Apa Itu Surat Penawaran Bisnis dan Berikut 5 Contohnya!

Umumnya keberhasilan suatu penawaran bisnis bergantung kepada rencana dan tentu saja termasuk surat penawaran bisnis yang dibuat.

Lalu bagaimanakan contoh surat penawaran bisnis yang tepat, apa saja yang harus dicantumkan di dalamnya? Simak artikel berikut ini untuk mengetahuinya!

Pelaku bisnis yang sering melakukan transaksi dengan pihak eksternal, akan sangat membutuhkan surat penawaran bisnis. Karena surat itu dapat berguna sebagai salah satu alat yang digunakan untuk marketing perusahaan.

Apa Itu Surat Penawaran Bisnis?

Surat penawaran bisnis adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat untuk kegiatan usaha dengan menawarkan produk dari produsen kepada pelaku usaha lain. Dokumen jenis ini tergolong ke dalam surat resmi yang penting di dalam dunia bisnis.

Tidak hanya digunakan untuk kegiatan bisnis saja, surat ini juga bisa untuk perusahaan yang akan bekerjasama dengan perusahaan lain dalam bidang yang sama.

Secara umum surat akan diterbitkan setelah surat permintaan barang atau jasa dari calon pelanggan kepada distributor. Sehingga distributor akan memberikan surat negosiasi kepada calon konsumen dengan menggunakan surat tersebut.

Dengan begitu, surat penawaran bisnis dapat menjadi media kerjasama dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan bisnis antara distributor dengan konsumen.

Pelaku bisnis perseorangan atau perusahaan baru biasanya menggunakan surat ini dengan tujuan untuk memperkenalkan bisnis atau produk mereka kepada pihak lain.

Dengan cara mencantumkan pemaparan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan, keunggulannya serta rincian harganya.

Surat penawaran bisnis bisa juga diartikan sebagai surat yang berfungsi sebagai perantara dalam menjalankan suatu perjanjian kerjasama dengan pihak eksternal.

Surat ini termasuk ke dalam media promosi yang dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan penjualan dan membantu perusahaan untuk memperluas jaringan bisnisnya.

Secara ringkas, surat penawaran bisnis adalah surat resmi yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli dengan isi berupa penjelasan mengenai perusahaan dan produknya yang ditawarkan dengan maksud untuk meyakinkan calon pembeli sehingga dapat terjadi kerja sama diantara keduanya.

Anda dapat menggunakan aplikasi pencatatan keuangan bisnis Anda maupun sebuah accounting program agar bisnis Anda berjalan dengan lancar.

Ciri-ciri Surat Penawaran Bisnis

Ciri-ciri utama yang harus diperhatikan di antaranya adalah sebagai berikut:

Terdapat informasi penting terkait produk dan rincian harganya dalam surat penawaran
Surat dibuat semenarik dan serapi mungkin agar calon konsumen tertarik dan mudah untuk memahami isinya.
Surat penawaran dibuat dengan format dalam bentuk formal beserta kop surat dan alamat perusahaan.

Tujuan Surat Penawaran Bisnis

Secara garis besar surat ini adalah sebagai media untuk memberikan penjelasan atau deskripsi mengenai suatu produk beserta rincian harganya. Dengan begitu, pihak yang akan diajak kerjasama dapat lebih mudah untuk memahami barang yang ditawarkan.

Selain itu, melalui surat ini perusahaan juga berkesempatan untuk bisa memperkenalkan produk dan bisnis kepada pihak luar sekaligus meyakinkan mereka untuk menjalin hubungan kerjasama yang saling menguntungkan.

Dengan kata lain, surat penawaran bisnis bertujuan sebagai perantara untuk mencapai kesepakatan transaksi antara dua belah pihak yang hendak bekerjasama. Adapun tujuan lainnya adalah sebagai berikut:

Untuk memasarkan produk atau jasa yang hendak dijual kepada konsumen atau pihak lain
Untuk memberikan pengetahuan produk kepada calon pembeli dan pihak lain
Untuk media memperluas jangkauan bisnis sebuah perusahaan

Fungsi Surat Penawaran Bisnis

Sebelumnya telah disinggung dengan singkat mengenai fungsi surat penawaran bisnis yaitu sebagai perantara dalam menjalankan suatu perjanjian kerjasama dengan pihak eksternal. Berikut ini adalah beberapa fungsi lain dari surat penawaran bisnis:

Sebagai media untuk memasarkan produk yang hendak dijual kepada konsumen, agar penerima surat dapat mempelajari terlebih dahulu dan pada akhirnya tertarik untuk membeli produk yang ditawarkan
Sebagai media untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain;
Sebagai media untuk menjangkau calon konsumen yang potensial;
Sebagai media untuk membantu memperluas jangkauan bisnis;
Sebagai media untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan konsumen loyal.

Sifat Surat Penawaran Bisnis

Dalam pembuatan serta penggunaannya, terdapat 3 sifat dasar yang harus diperhatikan agar tidak mengurangi keformalan surat ini. Berikut adalah pemaparan mengenai 3 sifat tersebut:

Terikat

Surat penawaran bisnis memiliki sifat terikat di mana akan menyebabkan suatu perjanjian antara distributor dengan konsumen. Hal tersebut yang kemudian menyebabkan adanya perubahan jumlah produk dan harga produk.

Tidak ditentukan

Surat penawaran memiliki sifat tidak ditentukan, yang berarti ketika terjadi perubahan produk, pihak distributor tidak harus bergantung pada pihak konsumen.

Berjangka Waktu

Sifat surat penawaran bisnis yang terakhir yaitu berjangka waktu, yang artinya penawaran akan terjadi dalam jangka waktu tertentu. Penawaran ini biasanya terjadi dalam bentuk penawaran jasa.

Manfaat Surat Penawaran Bisnis

Manfaat yang diperoleh oleh suatu perusahaan dengan menggunakan surat penawaran produk, diantaranya adalah sebagai berikut:

Dapat digunakan sebagai pembanding antara perkiraan dengan hasil yang nyata
Dapat membantu mengembangkan serta menguji strategi pemasaran yang telah disusun dan memonitor hasil yang diharapkan dari sudut pandang pihak yang lain
Dapat digunakan sebagai alat komunikasi bagi perusahaan untuk memaparkan dan meyakinkan idenya kepada pihak lain secara menyeluruh
Dapat membantu perusahaan untuk berpikir secara kritis dan objektif atas bidang industri yang akan ditekuni;
Dapat digunakan untuk mengidentifikasi adanya risiko di saat genting sehingga memudahkan untuk mengadakan tindakan antisipasi yang tepat
Dapat memberi informasi mengenai potensi pasar dan perkiraan pasar yang mungkin dapat dicapai secara maksimal
Dapat memberikan informasi potensi finansial yang jelas
Dapat digunakan sebagai dokumen ringkas yang mengandung informasi penting dan sebagai bentuk evaluasi finansial perusahaan
Dapat memberikan gambaran mengenai kemampuan sebuah perusahaan untuk memenuhi kewajibannya

Komponen Surat Penawaran Bisnis

Seperti tujuan dibuatnya, maka saat menyusun surat penawaran bisnis perlu memperhatikan beberapa komponen agar dapat meyakinkan calon pembeli terhadap kredibilitas perusahaan dan produk yang ditawarkan. Beberapa komponen tersebut adalah sebagai berikut:

Informasi perusahaan

Dalam surat penawaran bisnis, informasi perusahaan harus menjadi yang paling pertama untuk dicantumkan. Hal ini dapat berupa informasi singkat mengenai perusahaan yang berfungsi untuk memperkenalkan perusahaan kepada calon pembeli.

Informasi tentang perusahaan yang dapat dicantumkan antara lain nama perusahaan, alamat perusahaan dan bidang industri yang digeluti perusahaan.

Barang yang ditawarkan

Komponen kedua yang perlu dicantumkan adalah informasi mengenai barang yang hendak ditawarkan. Informasi ini dapat dicantumkan secara mendetail mulai dari harga barang dan juga stok yang dimiliki agar calon pembeli dapat memperkirakan jumlah pembelian.

Inovasi untuk memantau stok barang Anda secara ringkas gunakan aplikasi stok barang android dari Mekari Jurnal.

Penjelasan mengenai promosi yang dilakukan

Untuk membuat calon pembeli lebih mudah tertarik maka dibuat keistimewaan seperti penggunaan harga promo. Oleh karena itu, harga khusus atau harga promo dapat dipertimbangkan ditawarkan kepada pembeli yang loyal.

Promo yang bisa diberikan dapat berupa potongan harga dengan minimal pembelian jumlah tertentu atau bisa juga dengan gratis ongkir apabila berjualan menggunakan toko online.

Metode pembayaran yang dapat dilakukan

Banyaknya pilihan metode pembayaran juga menjadi salah satu komponen penting untuk disertakan dalam surat penawaran bisnis. Hal ini karena semakin beragam pilihan metode pembayarannya maka akan semakin meyakinkan calon pembeli dengan adanya kemudahan melakukan transaksi.

Lampiran informasi produk

Komponen penting terakhir yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran bisnis agar calon pembeli tertarik dengan barang yang ditawarkan adalah dengan melampirkan informasi produk secara lengkap. Sebaiknya lampiran produk dibuat semenarik mungkin di mata calon pembeli.

Cara Membuat Surat Penawaran Bisnis

Penulisan surat harus dilakukan dengan baik dan benar agar surat dapat mudah dibaca dan dipahami. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran bisnis:

Penulisan surat menggunakan bahasa resmi dan ditulis dengan jelas serta tidak bertele-tele
Di dalam surat wajib mencantumkan identitas pemberi surat penawaran bisnis
Memberikan informasi jenis barang atau jasa yang hendak ditawarkan
Mencantumkan daftar produk beserta harganya dengan jelas, dapat berupa daftar maupun keterangan
Harga yang dicantumkan merupakan harga satuan, misalnya per kilogram, per buah, per lusin, per botol, per kodi dan lain sebagainya
Mencantumkan jenis jasa yang ditawarkan dengan jelas apabila bidang yang ditawarkan adalah jawa.
Mencantumkan alamat tujuan di dalam surat
Mencantumkan nama lengkap, tanda tangan dan stempel perusahaan.

Format Penuliasan Surat Penawaran Bisnis

Surat penawaran bisnis merupakan salah satu surat resmi yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang hendak diperjualbelikan. Oleh karena itu, dalam penulisannya harus sesuai dengan format dan ketentuan surat resmi.

Berikut ini adalah format dan isi yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran bisnis:

Kop surat

Kop surat ini harus dilengkapi dengan informasi mengenai perusahaan yang memberi penawaran. Secara umum kop surat berisi nama perusahaan, alamat perusahaan dan kontak yang digunakan baik nomor telepon maupun email.

Kepala surat

Bagian kepala surat terdiri dari tanggal pembuatan surat, nomor surat lampiran, perihal dan alamat tujuan surat yang akan dikirim.

Pembukaan

Kalimat pembuka dalam contoh surat penawaran bisnis berisi kata salam “Dengan hormat” seperti dalam surat resmi lainnya. Setelah salam, kemudian dilanjutkan dengan penjelasan singkat mengenai alasan dan tujuan dari pengiriman surat penawaran tersebut.

Isi pokok surat

Isi pokok surat akan menjelaskan secara detail mengenai produk dan harga yang ditawarkan kepada calon konsumen.

Penyampaian informasi dalam isi pokok surat apabila terlalu panjang maka harus diletakkan dalam keterangan tambahan dengan bentuk seperti brosur, dokumen katalog, surat-surat resmi dan lainnya pada bagian lampiran.

Bagian penutup

Surat penawaran bisnis dapat ditutup dengan menyampaikan himbauan serta harapan kepada calon pembeli agar lebih tertarik untuk menjalin kerjasama dengan pihak yang memberikan penawaran.

Struktur Surat Penawaran Bisnis

Secara umum struktur dan susunan surat penawaran bisnis dibagi menjadi tiga alinea, di antaranya adalah sebagai berikut:

Alinea pertama

Alinea pertama membahas terkait identitas produk, kualitas dan harga yang ditawarkan serta keterangan lain yang dianggap penting dan mendukung sehingga perlu untuk dituliskan.

Apabila surat penawaran bisnis yang ditulis bertujuan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, maka dalam pembuatannya juga harus sebagai balasan.

Alinea kedua

Pada alinea kedua berisi informasi mengenai cara pembayaran produk, cara packing produk serta membahas terkait harga khusus yang mungkin akan diberikan. Informasi yang terdapat pada alinea kedua ini dapat menyesuaikan dengan keterangan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan.

Alinea ketiga

Alinea terakhir biasanya digunakan untuk membuat ucapan terima kasih serta harapan kepada calon pembeli atau konsumen.

Namun dalam praktek pembuatannya, surat penawaran bisnis tidak selalu persis dengan ketiak struktur diatas, namun dapat diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Contoh Surat Penawaran Bisnis

Surat penawaran barang

(Nama perusahaan)

(Bidang perusahaan)

(Alamat perusahaan)

(Nomor telepon dan/atau alamat email perusahaan)

_______________________________________________

Nomor :……………………………….

Lampiran :………………………………

Kepada

Yth. (Pimpinan perusahaan tujuan)

(Nama perusahaan tujuan)

(Alamat perusahaan tujuan)

SURAT PENAWARAN BARANG

Dengan hormat,

Kami perusahaan bernama (nama perusahaan) yang bergerak di bidang (bidang perusahaan) ingin menawarkan produk kami untuk perusahaan Saudara dengan harga yang lebih murah daripada perusahaan lainnya, dengan kualitas yang lebih baik, modern dan bergaransi. Adapun detail produk yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:

Merk dan warna : (merk dan warna)

Jenis barang : (jenis barang)

Tahun pembuatan : (tahun pembuatan)

Harga : Rp. (harga barang)

Pembayaran : (disesuaikan dengan kebutuhan, dapat secara cash or kredit)

Besar harapan saya agar Saudara tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon 10% untuk pembelian pertama apabila Saudara ingin membeli produk kami nantinya. Untuk informasi lebih lanjut, Saudara dapat hubungi kami ke (alamat, nomor telepon dan email perusahaan)

Atas pertimbangan dan perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Nama terang)

(Posisi di perusahaan)

Surat penawaran kerja sama

(Nama perusahaan)

(Bidang perusahaan)

(Alamat perusahaan)

(Nomor telepon dan/atau alamat email perusahaan)

_______________________________________________

(Tanggal dibuatnya surat penawaran bisnis)

Nomor :……………………………….

Lampiran :………………………………

Kepada

Yth. (Pimpinan perusahaan tujuan)

(Nama perusahaan tujuan)

(Alamat perusahaan tujuan)

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari situs website Bapak/Ibu, maka bersama ini kami dari (nama perusahaan) sebagai distributor utama (bidang perusahaan) bermaksud untuk menjalin hubungan kerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu. Berikut terlampir sistem kerja sama dengan rincian harga barang serta persentase bagi hasilnya, namun apabila terdapat hal-hal yang belum tercantum di dalam surat penawaran ini dapat dikomunikasikan lebih lanjut nantinya, dan kami menunggu keputusan Bapak/Ibu selambat-lambatnya tujuh hari setelah surat ini Bapak/Ibu terima.

Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas pertimbangan dan perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

(Nama terang)

(Posisi di perusahaan)

Surat penawaran umum

(Nama perusahaan)

(Bidang perusahaan)

(Alamat perusahaan)

(Nomor telepon dan/atau alamat email perusahaan)

_______________________________________________

(Tanggal dibuatnya surat penawaran bisnis)

Nomor :……………………………….

Lampiran :………………………………

Kepada

Yth. (Pimpinan perusahaan tujuan)

(Nama perusahaan tujuan)

(Alamat perusahaan tujuan)

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami bermaksud untuk mengajukan surat penawaran produk kami kepada Bapak/Ibu dengan uraian sebagai berikut:

(Nama produk)

Merupakan sebuah produk (penjelasan produk secara mendetail). Produk ini memiliki sejumlah kelebihan untuk (jelaskan kelebihan produk secara mendetail). Adapun harga dari produk ini adalah sebesar Rp. (harga produk) per (satuan produk, bisa buah, biji, botol atau yang lainnya). Bapak/Ibu dapat membandingkan harga regular di pasaran, yang berkisar Rp. (harga perbandingan di pasaran) per (satuan). Harga spesial yang kami tawarkan kepada Bapak/Ibu kami anggap sebagai harga promo, namun untuk kedepannya kami juga tidak akan mematok harga yang terlalu tinggi. Berikut kami cantumkan sample untuk (tujuan diberikannya sample).

Demikian surat penawaran ini kami buat dengan harapan akan terjalin kemitraan yang menguntungkan antara pihak kami dengan pihak Bapak/Ibu. Jika terdapat pertanyaan, silahkan menghubungi kami melalui nomor telepon kantor. Atas perhatian serta pertimbangannya, kami sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,

(Nama terang)

(Posisi di perusahaan)

Surat penawaran jasa

(Nama perusahaan)

(Bidang perusahaan)

(Alamat perusahaan)

(Nomor telepon dan/atau alamat email perusahaan)

_______________________________________________

(Tanggal dibuatnya surat penawaran bisnis)

Nomor :……………………………….

Lampiran :………………………………

Kepada

Yth. (Pimpinan perusahaan tujuan)

(Nama perusahaan tujuan)

(Alamat perusahaan tujuan)

Dengan Hormat

Bersama surat ini kami dari (nama perusahaan) yaitu perusahaan yang bergerak di bidang (bidang perusahaan), bermaksud memberikan penawaran jasa dan layanan kami untuk pemgembangan perusahaan Bapak/Ibu melalui (informasi detail mengenai jasa dan layanan yang ditawarkan).

Demikian surat ini kami sampaikan, kami berharap Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan penawaran in. Oleh karenanya keputusan Bapak/Ibu sangat kami nantikan dengan menghubungi secara langsung melalui E-mail: (alamat email perusahaan) atau HP: (nomor telepon).

Atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

(Nama terang)

(Posisi di perusahaan)

Surat balasan penawaran

(Nama perusahaan)

(Bidang perusahaan)

(Alamat perusahaan)

(Nomor telepon dan/atau alamat email perusahaan)

_______________________________________________

(Tanggal dibuatnya surat balasan)

Nomor :……………………………….

Lampiran :………………………………

Kepada

Yth. (Pimpinan perusahaan tujuan)

(Nama perusahaan tujuan)

(Alamat perusahaan tujuan)

Terima kasih kami atas surat penawaran barang yang Bapak/Ibu kirimkan pada tanggal (tanggal dikirimnya surat penawaran) dengan nomor surat (nomor surat penawaran). Surat penawaran tersebut telah kami terima dan setelah membaca surat beserta brosur yang Bapak/Ibu lampirkan, kami tertarik dengan penawaran barang itu. Namun, kami memohon agar Bapak/Ibu mengirimkan daftar harga, tata cara pembayaran, dan syarat & kondisi yang lengkap. (dapat disesuaikan dengan informasi lanjutan yang ingin diketahui)

Penawaran Bapak/Ibu akan kami pertimbangkan dan setelah diputuskan, maka kami akan segera menghubungi Bapak/Ibu kembali.

Hormat kami,

(Nama terang)

(Posisi di perusahaan)

Artikel di atas adalah cara yang baik dan benar untuk menulis serta 5 contoh surat penawaran bisnis. Rekomendasi aplikasi invoice dan aplikasi laporan keuangan dari Mekari Jurnal yang mampu mengelola faktur bisnis Anda dan laporan keuangan.

Demikian pembahasan dari kami mengenai surat penawaran bisnis. Semoga bermanfaat!