Ketika Anda menjalankan bisnis, Anda harus menjalankan bisnis tersebut dengan penuh rasa tanggung jawab, dan dapat memaksimalkan waktu agar semakin produktif. Namun mengingat pelaku bisnis memiliki kesibukannya sendiri seperti melakukan pertemuan dengan klien dan agenda rapat lainnya. Adanya hal tersebut, pelaku bisnis harus mampu memanajemen waktunya dengan cara membuat daftar kegiatan, menentukan prioritas, dan lain sebagainya.

Ada beberapa hal yang sering dilakukan saat bekerja, tetapi tanpa disadari hal tersebut adalah kegiatan yang dapat membuang waktu jika dilakukan secara berlebihan. Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang bisa membuang waktu Anda, dan cara memperbaikinya.

Pemeriksaan Email

Seringkali saat Anda memproses sebuah email Anda akan merasa bahwa sedang menangani sesuatu. Namun saat masuk ke kotak email Anda kemungkinan besar Anda hanya menunda-nunda apa yang harusnya Anda lakukan pada email tersebut. Secara tidak langsung, Anda membuang waktu yang signifikan pada email. Bahkan, survei menyatakan bahwa kebiasaan membuka email harian memakan waktu lebih dari lima jam. Hal tersebut sangatlah membuang waktu sia-sia yang harusnya Anda bisa melakukan pekerjaan yang lebih prioritas daripada menangani email tersebut.

Untuk memperbaiki kebiasaan tersebut, Anda perlu membatasi waktu saat Anda mengakses email, dengan cara membuat daftar jam yang diperlukan untuk memeriksa email dalam satu hari. Jika Anda ingin memeriksa email setiap jam atau lebih tidak apa, karena penarikan email memang diperlukan. Kuncinya agar tidak dilakukan secara berlebihan yaitu, menjadikan kegiatan “periksa email” sebagai bagian dari daftar tugas Anda seperti yang lainnya. Hal ini untuk memastikan Anda tidak meremehkan jumlah waktu yang Anda habiskan.

Menjelajahi Website dan Media Sosial

Penggunaan media sosial adalah hal yang wajar. Namun ketika Anda mencari informasi dengan menjelajahi website dan media sosial dengan waktu yang cukup lama tentu akan membuang waktu Anda, dan hal itu tidak bisa Anda biarkan.

Untuk memperbaiki hal tersebut, Anda perlu melacak waktu online Anda. Untuk mengenali masalah tidak ada cara lain selain dengan mengukurnya. Setelah Anda mengetahui tingkat kebiasaan berselancar daring Anda, Anda bisa mengambil langkah-langkah untuk menghentikannya, seperti menambahkan aplikasi yang membuat Anda tanpa pikir panjang pergi dari satu situs ke situs lainnya.

Saat Anda online untuk mencari informasi namun akhirnya teralih ke informasi lainnya yang tidak diperlukan. Maka untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu mencatat hal-hal yang ingin dicari, lalu tentukan waktu untuk mencari informasi tersebut.

Mengadakan Rapat

Mengadakan rapat tentu menghabiskan waktu yang cukup banyak. Menurut perkiraan, Anda menghabiskan setengah dari waktu Anda untuk melakukan pertemuan rapat. Namun, tidak semua rapat buruk, tapi ada baiknya Anda mengetahui apakah rapat tersebut bermanfaat atau membosankan. Untuk memperbaiki perihal tersebut, Anda dapat menulis mengenai apa yang salah dengan rapat, ada dua fokus yang harus diperhatikan, yaitu;

Pertama, perhatikan dengan saksama pada saat standing meeting. Rapat tim setiap senin pagi mungkin bermanfaat, namun kemungkinan besar tidak baik.

Kedua, meskipun menyenangkan jika mendengar pembaruan status semua orang, mengirimkan melalui email adalah pilihan yang lebih baik daripada rapat. Namun, jika email akan menyebabkan banyak kebingungan atau membuka kesalahpahaman serta perdebatan, maka membuat jadwal untuk rapat akan lebih baik.

Jika akhirnya memutuskan untuk mengadakan rapat. Maka, buatlah agenda dan kirimkan ke semua orang yang bersangkutan untuk mengetahui topik diskusi yang akan dirapatkan. Pastikan Anda menyertakan batas waktu pada setiap hal yang diagendakan, agar semua orang fokus dan rapat selesai tepat waktu.

Mengikuti Banyak Pengembangan Profesional

Saat Anda berkeinginan untuk meningkatkan profesionalisme, Anda akan menjelajahi web untuk podcast, buku, blog, webinar yang ditujukan untuk industri Anda. Hal tersebut tentu saja baik, namun hal tersebut akan menghabiskan banyak waktu. Mulanya yang diharapkan meningkatkan profesionalisme, namun sebenarnya Anda bahkan tidak melakukan pekerjaan apapun.

Bagaimana memperbaiki hal tersebut? Coba ikuti praktik-praktik terbaik dan terbaru, yang mana Anda juga bisa mendapatkan relasi calon pelanggan dan pekerjaan klien. Anda bisa menyisihkan waktu tertentu seperti setiap minggu atau setiap bulan, untuk fokus pada pengembangan profesional. Anda juga bisa menyimpan file artikel yang relevan, podcast, maupun grup diskusi untuk diperlajari pada waktu yang sudah Anda jadwalkan.

Manajemen Mikro Karyawan

Saat Anda merekrut karyawan baru, artinya Anda memiliki pekerjaan yang perlu didelegasikan, dan Anda mempercayai karyawan tersebut. Namun, tak jarang pemilik usaha menginginkan hal-hal yang dilakukan dengan cara tertentu. Bahkan hal tersebut membuat pemilik usaha menghabiskan waktu untuk mengamati dan mengulangi pekerjaan yang telah dikerjakan oleh karyawannya. Dengan begitu, hal tersebut tidak hanya merusak karyawan, tapi juga membuang-buang waktu dan energi Anda yang seharusnya bisa digunakan untuk melakukan tugas lain.

Untuk memperbaiki hal tersebut, ketika Anda sebagai pemilik bisnis menginginkan pekerjaan tersebut dilakukan dengan cara tertentu. Sebaiknya, Anda membuat daftar tugas atau langkah-langkah spesifik yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Dengan membuat manual proses, maka Anda bisa menggunakannya untuk melatih karyawan berikutnya. Yang perlu Anda ketahui, meskipun Anda menyukai hal-hal yang dilakukan dengan cara tertentu, kemungkinan karyawan memiliki ide-ide mereka sendiri. Bisa jadi, ide tersebut lebih efisien, maka jangan ragu untuk bertanya apakah karyawan Anda memiliki saran yang lebih efektif untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Melakukan Hal Perfeksionis

Proposal yang telah dibuat mungkin terlihat hebat, tetapi akan terlihat lebih baik jika Anda hanya men-tweak ikon satu sentuhan. Selain itu, menggunakan font yang berbeda, dan bisa ditambahkan anekdot pelanggan.

Hal di atas adalah sebuah perlakuan perfeksionis yang harus dihindari. Karena, selesai akan lebih baik dari pada sempurna. Lalu, bagaimana untuk memperbaiki hal tersebut? Pada dasarnya, jika Anda mengatakan bahwa semuanya bisa jadi sedikit lebih baik, tetapi apakah ada orang selain Anda yang memperhatikan? Saat pekerjaan Anda hampir selesai, lebih baik Anda langsung menyimpannya dan lihat kembali satu atau dua hari kemudian. Setelah itu, Anda bisa menganalisis apakah ada sesuatu yang salah besar atau tidak. Jika ada, perbaiki dengan segera.

Apabila hanya terdapat masalah kecil yang membutuhkan waktu lebih dari 10 menit untuk memperbaikinya, tetapi hanya Anda yang menyadarinya. Maka, anggaplah pekerjaan tersebut sudah bagus dan bisa langsung Anda kirim. Bahwasanya, pekerjaan yang menurut Anda buruk akan selalu berdampak buruk pada Anda. Jika fokus pada hal-hal yang hampir tidak terlihat tentu akan menghabiskan waktu. Terutama saat Anda membuat perubahan yang pada dasarnya tidak mempengaruhi apapun.

Pencarain Vendor dan Update Proses

Dengan melakukan audit secara berkala guna mengetahui apakah penyedia layanan dapat menawarkan persyaratan yang lebih baik. Juga, Anda dapat mengkonsolidasikan layanan dengan satu vendor yang membuat Anda lebih mudah dalam mengelola hubungan dan tagihan. Namun, setiap proses baru akan dilengkapi dengan kurva belajar. Maka, Anda ingin memastikan Anda tidak sedang mencoba sesuatu yang baru hanya untuk perubahan.
Untuk memperbaiki hal tersebut, jika Anda merasa bahwa Anda bisa mendapatkan lebih banyak uang untuk mendapatkan yang lebih baik. Maka, tanyakan pada pengusaha lainnya untuk melihat program mana yang mereka gunakan untuk berbagai kegiatan.
Apabila seseorang yang kamu percaya sudah melakukan kerja keras, tidak ada alasan untuk melakukan itu semua sendiri. Dan, hal ini selalu menjadi yang terbaik untuk mengotomatisasi semua yang Anda bisa, dari janji temu hingga pengingat faktur.

Mempelajari Hal Baru

Menghabiskan waktu untuk mempelajari sesuatu yang tidak Anda kuasai adalah pemborosan waktu yang sangat besar. Walaupun ada istilah “pakai banyak topi” namun jika hal tersebut dipelajari tanpa dinikmati, maka tidak akan masuk. Untuk memperbaiki hal tersebut, Anda perlu mengetahui kesukaan Anda. Misalnya, Anda tertarik dengan website, kalau begitu Anda dapat meneruskan sampai tingkat tertentu. Namun, jika Anda mencoba mendesain newsletter Anda sendiri tapi terus merusaknya. Maka artinya, Anda tidak melakukan apapun dengan mencoba menghemat uang untuk mempelajari hal baru tersebut. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa mencari orang yang lebih baik dalam melakukan pekerjaan yang Anda tidak kuasai.

Selain itu, Anda juga bisa temukan sistem online seperti Jurnal untuk membantu tugas-tugas akuntansi bisnis Anda. Jurnal dapat membantu Anda dalam pembuatan laporan keuangan secara lengkap dan akurat. Kemudahan dalam memonitor kelangsungan bisnis kapan saja dan di mana saja bisa Anda dapatkan dengan Jurnal. Untuk info lebih lanjut mengenai Jurnal dan berbagai fitur lainnya, dapat Anda lihat di sini.

Author