Perencanaan produksi merupakan hal yang cukup krusial dalam siklus supply chain management sebuah perusahaan.
Hal ini karena dengan rencana yang tepat, akan membantu perusahaan salah satu contoh untuk menerapkan efisiensi.
Semakin tinggi efisiensi, maka semakin besar profit yang diterima oleh perusahaan. Efek sebaliknya juga bisa terjadi dengan perencanaan produksi yang buruk.
Efisiensi yang rendah akan mengakibatkan biaya produksi membengkak sehingga menggerus profit. Bisa juga produksi menjadi terlambat sehingga distribusi produk ke pasar akan terlambat.
Itu artinya penjualan produk akan menurun dan pelanggan juga bisa kehilangan kepercayaan pada perusahaan. Oleh karena itu, sebisa mungkin perusahaan bisa membuat sistem produksi dengan tepat.
Apa itu Perencanaan Produksi?
Perencanaan produksi adalah sebuah proses pengambilan keputusan mengenai bagaimana suatu produk atau jasa akan diolah sebelum aktivitas produksi dilakukan.
Perencanaan produksi biasanya melibatkan kapasitas produksi, stok material dan pengelolaannya, infrastruktur pendukung, staf operasional, dan faktor lain yang berkaitan dengan supply chain management.
Semua faktor yang mempengaruhi produksi harus dapat disesuaikan dengan kemampuan pasar menyerap produk.
Karena itu, rencana produksi adalah turunan dari hasil analisa kebutuhan pasar terhadap produk yang dihasilkan.
Kenapa perencanaan produksi harus berdasar pada analisa kebutuhan pasar?
“Proses produksi lebih dari sekedar menyatukan material mentah. Namun juga menghasilkan ide, menguji prinsip, menyempurnakan teknik, dan perakitan akhir.”
– James Dyson, US Inventor & Entrepreneur
Penyebabnya adalah keadaan pasar yang belum tentu mampu menyerap produk.
Kesenjangan antara kapasitas produksi dan kemampuan pasar menyerap produk inilah kondisi yang harus diminimalisir untuk menghindari kerugian.
Analisa kebutuhan pasar akan menghasilkan marketing forecast yang mencakup informasi seputar perhitungan kebutuhan bahan, kebutuhan kapasitas produksi, dan faktor pendukung lainnya.
Apa Tujuan Perencanaan Produksi?
Peran dan tujuan dari perencanaan produksi sebenarnya adalah untuk mengidentifikasi berbagai masalah dan tantangan pada saat proses produksi sebelum aktivitas tersebut dijalankan.
Tantangan dan masalah ini bisa saja berkaitan dengan hubungan dengan supplier dan material, kapabilitas mesin produksi, standar prosedur yang rendah, atau sumber daya manusia yang kurang terspesialiasi.
Masalah juga dapat muncul berkaitan dengan kas dan keuangan, seperti modal yang terbatas, aktivitas yang kurang efektif dan boros, atau rasio profitabilitas yang terlalu rendah.
Masalah-masalah tersebut akan dievaluasi lebih lanjut untuk menemukan solusinya agar tidak mempengaruhi proses produksi setelah berjalan.
Jika sudah memutuskan solusi dan alternatifnya, baru kemudian perencanaan produksi diimplementasikan secara nyata.
Perencanaan produksi yang berjalan dengan sukses dapat mempengaruhi aspek penting lain secara positif, seperti jadwal produksi, perencanaan bahan mentah, mempersingkat waktu tunggu, dan pengoptimalan kapasitas produksi.
Baca juga: Manajemen Produksi: Ruang Lingkup dan Fungsinya
Menyusun Perencanaan Produksi
Terdapat beberapa langkah dalam menyusun rencana produksi yang optimal agar dapat menghasilkan produk dengan kualitas yang tinggi.
Belum lagi, penyesuian kuantitas per siklus produksi juga perlu untuk menghasilkan rasio profitabilitas yang besar.
Berikut adalah langkah-langkah dalam menyusun perencanaan produksi dalam SCM sebuah bisnis:
1.Menyusun Alur Kerja (Routing)
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan dalam perencanaan produksi adalah melakukan routing atau menyusun alur kerja bisnis.87
Bentuknya dapat berupa urutan pengerjaan produk, linimasa operasional perusahaan, dan urutan operasi kerja.
Routing mencakup informasi-informasi penting, seperti:
- Kuantitas mesin
- Supply bahan baku
- Kualitas produk
- Staf dan karyawan
- Alat produksi
- Operasional kerja, dan lain sebagainya.
Lewat routing, kita bisa mengetahui kebutuhan apa saja agar pengerjaan produk dan perusahaan dapat berjalan.
Setidaknya ada empat proses dalam routing yang dipahami secara umum.
Empat proses itu adalah penentuan produk yang diproduksi, kapasitas, cara memproduksi, dan tempat produksi produk itu sendiri.
Staf perusahaan harus memiliki kecermatan dan kecerdasan untuk menelaah empat proses itu secara rinci, lalu menyesuaikannya dengan keinginan pasar agar produk dapat terjual.
Ada juga yang memahami routing sebagai alur rinci untuk mengubah bahan mentah ke produk jadi secara sistematis.
Proses pengubahan tersebut haruslah tepat dan efisien agar bahan dan tenaga yang digunakan dapat optimal.
2. Scheduling atau Penjadwalan
Setelah routing selesai dilaksanakan, proses selanjutnya adalah membuat scheduling atau jadwal pengerjaan.
Scheduling dilakukan berdasarkan hasil routing yang menginformasikan jumlah pekerjaan dan sekuensinya.
Bila ada pekerjaan yang harus dilakukan secara simultan, maka akan dibuatlah skala prioritas.
Pekerjaan mana yang harus didahulukan harus dikerjakan awal agar tidak terjadi bottleneck.
Scheduling akan memperhitungkan waktu mulai dan penyelesaian kerja, sekaligus waktu cadangan sebagai langkah antisipasi kejadian tidak terduga.
Waktu cadangan dapat didelegasikan secara mikro kepada tiap-tiap pos kerja karena pekerja tiap pos adalah orang yang paling paham kondisi riil pengerjaan.
Cara ini akan membantu perusahaan secara keseluruhan karena proses produksi lebih terkontrol dan sudah disesuaikan dengan keadaan aktual.
Atur dan Pantau Operasional Lewat Fitur Biaya dan Anggaran Jurnal, Pelajari Fitur Jurnal Selengkapnya di sini!
Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!
3. Pemindahan Tanggung Jawab pada Staf Operasional (Dispatching)
Tahap ketiga adalah dispatching atau pemindahan tanggung jawab kerja pada staf operasional untuk implementasi routing dan scheduling.
Tanggung jawab meliputi infrastruktur penunjang, bagan proses kerja, instruksi, penjelasan tanggung jawab, peraturan, dan lain sebagainya.
Ada juga yang melampirkan catatan atau memo sebagai tambahan pengingat atau reminder.
Sebagai tambahan, ada juga yang melakukan pilot project atau simulasi untuk meyakinkan bahwa perencanaan kerja yang dibuat dapat diimplementasikan.
Termasuk juga agar hasilnya sesuai dengan target yang telah ditentukan.
Fase dispatching juga menambahkan fungsi kontrol pada pelaksanaan kerja, kontrol ini bertujuan lebih ke aspek pengawasan dan bukan pengaturan.
Ketika ada sesuatu di luar rencana yang bisa mengakibatkan mundur atau gagal produksi, pengawas akan mengambil sikap tegas untuk mengembalikan proses produksi pada pakem yang dibuat di bagian perencanaan.
Tips Menjalankan Perencanaan Produksi agar dapat Berjalan Sesuai Koridor
Contoh kegiatan yang dijalankan perusahaan dengan perencanaan produksi akan diusahakan sesuai dengan draft rencana final.
Namun, ada satu kegiatan yang sulit diperkirakan pelaksanaannya dan terkadang dibiarkan berjalan begitu saja, kegiatan tersebut adalah interaksi dan keterhubungan divisi yang berbeda.
Contohnya saja pembahasan soal kebutuhan bahan dan peralatan, sumber daya manusia, peningkatan kapasitas karyawan, dan lain sebagainya.
Interaksi antar manusia dari divisi yang berbeda akan membuat tingkat kerumitan hubungan dapat tereskalasi.
Perusahaan akan memberikan catatan evaluasi rencana produksi, dan melihat masalah apa yang tercatat di sana.
Catatan ini dapat digunakan sebagai acuan penyelesaian masalah, termasuk dengan laporan produksi yang berhubungan dengan periode terjadinya masalah.
Kita bisa melihat faktor dominan masalah yang memengaruhi produksi dan melihat penyelesaiannya pada periode setelahnya.
Bila sampai tahap ini belum menemukan solusi, maka Anda bisa melakukan riset ke beberapa perusahaan lain dengan masalah serupa.
Masalah bisa menjadi sebuah tantangan yang diselesaikan dan menjadikan perusahaan Anda lebih maju satu langkah dibandingkan pesaing.
Artinya masalah merupakan tantangan untuk mengejar perfection.
Penyelesaian contoh masalah malah bisa menjadi kesempatan Anda untuk membuka elemen-elemen kunci dalam perencanaan produksi, yang berakibat pada mendongkraknya performa dan memperlancar arus produksi.
Masalah yang Kerap Muncul dalam Perencanaan Produksi
Biasanya ada empat jenis masalah besar yang dapat menghambat proses perencanaan produksi, berikut penjelasannya.
1. Pemesanan Material atau Bahan Produksi
Pemesanan material atau bahan produksi memerlukan transportasi pengiriman.
Pengiriman ini bisa menjadi masalah karena ada faktor-faktor yang tidak bisa diprediksi.
Misalnya seperti cuaca buruk, kelangkaan barang, dan lain sebagainya.
2. Pengadaan Peralatan
Peralatan memerlukan penilaian khusus agar tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi.
Bisa jadi Anda harus mencoba beberapa peralatan terlebih dahulu sebelum menemukan yang cocok dengan kebutuhan.
3. Bottleneck
Bottleneck adalah kemacetan akibat proses produksi yang tumpeng tindih satu dengan lainnya. Masalah utamanya adalah bottleneck biasa terjadi pada dua atau lebih kegiatan produksi yang sama-sama penting.
Anda tidak bisa serta-merta menghilangkan salah satunya karena kegiatan-kegiatan produksi itu sama-sama penting.
Cara penyelesaiannya adalah penyusunan strategi kerja dengan kans terbaik untuk mendapatkan hasil optimal.
4. Rekruitmen dan Pelatihan Kapasitas
Posisi kunci atau jabatan yang terspesialisasi akan membutuhkan peningkatan kualitas untuk membuat hasil produksi lebih optimal.
Padahal mereka memegang peranan penting dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Maka diperlukan posisi alternatif yang dapat meng-handle pekerjaan tersebut selama pelatihan dilaksanakan. Termasuk juga rekruitmen karyawan baru.
Mereka membutuhkan adaptasi dan proses belajar agar dapat menyesuaikan diri dengan ritme kerja perusahaan.
Perlu ada ruang toleransi dan batasan waktu yang jelas agar proses adaptasi itu dapat berjalan lancar.
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkap mengenai bagaimana melakukan perencanaan produksi mulai dari langkahnya dan tips yang bisa Anda terapkan.
Untuk mempermudah perencanaan produksi, Anda akan terbantu dengan menggunakan aplikasi akuntansi yang memiliki berbagai fitur untuk pengelolaan keuangan serta supply chain management.
Salah satu rekomendasi software tersebut adalah Mekari Jurnal.
Mekari Jurnal merupakan software akuntansi online yang siap membantu Anda mengelola keuangan termasuk mengintegrasikan fitur SCM termasuk manajemen produksi.
Sehingga Anda tidak perlu repot lagi untuk berpindah satu platform ke platform lainnya untuk mengelola keuangan dan SCM dalam bisnis.
Jangan lupa bahwa Anda juga memiliki akses data yang terjangkau karena bisa Anda lakukan hanya melalui smartphone Anda saja.
Apakah Anda tertarik? Jika Ya, silahkan daftarkan bisnis Anda sekarang dan Coba gratis Mekari Jurnal selama 7 hari mulai dari sekarang!
Konsultasi Gratis ke Tim Mekari Jurnal Sekarang!
Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat. Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi lain tentang bisnis, keuangan, dan akuntansi.
Referensi:
Manufacturing Report, “Manufacturing Production Planning and Control: What, Why, and How?”.
Project Manager, “Production Planning in Manufacturing: Best Practices for Production Plans”.
