Software Asset Management: Pengertian, Manfaat & Tips Kelola SAM Mengelola aset tentunya menjadi suatu hal yang penting bagi setiap perusahaan yang ingin semakin maju dan berkembang. Pada dasarnya memang setiap perusahaan memiliki aset baik aset yang berwujud maupun aset yang tidak berwujud. Bahkan jumlah aset di tiap perusahaan cenderung banyak sehingga pengelolaannya haruslah dilakukan dengan benar. Adapun software asset management dalam hal ini memiliki peranan yang penting untuk membuat aset bisa bekerja secara maksimal untuk memajukan perusahaan. Apa Itu Software Asset Management? Software Asset Management (SAM) adalah proses dan sistem yang digunakan untuk mengelola, mengontrol, dan mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak (software) dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah memastikan bahwa semua software yang digunakan legal, efisien, aman, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan kata lain, SAM membantu perusahaan mengelola seluruh siklus hidup software, mulai dari pembelian lisensi, instalasi, penggunaan, hingga penghapusan (dekomisioning) ketika software tidak lagi digunakan. Tips Kelola Asset Yang Benar Memanfaatkan Software Asset Management Oleh karena itu pengelolaan dalam manajemen aset pun haruslah mendapatkan fokus tersendiri agar bisa terlaksana dengan baik. Bagi Anda yang ingin tahu beberapa upaya pengelolaan melalui software asset management bisa langsung simak beberapa upaya yang dijelaskan Mekari Jurnal di bawah ini. 1. Menentukan Tim Handal Pengguna Software Asset Management Pengelolaan asset management atau manajemen aset dapat diawali dengan langkah tepat yaitu memilih dan menentukan tim handal. Dengan adanya tim handal maka nantinya manajemen aset bisa dilaksanakan dengan baik. Sebaiknya perusahaan bisa memilih siapa saja SDM atau tenaga kerja yang mampu tergabung ke dalam satu tim guna melakukan pengelolaan manajemen aset perusahaan. Sebab bagaimanapun juga suatu pekerjaan yang dilakukan secara tim dapat membuat pekerjaan jadi lebih ringan. Bahkan pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih mudah melalui software asset management nantinya. Pekerjaan pengelolaan manajemen aset pun nantinya juga bisa lebih cepat diselesaikan karena menjadi tanggung jawab satu tim. Oleh karena itu sebaiknya perusahaan bisa mencari dan menemukan pribadi-pribadi yang berkarakter kuat. Seperti misalnya penuh tanggung jawab dan dapat dipercaya untuk dapat mengelola aset perusahaan dengan baik. 2. Mengenal Perputaran Aset Perusahaan Upaya selanjutnya yang juga bisa menjadi tips terbaik bagi suatu perusahaan dalam melakukan pengelolaan aset perusahaan adalah mengenal perputaran aset. Yang dimaksud dengan perputaran aset dalam hal ini dimulai dari hal pembelian sampai dengan menemukan aset yang sudah tidak dapat digunakan lagi. Perputaran aset ini sebenarnya dapat dipahami secara lebih lagi jika perusahaan bisa mengetahui siklus hidup aset. Yang termasuk di dalamnya adalah mengetahui berapa lama suatu aset dapat bertahan dan dapat terus digunakan oleh perusahaan untuk menyelenggarakan operasionalnya. Di samping itu perusahaan juga perlu mengetahui secara lebih lanjut tentang kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemeliharaan aset tersebut. Dengan mengetahui siklus hidup aset maka nantinya perusahaan dapat membaharui aset yang sudah tidak terpakai dengan tepat. 3. Melacak Aset Melalui Software Asset Management Hal selanjutnya yang juga dapat dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan pelacakan terhadap aset itu sendiri. Proses pelacakan aset haruslah dilakukan secara berkala dan kontinyu agar pelacakan ini bisa memberikan hasil sesuai dengan apa yang diharapkan. Contohnya melalui penggunaan aplikasi inventory yang mempermudah pencatatan serta pelacakan aset tersebut. Dimana aplikasi tersebut dapat menjadi bagian dari software asset management yang digunakan perusahaan. Proses pelacakan ini tentunya memerlukan kejelian sehingga tim haruslah bisa melihat pengadaan aset secara jeli. Selain itu kondisi aset juga harus diketahui dengan pasti apakah aset masih bisa difungsikan secara maksimal ataukah sudah tidak bermanfaat. Selain itu perhatian juga harus dipusatkan pada pembayaran pajak atas aset perusahaan. Jangan sampai perusahaan membayar pajak atas aset yang sebenarnya sudah tidak dapat digunakan. 4. Mencari Depresiasi Aset Istilah depresiasi aset mungkin masih belum dipahami secara pasti sekalipun hal ini sudah seharusnya diketahui secara lebih dalam oleh orang-orang yang bergabung ke dalam perusahaan tertentu. Depresiasi aset bisa dimaknai sebagai biaya yang digunakan oleh perusahaan karena terjadinya penyusutan aset yang umumnya terjadi pada tiap perusahaan. Tentu saja hal ini bisa berdampak pada timbulnya kerugian khususnya bagi perusahaan terkait. Oleh karena itu depresiasi aset sudah seharusnya dicari sejak dini. Selain itu perusahaan juga sudah seharusnya mencari depresiasi aset atau biaya yang bisa digunakan saat terjadi penyusutan aset perusahaan. Biaya ini harus turut menjadi bagian dari anggaran perusahaan untuk mengantisipasi penyusutan aset. 5. Membuat Jadwal Arus Kas Via Software Asset Management Pembuatan jadwal arus kas juga turut menjadi bagian dalam melakukan manajemen aset melalui penggunaan software asset management. Untuk membuat jadwal ini maka Anda bisa melakukan banyak cara. Misalnya saja dengan membuat jadwal di kalender sehingga waktu kapan arus kas masuk dan arus kas keluar terjadi bisa diketahui dengan pasti. Dari jadwal yang dibuat di kalender nantinya akan diketahui bagaimana mencapai keseimbangan antara aset kas dan kewajiban bisnis. Jadi jika pada kalender nantinya diketahui bahwa perusahaan tidak memiliki cukup uang untuk melakukan pembayaran atas suatu hal tertentu maka perusahaan bisa segera membuat jadwal pinjaman. Selain itu jadwalkan pula pelunasan pinjaman tepatnya saat terjadi pemasukan arus kas. Dengan adanya jadwal arus kas ini maka nantinya kekurangan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan bisa ditemukan dan dievaluasi. 6. Mengoptimalkan Investasi Tips selanjutnya yang juga tak kalah penting untuk dilakukan selain berbagai tips di atas adalah mengoptimalkan investasi. Sebenarnya saat sebuah perusahaan berhasil dalam mencetak profit atau surplus maka sebagian dari profit ini bisa digunakan untuk dapat memaksimalkan keuntungan bisnis. Mungkin saja sebagian profit ini bisa diinvestasikan misalnya pada saham atau obligasi atau bisa juga pada jenis investasi lainnya. Memang umumnya semakin banyak investasi dilakukan oleh perusahaan maka akan semakin tinggi atau semakin besar resiko yang dihadapi. Namun jika Anda bisa mengoptimalkan manajemen resiko investasi maka tetap saja Anda bisa mendapatkan keuntungan dari investasi tersebut sehingga optimalisasi investasi bisa membuahkan hasil yang bersifat menguntungkan. 7. Memaksimalkan Penggunaan Software Asset Management Tips selanjutnya yang juga perlu Anda ketahui untuk bisa melakukan pengelolaan asset adalah dengan menggunakan bantuan dari software asset management yang tepat. Software untuk membantu perusahaan dalam mengelola manajemen aset bisa pula diperoleh dari aplikasi tertentu. Maka sebaiknya Anda bisa memilih dan menggunakan aplikasi software yang tepat yaitu aplikasi software yang sekiranya sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuan. Sebaiknya gunakan software asset management yang memiliki kemampuan untuk membantu perusahaan dalam melakukan pengawasan dan pelacakan serta pengkategorisasian aset perusahaan. Serta software akuntansi untuk kemudahan transaksi bisnis Anda. Dengan adanya bantuan dari aplikasi software tertentu maka perusahaan bisa melakukan pengelolaan manajemen aset dengan lebih mudah dan lebih cepat serta tepat. Rekomendasi 14 Software Asset Management Terbaik Pengelolaan aset merupakan aspek vital dalam keberlangsungan operasional perusahaan. Aset yang tidak terkelola dengan baik dapat menimbulkan risiko kehilangan, pemborosan biaya pemeliharaan, serta inefisiensi yang berdampak langsung pada profitabilitas. Untuk itu, pemanfaatan software asset management menjadi solusi modern dalam menjawab tantangan tersebut. Artikel ini membahas secara mendalam 14 software asset management terbaik di tahun ini, termasuk keunggulan, potensi kekurangan, dan bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda. 1. ToolSense ToolSense hadir dengan pendekatan yang sangat modern dalam pengelolaan aset dengan memanfaatkan teknologi Internet of Things (IoT). Fitur utama yang ditawarkan adalah monitoring aset secara real-time, pemeliharaan prediktif, sistem notifikasi persediaan suku cadang, serta analitik untuk perencanaan ke depan. Cocok untuk sektor industri seperti konstruksi, manufaktur, atau logistik, ToolSense memungkinkan perusahaan mengontrol peralatan berat, kendaraan, dan mesin-mesin produksi secara lebih efisien. Notifikasi otomatis membantu menghindari kekurangan stok spare part atau keterlambatan servis. Namun, seperti beberapa software lain, dokumentasi publik mengenai kelemahan ToolSense belum begitu banyak. Disarankan bagi calon pengguna untuk mencoba demo sebelum implementasi penuh. Meski demikian, bagi bisnis yang sangat bergantung pada kelangsungan operasional mesin, ToolSense memberikan value yang luar biasa. 2. Asset Panda Asset Panda menonjol dengan fleksibilitas dan tampilan dashboard yang intuitif. Software ini dirancang untuk membantu pengguna mengelola seluruh siklus hidup aset, mulai dari pengadaan hingga pelepasan, dengan sistem pelacakan real-time. Asset Panda juga memungkinkan kustomisasi alur kerja, menjadikannya sangat adaptif terhadap kebutuhan operasional yang berbeda-beda di tiap perusahaan. Kelebihan lain yang patut disorot adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan berbagai metode pelabelan aset, seperti barcode, QR code, dan bahkan teknologi RFID. Selain itu, laporan analitik dari software ini cukup mendalam, memberikan insight yang berharga dalam pengambilan keputusan strategis. Sayangnya, informasi mengenai kelemahan sistem masih cukup terbatas. Namun secara umum, Asset Panda menjadi opsi yang solid bagi perusahaan yang menginginkan fleksibilitas tinggi dalam manajemen aset. 3. SAP Asset Management SAP Asset Management adalah bagian dari ekosistem SAP ERP yang telah terkenal di seluruh dunia. Software ini menawarkan pendekatan yang sangat komprehensif dalam manajemen aset, mencakup pemeliharaan preventif, pemantauan performa aset secara prediktif, dan integrasi menyeluruh dengan modul ERP lainnya seperti keuangan, logistik, dan inventaris. Kelebihan utama dari SAP terletak pada skalabilitasnya. Software ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki ribuan hingga jutaan aset yang tersebar di berbagai lokasi. Dengan kecerdasan buatan yang terintegrasi, SAP mampu memberikan analisis mendalam dan saran berbasis data dalam merawat aset. Namun, harga lisensi dan implementasinya tergolong tinggi. Kompleksitas sistemnya juga menuntut adanya pelatihan teknis, yang bisa menjadi kendala bagi UKM atau organisasi dengan sumber daya terbatas. Meskipun demikian, SAP tetap menjadi pilihan favorit di sektor korporasi besar dan multinasional. 4. InvGate Assets InvGate Assets menawarkan solusi pengelolaan aset yang mudah digunakan namun kaya fitur. Salah satu keunggulan yang mencolok adalah kemampuannya dalam menyusun laporan terperinci dan audit otomatis. Fitur ini sangat berguna dalam menjaga kepatuhan terhadap kebijakan internal dan eksternal. InvGate juga mendukung integrasi dengan sistem help desk, yang memungkinkan koordinasi antara tim IT dan pengelola aset dalam penanganan insiden terkait aset perusahaan. Hal ini mempercepat proses penyelesaian masalah dan mengurangi waktu henti (downtime). Meski belum banyak informasi terkait kekurangannya yang tersedia secara publik, InvGate Assets cocok untuk organisasi yang membutuhkan sistem pelaporan kuat dan ingin memperkuat sinergi antara manajemen aset dan layanan dukungan TI. 5. Reftab Reftab adalah software yang menonjol dalam pengelolaan peminjaman aset, cocok untuk perusahaan yang memiliki siklus peminjaman internal seperti laptop, kamera, atau alat teknis lainnya. Dilengkapi dengan pelacakan barcode dan RFID, Reftab memberikan kontrol yang ketat terhadap pergerakan aset. Sistem notifikasi pemeliharaan otomatisnya juga membantu memastikan bahwa aset selalu dalam kondisi optimal. Selain itu, Reftab mendukung pelaporan real-time untuk mempercepat pengambilan keputusan. Kekurangan spesifik masih belum banyak diungkap secara luas, namun Reftab patut dipertimbangkan untuk institusi pendidikan, perusahaan media, atau perusahaan teknologi yang sering memutar alat-alat operasional. 6. Odoo Asset Management Odoo dikenal sebagai ekosistem ERP berbasis open-source yang sangat modular. Modul Asset Management dari Odoo menawarkan pencatatan aset otomatis, depresiasi yang diotomatisasi, serta integrasi mulus dengan sistem akuntansi dan pembukuan. Keunggulan utama Odoo adalah fleksibilitas dan biaya yang relatif rendah dibanding solusi enterprise lainnya. Namun, untuk mengoptimalkan penggunaan modul ini, disarankan agar perusahaan juga menggunakan modul lain dalam ekosistem Odoo agar tercipta sinergi sistem yang utuh. Keterbatasannya adalah, jika hanya menggunakan modul Asset Management saja tanpa dukungan modul lain, fitur-fitur yang tersedia mungkin terasa kurang maksimal. Meskipun demikian, Odoo sangat ideal untuk startup dan UKM yang ingin mengadopsi sistem ERP bertahap. 7. Bridgenr Bridgenr memanfaatkan teknologi AI dan IoT untuk memantau aset secara real-time. Hal ini memungkinkan perusahaan mengetahui kondisi fisik aset secara aktual, serta melakukan perawatan prediktif berdasarkan data historis dan algoritma pembelajaran mesin. Salah satu fitur unggulannya adalah otomatisasi pemeliharaan, yang tidak hanya membantu memperpanjang umur aset tetapi juga mengurangi beban kerja manual. Analitik prediktif dari Bridgenr memberikan rekomendasi perawatan atau penggantian aset secara proaktif. Namun, informasi terkait kekurangan dari Bridgenr masih terbatas. Bagi perusahaan yang ingin memanfaatkan data dan teknologi cerdas dalam pengelolaan aset, Bridgenr layak masuk dalam shortlist. 8. IBM Maximo Maximo dari IBM adalah solusi EAM (Enterprise Asset Management) kelas dunia yang dirancang untuk organisasi berskala besar. Fitur seperti pelacakan real-time menggunakan IoT, pemeliharaan prediktif berbasis AI, dan dashboard analitik yang mendalam menjadikan Maximo sangat kuat dalam pengelolaan aset kompleks. Maximo digunakan oleh berbagai sektor, termasuk manufaktur, energi, dan transportasi. Namun, biaya implementasi dan lisensinya tergolong tinggi. Kompleksitas sistem ini juga bisa menjadi tantangan bagi perusahaan berskala kecil. Kelebihan Maximo terletak pada kemampuannya dalam menyederhanakan proses pengelolaan aset yang kompleks dan tersebar secara geografis, sekaligus meningkatkan keandalan operasional. 9. Ivanti Ivanti menonjol sebagai solusi asset management yang berfokus pada aspek keamanan dan otomatisasi, khususnya dalam pengelolaan aset TI. Software ini banyak digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan pengawasan ketat terhadap aset digital seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan lisensi. Salah satu keunggulan utama Ivanti adalah fitur manajemen patch otomatis yang membantu mengurangi celah keamanan dari perangkat yang tidak diperbarui. Selain itu, software ini juga menyediakan pelaporan yang sangat detail, memungkinkan tim TI untuk melakukan audit keamanan dan efisiensi perangkat secara berkala. Meskipun informasi mengenai kekurangan Ivanti masih terbatas, kompleksitas pengaturannya mungkin menjadi tantangan awal bagi tim yang belum familiar dengan platform enterprise. Namun demikian, Ivanti tetap menjadi solusi yang sangat ideal bagi organisasi yang menempatkan keamanan dan efisiensi TI sebagai prioritas utama dalam strategi pengelolaan asetnya. 10. Align EAM Align EAM merupakan solusi manajemen aset terintegrasi yang dirancang untuk mendukung seluruh siklus hidup aset—dari tahap akuisisi hingga pembuangan. Keunggulan utamanya adalah fitur notifikasi pemeliharaan otomatis dan kemampuan untuk melakukan audit secara menyeluruh tanpa proses manual yang melelahkan. Software ini juga menyediakan integrasi dengan sistem ERP yang umum digunakan di industri, sehingga mempercepat sinkronisasi data dan memperkuat koordinasi antar divisi. Dengan demikian, pengguna dapat melihat gambaran menyeluruh tentang status, nilai, dan kondisi aset secara real-time. Namun seperti banyak software lainnya dalam daftar ini, kekurangan spesifik Align EAM belum banyak diungkapkan secara terbuka. Kendati demikian, perusahaan skala menengah hingga besar yang membutuhkan sistem asset management terpusat dapat menjadikan Align EAM sebagai pilihan yang layak untuk dipertimbangkan. 11. Snipe-IT Snipe-IT menjadi solusi open-source yang sangat populer, terutama bagi perusahaan yang ingin menghemat biaya lisensi tanpa mengorbankan fitur penting. Software ini memungkinkan pengelolaan aset secara mandiri dengan hosting sendiri (self-hosted) atau menggunakan layanan cloud milik penyedia. Fitur utama dari Snipe-IT mencakup REST API untuk integrasi sistem pihak ketiga, pelaporan berbasis web, serta dukungan untuk pelacakan perangkat dan lisensi software. Dengan komunitas pengguna yang besar, pembaruan dan dukungan teknis secara kolektif turut menjadi nilai tambah. Namun, kelemahan utama dari Snipe-IT adalah kebutuhan keterampilan teknis untuk mengatur dan memeliharanya, terutama jika dipilih dalam bentuk self-hosted. Meskipun demikian, ini adalah pilihan cerdas untuk organisasi TI kecil, startup, atau instansi pendidikan yang memiliki tim teknis internal yang memadai. 12. Freshservice Freshservice dikenal sebagai bagian dari ekosistem Freshworks yang fokus pada solusi helpdesk dan ITSM (IT Service Management). Dalam modul asset management-nya, Freshservice menyediakan pelacakan perangkat, integrasi dengan helpdesk, serta notifikasi otomatis untuk kegiatan pemeliharaan. Interface yang user-friendly menjadi salah satu daya tarik utama software ini. Fitur integrasi dengan katalog layanan internal memungkinkan perusahaan memberikan akses transparan dan mudah terhadap informasi aset kepada seluruh departemen. Freshservice sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang sudah memiliki sistem helpdesk dan ingin menambahkan manajemen aset dalam alur kerja mereka. Walau kekurangannya belum banyak diketahui secara luas, kebutuhan lisensi berkelanjutan bisa menjadi pertimbangan bagi perusahaan dengan anggaran terbatas. 13. AsetKita AsetKita adalah software manajemen aset berbasis cloud yang dikembangkan dengan pendekatan lokal, cocok untuk bisnis di Indonesia yang membutuhkan kemudahan akses dan integrasi. Beberapa keunggulan utamanya adalah penggunaan QR code dan RFID untuk pelacakan, dukungan cloud untuk pelaporan, serta kemampuan integrasi dengan berbagai sistem lain. Sistem ini dirancang agar mudah digunakan, bahkan oleh pengguna non-teknis, menjadikannya pilihan yang ideal untuk UKM maupun instansi pemerintah. Selain itu, AsetKita memiliki fitur penjadwalan pemeliharaan dan notifikasi otomatis yang memperpanjang umur aset. Meskipun detail kekurangannya belum banyak diulas, software ini menjanjikan efisiensi dan kecepatan implementasi. Bagi perusahaan yang membutuhkan solusi lokal dengan biaya implementasi terjangkau, AsetKita bisa menjadi alternatif strategis. 14. SISCA SISCA merupakan software asset management berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan yang mengutamakan visibilitas real-time terhadap aset. Dengan fitur pelacakan berbasis lokasi, jadwal servis otomatis, serta laporan keuangan terintegrasi, SISCA mendukung proses pengambilan keputusan yang berbasis data. Keunggulan SISCA terletak pada kemampuannya menyatukan informasi teknis dan finansial dalam satu dashboard. Ini sangat membantu tim akuntansi dan manajemen dalam menilai nilai buku aset, menjadwalkan pemeliharaan, serta memastikan aset tidak idle terlalu lama. Informasi tentang kekurangan SISCA memang masih terbatas. Namun, dengan kapabilitas cloud yang kuat, software ini sangat relevan untuk perusahaan yang mengoperasikan banyak cabang atau memiliki aset bergerak. Ringkasan Kelebihan Umum dari Software Asset Management Jika ditarik benang merah dari kelima belas software di atas, terdapat beberapa keunggulan umum yang ditawarkan: Pelacakan Real-Time: Penggunaan barcode, QR code, RFID, dan IoT memungkinkan pengguna mengetahui posisi dan kondisi aset setiap saat. Manajemen Siklus Hidup Aset: Mulai dari pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penghapusan aset dapat dikendalikan dalam satu sistem. Pemeliharaan Otomatis: Penjadwalan pemeliharaan preventif secara otomatis memperpanjang usia pakai aset dan menurunkan risiko kerusakan. Pelaporan dan Analitik: Banyak software menyediakan laporan visual, audit, serta insight berbasis data untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Integrasi Sistem: Integrasi dengan ERP, sistem akuntansi, atau helpdesk memungkinkan sinergi antar divisi dan efisiensi proses kerja. Pertimbangan Kekurangan Umum Walaupun mayoritas software menawarkan solusi unggul, beberapa kekurangan berikut tetap perlu diperhatikan sebelum memilih: Biaya Implementasi Tinggi: Software kelas enterprise seperti SAP dan IBM Maximo memerlukan investasi besar. Kompleksitas Penggunaan: Sistem canggih memerlukan pelatihan atau pendampingan teknis bagi staf internal. Ketergantungan Ekosistem: Beberapa software seperti Odoo optimal bila digunakan dalam ekosistem lengkapnya. Kurangnya Informasi Kekurangan Publik: Beberapa vendor belum menyampaikan detail kelemahan produk secara transparan, sehingga calon pengguna harus uji coba mandiri (demo trial). Pilih Sesuai Skala dan Kebutuhan Bisnis Anda Memilih software asset management yang tepat bukan hanya soal fitur terbanyak, tetapi lebih kepada kesesuaian antara kebutuhan internal perusahaan dengan fitur yang ditawarkan. Skala bisnis, jumlah aset, anggaran, hingga kesiapan SDM adalah faktor penentu utama dalam menentukan software mana yang layak digunakan. Dengan pengelolaan aset yang baik melalui sistem digital, perusahaan dapat mengurangi risiko kerugian, memperpanjang masa pakai aset, dan meningkatkan efisiensi operasional. Di tahun ini dan seterusnya, adopsi teknologi ini bukan lagi sekadar opsi, melainkan kebutuhan strategis untuk bersaing di era digital. Kategori : Other Artikel Sebelumnya Artikel Selanjutnya Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal Facebook Instagram LinkedIn YouTube Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Bagikan artikelWhatsAppLinkedinFacebook
Software Asset Management: Pengertian, Manfaat & Tips Kelola SAM Mengelola aset tentunya menjadi suatu hal yang penting bagi setiap perusahaan yang ingin semakin maju dan berkembang. Pada dasarnya memang setiap perusahaan memiliki aset baik aset yang berwujud maupun aset yang tidak berwujud. Bahkan jumlah aset di tiap perusahaan cenderung banyak sehingga pengelolaannya haruslah dilakukan dengan benar. Adapun software asset management dalam hal ini memiliki peranan yang penting untuk membuat aset bisa bekerja secara maksimal untuk memajukan perusahaan. Apa Itu Software Asset Management? Software Asset Management (SAM) adalah proses dan sistem yang digunakan untuk mengelola, mengontrol, dan mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak (software) dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah memastikan bahwa semua software yang digunakan legal, efisien, aman, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan kata lain, SAM membantu perusahaan mengelola seluruh siklus hidup software, mulai dari pembelian lisensi, instalasi, penggunaan, hingga penghapusan (dekomisioning) ketika software tidak lagi digunakan. Tips Kelola Asset Yang Benar Memanfaatkan Software Asset Management Oleh karena itu pengelolaan dalam manajemen aset pun haruslah mendapatkan fokus tersendiri agar bisa terlaksana dengan baik. Bagi Anda yang ingin tahu beberapa upaya pengelolaan melalui software asset management bisa langsung simak beberapa upaya yang dijelaskan Mekari Jurnal di bawah ini. 1. Menentukan Tim Handal Pengguna Software Asset Management Pengelolaan asset management atau manajemen aset dapat diawali dengan langkah tepat yaitu memilih dan menentukan tim handal. Dengan adanya tim handal maka nantinya manajemen aset bisa dilaksanakan dengan baik. Sebaiknya perusahaan bisa memilih siapa saja SDM atau tenaga kerja yang mampu tergabung ke dalam satu tim guna melakukan pengelolaan manajemen aset perusahaan. Sebab bagaimanapun juga suatu pekerjaan yang dilakukan secara tim dapat membuat pekerjaan jadi lebih ringan. Bahkan pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih mudah melalui software asset management nantinya. Pekerjaan pengelolaan manajemen aset pun nantinya juga bisa lebih cepat diselesaikan karena menjadi tanggung jawab satu tim. Oleh karena itu sebaiknya perusahaan bisa mencari dan menemukan pribadi-pribadi yang berkarakter kuat. Seperti misalnya penuh tanggung jawab dan dapat dipercaya untuk dapat mengelola aset perusahaan dengan baik. 2. Mengenal Perputaran Aset Perusahaan Upaya selanjutnya yang juga bisa menjadi tips terbaik bagi suatu perusahaan dalam melakukan pengelolaan aset perusahaan adalah mengenal perputaran aset. Yang dimaksud dengan perputaran aset dalam hal ini dimulai dari hal pembelian sampai dengan menemukan aset yang sudah tidak dapat digunakan lagi. Perputaran aset ini sebenarnya dapat dipahami secara lebih lagi jika perusahaan bisa mengetahui siklus hidup aset. Yang termasuk di dalamnya adalah mengetahui berapa lama suatu aset dapat bertahan dan dapat terus digunakan oleh perusahaan untuk menyelenggarakan operasionalnya. Di samping itu perusahaan juga perlu mengetahui secara lebih lanjut tentang kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemeliharaan aset tersebut. Dengan mengetahui siklus hidup aset maka nantinya perusahaan dapat membaharui aset yang sudah tidak terpakai dengan tepat. 3. Melacak Aset Melalui Software Asset Management Hal selanjutnya yang juga dapat dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan pelacakan terhadap aset itu sendiri. Proses pelacakan aset haruslah dilakukan secara berkala dan kontinyu agar pelacakan ini bisa memberikan hasil sesuai dengan apa yang diharapkan. Contohnya melalui penggunaan aplikasi inventory yang mempermudah pencatatan serta pelacakan aset tersebut. Dimana aplikasi tersebut dapat menjadi bagian dari software asset management yang digunakan perusahaan. Proses pelacakan ini tentunya memerlukan kejelian sehingga tim haruslah bisa melihat pengadaan aset secara jeli. Selain itu kondisi aset juga harus diketahui dengan pasti apakah aset masih bisa difungsikan secara maksimal ataukah sudah tidak bermanfaat. Selain itu perhatian juga harus dipusatkan pada pembayaran pajak atas aset perusahaan. Jangan sampai perusahaan membayar pajak atas aset yang sebenarnya sudah tidak dapat digunakan. 4. Mencari Depresiasi Aset Istilah depresiasi aset mungkin masih belum dipahami secara pasti sekalipun hal ini sudah seharusnya diketahui secara lebih dalam oleh orang-orang yang bergabung ke dalam perusahaan tertentu. Depresiasi aset bisa dimaknai sebagai biaya yang digunakan oleh perusahaan karena terjadinya penyusutan aset yang umumnya terjadi pada tiap perusahaan. Tentu saja hal ini bisa berdampak pada timbulnya kerugian khususnya bagi perusahaan terkait. Oleh karena itu depresiasi aset sudah seharusnya dicari sejak dini. Selain itu perusahaan juga sudah seharusnya mencari depresiasi aset atau biaya yang bisa digunakan saat terjadi penyusutan aset perusahaan. Biaya ini harus turut menjadi bagian dari anggaran perusahaan untuk mengantisipasi penyusutan aset. 5. Membuat Jadwal Arus Kas Via Software Asset Management Pembuatan jadwal arus kas juga turut menjadi bagian dalam melakukan manajemen aset melalui penggunaan software asset management. Untuk membuat jadwal ini maka Anda bisa melakukan banyak cara. Misalnya saja dengan membuat jadwal di kalender sehingga waktu kapan arus kas masuk dan arus kas keluar terjadi bisa diketahui dengan pasti. Dari jadwal yang dibuat di kalender nantinya akan diketahui bagaimana mencapai keseimbangan antara aset kas dan kewajiban bisnis. Jadi jika pada kalender nantinya diketahui bahwa perusahaan tidak memiliki cukup uang untuk melakukan pembayaran atas suatu hal tertentu maka perusahaan bisa segera membuat jadwal pinjaman. Selain itu jadwalkan pula pelunasan pinjaman tepatnya saat terjadi pemasukan arus kas. Dengan adanya jadwal arus kas ini maka nantinya kekurangan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan bisa ditemukan dan dievaluasi. 6. Mengoptimalkan Investasi Tips selanjutnya yang juga tak kalah penting untuk dilakukan selain berbagai tips di atas adalah mengoptimalkan investasi. Sebenarnya saat sebuah perusahaan berhasil dalam mencetak profit atau surplus maka sebagian dari profit ini bisa digunakan untuk dapat memaksimalkan keuntungan bisnis. Mungkin saja sebagian profit ini bisa diinvestasikan misalnya pada saham atau obligasi atau bisa juga pada jenis investasi lainnya. Memang umumnya semakin banyak investasi dilakukan oleh perusahaan maka akan semakin tinggi atau semakin besar resiko yang dihadapi. Namun jika Anda bisa mengoptimalkan manajemen resiko investasi maka tetap saja Anda bisa mendapatkan keuntungan dari investasi tersebut sehingga optimalisasi investasi bisa membuahkan hasil yang bersifat menguntungkan. 7. Memaksimalkan Penggunaan Software Asset Management Tips selanjutnya yang juga perlu Anda ketahui untuk bisa melakukan pengelolaan asset adalah dengan menggunakan bantuan dari software asset management yang tepat. Software untuk membantu perusahaan dalam mengelola manajemen aset bisa pula diperoleh dari aplikasi tertentu. Maka sebaiknya Anda bisa memilih dan menggunakan aplikasi software yang tepat yaitu aplikasi software yang sekiranya sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuan. Sebaiknya gunakan software asset management yang memiliki kemampuan untuk membantu perusahaan dalam melakukan pengawasan dan pelacakan serta pengkategorisasian aset perusahaan. Serta software akuntansi untuk kemudahan transaksi bisnis Anda. Dengan adanya bantuan dari aplikasi software tertentu maka perusahaan bisa melakukan pengelolaan manajemen aset dengan lebih mudah dan lebih cepat serta tepat. Rekomendasi 14 Software Asset Management Terbaik Pengelolaan aset merupakan aspek vital dalam keberlangsungan operasional perusahaan. Aset yang tidak terkelola dengan baik dapat menimbulkan risiko kehilangan, pemborosan biaya pemeliharaan, serta inefisiensi yang berdampak langsung pada profitabilitas. Untuk itu, pemanfaatan software asset management menjadi solusi modern dalam menjawab tantangan tersebut. Artikel ini membahas secara mendalam 14 software asset management terbaik di tahun ini, termasuk keunggulan, potensi kekurangan, dan bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda. 1. ToolSense ToolSense hadir dengan pendekatan yang sangat modern dalam pengelolaan aset dengan memanfaatkan teknologi Internet of Things (IoT). Fitur utama yang ditawarkan adalah monitoring aset secara real-time, pemeliharaan prediktif, sistem notifikasi persediaan suku cadang, serta analitik untuk perencanaan ke depan. Cocok untuk sektor industri seperti konstruksi, manufaktur, atau logistik, ToolSense memungkinkan perusahaan mengontrol peralatan berat, kendaraan, dan mesin-mesin produksi secara lebih efisien. Notifikasi otomatis membantu menghindari kekurangan stok spare part atau keterlambatan servis. Namun, seperti beberapa software lain, dokumentasi publik mengenai kelemahan ToolSense belum begitu banyak. Disarankan bagi calon pengguna untuk mencoba demo sebelum implementasi penuh. Meski demikian, bagi bisnis yang sangat bergantung pada kelangsungan operasional mesin, ToolSense memberikan value yang luar biasa. 2. Asset Panda Asset Panda menonjol dengan fleksibilitas dan tampilan dashboard yang intuitif. Software ini dirancang untuk membantu pengguna mengelola seluruh siklus hidup aset, mulai dari pengadaan hingga pelepasan, dengan sistem pelacakan real-time. Asset Panda juga memungkinkan kustomisasi alur kerja, menjadikannya sangat adaptif terhadap kebutuhan operasional yang berbeda-beda di tiap perusahaan. Kelebihan lain yang patut disorot adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan berbagai metode pelabelan aset, seperti barcode, QR code, dan bahkan teknologi RFID. Selain itu, laporan analitik dari software ini cukup mendalam, memberikan insight yang berharga dalam pengambilan keputusan strategis. Sayangnya, informasi mengenai kelemahan sistem masih cukup terbatas. Namun secara umum, Asset Panda menjadi opsi yang solid bagi perusahaan yang menginginkan fleksibilitas tinggi dalam manajemen aset. 3. SAP Asset Management SAP Asset Management adalah bagian dari ekosistem SAP ERP yang telah terkenal di seluruh dunia. Software ini menawarkan pendekatan yang sangat komprehensif dalam manajemen aset, mencakup pemeliharaan preventif, pemantauan performa aset secara prediktif, dan integrasi menyeluruh dengan modul ERP lainnya seperti keuangan, logistik, dan inventaris. Kelebihan utama dari SAP terletak pada skalabilitasnya. Software ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki ribuan hingga jutaan aset yang tersebar di berbagai lokasi. Dengan kecerdasan buatan yang terintegrasi, SAP mampu memberikan analisis mendalam dan saran berbasis data dalam merawat aset. Namun, harga lisensi dan implementasinya tergolong tinggi. Kompleksitas sistemnya juga menuntut adanya pelatihan teknis, yang bisa menjadi kendala bagi UKM atau organisasi dengan sumber daya terbatas. Meskipun demikian, SAP tetap menjadi pilihan favorit di sektor korporasi besar dan multinasional. 4. InvGate Assets InvGate Assets menawarkan solusi pengelolaan aset yang mudah digunakan namun kaya fitur. Salah satu keunggulan yang mencolok adalah kemampuannya dalam menyusun laporan terperinci dan audit otomatis. Fitur ini sangat berguna dalam menjaga kepatuhan terhadap kebijakan internal dan eksternal. InvGate juga mendukung integrasi dengan sistem help desk, yang memungkinkan koordinasi antara tim IT dan pengelola aset dalam penanganan insiden terkait aset perusahaan. Hal ini mempercepat proses penyelesaian masalah dan mengurangi waktu henti (downtime). Meski belum banyak informasi terkait kekurangannya yang tersedia secara publik, InvGate Assets cocok untuk organisasi yang membutuhkan sistem pelaporan kuat dan ingin memperkuat sinergi antara manajemen aset dan layanan dukungan TI. 5. Reftab Reftab adalah software yang menonjol dalam pengelolaan peminjaman aset, cocok untuk perusahaan yang memiliki siklus peminjaman internal seperti laptop, kamera, atau alat teknis lainnya. Dilengkapi dengan pelacakan barcode dan RFID, Reftab memberikan kontrol yang ketat terhadap pergerakan aset. Sistem notifikasi pemeliharaan otomatisnya juga membantu memastikan bahwa aset selalu dalam kondisi optimal. Selain itu, Reftab mendukung pelaporan real-time untuk mempercepat pengambilan keputusan. Kekurangan spesifik masih belum banyak diungkap secara luas, namun Reftab patut dipertimbangkan untuk institusi pendidikan, perusahaan media, atau perusahaan teknologi yang sering memutar alat-alat operasional. 6. Odoo Asset Management Odoo dikenal sebagai ekosistem ERP berbasis open-source yang sangat modular. Modul Asset Management dari Odoo menawarkan pencatatan aset otomatis, depresiasi yang diotomatisasi, serta integrasi mulus dengan sistem akuntansi dan pembukuan. Keunggulan utama Odoo adalah fleksibilitas dan biaya yang relatif rendah dibanding solusi enterprise lainnya. Namun, untuk mengoptimalkan penggunaan modul ini, disarankan agar perusahaan juga menggunakan modul lain dalam ekosistem Odoo agar tercipta sinergi sistem yang utuh. Keterbatasannya adalah, jika hanya menggunakan modul Asset Management saja tanpa dukungan modul lain, fitur-fitur yang tersedia mungkin terasa kurang maksimal. Meskipun demikian, Odoo sangat ideal untuk startup dan UKM yang ingin mengadopsi sistem ERP bertahap. 7. Bridgenr Bridgenr memanfaatkan teknologi AI dan IoT untuk memantau aset secara real-time. Hal ini memungkinkan perusahaan mengetahui kondisi fisik aset secara aktual, serta melakukan perawatan prediktif berdasarkan data historis dan algoritma pembelajaran mesin. Salah satu fitur unggulannya adalah otomatisasi pemeliharaan, yang tidak hanya membantu memperpanjang umur aset tetapi juga mengurangi beban kerja manual. Analitik prediktif dari Bridgenr memberikan rekomendasi perawatan atau penggantian aset secara proaktif. Namun, informasi terkait kekurangan dari Bridgenr masih terbatas. Bagi perusahaan yang ingin memanfaatkan data dan teknologi cerdas dalam pengelolaan aset, Bridgenr layak masuk dalam shortlist. 8. IBM Maximo Maximo dari IBM adalah solusi EAM (Enterprise Asset Management) kelas dunia yang dirancang untuk organisasi berskala besar. Fitur seperti pelacakan real-time menggunakan IoT, pemeliharaan prediktif berbasis AI, dan dashboard analitik yang mendalam menjadikan Maximo sangat kuat dalam pengelolaan aset kompleks. Maximo digunakan oleh berbagai sektor, termasuk manufaktur, energi, dan transportasi. Namun, biaya implementasi dan lisensinya tergolong tinggi. Kompleksitas sistem ini juga bisa menjadi tantangan bagi perusahaan berskala kecil. Kelebihan Maximo terletak pada kemampuannya dalam menyederhanakan proses pengelolaan aset yang kompleks dan tersebar secara geografis, sekaligus meningkatkan keandalan operasional. 9. Ivanti Ivanti menonjol sebagai solusi asset management yang berfokus pada aspek keamanan dan otomatisasi, khususnya dalam pengelolaan aset TI. Software ini banyak digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan pengawasan ketat terhadap aset digital seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan lisensi. Salah satu keunggulan utama Ivanti adalah fitur manajemen patch otomatis yang membantu mengurangi celah keamanan dari perangkat yang tidak diperbarui. Selain itu, software ini juga menyediakan pelaporan yang sangat detail, memungkinkan tim TI untuk melakukan audit keamanan dan efisiensi perangkat secara berkala. Meskipun informasi mengenai kekurangan Ivanti masih terbatas, kompleksitas pengaturannya mungkin menjadi tantangan awal bagi tim yang belum familiar dengan platform enterprise. Namun demikian, Ivanti tetap menjadi solusi yang sangat ideal bagi organisasi yang menempatkan keamanan dan efisiensi TI sebagai prioritas utama dalam strategi pengelolaan asetnya. 10. Align EAM Align EAM merupakan solusi manajemen aset terintegrasi yang dirancang untuk mendukung seluruh siklus hidup aset—dari tahap akuisisi hingga pembuangan. Keunggulan utamanya adalah fitur notifikasi pemeliharaan otomatis dan kemampuan untuk melakukan audit secara menyeluruh tanpa proses manual yang melelahkan. Software ini juga menyediakan integrasi dengan sistem ERP yang umum digunakan di industri, sehingga mempercepat sinkronisasi data dan memperkuat koordinasi antar divisi. Dengan demikian, pengguna dapat melihat gambaran menyeluruh tentang status, nilai, dan kondisi aset secara real-time. Namun seperti banyak software lainnya dalam daftar ini, kekurangan spesifik Align EAM belum banyak diungkapkan secara terbuka. Kendati demikian, perusahaan skala menengah hingga besar yang membutuhkan sistem asset management terpusat dapat menjadikan Align EAM sebagai pilihan yang layak untuk dipertimbangkan. 11. Snipe-IT Snipe-IT menjadi solusi open-source yang sangat populer, terutama bagi perusahaan yang ingin menghemat biaya lisensi tanpa mengorbankan fitur penting. Software ini memungkinkan pengelolaan aset secara mandiri dengan hosting sendiri (self-hosted) atau menggunakan layanan cloud milik penyedia. Fitur utama dari Snipe-IT mencakup REST API untuk integrasi sistem pihak ketiga, pelaporan berbasis web, serta dukungan untuk pelacakan perangkat dan lisensi software. Dengan komunitas pengguna yang besar, pembaruan dan dukungan teknis secara kolektif turut menjadi nilai tambah. Namun, kelemahan utama dari Snipe-IT adalah kebutuhan keterampilan teknis untuk mengatur dan memeliharanya, terutama jika dipilih dalam bentuk self-hosted. Meskipun demikian, ini adalah pilihan cerdas untuk organisasi TI kecil, startup, atau instansi pendidikan yang memiliki tim teknis internal yang memadai. 12. Freshservice Freshservice dikenal sebagai bagian dari ekosistem Freshworks yang fokus pada solusi helpdesk dan ITSM (IT Service Management). Dalam modul asset management-nya, Freshservice menyediakan pelacakan perangkat, integrasi dengan helpdesk, serta notifikasi otomatis untuk kegiatan pemeliharaan. Interface yang user-friendly menjadi salah satu daya tarik utama software ini. Fitur integrasi dengan katalog layanan internal memungkinkan perusahaan memberikan akses transparan dan mudah terhadap informasi aset kepada seluruh departemen. Freshservice sangat cocok digunakan oleh perusahaan yang sudah memiliki sistem helpdesk dan ingin menambahkan manajemen aset dalam alur kerja mereka. Walau kekurangannya belum banyak diketahui secara luas, kebutuhan lisensi berkelanjutan bisa menjadi pertimbangan bagi perusahaan dengan anggaran terbatas. 13. AsetKita AsetKita adalah software manajemen aset berbasis cloud yang dikembangkan dengan pendekatan lokal, cocok untuk bisnis di Indonesia yang membutuhkan kemudahan akses dan integrasi. Beberapa keunggulan utamanya adalah penggunaan QR code dan RFID untuk pelacakan, dukungan cloud untuk pelaporan, serta kemampuan integrasi dengan berbagai sistem lain. Sistem ini dirancang agar mudah digunakan, bahkan oleh pengguna non-teknis, menjadikannya pilihan yang ideal untuk UKM maupun instansi pemerintah. Selain itu, AsetKita memiliki fitur penjadwalan pemeliharaan dan notifikasi otomatis yang memperpanjang umur aset. Meskipun detail kekurangannya belum banyak diulas, software ini menjanjikan efisiensi dan kecepatan implementasi. Bagi perusahaan yang membutuhkan solusi lokal dengan biaya implementasi terjangkau, AsetKita bisa menjadi alternatif strategis. 14. SISCA SISCA merupakan software asset management berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan yang mengutamakan visibilitas real-time terhadap aset. Dengan fitur pelacakan berbasis lokasi, jadwal servis otomatis, serta laporan keuangan terintegrasi, SISCA mendukung proses pengambilan keputusan yang berbasis data. Keunggulan SISCA terletak pada kemampuannya menyatukan informasi teknis dan finansial dalam satu dashboard. Ini sangat membantu tim akuntansi dan manajemen dalam menilai nilai buku aset, menjadwalkan pemeliharaan, serta memastikan aset tidak idle terlalu lama. Informasi tentang kekurangan SISCA memang masih terbatas. Namun, dengan kapabilitas cloud yang kuat, software ini sangat relevan untuk perusahaan yang mengoperasikan banyak cabang atau memiliki aset bergerak. Ringkasan Kelebihan Umum dari Software Asset Management Jika ditarik benang merah dari kelima belas software di atas, terdapat beberapa keunggulan umum yang ditawarkan: Pelacakan Real-Time: Penggunaan barcode, QR code, RFID, dan IoT memungkinkan pengguna mengetahui posisi dan kondisi aset setiap saat. Manajemen Siklus Hidup Aset: Mulai dari pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penghapusan aset dapat dikendalikan dalam satu sistem. Pemeliharaan Otomatis: Penjadwalan pemeliharaan preventif secara otomatis memperpanjang usia pakai aset dan menurunkan risiko kerusakan. Pelaporan dan Analitik: Banyak software menyediakan laporan visual, audit, serta insight berbasis data untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Integrasi Sistem: Integrasi dengan ERP, sistem akuntansi, atau helpdesk memungkinkan sinergi antar divisi dan efisiensi proses kerja. Pertimbangan Kekurangan Umum Walaupun mayoritas software menawarkan solusi unggul, beberapa kekurangan berikut tetap perlu diperhatikan sebelum memilih: Biaya Implementasi Tinggi: Software kelas enterprise seperti SAP dan IBM Maximo memerlukan investasi besar. Kompleksitas Penggunaan: Sistem canggih memerlukan pelatihan atau pendampingan teknis bagi staf internal. Ketergantungan Ekosistem: Beberapa software seperti Odoo optimal bila digunakan dalam ekosistem lengkapnya. Kurangnya Informasi Kekurangan Publik: Beberapa vendor belum menyampaikan detail kelemahan produk secara transparan, sehingga calon pengguna harus uji coba mandiri (demo trial). Pilih Sesuai Skala dan Kebutuhan Bisnis Anda Memilih software asset management yang tepat bukan hanya soal fitur terbanyak, tetapi lebih kepada kesesuaian antara kebutuhan internal perusahaan dengan fitur yang ditawarkan. Skala bisnis, jumlah aset, anggaran, hingga kesiapan SDM adalah faktor penentu utama dalam menentukan software mana yang layak digunakan. Dengan pengelolaan aset yang baik melalui sistem digital, perusahaan dapat mengurangi risiko kerugian, memperpanjang masa pakai aset, dan meningkatkan efisiensi operasional. Di tahun ini dan seterusnya, adopsi teknologi ini bukan lagi sekadar opsi, melainkan kebutuhan strategis untuk bersaing di era digital.
