Cara Cerdas Mengontrol Biaya Overhead Agar Lebih Efisien Mengontrol biaya overhead merupakan langkah yang tepat untuk mencegah kerugian perusahaan. Biaya overhead adalah biaya yang muncul akibat kegiatan perusahaan, tapi biaya ini tidak berkontribusi langsung dalam produksi produk atau jasa. Jika tidak dikendalikan dengan baik, biaya-biaya ini dapat membebani operasional perusahaan dan mengurangi profitabilitas. Oleh karena itu, dibutuhkan strategi yang tepat dan terukur untuk mengontrol biaya overhead agar penggunaan sumber daya perusahaan tetap optimal tanpa mengorbankan kualitas dan produktivitas. Untuk informasi mengenai biaya overhead simak artikel dari blog Mekari Jurnal berikut ini. Key Highlights Biaya overhead adalah biaya yang muncul bukan dari operasional utama bisnis, melainkan biaya yang timbul akibat kegiatan yang mendukung berjalannya bisnis. Langkah yang bisa dilakukan untuk mengontrol biaya overhead adalah mengidentifikasi semua pengeluaran, berkolaborasi dengan setiap departemen, menetapkan sistem pembelian yang sesuai, dan menetapkan anggaran sesuai kebutuhan divisi. Mekari Jurnal dapat mengontrol dan menganalisis biaya overhead sehingga pengeluaran perusahaan lebih terkendali dan stabil. Tahukah Anda kalau aplikasi akuntansi online Mekari Jurnal bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Mekari Jurnal sekarang! Pengertian Biaya Overhead Biaya overhead adalah pengeluaran operasional bisnis yang tidak secara langsung terkait dengan proses produksi utama, tapi mendukung proses operasional. Biasanya yang termasuk biaya overhead ialah utilitas, sewa gedung atau fasilitas, pajak, dan asuransi. Mengidentifikasi biaya-biaya ini seringkali membingungkan, terutama mengingat kompleksitas siklus produksi dalam perusahaan manufaktur. Hal ini akhirnya berdampak pada perusahaan tidak bisa mengelola biaya overhead yang mereka miliki dengan baik sehingga menimbulkan kerugian. Kenapa Harus Menjaga Keseimbangan Biaya Overhead? Ketidakmampuan dalam melacak dan mengontrol biaya overhead dapat menjadi sumber kerugian signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk mengambil langkah-langkah yang tepat dalam mengelola biaya overhead perusahaan Anda. Dengan pengendalian biaya overhead yang efektif, perusahaan dapat: Meningkatkan Efisiensi Operasional: Memahami dan mengelola biaya tidak langsung membantu mengidentifikasi area inefisiensi dan potensi penghematan. Meningkatkan Profitabilitas: Pengendalian biaya yang baik secara langsung berkontribusi pada peningkatan margin keuntungan perusahaan. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Informasi biaya overhead yang akurat memungkinkan manajemen membuat keputusan yang lebih tepat terkait penetapan harga, anggaran, dan investasi. Mencegah Kerugian: Dengan pemantauan yang ketat, potensi pemborosan dan pengeluaran yang tidak perlu dapat dihindari, sehingga meminimalkan risiko kerugian. Keberlanjutan Bisnis: Pengelolaan keuangan yang sehat, termasuk pengendalian biaya overhead, merupakan fondasi bagi keberlanjutan bisnis jangka panjang. Baca juga: Contoh Kategori Biaya Overhead Tips Mengontrol Biaya Overhead Dikutip dari Forbes, ada beberapa faktor untuk mengontrol biaya overhead secara bijak. Di bawah ini adalah beberapa tips atau cara mengontrol biaya overhead dengan tepat yang bisa Anda coba: 1. Identifikasi Semua Biaya Overhead Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengidentifikasi seluruh biaya overhead yang ada pada perusahaan. Catatlah dengan rapi setiap beban pada laporan keuangan dan lembar anggaran, selain itu, Anda juga dapat membuat laporan kegiatan produksi. Kemudian, pisahkan antara biaya produksi dan biaya overhead. Dari kelompok biaya overhead tersebut, pisahkan lagi berdasarkan fungsinya seperti pemasaran, administrasi, SDM, dan lain sebagainya. Langkah pertama ini mungkin terlihat sangat ribet untuk dibayangkan. Namun, percayalah ini hanya akan ribet di awal, selanjutnya Anda hanya perlu menyesuaikan masing-masing biaya yang ada. Dengan mengidentifikasi setiap biaya yang ada, akan memudahkan Anda untuk mengontrol atau mengendalikan biaya overhead-mana yang harus dikurangi, dipertahankan atau dihilangkan. 2. Negosiasi Harga dengan Pemasok Cara kedua untuk mengendalikan biaya overhead adalah dengan menegosiasikan harga yang lebih rendah dengan pemasok. Anda dapat mencari pemasok alternatif atau menegosiasikan harga yang lebih baik untuk bahan baku tidak langsung dan perlengkapan kantor, di mana pembelian dalam jumlah besar berpotensi memberikan diskon. 3. Bekerja Sama dengan Kepala Divisi/Bagian Bekerja sama dengan kepala divisi atau bagian akan membantu Anda untuk mengontrol dan mengendalikan biaya overhead. Kepala divisi atau manajer merupakan pihak yang paling mengetahui kegiatan divisi mereka masing-masing. Mintalah kepala departemen atau manajer untuk mengajukan anggaran di setiap awal tahun. Selanjutnya Anda dapat mengevaluasi apakah biaya yang ada diperlukan atau tidak, efektif atau tidak. Setelah itu, Anda juga dapat meminta bantuan kepada divisi atau manajer bagian untuk mencari cara mengurangi biaya tanpa mengorbankan produktivitas, efisiensi dan kualitas. 4. Buatlah Sistem Pembelian Maksud dari langkah ketiga ini yakni Anda perlu membuat sistem atau alur pembelian. Pilih dan tetapkan satu orang yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui pembelian. Sehingga orang tersebut dapat melihat semua biaya yang dianggarkan atau direncanakan. Sebelum menyetujui pembayaran biaya-biaya yang ada, Anda dapat menyeleksi biaya yang dibutuhkan atau melakukan penawaran atas pembelian agar dapat menekan pengeluaran. Dengan demikian biaya overhead akan lebih terkontrol. 5. Menetapkan Tarif yang Berbeda untuk Setiap Divisi Dengan menetapkan tarif yang berbeda untuk setiap divisi atau departemen, maka perhitungan biaya overhead menjadi lebih efisien. Setiap divisi sudah membuat rencana anggaran, selanjutnya tugas Anda mencocokan antara anggaran dan realisasi terhadap biaya yang ada. Dari informasi tersebut, Anda dapat mengendalikan biaya untuk periode selanjutnya. Selain itu, setiap divisi atau bagian juga akan lebih bertanggung jawab terhadap pengeluaran yang dikeluarkan. 6. Optimasi Penggunaan Aset Tetap Langkah selanjutnya untuk mengontrol biaya overhead, Anda bisa mengevaluasi penggunaan aset tetap secara lebih bijak. Caranya yaitu, memastikan aset tetap digunakan secara efisien untuk memaksimalkan nilai dan menunda kebutuhan untuk penggantian atau penambahan aset baru. Dengan melalukan evaluasi aset, Anda bisa memaksimalkan profit yang masuk dan menjaga keseimbangan biaya ovehead yang ditimbulkan. 7. Refinansiasi Utang Refinansiasi pinjaman adalah proses mengganti pinjaman yang sudah ada dengan pinjaman baru yang biasanya memiliki persyaratan yang lebih menguntungkan bagi peminjam. Dalam konteks ini, perusahaan yang memiliki pinjaman dengan suku bunga tetap mempertimbangkan untuk mengambil pinjaman baru dengan suku bunga yang lebih rendah. Jika perusahaan memiliki pinjaman dengan suku bunga tetap, pertimbangkan refinansiasi untuk mendapatkan suku bunga yang lebih rendah, sehinggan menurunkan biaya overhead. 8. Implementasi Kebijakan Penghematan Selanjutnya, Anda bisa menerapkan kebijakan penghematan di seluruh organisasi, seperti pembatasan perjalanan dinas atau penggunaan fasilitas kantor. Cara ini memiliki dampak yang signifikan pada perubahan finansial perusahaan jika diterapkan pada sektor yang menggunakan biaya perusahaan berlebih. Selain itu, langkah ini bisa mengubah keadaan finansial perusahaan menjadi lebih stabil. Rumus Menghitung Biaya Overhead per Unit Jika Anda ingin menghitung biaya overhead yang dialokasikan pada setiap produk atau jasa yang dihasilkan per unit, Anda bisa menggunakan rumus berikut: Contoh Penerapan Rumus: Sebuah pabrik sepatu memiliki total biaya overhead bulanan sebesar Rp 30.000.000 dan menghasilkan 200.000 pasang sepatu dalam bulan yang sama. Baca juga: Cara Menghitung Variabel Costing Peran Teknologi dalam Mengontrol Biaya Overhead Berkat perkembangan teknologi, perhitungan biaya overhead kini dapat dilakukan secara lebih efisien dan akurat melalui pemanfaatan software akuntansi. Otomatisasi Tugas-Tugas Berulang: Banyak tugas operasional yang memakan waktu dan sumber daya dapat diotomatisasi dengan bantuan teknologi. Otomatisasi ini membebaskan karyawan dari pekerjaan manual yang repetitif, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah. Pengurangan Kesalahan Manusia: Tugas-tugas manual sangat rentan terhadap kesalahan manusia, yang dapat mengakibatkan biaya tambahan seperti koreksi data, pengerjaan ulang, penalti keterlambatan pembayaran, atau keputusan yang salah berdasarkan informasi yang tidak akurat. Mengontrol Biaya Overhead dengan Mekari Jurnal Untuk memudahkan Anda menghitung dan mengelola semua biaya yang terjadi dalam perusahaan, Anda dapat menggunakan bantuan software akuntansi seperti Mekari Jurnal. Mekari Jurnal memiliki fitur pembiayaan, di mana Anda dapat mengatur semua biaya yang ada pada bisnis Anda, mengelola biaya, melacak bukti pembayaran, menjadwalkan pembayaran berulang, dan melihat kategori biaya menjadi mudah. Selain fitur pembiayaan, Mekari Jurnal juga memiliki fitur-fitur lain yang dapat membantu Anda mengelola keuangan perusahaan. Tertarik untuk mencoba Mekari Jurnal? Hubungi kami untuk konsultasi sekarang juga!
