SCM, sistem POS dan perbankan untuk kemudian operasional bisnis. Tunggu apalagi? Coba sekarang dan rasakan pertumbuhan bisnis yang lebih baik! Konsultasi dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! Tips Melakukan Pencatatan Akuntansi Pada dasarnya, mencatat transaksi untuk kebutuhan akuntansi tidaklah begitu sulit. Perlu adanya pengelolaan waktu dan tenaga karena diperlukan fokus agar tidak terjadi kesalahan ketika proses perekaman data. Agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang dapat mengganggu informasi yang tercatat Berikut tips yang bisa Anda ikuti untuk mencatat akuntansi, dalam hal ini ke buku besar, agar pengelolaan bisa lebih efektif. 1. Mengumpulkan Bukti Transaksi Untuk memulai proses pencatatan transaksi keuangan secara efektif, pertama adalah mengumpulkan semua bukti transaksi yang relevan. Bukti ini mencakup bukti penerimaan, bukti pembayaran, dan dokumen pendukung transaksi lainnya. 2. Memverifikasi Keabsahan Transaksi Verifikasi ini penting untuk menghindari potensi kecurangan, terutama di tengah kemajuan teknologi yang memungkinkan pembuatan bukti transaksi palsu. Anda bisa memastikan secara detail kepada pihak yang berkaitan agar memastikan bahwa data yang masuk ke dalam sistem pencatatan akuntansi sudah benar. 3. Saatnya Mencatatkan Transaksi Keuangan Selanjutnya yaitu mencatat informasi tersebut ke dalam jurnal harian. Jurnal ini merupakan catatan sistematis yang mengikuti urutan kronologis dari setiap transaksi yang dilakukan. Fungsinya mencakup pencatatan transaksi berdasarkan bukti yang ada serta waktu kejadian transaksi. Semua pencatatan dalam jurnal merupakan hasil dari analisis bukti-bukti yang tersedia dan berfungsi sebagai panduan untuk melakukan posting debit atau kredit ke buku besar. 4. Posting Transaksi ke Buku Besar Setelah mencatat transaksi dalam jurnal, langkah berikutnya adalah melakukan posting ke dalam buku besar dengan mengikuti prosedur berikut: Transfer tanggal transaksi dari jurnal ke kolom relevan di buku besar. Pindahkan jumlah debit dan kredit yang tercatat dalam jurnal ke kolom debit atau kredit yang sesuai di buku besar. Catat kode akun pada kolom referensi jurnal sebagai indikasi bahwa transaksi dari jurnal telah dipindahkan ke buku besar. Tulis nomor halaman jurnal di kolom referensi buku besar untuk menunjukkan di mana transaksi tersebut telah dicatat. Proses ini adalah tahapan penting dalam pencatatan transaksi keuangan yang memerlukan ketelitian dan kehati-hatian untuk memastikan akurasi data keuangan perusahaan. 5. Mengecek Kembali Melalui Neraca Keuangan Setelah mencatat transaksi keuangan dengan teliti, langkah berikutnya adalah menyusun neraca. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa jumlah total aktiva (debit) sama dengan total pasiva (kredit). Ketidakseimbangan dapat menunjukkan adanya transaksi yang belum dicatat atau kesalahan perhitungan yang perlu diperbaiki sebelum penyusunan laporan keuangan. Dengan demikian, penyusunan neraca tidak hanya membantu mengurangi risiko kesalahan dalam laporan keuangan, tetapi juga memungkinkan Anda untuk menangani masalah potensial sebelum menjadi lebih kompleks dan memakan waktu. Simak lebih lanjut: Tahapan Pencatatan Transaksi Keuangan Menjadi Buku Besar Tips Memilih Sistem Pencatatan Akuntansi Keberadaan pencatatan akuntansi keuangan berperan dalam memberikan langkah prosedur yang efektif dan ideal dalam merekam data-data penting terkait transaksi perusahaan. Namun, sebagian besar bisnis atau perusahaan yang sudah berkembang ke tingkatan yang lebih maju masih kesulitan untuk mencatat dengan rapi. Oleh karena itu, memilih sistem pencatatan akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda sangat penting untuk menjaga keakuratan, efisiensi, dan kepatuhan. Terdapat beberapa tips dalam memilih sistem pencatatan akuntansi yang ideal. Pertama, identifikasi kebutuhan bisnis Anda. Apakah hanya relevan dengan pengelolaan transaksi saja, atau terintegrasi dengan sistem lain seperti inventaris atau POS. Kedua, sesuaikan dengan kompleksitas bisnis. Misakan, apakah membutuhkan sistem pencatatan yang memungkinkan mencatat transaksi multi-mata uang, atau sistem yang dapat mengelola pembayaran pajak dan gaji secara otomatis. Ketiga, pertimbangkan skala bisnis Anda. Sistem yang baik harus dapat beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis Anda tanpa perlu migrasi ke sistem baru. Pastikan sistem tersebut dapat menangani volume transaksi yang diperlukan saat ini dan di masa mendatang. Keempat, kemudahan pengguna. Pilih sistem yang mudah digunakan oleh staf Anda. Ini penting agar proses pencatatan dan pelaporan keuangan berjalan lancar tanpa memakan waktu yang berlebihan untuk pelatihan dan adaptasi. Memilih perangkat lunak yang dapat mengadopsi seluruh kebutuhan tersebut memang sulit. Namun, jangan berkecil hati, terdapat rekomendasi software yang bisa Anda gunakan di pasaran saat ini. Mekari Jurnal merupakan software akuntansi yang telah terintegrasi dengan berbagai sistem operasional bisnis, mulai dari POS, SCM, dan perpajakan tanpa perlu berpindah sistem. Coba sekarang juga dengan mendaftarkan bisnis Anda, dapatkan free trial selama 7 hari langsung dari kami! Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Investopedia, “Accounting Records: Definition, What They Include, and Types”.
