Zero Based Budgeting, Metode Anggaran Tak Bersisa yang Wajib Diketahui

Sudah sewajarnya bagi perusahaan mengontrol beban produksi. Saat memasuki periode akhir, Perusahaan akan mengevaluasi keuangan guna mengontrol beban-beban pada periode selanjutnya. Salah satu upaya perusahaan dalam mengontrol beban adalah melakukan penyusunan anggaran tak bersisa atau yang lebih dikenal zero based-budgeting. Lalu Apa itu zero based budgeting? Apakah efektif dalam menyusutkan beban produksi? Bagaimana Penerapan dan manfaatnya?

Apa itu Zero-Based Budgeting?

Sebelum mengetahui Apa itu Zero-Based Budgeting sebaiknya Anda perlu mengetahui apa itu penganggaran atau budgeting. Penganggaran adalah proses pengalokasian sejumlah uang kepada sejumlah sumber daya dalam menjalankan suatu program atau aktivitas pada periode tertentu.

Zero-Based Budgeting (Yang kemudian disingkat ZBB) adalah metode penganggaran berdasarkan perkiraan tiap kegiatan tanpa mengacu pada rencana kegiatan atau hasil kegiatan di periode sebelumnya atau dengan kata lain penganggaran mulai dari nol. Sehingga segala alokasi yang disusun berdasarkan visi dan juga rencana program pada periode saat itu. 

ZBB biasanya digunakan oleh perintis usaha di awal periode, penyelenggara event, dan juga instansi pemerintahan. ZBB digunakan dalam rangka mengidentifikasi, merencanakan dan mengawasi program atau kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Biasanya perusahaan menggunakan metode ZBB guna memangkas biaya-biaya tertentu yang terjadi pada periode sebelumnya.

Metode ZBB sebenarnya pertama dilakukan oleh Departemen Pertanian Amerika Serikat pada tahun 1962, namun gagal diterapkan karena proses yang lama karena dalam metode ini memerlukan keputusan-keputusan manajemen pada tingkat sub-departemen. Namun, metode ZBB benar-benar dipublikasikan dan diterapkan pertama kali oleh perusahaan Texas Instruments pada tahun 1969. Saat itu Peter A. Phyrr selaku manajer keuangan Texas Instruments menerapkan Zero-Based Budgeting pada program anggaran di tahun tersebut.

Zero-Based Budgeting vs Traditional Budgeting

Sebenarnya perbedaan pada Penganggaran biasa (Traditional budgeting) dengan penganggaran tak bersisa (Zero-Based Budgeting) adalah pada proses penganggarannya. Jika Pada penganggaran biasa melihat pada proses evaluasi kegiatan pada periode sebelumnya dan menambahkan poin sesuai evaluasi, maka pada penganggaran tak bersisa akan mengalokasikan tiap kegiatan mulai dari nol, tanpa melihat evaluasi. Lebih lengkapnya, seperti ini perbedaan antara penganggaran tradisional dan penganggaran tak bersisa (ZBB)

Traditional Budgeting Zero Based-Budgeting
Periode Pengeluaran Referensi berdasarkan periode sebelumnya, faktor-faktor yang mempengaruhi biaya seperti inflasi disesuaikan untuk mencapai angka anggaran tahun berjalan Proses penganggaran dimulai dari dasar tanpa harus menganalisis atau mengevaluasi kegiatan pada periode sebelumnya
Over inflation of budget Manajer dapat memanipulasi estimasi anggaran Dalam ZBB sulit adanya praktik over-estimation
Tanggungjawab Manajemen puncak Manajemen pada tiap divisi
Orientasi akuntansi keputusan
Pendekatan rutin Prioritas dan kasus tertentu

Baca juga: Mengenal Anggara Kas dan Cara Menyusunnya

Proses Implementasi Zero-Based Budgeting

Anggaran tak bersisa sejatinya terdiri dari proses diskusi beberapa unit manajemen dalam memutuskan alokasi uang pada tiap sumber daya. Proses-proses tersebut adalah,

  • Identifikasi unit-unit keputusan

Struktur organisasi atau perusahaan pasti memiliki pusat pertanggungjawaban. Setiap pusat-pusat pertanggungjawaban terdiri dari unit pembuat keputusan. Unit-unit keputusan juga melibatkan pada keputusan level terkecil. Hasil keputusan ini yang akan menjadi dasar dalam penganggaran ZBB.

  • Penentuan Paket Keputusan

Penentuan paket keputusan dapat menjamin tersedianya informasi bagi manajemen. Penentuan paket keputusan berguna untuk memberikan gambaran komprehensif mengenai bagian-bagian yang akan dianggarkan dan sebagai bahan evaluasi secara individu. Paket  keputusan dibuat oleh manajer pusat dan harus memperlihatkan secara detail estimasi biaya pendapatan yang dinyatakan dalam bentuk perolehan manfaat. 

Terdapat dua jenis paket keputusan, yaitu:

  1. Paket Keputusan Mutually-Exclusive. Yaitu penentuan paket yang memiliki fungsi yang serupa. Penentuan yaitu dengan paket mana yang lebih efektif dan memberi keuntungan.
  2. Paket Keputusan Incremental. Penentuan paket yang berbeda. Paket diputuskan berdasarkan biaya dengan tingkat usaha yang berbeda dalam melaksanakan aktivitas.
  • Evaluasi dengan Membuat Peringkat Paket Keputusan

Setelah penentuan paket keputusan, tahap selanjutnya adalah memberi peringkat paket-paket berdasarkan manfaat yang diperoleh bagi organisasi atau perusahaan. Tahapan ini menjembatani proses alokasi sumber daya di antara berbagai kegiatan.

Contoh kasus

Salah satu contoh kasus sederhana dalam penerapan anggaran tak bersisa misalnya; Anda produsen makanan ringan dan biasanya Anda menyewa tenaga desain grafis untuk keperluan promosi. Namun, Anda merasa dengan menyewa tenaga desain grafis dari luar dirasa lebih memakan biaya lebih. Lalu Anda memutuskan untuk merekrut tenaga desain grafis internal. 

Pada kasus ini, Anda harus menyusun anggaran tak bersisa atau zero-based budgeting karena periode sebelumnya Anda belum pernah menyewa tenaga desainer grafis secara internal.

Kelebihan dan kekurangan Zero-Based Budgeting

Menyusun anggaran ZBB memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung bagaimana Anda memanfaatkan metode tersebut sesuai dengan kondisi perusahaan atau analisis yang dilakukan. Berikut kelebihan dan kekurangan dalam menerapkan ZBB;

Kelebihan

  1. Jika dilakukan dengan benar dapat meningkatkan efisiensi anggaran, karena dalam ZBB memiliki paket alternatif yang lebih bermanfaat.
  2. ZBB lebih menekankan pada anggaran value for money. Artinya, dengan metode anggaran tak bersisa ini para pemangku keputusan dapat memilih bagian mana yang lebih menguntungkan.
  3. Setiap alokasi dapat ditinjau ulang karena dalam ZBB memberikan informasi yang lebih detail.
  4. Meningkatkan pengetahuan dan memberikan analisis penyebab demotivasi karyawan.
  5. Memberikan kesempatan pada bottom-level management untuk berpartisipasi dalam mengambil keputusan.

Kekurangan

  1. Terlalu banyak memakan waktu
  2. ZBB cenderung digunakan untuk aktivitas jangka pendek dan rentan berubah-ubah.
  3. Perusahaan atau organisasi memerlukan teknologi yang akurat karena penentuan paket keputusan harus berdasarkan data.
  4. Rentan adanya kekeliruan sehingga manajemen harus terus melakukan review dan juga ranking.
  5. Rentan terhadap kecurangan oleh oknum perusahaan atau organisasi yang tidak bertanggung jawab.

Salah Kaprah tentang Zero-Based Budgeting

Mckinsey menjelaskan bahwa sebenarnya orang-orang keliru tentang anggaran tak bersisa. Kekeliruan pertama adalah bahwa ZBB tidak benar-benar merombak atau menyusun anggaran mulai dari nol. Namun ZBB adalah proses berulang dengan menganalisis post-post tertentu untuk meningkatkan efektivitas kegiatan.

Salah kaprah yang kedua adalah ZBB tidak benar-benar memotong anggaran secara keseluruhan. Namun hanya pada bagian-bagian tertentu atau manajemen tertentu. Misalnya penggunaan lemari es untuk mengurangi biaya listrik, berhenti menggunakan supplier atau vendor untuk mengefektifkan kegiatan. Mitos ketiga adalah ZBB tidak melulu dapat memberikan keuntungan pada usaha Anda. Semua bergantung pada keputusan-keputusan yang dibuat. 

Mitos yang keempat adalah ZBB bukan hanya untuk post-post yang bersifat penjualan atau hal-hal administratif. ZBB dapat mencakup semua aktivitas usaha. ZBB dapat digunakan dalam produksi, kreatif, pemasaran dan juga hal-hal yang digunakan pada tingkat manajemen atas.

Kesimpulan

Anggaran tak bersisa atau zero-based budgeting (ZBB) digunakan untuk mengefektifkan suatu kegiatan perusahaan. ZBB juga bukan berarti menganggarkan aktivitas dari nol namun merupakan proses review panjang untuk memberikan keputusan yang mampu mempengaruhi kegiatan usaha.

Jika Anda memiliki usaha dan ingin membuat anggaran, Anda perlu software kelola keuangan untuk memudahkan dalam proses membuat anggaran. Salah satu software kelola keuangan terbaik yang sudah digunakan oleh beberapa perusahaan di Indonesia adalah Jurnal

Jurnal memungkinkan Anda untuk membuat anggaran dengan mudah. Anda dapat membuat anggaran sesuai dengan template yang diinginkan.

[adrotate banner=”20″]


PUBLISHED05 Mar 2020
Hafidh
Hafidh