Studi Kasus Implementasi ERP: Pelajaran dan Manfaat untuk Perusahaan

Highlights

        ERP berperan strategis dalam mengintegrasikan seluruh proses bisnis lintas departemen secara real-time dan otomatis
Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, menekan biaya operasional, dan mempercepat pengambilan keputusan berbasis data
Strategi mitigasi menjadi langkah penting ketika menghadapi hambatan seperti resistensi karyawan, data tidak konsisten, dan budget yang berlebih
Mengimplementasi ERP yang tepat adalah ketika fitur dan modul dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik tiap bisnis

    

Efisiensi pengelolaan data dan koordinasi lintas departemen kini menjadi fondasi strategis bagi perusahaan modern dalam memenangkan persaingan pasar.

Salah satu alat pendukung yang paling tepat untuk mencapai pengelolaan data dan koordinasi lintas departemen adalah ERP atau Enterprise Resource Planning.

Platform ini dapat menghubungkan seluruh departemen terkait secara mulus, real-time, dan berbasis digital.

Untuk mengetahui bagaimana implementasi ERP dapat menjawab tantangan bisnis terkini, mari kita belajar langsung melalui studi kasusnya yang akan dipaparkan dalam artikel Mekari Jurnal berikut ini.

Pengertian ERP dan Peran Strategisnya

Sistem ERP adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis utama, mulai dari keuangan, supply chain, penjualan, hingga hubungan pelanggan dalam satu platform terpadu.

Dari konteks akuntansi sendiri, ERP memainkan peran penting dalam membangun fondasi bisnis berlandaskan digital yang menghubungkan seluruh transaksi keuangan seluruh departemen secara real-time dan otomatis ke dalam sistem akuntansi.

Bagi perusahaan modern skala menengah dan besar, ERP sudah menjadi kerangka digitalisasi bisnis yang membangun efisiensi sekaligus menghemat biaya operasional.

Struktur dasar yang paling ideal untuk sebuah sistem ERP adalah adanya integrasi data antara:

Proses Produksi ↔ Pemantauan Persediaan ↔ Sistem Keuangan

Komponen Utama ERP

Sistem ERP mencakup berbagai modul atau fitur unggulan sebagai komponen untuk menjalankan fungsi sebagaimana mestinya.

Umumnya, komponen utama pada sistem ERP mencakup:

Buku Besar sebagai pusat pencatatan transaksi keuangan lintas departemen dan menjadi dasar laporan keuangan
Accounts Payable yang mencatat kewajiban pembayaran kepada pemasok dan memastikan arus kas tetap sehat
Accounts Receivable yang berfungsi memantau tagihan pelanggan agar pendapatan dapat terealisasi tepat waktu
Manajemen Inventaris sebagai pusat pengendalian stok milik perusahaan dengan menjaga nilai, ketersediaan, dan biaya penyimpanan tetap optimal
Modul Produksi yang menyediakan perencanaan produksi melalui BOM dan work order, kemudian memantau proses dan output dari produksi
Integrasi dengan HRM yang menghubungkan data keuangan terkait data karyawan, penggajian, dan absensi secara terpusat
Dasbor Analitik yang berfungsi untuk memantau dan melacak kinerja seluruh operasional bisnis secara real-time dalam satu platform
Membuat Laporan Keuangan Otomatis, data yang tersimpan di database akan digunakan secara otomatis untuk membuat laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan
Analisis Berbasis AI, menyajikan insight bisnis yang cepat dan mendalam, serta mudah dipahami karena menggunakan visual yang interaktif
Dukungan Integrasi yang Luas, mulai dari sistem pembayaran, API terbuka, ekosistem Mekari, serta aplikasi pihak ketiga lainnya

Modul atau fitur-fitur tersebut menjadi komponen utama yang umumnya dapat ditemukan pada aplikasi ERP terintegrasi, salah satu contohnya yang menjadi rekomendasi adalah Mekari Jurnal ERP.

Jika tertarik atau ingin bertanya lebih lanjut, silahkan klik tombol di bawah ini sekarang juga!

Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang!

Contoh Studi Kasus Implementasi ERP

Berikut terdapat tiga contoh studi kasus implementasi ERP dari beberapa sektor besar di Indonesia.

Harapannya melalui studi kasus ini, para pemilik mendapatkan gambaran mengenai solusi dari tantangan bisnis dan langkah-langkah sistematisnya.

1. Sektor Manufaktur

Tantangan yang dihadapi: PT. Mega Komponen Industri merupakan sebuah produsen komponen otomotif yang saat ini sedang menghadapi beberapa tantangan kompleks.

Sistem produksi dan persediaan yang terfragmentasi
Stok bahan baku sering tidak akurat
Lead time produksi yang panjang
Keterbatasan visibilitas dalam proses produksi dan persediaan

Empat tantangan ini meningkatkan biaya operasional serta kepuasan pelanggan yang menurun akibat jadwal pengiriman yang sering terlambat/tertunda.

Solusi yang diterapkan:

Perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan ERP berbasis cloud sebagai solusi manufaktur yang mencakup modul produksi, persediaan, dan keuangan secara terpadu.

Langkah implementasi yang dilakukan sebagai berikut:

Analisis proses bisnis untuk mengidentifikasi bottleneck, potensi, dan peluang bisnis
Merancang arsitektur ERP dengan integrasi data real-time antar departemen
Melakukan migrasi data persediaan dan produksi lama ke sistem baru, dengan cleansing dan validasi data agar akurat sebelum go-live.
Pelatihan karyawan produksi, gudang, dan logistik untuk penggunaan sistem serta manajemen perubahan (change management)

Capaian implementasi:

Setelah menjalankan proses implementasi selama 12 bulan, perusahaan mulai merasakan beberapa catatan positif pada performa operasional.

Siklus operasional berjalan lebih efisien sekitar 40% baik dari segi waktu, biaya, dan tenaga
Akurasi stok persediaan yang semula hanya 74%, meningkat hingga 97%
Waktu siklus produksi dari bahan baku tiba hingga produk jadi berkurang hingga 25%
Pengiriman yang sering terlambat menjadi hilang dan kepuasan pelanggan meningkat 35%

2. Sektor Ritel

Tantangan yang dihadapi: Sebuah perusahaan bernama Maju Jaya merupakan perusahaan industri ritel yang memiliki 30 outlet di beberapa wilayah di Indonesia.

Seiring ekspansi perusahaan yang kian besar, kini Maju Jaya menghadapi beberapa batasan dalam pengelolaan bisnis, mulai dari:

Stok yang tidak konsisten antar toko
Promosi dan harga yang berbeda-beda tanpa kontrol terpusat
Perputaran stok yang cenderung lambat
Data penjualan yang terlambat sampai ke kantor pusat

Lalu, apa yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi hal ini?

Solusi yang diterapkan:

Setelah memetakan berbagai aspek kebutuhan bisnis serta tujuan yang diharapkan, Maju Jaya kemudian menjalankan langkah solutif berikut:

Mengimplementasikan sistem ERP ritel berbasis cloud yang terdiri dari modul persediaan, promosi, penjualan multi-channel, dan keuangan
Memusatkan database pelanggan dan transaksi dalam sistem
Menyusun standarisasi alur bisnis di seluruh outlet, baik promosi, stok, dan laporan keuangan
Menyediakan wadah pelatihan dan workshop untuk memaksimalkan change management

Capaian implementasi:

Barulah manajemen melihat terdapat perubahan yang signifikan, di mana pada sembilan bulan pertama:

Biaya persediaan turun sekitar 20% karena stok lebih terkendali
Penjualan meningkat sekitar 15% karena produk tersedia saat pelanggan mencari dan promosi dijalankan lebih efektif
Waktu pemrosesan pengembalian dan penyesuaian stok turun sekitar 40%

Implikasi dari perubahan positif tersebut adalah kini bisnis berhasil meningkatkan pengalaman pelanggan, efisiensi operasional, dan sinergi data antar outlet.

3. Sektor F&B (Makanan dan Minuman, Restoran)

Tantangan yang dihadapi:

KulinerCipta Foods adalah jaringan restoran cepat saji yang berkembang dalam industri makanan dan minuman di Indonesia.

Terlepas dari kesuksesan bisnisnya, KulinerCipta Foods tengah menghadapi tantangan kompleks karena kurangnya pengalaman bisnis.

Masalah-masalah yang sedang dihadapi, mencakup:

Proses stok dan bahan baku yang manual dan terpisah antara dapur dan cabang
Kesulitan dalam pelacakan batch/penggunaan bahan baku yang rentan waste
Penundaan dalam laporan keuangan dan pengendalian biaya
Sistem yang tidak dapat skala seiring ekspansi

Solusi yang diterapkan:

Setelah pemilik bisnis mempelajari beberapa riset ilmiah, ditemukan bahwa sistem ERP membantu mengendalikan persediaan serta mempercepat laporan keuangan.

Selanjutnya, langkah-langkah yang mereka lakukan adalah:

Memilih sistem ERP berbasis cloud buatan lokal, seperti Mekari Jurnal ERP, untuk mendukung modul persediaan (batch/serial, tanggal kadaluarsa), produksi, keuangan, dan distribusi antar cabang
Mengintegrasikan data dapur, cabang, dan gudang dalam satu tempat sehingga manajemen dapat memantau performa bisnis secara real-time
Mengadakan kelas pelatihan bagi karyawan dapur, logistik, dan manajemen cabang agar terbiasa dengan sistem baru

Hasil yang dicapai setelah implementasi:

Setelah menjalankan langkah-langkah tersebut, pemilik bisnis mulai memantau perkembangan performa selama 10 bulan.

Hasil laporan pertanggungjawaban menunjukkan:

Waktu penyusunan laporan keuangan menurun hingga 50% dibanding sebelumnya
Waste produksi menurun sekitar 30%
Kepuasan pelanggan meningkat karena ketersediaan stok lebih baik dan laporan operasional lebih cepat kepada manajemen

KulinerCipta Foods kini dapat mengontrol biaya operasional yang lebih baik serta mendukung ekspansi cabang dengan infrastruktur sistem yang scalable.

Tantangan Umum dan Strategi Mitigasi

Berdasarkan beberapa contoh studi kasus di atas ketika mengadopsi ERP, ditemukan beberapa tantangan yang dihadapi perusahaan.

Tentunya, terdapat beberapa strategi sebagai solusi yang bisa diterapkan pada saat implementasi ERP, simak lebih jelasnya dalam tabel berikut.

Tantangan atau Batasan	Dampak	Strategi Mitigasi
Resistensi karyawan	Penurunan produktivitas awal	Program pelatihan & komunikasi perubahan sejak awal
Data lama tidak konsisten	Laporan keuangan tidak akurat	Lakukan cleansing dan validasi data pra-migrasi
Biaya implementasi membengkak	Overbudget proyek	Gunakan pendekatan modular, mulai dari prioritas utama
Kurangnya dukungan manajemen	Gagalnya adopsi sistem	Libatkan pimpinan dalam setiap milestone
Infrastruktur TI tidak memadai	Sistem sering gagal atau lambat	Pilih solusi cloud ERP dengan dukungan lokal

Kesimpulan

Transformasi digital yang terencana dan sistematis memberikan dampak signifikan terhadap pertumbuhan perusahaan secara berkelanjutan.

Ketiga studi kasus di atas memberikan gambaran bagaimana implementasi ERP yang tepat dapat menghasilkan manfaat nyata di berbagai sektor besar, baik manufaktur, ritel, dan F&B.

Bagi perusahaan yang ingin membangun fondasi digital yang efisien dan tumbuh berkelanjutan sesuai perkembangan bisnis, maka berinvestasi pada sistem ERP modular merupakan pilihan yang tepat.

Mekari Jurnal ERP adalah sistem ERP modular berbasis cloud yang dapat menyesuaikan fitur dan modul sesuai prioritas kebutuhan bisnis.

Dukungan fitur otomatis pada modul-modul utama seperti akuntansi, produksi, dan operasional dapat tersinkronisasi dengan cepat dan akurat.

Dukungan lokal dan layanan aftersales juga tersedia sesuai industri spesifik perusahaan Anda.

Jika tertarik dan terdapat pertanyaan lebih lanjut, Anda dapat menghubungi tim kami melalui WA dengan klik tombol berikut!

Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang!

Dapatkan penawaran menarik dan uji coba gratis selama 7 hari secara langsung dari kami!

Referensi:

ScienceDirect, “A Successful ERP Implementation in an Ethiopian Company: A case Study of ERP Implementation in Mesfine Industrial Engineering Pvt. Ltd”.

Universitas Indonesia, “Analysis of ERP Critical Failure Factors: A Case Study in an Indonesian Mining Company”.

UII, “Critical success factors of ERP implementation at retail franchise company in Indonesia”.

Kategori : Business Management

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Andhika Pramudya Penulis

Saya merupakan praktisi yang memiliki pengalaman selama tiga tahun di industri teknologi dan ERP, khususnya dalam membuat konten edukatif dan strategis seputar akuntansi, keuangan, dan operasional bisnis. Dengan konten yang menggabungkan wawasan teknis dan berbasis data, Saya tidak hanya menghasilkan konten yang hanya informatif, namun juga aplikatif dan berdampak nyata bagi para pembaca.

Martha Aprina Tobing, S.M

Martha seorang profesional yang memiliki gelar Sarjana Manajemen Bisnis dari School of Business and Management ITB, dengan dasar yang kuat dalam proses bisnis dan strategi manajemen. Pengalaman magang di bidang digital advertising dan analisis data menumbuhkan ketertarikan terhadap pengambilan keputusan berbasis data. Selama tiga tahun terakhir, Martha terjun dalam dunia layanan IT, khususnya implementasi sistem Odoo, yang memperkuat kemampuannya dalam analisis proses bisnis, pemecahan masalah, serta manajemen perubahan dalam proyek teknologi.