Apa Itu TCO (Total Cost of Ownership)? Pengertian, Pentingnya, dan Cara Menghitungnya Highlights Analisis total cost of ownership menghitung biaya yang muncul selama siklus hidup aset dan memberikan pendekatan yang holistik yang membantu perusahaan dalam membuat keputusan investasi yang tepat Secara singkat, komponen biaya TCO mencakup biaya awal, biaya operasional, hidden costs, dan biaya jangka panjang Manfaat yang dirasakan perusahaan, antara lain menekan total biaya, meningkatkan efisiensi aset, dan memperkuat negosiasi dengan pihak vendor penyedia aset atau layanan Perusahaan dapat mereduksi TCO dalam implementasi sistem ERP dengan memilih software yang tepat, seperti berbasis cloud dan terintegrasi dengan ekosistem layanan perusahaan yang kuat, seperti Mekari Jurnal Nilai TCO (Total Cost of Ownership) menjadi pertanyaan yang mendasar ketika sebuah perusahaan hendak berinvestasi dalam sebuah aset. Singkatnya, memahami perhitungan TCO penting untuk memutuskan harga awal investasi yang ideal dan tidak terjebak dengan aset yang tidak menguntungkan. Ketahui lebih lanjut mengenai total biaya kepemilikan ini dalam artikel blog Mekari Jurnal! Apa Itu Total Cost of Ownership (TCO)? TCO atau Total Cost of Ownership merupakan analisis biaya menyeluruh untuk mengakui atau memanfaatkan suatu produk atau layanan selama siklus hidupnya. Fun Fact: Pencetus dari konsep analisis ini adalah Bill Kirwin yang merupakan seorang praktisi analisis dari Gartner. Ia sendiri mendefinisikan TCO sebagai “”total biaya perolehan, penggunaan, pengelolaan, dan penarikan aset selama seluruh siklus hidupnya”. TCO membantu perusahaan menekan biaya total, meningkatkan efisiensi aset, memperkuat posisi negosiasi, dan mendukung keputusan strategis seperti outsourcing. Melalui pemantauan KPI, TCO juga ikut mendorong profitabilitas serta kinerja keuangan dalam jangka panjang. Baca Juga: Analisis DuPont: Pengertian, Rumus, Contoh, dan Komponen Komponen Utama TCO Konsep ini tidak hanya melihat dari perspektif harga pembelian, namun juga biaya operasional, pemeliharaan, hingga pengelolaan akhir masa pakai. Sejatinya, terdapat beberapa komponen yang menjadi perhitungan TCO, di mana tidak hanya mencakup biaya langsung namun juga biaya tidak langsung. 1. Biaya Pembelian Awal Ini merupakan biaya langsung yang transparan dan menjadi fokus utama, mencakup: Harga Beli: harga pembeliatan aset yang disepakati bersama vendor Instalasi: biaya pemasangan fisik atau konfigurasi awal, termasuk biaya teknisi maupun infrastruktur pendukung Konfigurasi: biaya untuk menyesuaikan sistem agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan 2. Biaya Akuisisi Biaya ini muncul sebelum pembelian itu sendiri terjadi. Singkatnya, biaya ini terkait dengan bagaimana proses mendapatkan aset tersebut. Riset Pasar: biaya untuk eksplorasi dan analisis perbandingan opsi produk, mencakup waktu staf atau biaya konsultan Biaya Pengiriman: biaya yang muncul sewaktu mengangkut aset menuju titik lokasi penggunaan akhir Logistik: biaya yang berkaitan dengan pengelolaan proses pengiriman, penanganan, penyimpanan, dan koordinasi hingga aset sampai di tujuan 3. Biaya Operasional Biaya akan muncul ketika aset yang sudah dipilih telah berhasil dioperasikan. Biaya yang ditanggung umumnya bersifat berkelanjutan, mencakup: Konsumsi Energi: mencakup biaya untuk energi yang dibutuhkan aset beroperasi, seperti utilitas dan bahan bakar Perawatan Rutin: biaya yang keluar untuk menjaga aset dalam kondisi optimal, misalnya pembersihan rutin, pelumasan, atau kalibrasi Lisensi & Langganan (untuk perangkat lunak): pembiayaan berulang untuk mengaktifkan lisensi software yang digunakan Asuransi: premi yang dibayarkan untuk melindungi aset dari risiko yang tidak diinginkan Baca Juga: Memahami Rasio Biaya Operasional (BOPO) dan Pentingnya dalam Manajemen Usaha 4. Biaya Dukungan & Pelatihan Komponen biaya ini umumnya dikelompokkan untuk biaya yang dibutuhkan ketika perusahaan ingin memaksimalkan penggunaan aset, melalui: Pelatihan Staf: biaya untuk melatih karyawan mengenai penggunaan dan pemeliharaan aset baru Dukungan Teknis: biaya untuk meminta dukungan dari vendor atau pihak ketiga terkait dengan pemanfaatan aset Pembaruan & Peningkatan: biaya untuk mendapatkan pembaruan aset agar tetap relevan dan efisien 5. Biaya Akhir Masa Pakai Ketika aset mencapai akhir siklus hidupnya, ada biaya yang terkait dengan pembuangan atau penonaktifannya, mencakup: Disposal: biaya untuk membuang aset secara aman dan sesuai peraturan yang berlaku (jika aset mengandung bahan berbahaya) Daur Ulang: Biaya yang timbul jika aset didaur ulang untuk mengurangi dampak lingkungan Decommissioning: Biaya yang terkait dengan pembongkaran, pemindahan, atau penonaktifan aset atau sistem secara menyeluruh, termasuk pemulihan situs jika diperlukan Baca Juga: Cost of Goods Sold (COGS): Pengertian, Rumus Cara Menghitung Rumus dan Cara Menghitung TCO Ada beberapa langkah ideal yang bisa Anda lakukan, sederhananya: Identifikasi semua biaya, baik langsung maupun tidak langsung Kategorikan ke dalam komponen TCO, ini mencakup pembelian, operasional, pelatihan, hingga akhir masa pakai Estimasikan biaya selama masa pakai Jumlahkan semua biaya untuk mendapatkan perhitungan TCO total “Terdapat tiga komponen perhitungan TCO yang wajib dimasukkan, yakni harga beli, biaya perawatan, dan biaya perbaikan yang dijumlahkan untuk mendapatkan angka TCO.” Untuk rumusnya sendiri, Anda dapat menggunakan rumus TCO sebagai berikut: TCO = biaya pembelian awal + (biaya tahunan × masa pakai) + biaya pemeliharaan dan lainnya Studi Kasus Perhitungan TCO Untuk lebih detailnya, simak studi kasus perhitungan TCO dalam implementasi sistem ERP ke dalam perusahaan berikut ini: Dalam menerapkan ERP, terdapat beberapa komponen biaya perhitungan, antara lain: 1. Biaya Awal Komponen biaya ini hanya pembayaran sekali (one-time) dan termasuk direct costs. Cakupannya: Lisensi perangkat lunak ERP (jika sekali beli) Pembelian perangkat keras (jika on-premise) Biaya konsultansi, konfigurasi, dan migrasi data 2. Biaya Operasional dan Implementasi Komponen ini dapat bersifat berkelanjutan karena biaya ini ada untuk mempertahankan kinerja aset agar tetap optimal. Biaya ini mencakup dua aspek terbesar, yaitu biaya pelatihan dan biaya pemeliharaan. Pelatihan pengguna dan manajemen perubahan organisasi Dukungan teknis, pemeliharaan, patching, upgrade, hosting atau cloud fees 3. Biaya Tak Terlihat (Soft Costs) Hidden cost merupakan komponen biaya sering tidak terlihat penggunaannya, namun berdampak kepada stabilitas anggaran. Biasanya dalam implementasi ERP, akan terasa dalam: Penyusunan tim internal yang direlokasi ke proyek ERP Terjadinya downtime dan gangguan operasional ketika proses implementasi berlangsung 4. Biaya Jangka Panjang/ Masa Pakai Biaya yang muncul ketika perusahaan berinvestasi pada sistem ERP dalam jangka panjang. Lisensi perangkat lunak ERP (jika berlangganan) Upgrade infrastruktur, ekspansi pengguna/module, pensiun sistem lama Detail Perhitungan TCO Implementasi ERP Berdasarkan komponen perhitungan sebelumnya, perusahaan mengeluaran biaya (selama 7 tahun) adalah sebagai berikut: Lisensi dan setup: Rp105 juta Infrastruktur (jaringan, server, cloud storage): Rp95 juta Biaya pelatihan dan downtime: Rp7,5 juta Pemeliharaan dan upgrade: Rp50 juta Berdasarkan komponen biaya tersebut, maka perhitungan TCO adalah sebagai berikut: = TCO = biaya pembelian awal + (biaya tahunan × masa pakai) + biaya pemeliharaan dan lainnya = 105 + 95 + (7,5 × 7) + 50 = Rp302.5 juta Baca Juga: Cost Structure: Definisi, Jenis, Contoh, dan Elemen Aplikasi TCO di Berbagai Bidang Penerapan Total Cost of Ownership (TCO) dapat dilakukan di hampir seluruh cakupan industri dan bidang kerja. Khususnya, TCO dipergunakan ketika perusahaan hendak berinvestasi kepada suatu aset untuk dimanfaatkan siklus hidupnya. Lalu, apa saja dan kapan TCO digunakan di dalam bisnis? 1. Pada Bidang Bisnis dan Pengadaan Dalam bidang bisnis secara umum, TCO mendorong perusahaan untuk melihat suatu pembelian aset sebagai investasi jangka panjang. Sehingga, cakupan yang dilihat tidak saja implementasi awal namun biaya sepanjang siklus hidup, yaitu pemeliharaan, operasional, pelatihan, hingga pembuangan akhir. Dalam konteks sektor publik, adanya TCO juga mendorong pengadaan barang milik negara agar lebih transparan dan lebih efisien dalam menggunakan anggaran negara. 2. Pada Teknologi Informasi (TI) Dalam konteks teknologi informasi, analisis TCO menjadi pendukung data penting dalam melihat efisiensi biaya dengan manfaat yang dirasakan. Biasanya, TCO menjadi fondasi dasar untuk menghitung perbandingan efisiensi biaya dalam implementasi on‑premise vs SaaS atau server fisik vs cloud. 3. Industri Otomotif & Logistik Dalam industri transportasi dan otomotif, komponen perhitungan TCO akan menyesuaikan dengan kebutuhan industri, di mana mencakup depresiasi, bahan bakar, asuransi, pembiayaan, perawatan, pajak, downtime, dan nilai sisa kendaraan. Setelah implementasi berjalan dengan optimal, TCO membantu merencanakan rute dan inventaris yang lebih efisien, serta mengelola armada logistik yang lebih bijak. Baca Juga: Contoh Cara Simple Pembukuan dan Akuntansi Bisnis Otomotif Kesimpulan Itulah penjelasan mengenai analisis perhitungan TCO dalam implementasi sebuah aset ke dalam operasional bisnis. Tentunya, merencanakan pemanfaatan aset untuk jangka lama memang penting, namun menghitung estimasi biaya yang keluar dalam rentang pemanfaatan tersebut juga tidak kalah pentingnya. Hal ini memberikan pendekatan yang holistik akan efisiensi sumber daya dalam memanfaatkan suatu aset sepanjang siklus hidupnya. Temukan Sistem ERP yang Tepat Untuk Analisis TCO yang Efektif Tentunya, perusahaan ingin mendapatkan manfaat optimal sepanjang masa pakai aset. Memilih sistem ERP yang tepat juga menjadi strategi untuk mengurangi TCO, misalnya memilih Mekari Jurnal ERP, apa alasannya? Mekari Jurnal ERP menawarkan model langgan (SaaS) berbasis cloud yang ramah dalam investasi awal dengan mengeliminasi kebutuhan infrastruktur IT yang mahal, sehingga mengurangi biaya pembelian awal secara signifikan. Mekari Jurnal juga terintegrasi dengan ekosistem Mekari lainnya, seperti Talenta (HR), Klikpajak (pajak), dan Expense (pengeluaran), dalam satu sistem terpadu. Hal ini membantu menyederhanakan aliran data dan menghindari biaya pengadaan sistem tambahan atau integrasi manual yang memakan waktu dan dana. Fitur otomatisasi dan fitur analisis berbasis AI turut mengurangi ketergantungan pada manusia, sehingga menghemat biaya tenaga kerja dan meminimalkan biaya koreksi akibat kesalahan manual. Jika tertarik, Anda dapat berkonsultasi lebih lanjut dengan tim kami melalui tombol di bawah ini, dapatkan uji coba selama 7 hari! Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Study.com, “Total Cost of Ownership | TCO Definition, Formula & Examples”. Investopedia, “Total Cost of Ownership: How It’s Calculated With Example”.
