Mengenal Sistem Informasi Manufaktur dalam Mengelola Bisnis

Suatu perusahaan didirikan karena menghasilkan produk, baik dalam bentuk barang maupun jasa. Dalam menghasilkan produk pasti ada proses mendesain, pemilihan material, dan sebagainya yang disebut dengan manufaktur. Lalu, apa yang disebut dengan sistem informasi manufaktur?

Sistem informasi tersebut memiliki kaitan dengan pengertian manufaktur yang sekarang lebih dominan, yakni proses produksi menggunakan teknologi atau mesin. Jika masih bingung, silahkan ikuti penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Manufaktur dan Sistem Informasi Manufaktur

Sebelum kita membahas mengenai apa itu sistem informasi dalam perusahaan manufaktur, sebaiknya perlu memahami apa yang dimaksud dengan manufaktur.

1. Pengertian Perusahaan Manufaktur

Manufaktur adalah proses pengubahan bahan baku atau bahan mentah beserta bahan lainnya menjadi suatu barang atau produk dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen.

Awalnya memang istilah ini dapat dipakai baik untuk produksi menggunakan mesin maupun produksi dengan peralatan manual sekalipun tangan. Namun, di masa sekarang istilah manufaktur lebih merujuk kepada perusahaan yang menjalankan produksi dengan mesin dan teknologi tinggi.

Untuk itu, pemahaman akan perusahaan manufaktur lebih kepada perusahaan yang menjalankan proses pengolahan bahan baku hingga menjadi produk dengan teknologi karena jumlahnya sangat besar.

Adapun karakteristik yang bisa dikenali dari perusahaan manufaktur ini antara lain:

• Menggunakan setup atau konfigurasi mesin dengan pembagian kerja yang sudah ditentukan dengan kombinasi tenaga manusia.
• Memiliki biaya produksi yang secara umum terdiri dari tiga jenis biaya, yakni tenaga kerja, biaya bahan baku, serta overhead pabrik atau yang dikenal dengan nama BOP.
• Perusahaan manufaktur menitikberatkan proses produksi pada pengolahan bahan baku atau bahan mentah menjadi produk yang sudah jadi.

2. Pengertian Sistem Informasi Manufaktur

Setelah mengetahui apa itu manufaktur, selanjutnya adalah pembahasan mengenai pengertian sistem informasinya.

Berkaitan dengan pengertian manufaktur tadi, maka bisa dikatakan bahwa yang disebut dengan istilah sistem informasi manufaktur adalah suatu sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi agar data dan sistem informasi fungsional lain dalam perusahaan dapat dihubungkan secara bersamaan.

Melalui dukungan manajemen yang didapatkan dari penggunaan sistem tersebut, pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan dapat dilakukan dengan mudah. Adapun permasalahan yang dimaksud adalah permasalahan yang berkaitan dengan proses input, maupun output dalam manufaktur.

Fungsi dari adanya sistem informasi ini adalah supaya dapat mendukung fungsi dari proses produksi, seperti dalam perencanaan dan pengendalian prosesnya, baik berupa produksi barang ataupun jasa.

Di dalam sistem manufaktur terdapat beberapa model yang dipakai, yakni:

• Input data, yaitu memasukkan informasi baru baik yang berasal dari luar atau secara eksternal maupun yang berasal dari dalam atau secara internal.
• Data internal, yakni semua informasi yang dapat mendukung seluruh proses, seperti mesin, material, sumber daya manusia, transportasi, frekuensi perawatan, dan yang lainnya.
• Data eksternal, yakni semua informasi yang datangnya dari luar perusahaan namun dapat mendukung setiap proses pengolahan data untuk memperoleh informasi yang bermanfaat. Data tersebut antara lain supplier, UMR, kebijakan pemerintah terkait listrik, dan sebagainya.

Fungsi dan Ruang Lingkup Sistem Informasi Manufaktur

Berikut merupakan fungsi dan ruang lingkup yang dimiliki oleh sistem informasi di dalam perusahaan manufaktur.

1. Fungsi Sistem Informasi dalam Perusahaan Manufaktur

Proses yang terjadi di dalam sebuah perusahaan tentunya lebih kompleks, sehingga membutuhkan suatu sistem yang dapat membuatnya menjadi lebih efektif dan efisien. Sistem informasi yang dipakai dalam perusahaan manufaktur yang berbasis komputer menjawab permasalahan ini.

Hal ini karena sistem ini dapat menghubungkan data secara bersamaan dengan sistem informasi fungsional lain yang dimiliki oleh perusahaan.

Di sinilah fungsi tersebut mulai bekerja, yaitu adanya dukungan terhadap manajemen perusahaan untuk memecahkan permasalahan terkait manufaktur produk.

Adapun fungsi utama sistem informasi manufaktur adalah sebagai pendukung proses produksi dari mulai perencanaan hingga pengendalian produksi barang maupun jasa.

Sistem ini juga bisa membantu manajer fasilitas dalam menentukan keputusan yang tepat dalam meningkatkan output.

Hal ini karena adanya sistem yang beroperasi secara real time dan menyediakan data dalam keakuratan yang tinggi dan relevan selama proses produksi. Efisiensi produk juga dapat ditingkatkan berkat adanya pengoptimalan proses produksi.

2. Ruang Lingkup Sistem Manufaktur

Di dalam melakukan otomatisasi dan memastikan proses produksi berjalan sesuai urutan yang benar, maka diperlukan teknologi informasi yang tepat dan cepat. Proses produksi juga di dalamnya menyertakan berbagai macam sistem yang lainnya.

Adapun ruang lingkup sistem informasi manufaktur antara lain sistem perencanaan manufaktur, rencana tenaga kerja, rencana produksi, sistem pengendalian manufaktur, serta rencana kebutuhan bahan baku.

Jika diteliti lebih dalam, maka bisa disebutkan bahwa ilmu mengenai manufaktur ini banyak mengkombinasikan ilmu jurusan teknik mesin, teknik industri, serta teknik informatika.

Subsistem Input dalam Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi dalam perusahaan manufaktur terdiri dari beberapa bagian yang disebut dengan subsistem. Di dalam subsistem tersebut juga terdapat pula bagian-bagian lain, salah satunya subsistem input.

Subsistem input merupakan bagian dari sistem informasi manufaktur yang berupa sistem masukan atau input. Subsistem ini dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Yang disebut dengan sistem informasi akuntansi (SIA) adalah subsistem input yang berfungsi dalam proses pengumpulan data internal. Data internal di sini bisa berupa data operasi manufaktur serta data yang ada di lingkungan.

Sistem informasi manufaktur melalui subsistem ini mempunyai fungsi sebagai informasi penting yang berkaitan dengan transaksi perusahaan dengan pihak pemasok bahan baku atau bahan mentah dalam kebutuhan produksi.

Contohnya, pegawai di bagian produksi memasukkan data ke dalam terminal dengan mengkombinasikan media yang terbaca oleh mesin dan keyboard. Setelah dapat terbaca, selanjutnya data akan ditransmisikan ke komputer pusat agar database terbaru.

Media berupa dokumen tersebut dapat dilengkapi dengan kode atau tanda yang dapat dibaca secara optik, misalnya barcode maupun tanda pensil. Selain itu dapat pula memakai kartu plastik yang berisi catatan bergaris-garis yang dapat dibaca secara magnetis.

Terdapat software akuntansi dari Mekari Jurnal dengan kelebihan sistemnya membuat catatan transaksi perusahaan yang dapat Anda gunakan.

2. Subsistem Intelijen Manufaktur

Subsistem intelijen manufaktur adalah sistem kecil dalam sistem informasi manufaktur yang dapat dipakai untuk mengetahui informasi terkait perkembangan terakhir mengenai aneka sumber material seperti:

• Informasi Pekerja

Informasi mengenai pekerja bermanfaat bagi bagian yang mengatur manajemen manufaktur dalam tugasnya untuk memperhatikan serikat pekerja yang bertugas mengorganisasikan pekerja-pekerja milik perusahaan.

Pekerja tersebut termasuk mereka yang bekerja dengan sistem kontrak, sistem tak berjangka, maupun dengan sistem borongan.

• Sistem Formal

Selain mengawasi serikat pekerja, manajemen manufaktur juga harus menyiapkan permintaan pekerja sebagai cara untuk memulai arus informasi. Permintaan tersebut kemudian akan dikirimkan ke bagian sumber daya manusia (SDM).

Selain melalui permintaan pekerja, informasi juga dapat diperoleh melalui data dari berbagai pihak lain yang menghubungkan perusahaan dengan pihak pelamar.

• Sistem Informal

Sebagian besar arus informasi antara para pekerja dengan bagian manajemen manufaktur sifatnya informal. Adapun yang termasuk informasi tersebut antara lain adalah kontrak harian antara para pekerja dengan manajernya.

3. Subsistem Industrial Engineering (IE)

Subsistem dari sistem informasi manufaktur yang ketiga disebut dengan subsistem Industrial Engineering (IE), yaitu sistem khusus yang dipakai untuk mempelajari kegiatan manufaktur.

Selain itu sistem ini juga dipakai untuk membuat saran perbaikan maupun pemeliharaan. Salah satu contoh pemakaian sistem ini adalah pemakaian data internal perusahaan untuk membantu menetapkan waktu yang dipakai dalam proses produksi perusahaan.

Subsistem Output dalam Sistem Informasi Manufaktur

Subsistem yang kedua adalah subsistem output, yakni suatu sistem informasi yang memiliki hasil bersumber dari bagian produksi serta bagian persediaan dan kontrol kualitas barang.

Subsistem ini dibagi lagi menjadi empat bagian yang lebih rinci, yaitu:

1. Subsistem Persediaan

Subsistem persediaan merupakan bagian sistem informasi manufaktur output yang dapat memberikan data secara autentik, contohnya data mengenai jumlah stok, safety stock, biaya holding, dan hal lain yang merupakan hasil dari proses pengolahan data input.

Hal ini diperlukan mengingat tingkat persediaan perusahaan dapat memberikan gambaran mengenai tingkat investasi. Semakin besar persediaan dan jumlah permintaan pasar besar, maka akan semakin banyak proses produksi yang akan dilakukan.

Fungsi dari subsistem persediaan adalah untuk membantu perusahaan dalam pengukuran tingkat kegiatan produksi serta persediaan bahan baku atau bahan mentah menjadi barang jadi.

2. Subsistem Biaya

Bagian subsistem output dalam sistem informasi manufaktur berikutnya adalah subsistem biaya, yaitu bagian yang berfungsi untuk menilai biaya yang dikeluarkan selama proses produksi berlangsung.

Pengelolaan biaya tentu sangat penting, mengingat tujuan perusahaan adalah memperoleh keuntungan dari hasil penjualan produk. Subsistem biaya pada umumnya berisi semua subsistem lain yang ada di dalam subsistem output, namun tetap dipisahkan.

Tidak disatukannya sistem ini dengan sistem yang lainnya adalah karena unsur pengendalian biaya produksi yang berbeda, yaitu standar kerja yang baik serta sistem pelaporan aktivitas secara detail.

Terkait dengan subsistem biaya, dikenal dua jenis biaya yang ada di dalam proses produksi perusahaan, yaitu:

1. Biaya pemeliharaan, mencakup biaya kerusakan, keusangan, pencurian, pajak asuransi, dan persentase biaya tahunan barang lainnya.
2. Biaya pembelian, mencakup biaya yang keluar untuk pemesanan material, biaya telepon, waktu pembelian, biaya formulir pemesanan pembelian, biaya sekretaris, dan lain sebagainya.

3. Subsistem Produksi

Bagian subsistem output yang berikutnya dinamakan sebagai subsistem produksi.

Seperti namanya, subsistem produksi dalam sistem informasi manufaktur berkaitan erat dengan segala proses yang terjadi dalam setiap bagian kerja atau setiap departemen yang bertugas dalam pengukuran produksi.

4. Subsistem Kualitas

Berkaitan dengan salah satu manfaat dari adanya sistem informasi manufaktur yang dipakai dalam sebuah perusahaan, maka subsistem kualitas ini adalah alasan atau pelakunya.

Subsistem kualitas adalah bagian sistem output yang berkaitan dengan kualitas, aktivitas biaya, waktu, pemilihan pemasok, serta kinerja pekerjaan.

Hal lain yang juga masuk di dalam unsur kualitas antara lain kontrol proses, perawatan, serta spesifikasi produk baik barang mentah maupun produk jadi.

Adapun subsistem ini memiliki fungsi untuk menilai kualitas material saat diproduksi menjadi barang yang sudah jadi. Untuk bisa menilainya, subsistem ini memakai pendekatan Total Quality Management (TQM).

TQM adalah pendekatan manajemen secara keseluruhan perusahaan yang berfungsi untuk membuat perusahaan memiliki keunggulan produk yang penting bagi konsumen. Adapun di dalam TQM ini terdapat beberapa keyakinan dasar yang melandasinya, yaitu:

1. Kualitas ditentukan oleh konsumen dan manajemen yang dipakai.
2. Kualitas dicapai oleh manajemen.
3. Kualitas menjadi tanggung jawab seluruh pihak perusahaan.

Pengendalian Sistem Informasi Manufaktur

Perusahaan dalam menjalankan sistem informasi dalam manufaktur juga memakai pengendalian. Pengendalian ini secara keseluruhan tetap memanfaatkan komputer beserta programnya yang sebelumnya sudah diatur terlebih dahulu.

Adapun pengendalian yang dilakukan terhadap sistem informasi perusahaan manufaktur terbagi menjadi dua, yaitu:

1. Pengendalian Proses

Yang dimaksud dengan pengendalian proses adalah pemakaian komputer untuk mengendalikan proses fisik dari produksi yang tengah berlangsung.

Beberapa di antara contoh proses fisik yang menggunakan pengendalian komputer biasa adalah:

• Penyulingan minyak
• Pabrik kimia
• Pabrik semen, dan lain sebagainya.

Untuk mengendalikan proses ini digunakanlah model matematika untuk menganalisis data. Kemudian analisis tersebut dibangkitkan oleh proses yang tengah berjalan lalu dibandingkan dengan standar atau peramalan permintaan.

Pengolahan data atau pengendalian proses pada sub-proses yang telah dilakukan dengan komputer akan digabungkan dalam suatu network.

Jaringan kerja tersebut telah dipusatkan dengan Manager Station, yakni sebutan bagi komputer server.

Dengan begitu, telah terjadi proses pertukaran informasi antara sub-proses satu dengan yang lainnya dalam suatu inisialisasi kondisi.

Seluruh data masukan akan diolah secara otomatis pada Manager Station untuk menghasilkan output yang berbentuk perintah atau hal lain terkait operasional proses.

2. Pengendalian Mesin

Pengendalian mesin disebut juga dengan Numerical Control, yakni penggunaan komputer untuk mengendalikan gerak pada mesin. Proses produksi pada perusahaan manufaktur banyak sekali yang memakai pengendalian ini.

Numerical Control memakai program komputer yang dapat mengubah data geometri ke dalam kode numerik yang dapat menjadi perintah pengendali kerja mesin.

Pengendalian mesin bisa melibatkan adanya pemakaian mikrokomputer berkemampuan khusus atau Programmable Logic Controllers (PLCs).

Program Numerical Control akan memberikan petunjuk pada alat tersebut yang kemudian dapat dipakai untuk mengoperasikan satu atau lebih peralatan mesin. Contoh pemakaian pengendalian mesin adalah pemakaian peralatan mesin kerja otomatis di dalam proses produksi pabrik.

Manfaat Adanya Sistem Informasi Manufaktur

Dipakainya sebuah sistem tentu memiliki manfaatnya masing-masing bagi hal yang bersangkutan, termasuk sistem yang dipakai di dalam perusahaan manufaktur.

Perusahaan manufaktur umumnya memiliki skala produksi yang besar dan proses yang lebih kompleks dibandingkan perusahaan lainnya.

Oleh sebab itu, perusahaan ini menggunakan sebuah sistem yang dapat mengatasi segala permasalahan kompleks yang dimilikinya, yaitu sistem informasi manufaktur.

Sistem informasi ini setidaknya memiliki 4 manfaat penting, yaitu:

1. Kinerja Lebih Efisien

Proses produksi di dalam sebuah perusahaan besar pastinya memiliki jumlah yang sangat besar. Jika proses tersebut hanya mengandalkan teknologi tanpa adanya sistem yang mengatur, pasti kinerja akan menjadi berat dan berantakan.

Belum lagi jika masalah lain timbul di tengah proses produksi dan mengharuskan adanya penyelesaian secara cepat, maka hal ini bisa menjadi petaka bagi perusahaan. Oleh sebab itu, sistem informasi manufaktur bermanfaat dalam membuat kinerja perusahaan dalam produksi lebih efisien.

Efisien dalam hal ini merujuk pada proses produksi yang lebih cepat, akurat, dan tepat waktu, sehingga dapat sesuai dengan target yang sudah ditentukan sebelumnya. Hal ini karena di dalam sistem tersebut sudah menggunakan teknologi komputer.

2. Mempermudah Kinerja Perusahaan

Dengan kinerja produksi yang lebih efisien, maka secara langsung perusahaan akan lebih terbantu. Perusahaan akan lebih mudah memberikan segala informasi dari titik satu ke titik yang lainnya dan tentunya dalam waktu yang lebih singkat.

Hal ini karena sistem informasi manufaktur mampu mengolah informasi yang diperlukan oleh masing-masing departemen dalam perusahaan, seperti antara departemen persediaan barang produksi dan departemen kontrol kualitas.

Dengan adanya efektivitas dan kemudahan yang diperoleh, maka besar kemungkinan bagi berbagai perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dalam waktu yang lebih cepat, terlebih departemen tertentu memperoleh informasi yang lebih akurat serta terpercaya.

3. Lebih Terstruktur dalam Pengarsipan

Sistem informasi manufaktur menggunakan sistem basis data atau database yang rapi dalam menyimpan arsip data penting perusahaan. Oleh sebab itu, sistem ini memberikan manfaat berupa arsip data perusahaan yang lebih terstruktur sehingga memudahkan kontrol perusahaan.

Selain itu, dengan data yang lebih terstruktur perusahaan juga akan lebih mudah saat hendak menggunakannya untuk mengatasi masalah atau mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan proses produksi.

4. Proses Produksi Lebih Cepat

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, proses produksi dalam perusahaan yang memakai sistem informasi manufaktur akan lebih cepat. Selain lebih terstruktur, sistem ini juga berbentuk robotik fisik, sehingga lebih meminimalisir jumlah bahan baku yang tidak terpakai serta proses produksi lebih tepat.

Itulah mengapa perusahaan manufaktur mampu melaksanakan proses produksi dalam skala besar. Artinya, perusahaan mampu menghasilkan produk dalam jumlah besar yang akan didistribusikan ke konsumen dalam skala besar juga.

Mempelajari sistem informasi manufaktur adalah salah satu langkah tepat belajar mengenai segala hal tentang bisnis. Agar proses bisnis Anda semakin baik jangan ragu untuk menggunakan software akuntansi manufaktur dari Mekari Jurnal.

Semoga bermanfaat!