Format: PDF Download Isi form ini untuk download template Detail informasi Anda 0 - 300 juta > 300 juta - 2,5 miliar > 2,5 miliar - 15 miliar > 15 miliar - 50 miliar > 50 miliar - 250 miliar > 250 miliar Form Name GCLID Device Type Dengan klik tombol "Unduh", saya menyetujui Kebijakan Privasi Mekari. Unduh TOR atau Term of Reference dapat Anda temukan saat membuat sebuah proyek yang melibatkan pihak lain. Istilah yang sering juga disebut dengan KAK (Kerangka Acuan Kerja) ini merupakan dokumen singkat yang diserahkan ketika mengikuti sebuah tender atau aanwijzing sebuah proyek. Bagi Anda yang baru memulai sebuah proyek, berikut Mekari Jurnal memiliki penjelasan lengkap tentang TOR, kerangka dokumennya, dan contoh dokumen TOR. Contoh Format TOR yang Bisa Anda Download Sebagai panduan Anda untuk membuat TOR, template di atas merupakan contoh format TOR yang bisa Anda unduh. Dalam file tersebut, terdapat dua contoh TOR yang sering digunakan dalam bisnis, misalkan TOR untuk kegiatan seminar pendidikan dan TOR untuk proyek infrastruktur. TOR kegiatan pendidikan lebih kurang memuat judul, latar belakang acara, tujuan, metode kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan anggaran biaya. Perbedaan TOR kegiatan biasanya ada pada metode yang terdiri dari pre-event, in-event, post-event, dan jenis event yang diadakan. Sedangkan format TOR untuk proyek infrastruktur umumnya memuat spesifikasi teknis. Seperti bahan baku, dimensi, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Baca Juga: Contoh Laporan Keuangan Kegiatan Rapat Koordinasi Beserta Template Apa Itu Pengertian TOR (Term of Reference)? Mengutip kamus Merriam-Webster, TOR adalah serangkaian penjelasan mengenai apa yang harus diselesaikan dan dipertimbangkan terhadap suatu pekerjaan tertentu. Definisi tersebut lebih-kurang sama dari sisi bisnis, TOR merupakan dokumen resmi yang menjelaskan aspek-aspek kegiatan meliputi tujuan, tahapan, dan anggaran suatu proyek. TOR sendiri dibuat oleh pihak penyelenggara atau pemilik proyek untuk diketahui dan diserahkan kepada pihak pelaksana yang akan mengerjakan proyek tersebut. Dengan kata lain TOR menjembatani dua belah pihak untuk sama-sama saling memahami kebutuhan dan tujuan proyek. Kapan TOR Dibuat? Dalam konteks bisnis, TOR biasanya dikirimkan oleh klien atau pemilik proyek kepada pelaksana saat proses tender, khususnya saat aanwijzing atau proses penjelasan proyek. Saat proses ini, para pelaksana yang mengikuti tender menjadikan TOR sebagai referensi untuk membuat proposal yang akan diserahkan kembali ke pihak pemilik proyek. Baca Juga: Ini Dia Panduan Lengkap Menyusun Proposal Usaha Hubungan Anggaran dan TOR Perlu diketahui, di dalam TOR selain detail kegiatan terdapat juga pagu atau batas anggaran proyek yang akan dikerjakan. Sebagai pihak pelaksana, anggaran yang dibuat di dalam proposal tidak boleh melebihi anggaran yang sudah diatur di dalam TOR. Hal ini pun menjadi salah satu penilaian dari pemilik proyek yaitu bagaimana pelaksana dapat menyelenggarakan kegiatan dengan anggaran seefisien mungkin dan tidak melebihi pagu. Jenis-Jenis TOR (Term of Reference) Umumnya ada dua jenis TOR yang digunakan yaitu TOR korporasi dan TOR pemerintahan. Apa perbedaannya? 1. TOR Korporasi TOR korporasi dibuat lebih fleksibel dan dibuat berdasarkan kebutuhan proyek yang ingin dijalankan. Selain itu, pihak pelaksana dapat melakukan penyesuaian aktivitas atau detail proyek selagi tidak melebihi pagu anggaran. Aspek penilaian pemilik proyek tidak hanya berdasarkan anggaran tetapi kreativitas dan aspek lainnya. Terakhir, TOR juga diserahkan kepada pelaksana saat proses aanwijzing bukan melalui tender. 2. TOR Pemerintah TOR pemerintah memiliki struktur dokumen yang lebih baku sesuai dengan peraturan institusi dan undang-undang. Pihak pelaksana dipilih melalui tender dan wajib menyertakan sertifikasi profesi saat proses tender berlangsung.Pihak pelaksana juga tidak bisa mengubah aktivitas dan detail kegiatan proyek yang diselenggarakan. Apa Saja Isi Dokumen TOR? Dokumen Term of Reference (TOR) diawali dengan judul yang memuat nama kegiatan atau proyek yang akan dijalankan. Kemudian diikuti dengan susunan berikut ini. 1. Latar Belakang Berisi tentang informasi singkat tentang event, proyek, atau aktivitas yang akan dibuat, termasuk informasi tentang penyelenggaranya. Bagian ini juga mencantumkan visi dan misi dari kegiatan termasuk hal-hal yang melatarbelakangi proyek ini.Namun beberapa format TOR memisahkan latar belakang dengan visi dan misi. 2. Tujuan Proyek Berisi tentang tujuan dan target yang ingin dicapai melalui proyek ini. Di sini Anda bisa membuat target kualitatif dan kuantitatif. Contoh menentukan tujuan proyek: Kuantitatif: Penjualan mencapai Rp5.000.000 per hari, Peserta diikuti 1.000 orang. Kualitatif: Meningkatkan awareness peserta terhadap risiko penyakit dalam. 3. Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope of Work) Ruang lingkup pekerjaan menjelaskan tugas dan tanggung jawab utama pihak pelaksana secara singkat. Di bagian ini juga ditulis peran dari masing-masing pihak baik penyelenggara maupun pelaksana. 4. Metode atau Spesifikasi Kegiatan Bagian metode bisa dikatakan merupakan yang menggambarkan seluruh rincian, cara, dan detail lainnya terkait proyek yang akan dikerjakan. Detail yang ditulis berbeda-beda tergantung proyek yang dijalankan. Bahkan tidak sedikit yang menyebut bagian metode sebagai spesifikasi proyek. Umumnya metode mencakup beberapa hal yaitu: Ketentuan proyek. Spesifikasi sumber daya yang dibutuhkan. Mekanisme pekerjaan. Informasi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dilakukan. Pada dasarnya, bagian ini memuat detail informasi proyek yang akan dikerjakan dan setiap proyek memiliki struktur yang berbeda-beda. 5. Jadwal Proyek dan Kegiatan Memuat jadwal proyek dimulai dan berakhir sekaligus rentang waktu proyek dimulai sejak pelaksana ditunjuk. 6. Persyaratan dan Kualifikasi Memuat persyaratan dan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh penyelenggara untuk melaksanakan proyek. Misalnya jumlah tenaga kerja, jumlah pengalaman, persyaratan dokumen, dan kompetensi. 7. Logistik dan Anggaran Bagian terpenting kedua pada dokumen TOR yaitu logistik dan anggaran biaya yang dibutuhkan untuk membuat proyek. Sebagai calon penerima proyek, hal ini wajib Anda perhatikan khususnya pagu atau batas atas anggaran yang dibutuhkan. 9. Penutup Bagian penutup berisi informasi tambahan. Mencakup informasi cara penyerahan proposal, deadline penyerahan, dan kontak penyelenggara yang bisa dihubungi. Selain bagian-bagian di atas, beberapa penyelenggara juga memuat lampiran berisi referensi dan guideline yang dapat membantu pelaksana dalam menyelesaikan proyek. Namun perlu diperhatikan juga, bahwa tidak semua dokumen TOR memiliki format yang sama tergantung proyek apa yang akan dilaksanakan. Baca Juga: Panduan Lengkap Menyusun Anggaran Komprehensif untuk Perusahaan dan UMKM Tujuan dan Manfaat TOR Pembuatan TOR memiliki tujuan dan manfaat. Berikut tujuan penyelenggara proyek membuat TOR, yaitu: Dalam konteks penyelenggaraan proyek yang membutuhkan pihak ketiga, TOR membantu penyelenggara memilih vendor pelaksana secara efektif Sebagai panduan lengkap untuk semua pemangku kepentingan. Sebagai media komunikasi antara penyelenggara dan pelaksana. Sebagai Salah satu bukti tanggung jawab atas penyelenggaraan proyek. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatan. Sementara manfaat penyusunan TOR bagi pihak yang berkepentingan adalah sebagai berikut Membantu proses pengambilan keputusan. Memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan efektif. Memudahkan koordinasi antar-tim. Membantu pihak yang berkepentingan mengendalikan risiko. Baca Juga: Memahami Enterprise Risk Management (ERM): Konsep, Manfaat, dan Implementasi Cara Membuat TOR yang Baik Berikut panduan langkah-langkah membuat TOR yang baik: Pastikan Anda memahami tujuan dan kebutuhan proyek yang akan dijalankan. Konsultasikan setiap aspek proyek dengan pihak-pihak internal yang terlibat. Misalnya bagian keuangan dan SDM. Identifikasi stakeholders yang akan terlibat. Misalnya vendor pelaksana, peserta, pemilik venue, komunitas, bahkan pihak berwenang jika perlu. Buat struktur TOR sesuai dengan kebutuhan dan ditulis dengan jelas dan tidak bertele-tele. Pastikan struktur TOR dibuat secara berurutan sesuai dengan struktur semestinya. Jangan menggunakan bahasa normatif dan pastikan seluruh informasi ditulis secara detail dan terukur. Anda bisa menggunakan metode SMART saat membuatnya. Ulas kembali TOR yang sudah dibuat dan konsultasikan dengan pihak internal. Masukkan lampiran jika proyek yang akan dikerjakan kompleks dan sulit dipahami oleh kandidat pelaksana. Misal: proyek pembangunan booth, Anda bisa melampirkan referensi ukuran dan tata letak tempat. Gunakan format TOR secara konsisten untuk proyek serupa. Itulah penjelasan mengenai fungsi, tujuan, isi, cara membuat, dan contoh template dalam membuat Term of Reference (TOR), semoga artikel ini dapat membantu! Referensi: RGPM, “How to write a terms of reference with template & examples”.