Kita mengenal istilah “perencanaan produksi” dalam manajemen perusahaan. Perencanaan produksi yang tepat akan membantu perusahaan untuk menerapkan efisiensi. Semakin tinggi efisiensi, maka semakin besar profit yang diterima oleh perusahaan. Efek sebaliknya juga bisa terjadi dengan perencanaan produksi yang buruk. Efisiensi yang rendah akan mengakibatkan biaya produksi membengkak sehingga menggerus profit. Bisa juga produksi menjadi terlambat sehingga distribusi produk ke pasar akan terlambat. Itu artinya penjualan produk akan menurun dan pelanggan juga bisa kehilangan kepercayaan pada perusahaan.

Efek buruk itulah yang membuat perusahaan-perusahaan sebisa mungkin membuat rencana produksi dengan tepat. Perencanaan produksi biasanya melibatkan kapasitas produksi, stok material yang tersedia, infrastruktur pendukung, staf operasional, dan lain sebagainya. Semua faktor yang mempengaruhi produksi harus dapat disesuaikan dengan kemampuan pasar menyerap produk. Karena itu, rencana produksi adalah turunan dari hasil analisa kebutuhan pasar terhadap produk yang dihasilkan.

Kenapa perencanaan produksi harus berdasar pada analisa kebutuhan pasar? Penyebabnya adalah keadaan pasar yang belum tentu mampu menyerap produk. Kesenjangan antara kapasitas produksi dan kemampuan pasar menyerap produk inilah kondisi yang harus diminimalisir untuk menghindari kerugian. Analisa kebutuhan pasar akan menghasilkan marketing forecast yang mencakup informasi seputar perhitungan kebutuhan bahan, kebutuhan kapasitas produksi, dan faktor pendukung lainnya.

Praktek Perencanaan Produksi

Informasi ini diharapkan untuk membuat produk dengan kuantitas dan kualitas yang sesuai. Kita sudah berbicara mengenai pentingnya perencanaan produksi. Lalu seperti apakah praktik pelaksanaannya? 

a. Routing atau menyusun alur kerja

Pertama kali yang harus dilakukan dalam perencanaan produksi adalah melakukan routing. Routing bisa dipahami sebagai penyusunan jalur-jalur kerja. Bentuknya dapat berupa urutan pengerjaan produk, linimasa operasional perusahaan, dan urutan operasi kerja. Routing mencakup informasi-informasi penting dalam jalur-jelur kerja. Misalnya kuantitas mesin, supply bahan baku, kualitas produk, staf dan karyawan, alat produksi, operasional kerja, dan lain sebagainya. Lewat routing, kita bisa mengetahui kebutuhan apa saja agar pengerjaan produk dan perusahaan dapat berjalan.

Setidaknya ada empat proses dalam routing yang dipahami secara umum. Empat proses itu adalah penentuan produk yang diproduksi, kapasitas, cara memproduksi, dan tempat produksi produk itu sendiri. Staf perusahaan harus memiliki kecermatan dan kecerdasan untuk menelaah empat proses itu secara rinci, lalu menyesuaikannya dengan keinginan pasar agar produk dapat terjual. Ada juga yang memahami routing sebagai alur rinci untuk mengubah bahan mentah ke produk jadi secara sistematis. Proses pengubahan tersebut haruslah tepat dan efisien agar bahan dan tenaga yang digunakan dapat optimal. 

b. Scheduling atau penjadwalan

Setelah routing selesai dilaksanakan, proses selanjutnya adalah membuat scheduling atau jadwal pengerjaan. Scheduling dilakukan berdasarkan hasil routing yang menginformasikan jumlah pekerjaan dan sekuensinya. Bila ada pekerjaan yang harus dilakukan secara simultan, maka akan dibuatlah skala prioritas. Pekerjaan mana yang harus didahulukan harus dikerjakan awal agar tidak terjadi bottleneck. Scheduling akan memperhitungkan waktu mulai dan penyelesaian kerja, sekaligus waktu cadangan sebagai langkah antisipasi kejadian tidak terduga. Waktu cadangan dapat didelegasikan secara mikro kepada tiap-tiap pos kerja karena pekerja tiap pos adalah orang yang paling paham kondisi riil pengerjaan. Cara ini akan membantu perusahaan secara keseluruhan karena proses produksi lebih terkontrol dan sudah disesuaikan dengan keadaan aktual.

c. Dispatching atau pemindahan tanggung jawab pada staf operasional

Tahap ketiga adalah dispatching atau pemindahan tanggung jawab kerja pada staf operasional untuk implementasi routing dan scheduling. Tanggung jawab meliputi infrastruktur penunjang, bagan proses kerja, instruksi, penjelasan tanggung jawab, peraturan, dan lain sebagainya. Ada juga yang melampirkan catatan atau memo sebagai tambahan pengingat atau reminder. Sebagai tambahan, ada juga yang melakukan pilot project atau simulasi untuk meyakinkan bahwa perencanaan kerja yang dibuat dapat diimplementasikan. Termasuk juga agar hasilnya sesuai dengan target yang telah ditentukan. Fase dispatching juga menambahkan fungsi kontrol pada pelaksanaan kerja. Kontrol yang dimaksud bukanlah mengatur, namun lebih kepada pengawasan. Ketika ada sesuatu di luar rencana yang bisa mengakibatkan mundur atau gagal produksi, pengawas akan mengambil sikap tegas untuk mengembalikan proses produksi pada pakem yang dibuat di bagian perencanaan. 

Tips menjalankan perencanaan produksi agar dapat berjalan sesuai koridor

Tips menjalankan perencanaan produksi agar dapat berjalan sesuai koridor

Setiap kegiatan yang dijalankan perusahaan dengan perencanaan produksi akan diusahakan sesuai dengan draft rencana final. Namun ada satu kegiatan yang sulit diperkirakan pelaksanaannya dan terkadang dibiarkan berjalan begitu saja. Kegiatan tersebut adalah interaksi dan keterhubungan divisi yang berbeda. Contohnya saja pembahasan soal kebutuhan bahan dan peralatan, sumber daya manusia, peningkatan kapasitas karyawan, dan lain sebagainya. Interaksi antar manusia dari divisi yang berbeda akan membuat tingkat kerumitan hubungan dapat tereskalasi.

Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seringkali perusahaan menyerahkannya pada sejarah. Perusahaan akan memberikan catatan evaluasi rencana produksi, dan melihat masalah apa yang tercatat di sana. Umumnya tidak jauh dari apa yang disebutkan pada paragraf sebelumnya. Catatan ini dapat digunakan sebagai acuan penyelesaian masalah. Termasuk laporan produksi yang berhubungan dengan periode terjadinya masalah. Kita bisa melihat faktor dominan masalah yang memengaruhi produksi dan melihat penyelesaiannya pada periode setelahnya. Bila cara ini belum mampu untuk menemukan solusi, maka Anda bisa melakukan riset ke beberapa perusahaan lain dengan masalah serupa. 

Sebenarnya, masalah tidak perlu dipandang sebagai hambatan melainkan sebagai sebuah tantangan. Setiap pekerjaan yang dilakukan, pastinya selalu memiliki masalah. Masalah bisa menjadi sebuah tantangan yang diselesaikan dan menjadikan perusahaan Anda lebih maju satu langkah dibandingkan pesaing. Artinya masalah merupakan tantangan untuk mengejar perfection. Penyelesaian masalah malah bisa menjadi kesempatan Anda untuk membuka elemen-elemen kunci dalam produksi. Manfaatnya adalah mendongkrak performa dan dan memperlancar arus produksi. Biasanya ada empat jenis masalah besar yang dapat menghambat proses produksi, berikut penjelasannya.

a. Pemesanan material atau bahan produksi

Pemesanan material atau bahan produksi memerlukan transportasi pengiriman. Pengiriman ini bisa menjadi masalah karena ada faktor-faktor yang tidak bisa diprediksi. Misalnya seperti cuaca buruk, kelangkaan barang, dan lain sebagainya.

b. Pengadaan peralatan

Peralatan memerlukan penilaian khusus agar tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi. Bisa jadi Anda harus mencoba beberapa peralatan terlebih dahulu sebelum menemukan yang cocok dengan kebutuhan.

c. Bottleneck

Bottleneck adalah kemacetan akibat proses produksi yang tumpeng tindih satu dengan lainnya. Masalah utamanya adalah bottleneck biasa terjadi pada dua atau lebih kegiatan produksi yang sama-sama penting. Anda tidak bisa serta-merta menghilangkan salah satunya karena kegiatan-kegiatan produksi itu sama-sama penting. Cara penyelesaiannya adalah penyusunan strategi kerja dengan kans terbaik untuk mendapatkan hasil optimal.

d. Rekruitmen karyawan dan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas

Posisi kunci atau jabatan yang terspesialisasi akan membutuhkan peningkatan kualitas untuk membuat hasil produksi lebih optimal. Padahal mereka memegang peranan penting dalam kegiatan operasional sehari-hari. Maka diperlukan posisi alternatif yang dapat meng-handle pekerjaan tersebut selama pelatihan dilaksanakan.Termasuk juga rekruitmen karyawan baru. Mereka membutuhkan adaptasi dan proses belajar agar dapat menyesuaikan diri dengan ritme kerja perusahaan. Perlu ada ruang toleransi dan batasan waktu yang jelas agar proses adaptasi itu dapat berjalan lancar.

Untuk mempermudah perencanaan produksi, Anda akan terbantu dengan menggunakan Jurnal. Jurnal merupakan salah satu software akuntansi online yang siap membantu Anda mengelola keuangan bisnis termasuk perencanaan produksi. Penasaran? Coba gratis Jurnal sekarang!

Author