Panduan Praktis Menyusun Chart of Account yang Mudah dan Sistematis

Bagi seorang pemilik usaha yang baru memulai bisnis, melihat tumpukan nota dan transaksi harian sering kali membuat pusing dan menghambat pencatatan. Mengapa? Karena tanpa adanya “peta” yang jelas, semua transaksi tersebut hanya akan menjadi data acak yang tidak berarti. Maka dari itu dalam dunia akuntansi dan keuangan, peta penunjuk jalan ini disebut sebagai Chart of Account (COA) atau Bagan Akun.

Dalam buku Accounting Principles (13th ed.) menjelaskan bahwa COA adalah sebuah daftar terstruktur yang berisi seluruh akun yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat, mengelompokkan, dan melaporkan transaksi keuangan secara sistematis dalam buku besar (general ledger).

Penyusunan COA yang rapi dan terstandarisasi bukan hanya untuk formalitas administrasi, melainkan fondasi utama dalam menghasilkan laporan keuangan yang akurat seperti Neraca dan Laporan Laba Rugi. Tanpa COA yang baik, sebuah bisnis akan kesulitan memantau arus kas, menganalisis beban operasional, bahkan berisiko melakukan kesalahan fatal saat pelaporan pajak. (Ikatan Akuntan Indonesia (IAI)).

Bagi pemilik usaha kecil, COA membantu anda mengambil keputusan berbasis data (data-driven decision).

Langkah-Langkah Menyusun Chart of Account

1. Identifikasi Jenis Bisnis dan Kebutuhan Spesifik

Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah memahami karakteristik unik dari bisnis yang sedang dijalankan. Kebutuhan akun antara perusahaan jasa misalnya, (studio desain atau konsultan), perusahaan ritel (toko kelontong, e-commerce), dan perusahaan manufaktur (pabrik konveksi) sangatlah berbeda jauh.

Perusahaan jasa tidak memerlukan akun “Persediaan Barang Dagang” atau “Harga Pokok Penjualan (HPP)”, sementara perusahaan manufaktur membutuhkan akun yang jauh lebih kompleks seperti persediaan bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, hingga biaya overhead pabrik.

Contoh Kasus:

Mari kita ambil contoh “Studio Kreatif Rapi” (perusahaan jasa) dan “Toko Kelontong Berkah” (perusahaan ritel). Studio Kreatif Rapi hanya membutuhkan akun pendapatan sederhana seperti “Pendapatan Jasa Desain”. Sebaliknya, Toko Kelontong Berkah wajib memiliki akun “Persediaan Barang Dagang”, “Retur Pembelian”, dan “Harga Pokok Penjualan (HPP)” demi melacak margin keuntungan dari setiap produk fisik yang terjual.

Jika Toko Kelontong Berkah menggunakan COA milik perusahaan jasa, maka mereka tidak akan pernah bisa menghitung nilai persediaan mereka secara akurat dan pembukuan menjadi berantakan.

2. Kategorisasi Akun Berdasarkan Jenis Transaksi

Setelah memahami jenis bisnis Anda, kelompokkan akun-akun tersebut ke dalam 5 elemen dasar akuntansi. Menurut SAK, kelima elemen utama ini adalah struktur baku global yang tidak boleh diubah posisinya, yaitu:

• Aset (Assets): Segala sumber daya dan kekayaan yang dimiliki perusahaan (misal: kas, piutang, perlengkapan, peralatan)
• Kewajiban/Liabilitas (Liabilities): Utang atau kewajiban ekonomis masa kini perusahaan kepada pihak luar (misal: utang usaha, utang bank)
• Ekuitas (Equity): Hak pemilik atas aset perusahaan setelah dikurangi seluruh kewajiban (misal: modal pemilik, laba ditahan)
• Pendapatan (Revenue): Aliran masuk aset atau peningkatan ekonomi yang berasal dari aktivitas utama bisnis
• Beban (Expenses): Arus keluar aset atau biaya yang timbul untuk menjalankan aktivitas operasional demi menghasilkan pendapatan

3. Penomoran Akun Secara Sistematis dan Logis

Penomoran akun atau kode sangat penting agar pencatatan di komputer atau buku besar tidak saling tumpang tindih. Metode yang paling umum dan mudah diterapkan adalah Sistem Numerik (Blok). Accounting Information Systems (14th ed.).

Dalam sistem ini, setiap angka pertama (digit pertama) langsung merepresentasikan kategori besar dari lima elemen akuntansi di atas. Biasanya, format standar yang digunakan adalah sistem 4-digit atau 5-digit, seperti:

• Angka 1 untuk Aset (Contoh: 1000 s.d. 1999)
• Angka 2 untuk Kewajiban (Contoh: 2000 s.d. 2999)
• Angka 3 untuk Ekuitas (Contoh: 3000 s.d. 3999)
• Angka 4 untuk Pendapatan (Contoh: 4000 s.d. 4999)
• Angka 5 untuk Beban (Contoh: 5000 s.d. 5999)

4. Menyusun Daftar Akun Secara Hierarkis (Induk dan Anak Akun)

Untuk memudahkan pembacaan laporan, akun harus disusun bertingkat dari yang paling likuid (mudah dicairkan menjadi uang tunai) hingga akun pembantu yang sangat spesifik. Gunakan konsep Parent Account (Induk) dan Child Account (Sub-Akun/Anak Akun).

Berikut adalah contoh sederhana struktur hierarki pengkodean akun Aset pada bisnis ritel:

5. Pengujian dan Penyesuaian COA Sesuai Kebutuhan

Hindari penomoran akun yang terlalu rapat tanpa jeda. Sebagai contoh, pengkodean kas di 1111 dan piutang di 1112 berpotensi menyulitkan pencatatan jika di kemudian hari perusahaan membuka rekening bank baru. Sebaiknya, berikan ruang atau jeda angka (misalnya melompat per kelipatan 5 atau 10) saat pertama kali menyusun draft COA.

Setelah draft COA selesai dibuat, lakukan pengujian (test drive) dengan memasukkan beberapa contoh transaksi harian nyata untuk memastikan tidak ada transaksi yang membingungkan atau tidak memiliki tempat dalam COA tersebut.

Baca Juga: Akuntansi Makin Fleksibel Dengan Akun Multi-Level

Tips Mempermudah Penyusunan COA

Berikut ini adalah tips singkat untuk anda agar lebih mudah dalam penyusunan COA:

1. Memanfaatkan Software Akuntansi Modern

Bagi pemilik usaha kecil maupun akuntan pemula, menyusun COA tidak harus dilakukan dari nol menggunakan kertas atau spreadsheet. Saat ini, berbagai software akuntansi berbasis cloud seperti Mekari Jurnal telah menyediakan template standar yang bisa langsung diadaptasi sesuai jenis industri, baik itu jasa, dagang, maupun manufaktur.

Pengguna cukup mengaktifkan template tersebut, lalu melakukan modifikasi minor (misalnya menyesuaikan nama bank) agar sejalan dengan kondisi nyata perusahaan.

Coba GRATIS sekarang juga dan rasakan manfaatnya!

Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang!

2. Konsultasi dengan Ahli Akuntansi dan Perpajakan

Meskipun COA terlihat sederhana, klasifikasi akun yang salah dapat berakibat fatal pada perhitungan pajak penghasilan badan atau orang pribadi. Di Indonesia, regulasi perpajakan seringkali membedakan biaya yang boleh dikurangkan (deductible expense) dan biaya yang tidak boleh dikurangkan (non-deductible expense). (BPK RI).

Melakukan konsultasi singkat dengan Akuntan Publik (CPA) atau Konsultan Pajak resmi akan memastikan COA anda tidak hanya taat standar akuntansi (SAK), tetapi juga patuh (compliant) terhadap Undang-Undang Perpajakan yang berlaku.

Baca Juga: 8 Hal Penting Sebelum Membuat Laporan Keuangan!

Kesimpulan

Memiliki Chart of Account (COA) yang terstruktur, rapi, dan mudah dipahami adalah langkah awal yang sangat krusial dalam transformasi bisnis dari pengelolaan tradisional menuju manajemen modern yang profesional. COA yang tertata dengan baik bertindak layaknya cermin yang merefleksikan kesehatan finansial usaha secara transparan dan nyata tanpa distorsi.

Jangan menunda untuk merapikan pembukuan anda. Mulailah menyusun COA sejak dini dengan struktur yang sederhana terlebih dahulu. Seiring berjalannya waktu dan berkembangnya skala bisnis anda, COA tersebut dapat terus disesuaikan dan diperluas secara fleksibel tanpa harus merombak pondasi yang sudah ada. Pembukuan yang rapi adalah kunci utama di balik keputusan bisnis yang tepat.

Referensi

BPK RI, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP).

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). (2016). Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah (SAK EMKM). Jakarta: Dewan Standar Akuntansi Keuangan.

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). (2024). Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Entitas Privat. Jakarta: DSAK-IAI.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2018). Accounting Information Systems (14th ed.). Pearson.

Weygandt, J. J., Kimmel, P. D., & Kieso, D. E. (2019). Accounting Principles (13th ed.). John Wiley & Sons.