Mekari Jurnal
Daftar Isi
7 min read

Sales Order: Pengertian, Manfaat, Contoh, dan Perbedaan dengan Dokumen Serupa

Tayang 20 Feb 2024

Pada proses jual-beli antar bisnis, biasanya Anda sering mendengar beberapa dokumen seperti PO atau purchase order. Namun, ada dokumen lainnya yang tidak kalah penting yaitu sales order.

Sales order sendiri pada dasarnya merujuk pada sebuah dokumen yang mencatat kesepakatan sepanjang transaksi berjalan.

Tidak saja berperan terhadap keberlangsungan proses transaksi, saler order juga membantu penjual dalam mengelola aspek produksi, inventaris, dan pengirimannya.

Yuk, simak lebih dalam mengenai peran dan cara kerja sales order dalam artikel berikut ini.

Apa Itu Pengertian Sales Order

Sales order merupakan dokumen yang mencatat kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai pembelian suatu produk atau jasa.

Dokumen ini mencakup secara detail format pesanan pembelian mulai dari jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, metode pembayaran dan pengiriman serta syarat-syarat yang berkaitan lainnya.

Nantinya, sales order akan menjadi landasan dalam menjalankan siklus rantai komando supply chain perusahaan dalam memproduksi dan memenuhi permintaan pelanggan.

Detail pesanan yang telah tercatat akan membantu dalam merencanakan barang pesanan untuk memastikan bahwa barang sesuai dengan yang diharapkan dan sampai dengan tepat waktu.

Melalui fungsinya sebagai instruksi bagi departemen terkait untuk mengelola pesanan, sales order menjadi bagian vital dalam menjaga efisiensi dan akurasi tidak saja penjualan namun juga operasional bisnis.

Fungsi dan Manfaat Sales Order untuk SCM

Fungsi sales order tidak hanya terbatas pada catatan transaksi, tetapi juga mencakup aspek manajemen persediaan, produksi, dan pengiriman.

Sales order membantu perusahaan untuk merencanakan produksi dan persediaan dengan lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Selain itu, sales order menjadi acuan dalam menyusun jadwal pengiriman, memastikan bahwa produk atau jasa diterima oleh pelanggan tepat waktu sesuai dengan perjanjian.

Dengan demikian, pemahaman mendalam tentang definisi dan fungsi sales order sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Itulah tujuan dan manfaat yang dapat Anda rasakan pada supply chain management jika berhasil menjalankan proses sales order dengan efisien. Di sisi lain, beberapa manfaat lain yang bisa Anda rasakan, seperti:

  • Pengelolaan dokumentasi untuk kebutuhan akuntansi perusahaan dapat terkelola lebih rapi.
  • Mengetahui rincian perjalanan pesanan sehingga dapat menggambarkan seberapa efisien performa supply chain perusahaan.
  • Menghindari dan meminimalisir terjadinya human error akibat pencatatan yang tidak detail.
  • Membangun merek dagang yang dapat dipercaya karena memiliki proses bisnis dengan reputasi yang baik.
  • Meningkatkan rasio profitabilitas karena dapat terhindar dari permasalahan yang dapat dihindari.
  • Meningkatkan volume penjualan produk dan loyalitas pelanggan.

Apa saja format dan contoh sales order?

Format Sales Order Secara Umum

Format detail pesanan yang terdapat di dalam sales order biasanya cukup bervariasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Secara garis besar, isi dalam sales order berkaitan dengan informasi lengkap mengenai subjek transaksi (penjual dan pembeli), waktu pemesanan, deskripsi barang, beserta total harga dan metode pembayarannya.

Agar Anda tidak bingung lagi, berikut adalah beberapa elemen dalam format sales order yang paling umum ada sebagai gambarannya terlebih dahulu.

1. Informasi Penjual Barang – Bisnis dan Perusahaan

  • Nama bisnis dan perusahaan.
  • Alamat bisnis dan perusahaan.
  • Nomor kontak yang bisa dihubungi.
  • PIC/ Penanggungjawab.

2. Informasi Pelanggan

  • Nama pelanggan.
  • Alamat pelanggan.
  • Nomor kontak yang bisa dihubungi.

3. Informasi Waktu Transaksi

  • Detail waktu mulai dari hari, tanggal, dan tahun (jam menyesuaikan kebutuhan).

4. Deskripsi Barang

  • Nama barang atau jasa yang dipesan.
  • Kode barang (jika ada).
  • Jumlah yang dipesan.
  • Harga per unit.
  • Total harga untuk setiap item.

5. Deskripsi Pembayaran

  • Metode pembayaran (contoh: tunai, transfer bank, kartu kredit).
  • Syarat pembayaran (contoh: pembayaran penuh di muka, pembayaran setelah pengiriman).

6. Informasi pengiriman pelanggan

  • Metode pengiriman.
  • Biaya pengiriman.
  • Estimasi waktu pengiriman.
  • Durasi pengiriman hingga sampai ke lokasi pemesan.

7. Keterangan Tambahan (Opsional)

  • Nomor referensi unik untuk mengidentifikasi pesanan.
  • Tanda tangan dan stempel toko untuk bukti validitas.
  • Lampiran dokumen pendukung lainnya.

Itulah beberapa poin yang paling utama dan penting harus ada dalam sebuah sales order, untuk contoh formatnya dapat Anda lihat lebih jelasnya sebagai berikut.

Contoh Bentuk Form Sales Order Bisnis atau Perusahaan

Nantinya, bentuk form sales order umumnya akan menjadi seperti berikut:

Contoh sales order
Sumber: scribd.com
Contoh sales order
Sumber: scribd.com

Bagi Anda yang ingin membuat sales order lebih mudah dan cepat, Anda bisa menggunakan template yang dapat Anda temukan dengan mudah di internet, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

Sumber: template.net
Sumber: template.net
Sumber: template.net

Bisa melihat dari beberapa contoh dan template sales order perusahaan tersebut, mencantumkan format-format yang dijelaskan sebelumnya.

Oleh karena itu, sebelum Anda menerapkan dokumentasi transaksi ini, ada kalanya merincikan format yang dibutuhkan oleh perusahaan terlebih dahulu.

Simak lebih lanjut: Download File Template Nota Kosong, Format Word dan Excel

Contoh Form Sales Order di Excel

Biasanya, cara yang paling sederhana untuk membuat sales order melalui Excel. Untuk contohnya dapat Anda lihat sebagai berikut.

Contoh format sales order pada excel atau spreadsheet

Download Contoh Template Excel Sales Order

Manfaat Otomasi Sales Order untuk Mengurangi Error

Saat ini mayoritas bisnis kecil maupun sedang merintis masih menjalankan proses administrasi sales order secara manual.

Bagi bisnis pada skala ini, mungkin menjalankan proses secara tradisional masih lebih dari cukup. Namun, bagi bisnis dengan skala menengah dan enterprise, proses ini tentunya dapat menghambat laju volume transaksi dan dapat berakibat pada pertumbuhan bisnis yang melambat.

Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk menunjang pekerjaan dengan perangkat lunak yang dapat menjangkau proses pembuatan sales order dengan berbasis otomatis.

Pada proses manual, kesalahan dapat dengan mudah terjadi ketika pesanan dimasukkan ke dalam sistem dengan tangan atau ketika informasi disalin dari satu sistem ke sistem lainnya.

Melalui sales order berbasis otomatis, segala risiko yang dapat terjadi dapat diminimalisir atau bahkan dihilangkan.

Ini dapat memastikan bahwa segala informasi yang terinput dalam pesanan dapat verifikasi dengan cepat, dan dapat mengurangi risiko human error lain seperti kesalahan ketik atau duplikasi pesanan.

Di sisi lain, pelanggan juga dapat mengakses dan melacak secara real-time status barang pesanannya. Melalui informasi dengan akses yang mudah dan terjangkau, mampu meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Pada dasarnya, adanya sistem otomatis sales order dapat membantu dalam meningkatkan akurasi, mengurangi kesalahan yang menyebabkan pelanggan tidak puas, serta tingkat turnover atas retur barang yang menurun.

Simak lebih lanjut: Alur Transaksi Pembelian untuk Aktivitas Bisnis yang Lebih Rapi

Apa Itu Sales Taking Order?

Sales taking order (Sales TO) sebenarnya merupakan seseorang yang memiliki tanggung jawab untuk melakukan pencatatan pesanan dalam transaksi penjualan secara detail dan lengkap.

Umumnya, pekerjaan yang berkaitan dengan sales akan berkaitan erat dengan menjualkan barang. Namun, untuk bidang ini, sales TO lebih ke merekomendasikan barang yang tersedia di toko.

Sales TO biasanya akan berhubungan langsung dengan calon pelanggan/pelanggan dan meneruskan barang yang diminta ke pihak perusahaan.

Lalu, apa saja tugas dari sales taking order? Simak rinciannya sebagai berikut.

  1. Tugas yang paling utama adalah mencatat secara detail dan lengkap mengenai pesanan pelanggan.
  2. Menjembatani pihak pelanggan dengan pihak bagian produksi perusahaan mengenai barang yang ingin dipesan.
  3. Membangun hubungan yang baik dengan pelanggan, mulai dari membantu merekomendasikan barang, promo yang sedang aktif, hingga kritik dan saran.
  4. Membantu memastikan ketersediaan, kondisi, dan kualitas barang yang terdapat di toko.

Adapun, rata-rata keterampilan dan kemampuan yang harus dimiliki oleh sales taking order seperti komunikatif, teliti, rajin, dan persuasif.

Simak lebih lanjut: Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Kesimpulan

Itulah penjelasan singkat mengenai peran sales order dalam siklus transaksi penjualan bisnis dan perusahaan.

Selain itu, terdapat penjelasan juga mengenai siapa itu sales taking order beserta fungsi dan cara kerjanya.

Pada dasarnya, dalam proses transaksi penjualan tentunya akan berkaitan dengan pembuatan sales order yang penting bagi bidang operasional Anda untuk menelusuri kebutuhan yang pemesan inginkan secara detail.

Pemesan juga terbantu karena dapat mengetahui sudah sampai mana pesanan dirinya berada. Namun, masih cukup terbatas karena tidak bisa mengaksesnya secara real-time.

Oleh karena itu, perusahaan khususnya pada skala menengah dan besar akan lebih efektif jika sudah menerapkan sales order berbasis otomatis.

Pertumbuhan perusahaan juga akan semakin efisien jika sudah menerapkan sistem akuntansi dan keuangan bisnis yang berbasis otomatis, dan Anda bisa menemukan hal ini jika mulai menggunakan software akuntansi Mekari Jurnal.

Mekari Jurnal sudah dilengkapi dengan fitur yang lengkap mulai dari pencatatan transaksi dan penyusunan laporan keuangan berbasis otomatis, manajemen invoice, hingga analisis keuangan berbasis AI.

Sistem yang sudah berbasis cloud juga memudahkan Anda dalam menjangkau data Anda secara cepat, mudah, dan realtime.

Apakah Anda tertarik? Segera daftarkan perusahaan Anda sekarang! Jika masih ada pertanyaan lainnya, silahkan klik tombol di bawah ini.

Saya Mau Bertanya Ke Tim Mekari Jurnal Sekarang!

 

 

 

Referensi:

Accountingtools. “Sales order definition”.

B2Be, “Order Automation To Improve Accuracy And Customer Satisfaction Of Sales Orders”.

Kategori : Business Management
Kelola Keuangan Lebih Optimal, Dapatkan Penawaran Terbatas Ini
Jurnal software akuntansi terpercaya

 

Dapatkan free trial sekarang!

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal
Kelola Keuangan Lebih Optimal, Dapatkan Penawaran Terbatas Ini
Jurnal software akuntansi terpercaya

 

Dapatkan free trial sekarang!

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal